Korkeakoulujen tietohallinto- ja ICT-ohjausryhmän kokous 2020\4
16.9.2020 klo 10:01-12:56, Funet Miitti Zoom
Kokouksen muistio, asialista ja liitteet: https://wiki.eduuni.fi/x/ig49Bw
Muistio
1 Kokouksen avaus ja työjärjestyksestä päättäminen
- Hyvönen avasi kokouksen kello 10:01. Esittäydyttiin, koska ryhmässä läsnä uutena jäsenenä CSC:n kehityspäällikkö Jessica Parland von Essen
- Kokouksen asialista hyväksyttiin työjärjestykseksi
2 Edellisen kokouksen muistion hyväksyminen
3 Asiat Funet-työvaliokuntana
Funet sopimusmallin muuttaminen/päivittäminen
- Funet-yhteisön vuosikokous linjasi CSC:n ja sen asiakkaiden puitesopimuksiin liittämisestä 2018 mm. uuden sääntelyn huomioimiseksi. CSC:n ilmoituksella puitesopimuksen ehtoja on jo sovellettu Funet-palveluihin mm. henkilötietojen käsittelyn osalta
- Sopimusrakenteen myötä tarkennetaan tilausmenettelyä tavoitteena lisätä palveluiden hallinnan läpinäkyvyyttä
- Tavoiteaikataulu uudistukselle on sopimussisällön osalta kevään 2021 aikana ja Funet-yhteisön jäsenkohtaisten sopimusten päivittämisen valmistumisen osalta 2021 syksy
- Työsuunnitelma
- Sopimustyöryhmän kokoaminen
- Ilmoitus sopimusuudistuksen käynnistämisestä Funet-jäsenorganisaatioiden hallinnollisille sopimusyhteyshenkilöille
- Lähetekeskustelu CSC:n valmistelutyölle (Zoom), sopimustyöryhmä
- Saadun palautteen perusteella valmisteltu 1. luonnos sopimuksesta Funet-jäsenorganisaatioiden ja Korkeakoulujen tietohallinto- ja ICT-ohjausryhmän nähtäville (Eduuni)
- Keskustelutilaisuus mahdollista jatkotyöstöä varten (Zoom), sopimustyöryhmä ja kiinnostuneet sopimusyhteyshenkilöt
- Saadun palautteen perusteella valmisteltu 2. luonnos sopimuksesta Funet-jäsenorganisaatioiden ja Korkeakoulujen tietohallinto- ja ICT-ohjausryhmän nähtäville (Eduuni)
- Funet-jäsenorganisaatioiden hallinnollisten sopimusyhteyshenkilöiden sähköpostihyväksyntä sopimusluonnokselle
- Päivitetty sopimuspaketti osaksi puitesopimuksia tai erikseen voimaan saatettuna jäsen kohtaisesti
- (174) Edetään Funet-sopimusuudistuksessa työsuunnitelman mukaisesti. Tutkimuksen ja koulutuksen tietoverkko Funetin strategisen merkityksen korostumisen vuoksi pyydetään Arenea, Unifia ja Tulanettiä nimeämään sopimustyöryhmään Funet-yhteisön jäsenten edustajia.
Poikkeustilanteen aiheuttamat muutokset Funet-videopalveluiden käyttöön
- Funet-videopalveluiden tilanne ja kustannukset
- Esim. NORDUnetin toteuttamassa pohjoismaisessa Funet Miitti-palvelussa pidettyjen kokousminuuttien määrä on 169-kertaistunut
- Lisäkapasiteetti aiheuttaa palvelulle merkittäviä lisäkustannuksia. Palvelinkapasiteetin lisäksi myös palveluiden tuottamiseen tarvittava henkilötyö on lisääntynyt voimakkaasti.
- Syyskuusa Käyttö on kasvanut voimakkaasti, ja yhtäaikaisten käyttäjien ja kokousminuuttien määrä on kasvanut yli 50% kevään huipuista.
- Koska kustannustason tulevat muutokset riippuvat voimakkaasti poikkeustilanteen yhteiskunnallisesta kehityksestä ja palvelun tulevasta käytöstä, lisäkustannuksia ei ole huomioitu vuoden 2021 palveluhinnoissa tai talousarviossa, vaan niitä käsitellään toistaiseksi erikseen. Lisäkustannuksia maksetaan kumulatiivisesti niiltä kuukausilta jolloin palvelu on ollut käytössä. Lisäkustannus tulee normaalin palvelukustannuksen päälle. Ajantasainen tilanne näkyy Funetin hinnastossa: https://wiki.eduuni.fi/x/CIBpAQ
- (175) CSC aloittaa lisäkustannusten laskuttamisen palvelua käyttäviltä Funet-organisaatioilta syyskuun aikana
- Palveluiden kasvaneeseen tukitarpeeseen vastaaminen
- Videopalveluiden käytön luonne, palveluiden merkitys ja palveluihin liittyvät tarpeet ovat muuttuneet selkeästi aikaisemmasta etä- ja hybriditoiminnan lisääntyessä.
