Sivulla kerrotaan tiiviisti mitkä asiat on otettava henkilötietojen käsittelyn osalta huomioon tutkimusrahoittajan liittyessä tutkimustietovarantoon. Pääasiallisesti on pyritty siihen ettei rahoittajien tarvitse tehdä omiin tietosuojailmoituksiinsa ja käytäntöihinsä juurikaan muutoksia. Tietosuojailmoitus ei ole pakollinen, mutta kartoituksen perusteella valtaosalla tutkimusrahoittajista sellainen on ja sitä käytetään rekisteröidyn informointiin. Sen vuoksi seuraavassa käsitellään muutoksia tietosuojailmoitukseen.
Tutkimustietovaranto huolehtii
A) Tietosuojailmoituksesta, jossa henkilötietojen käyttötarkoitukset ovat:
- Tutkimustietovarannon sisältämien tietojen julkaiseminen ja selailu.
- Tutkimustietovarannon sisältämien tietojen välittäminen tahoille, joilla on niihin lakisääteinen käsittelyperuste.
- Palvelun verkkosivustojen www.tiedejatutkimus.fi, www.research.fi ja www.forskning.fi käyttäjien käyttölokitietojen hallinta, käyttäjätilastointi sekä palvelun käytössä tarvittavien evästeiden hallinta.
- Palvelun käyttöön ja kehittämiseen liittyvä tilastointi, analytiikka ja hallinta.
Tutustu tietosuojailmoitukseen tarkemmin.
B) Yhteisrekisterinpitäjyydestä. Opetus- ja kulttuuriministeriö on sopinut yhteisrekisterinpitäjyydestä suomalaisten tutkimusrahoittajien ja tutkimusorganisaatioiden kanssa, jotka luovuttavat tietoja tutkimustietovarantoon. Yhteisrekisterinpitäjät vastaavat kukin omista tiedoistaan tutkimustietovarannossa. Yhteisrekisterinpitäjyydestä tehdään sopimus OKM:n ja liittyvän tutkimusrahoittajan kanssa. Siinä sovitaan vastuista ja velvollisuuksista liittyen rahoittajan tutkimustietovarantoon siirtämiin tietoihin. Käytettävät sopimuspohjat suomeksi ja ruotsiksi ovat sivulla.
Tiedot tutkimustietovarannon yhteisrekisterinpitäjistä ovat täällä.
Tutkimusrahoittaja huolehtii
Tarvittaessa muutokset rahoittajan tietosuojailmoitukseen
Mikäli tietojen luovutusta ei tietosuojailmoituksessa ole käsitelty siten, että tietojen luovuttaminen toiseen rekisteriin on mahdollista, on selosteeseen lisättävä siitä maininta. Oikea kohta on tietosuojaselosteen otsikon "kenelle luovutamme tietoja", "säännönmukaiset tiedonluovutukset", tai vastaavan yhteydessä. Tietojen siirtäminen yhdestä rekisteristä toiseen on tietosuoja-asetuksen määritelmän mukaan tietojen luovuttamista rekisterinpitäjästä riippumatta (rekisterinpitäjä voi säilyä myös samana).
Luovutamme päätöstiedot myönnetystä rahoituksesta opetus- ja kulttuuriministeriön ylläpitämään tutkimustietovarantoon (linkki tutkimustietovarannon tietosuojailmoitukseen). <rahoittaja> toimii hanketietovarannon yhteisrekisterinpitäjänä opetus- ja kulttuuriministeriön kanssa.
Rekisteröidyn informoiminen
Rekisteröidylle pitää kertoa tietojen luovuttamisesta tutkimustietovarantoon sekä tietojen käyttötarkoituksista siellä. Tutkimustietovarannon tietosuojailmoitus tarjoaa ymmärrettävässä muodossa kattavan informaation. Linkin tutkimustietovarannon tietosuojailmoitukseen voi liittää sopiviin kohtiin esimerkiksi hakulomakkeelle.
Rahoittajan käytännöistä riippuen käsittelyvaihtoehtoja on käytännössä kaksi. Myös suostumusta voi käyttää, mutta sitä käytettäessä tietojen jatkokäyttö muissa järjestelmissä on hyvin hankalaa.
Rahoituspäätöstietojen käsittely perustuu sopimukseen
Vaihtoehto tulee kyseeseen esimerkiksi silloin, kun rahoituksen saamisen ehtona on perustietojen julkaiseminen rahoittajan valitsemalla tavalla. Tässä yhteydessä hakijalle pitää kertoa seuraavat asiat:
- Tiedot myönnetystä rahoituksesta luovutetaan valtakunnalliseen tutkimustietovarantoon <linkit TTV:n selosteeseen (sis. käyttötarkoitukset) ja TTV:hen luovutetut tiedot>
Rahoituspäätöstietojen käsittely perustuu oikeutettuun etuun
Rahoituspäätöstietojen käsittely perustuu suostumukseen
Tässä vaihtoehdossa rahoittaja kysyy hakijan suostumuksen tietojen luovuttamiseksi. Tyypillisesti tämä vaihtoehto tulee kyseeseen, jos rahoittaja muutenkin perustaa osan henkilötietojen käsittelystä hakijan suostumukselle. Hakijan antamalla vastauksella ei ole vaikutusta rahoituksen saamiseen. Hanketietovarantoon liittymiseksi hakijoilta pyydetään suostumus tietojen luovuttamiseksi tutkimustietovarantoon.
- Hyväksyn, että tiedot minulle myönnetystä rahoituksesta luovutetaan valtakunnalliseen tutkimustietovarantoon. <linkit TTV:n tietosuojaselosteeseen (sis. käyttötarkoitukset) ja luovutettaviin tietoihin>