- Videopalveluihin kohdistuneiden palvelupyyntöjen ja tiedustelujen määrä on kasvanut merkittävästi, mistä syystä joidenkin palvelupyyntöjen ja käyttöönottojen käsittely on hidastunut. Palvelupyyntöjä oli 112-254 % enemmän kuin normaalisti kuukausitasolla.
- CSC on kehittämässä palveluihin liittyviä tukiprosesseja yhteistyössä NORDUnetin kanssa, mutta akuuttiin tilanteeseen ainoa pysyvä ratkaisu on lisätä videopalveluiden asiantuntijahenkilöstöä.
- Akuuttien tukitoimien lisäksi pohdittava, miten uudet ja muuttuvat tarpeet ymmärretään ja niihin vastaaminen ja varautuminen toteutetaan paremmin yhdessä jatkossa. Millä tasolla olisi keskusteltava etätoiminnan mahdollistavien ratkaisujen tarpeista ja prioriteetista korkeakoululaitoksen kannalta sekä niihin liittyvien yhteisten kehitystoimien linjaamisesta?
- Ollaan tyytyväisiä kyvykkyyteen parantaa yhteistä kapasitettia, Nordunetin yhteinen toteutus on ollut täysin välttämätön, jotta voitiin reagoida volyymin kasvuun keväällä, paikallisesti ei olisi onnistunut.
- Korkeakoulutuksessa kaikki toimii verkon välityksellä, lähiopetusta ei juurikaan tarjota, 1. vuoden opiskelijat ovat aloittaneet lähiopetuksessa, muut vain tulevat kampuksille tekemään välttämättömiä labroja tai simulaatioita tai ryhmäytymiseen liittyviä toimia. On todennäköistä, että käyttöasteiden määrä nousee edelleen. Tilannekuva: Selvitys kampuksille palaamisesta korkeakouluissa (https://wiki.eduuni.fi/x/MBnVCQ)
- Miten opetus jatkossa kehittyy, kun nyt ollaan aiemmasta poiketen tarjoamassa opetusta eri tavoin paljon aiempaa suuremmalle joukolle: paluuta vanhaan, vain luentosalissa puolet potentiaalista tavoittavaan opetukseen ei enää ole. Eri oppiaineissa tarpeet ovat erilaisia eli etäratkaisujen käytön kehityksessä tulee olemaan eroja koronan jälkeen.
- Tarvetta akuuteille tukitoimille varmaan onkin palvelupyyntö- ja tilausruuhkan hoitamiseen. Asiakkaiden rahojen näkökulmasta puhutta, että mihin riittää ja mikä ei ole mahdollista.
- Palvelupyyntöjen käsittelyssä voitaisiin siirtyä palvelukapasiteetin perustoimituksesta yhteisellä hinnastolla malliin, jossa asiakas voisi maksaa myös parempaa tukipalvelua: basic, silver ja gold -tasoja. Voisiko olla myös erikoispalvelutasoja, esim. väitöstilaisuuteen "meeting host" joka hoitaisi keissejä iltaisin ja viikonloppuisin ("timanttitaso")? Tuen järjestäminen voisi syntyä verkostoyhteistyön ja yksityisen sektorin kumppaneiden avulla. Esimerkiksi DigiCampus-hankkeessa oli jaetun henkilöstöpoolin kokoamisajatus ja virtuaalisen tukipalveluverkoston toteutus. Miten tätä voisi jatkossa kehittää?
- Jatkoa varten tehtäisiin esiselvitys erityisesti akuuttiin tilanteeseen vastaamiseksi ja sitten korkeakoulutuksen ja tutkimuksen digitalisoitumisen tiekartan (ka.csc.fi) tasolla julkisesti selvitettäisiin tarpeita ja vaihtoehtoja pidemmän aikavälin kehitystarpeiden hallitsemiseksi.
- (176) Toteutetaan Ideapankin ja Funet-yhteyshenkilöiden kautta nopeasti esiselvitys, millaisia korkeakoulujen näkymät ovat akuutteihin tukitarpeisiin vastaamisen kannalta ja taustoitettaisiin jatkoselvitystä. Esiselvityksessä haettaisiin näkemystä kahteen eri vaihtoehtoon lyhyen aikavälin tukitoimista: Funetin videopalvelujen palvelupyyntöjä koskevan kapasiteetin nostaminen yhteisesti ja vaihtoehtoisesti Funetin-palvelupyyntöjen käsittelyn ja käyttäjäorganisaatioille tai käyttäjille asti ulottuvan tuen muuttaminen tilaajakohtaisilla palvelutasoilla sovittavaksi. Vaihtoehtojen ohella kysyttäisiin, onko tarpeen lisätä välitöntä kapasiteettia tukipyyntöjen käsittelyyn Funet-videopalveluissa sekä tiedusteltaisiin myös organisaatiokohtaista näkemystä volyymin kehityksestä ja kriittisyydestä tulevaisuudessa. Ohjausryhmä päättäisi jatkotoimista esiselvityksen perusteella sähköpostikokouksessa.
- (177) Yhteenveto käydystä keskustelusta viedään Korkeakoulujen digivisiota ohjaavien Ilkka Niemelän ja Matti Sarénin hyödynnettäväksi. Koronan myötä pakotettu digitransformaatio lienee osin samansuuntainen kuin Korkeakoulujen digivision 2030. Etätoiminnan kehittäminen, mahdollistaminen ja yhteinen järjestäminen on viime kädessä korkeakoulujohdon strateginen kysymys sekä tavoitteiden että resurssien asettamiseksi. Keskinäisriippuvuus lisääntyy, yhteiset palvelut tai niiden yhteinen tietopohja ovat kehittämisen kohteina, digitaalisten välineiden toiminnan varmistamisen ja käytön tukeminen on aiempaa kriittisempää ja tukea tarvitaan myös arkityöajan ulkopuolella. Mm. DigiCampus-hankkeessa kokeiltiin yhteisen verkostomaisen tukimallin rakentamista. Katsooko korkeakoulujen johto, että tämän asian edistäminen strategisena ja pitkän aikavälin kysymyksenä kuuluisi ensisijaisesti Digivision toimeenpanon piiriin?
4 Kokonaiskuva korkeakoululaitoksen digitalisaatiosta
4.1 Korkeakoulujen digivision kuulumiset
4.2 Koronan korkeakoululaitokseen aiheuttamien vaikutusten arviointi
- Kevään poikkeusolosuhteissa toteutettujen opiskelijavalintojen toteutuksen ja vaikutusten analyysi, Jukka Kohtanen esittelee 2020_09_08_KOOTuki_poikkeusajan_analyysi.pdf
- Keskustelu yhteistyötarpeista ja tavoista jatkossa Ideapankissa:
4.3 Opetuksen ja koulutuksen toimialan identiteetinhallinnan kehittämistyöryhmä
4.4 Korkeakoulutuksen ja tutkimuksen digitalisaation tiekartta https://ka.csc.fi/
5 Korkeakoululaitoksen kokonaisarkkitehtuurin ohjaus
5.1 Korkeakoulutuksen ja tutkimuksen ICT:n ohjausyhteistyön tulevaisuus
5.2 Ohjausyhteistyöryhmien ja verkostojen yhteisseminaari 8.12.2020
- Korkeakoulutuksen ja tutkimuksen digitalisoitumisen tiekartta ja ICT:n ohjausyhteistyö (https://wiki.eduuni.fi/x/sgcPCQ): ryhmien näkökulmien lisäksi käsiteltäisiin yhdessä päivitettyä digitalisoitumisen tiekarttaa ja tilannekuvia portaalissa ka.csc.fi
- (180) Korkeakoulutuksen ja tutkimuksen ICT:n ohjausyhteistyön ryhmien lisäksi ohjausyhteistyön kannalta keskeiset korkeakoulujen ja tutkimuslaitosten verkostot kutsutaan seminaariin. Seminaariagendan lähtökohtana on digitalisoitumisen tiekartta, lisäksi akuuttien asioiden tunnistamiseksi sihteeri on yhteydessä ohjausyhteistyön ryhmien ja verkostojen puheenjohtajiin ja tunnustelee, mitkä olisivat keskeisimmät asiat yhteiseen keskusteluun seminaarissa.
6 OKM:n CSC:ltä korkeakouluille ostamien palveluiden sisältö ja linjavalinnat
6.1 KTPO:n sopimuksen sisällölliset tai rakenteelliset uudistustarpeet ja ohjausyhteistyön rakenteet
6.2 Koronatilanteessa tehdyt poikkeustoimet
7 Ohjausryhmän toimikauden päättyminen
8 Muut esille tulevat asiat
9 Ilmoitusasiat
10 Seuraavat kokoukset
11 Kokouksen päättäminen
- Hyvönen päätti kokouksen 12:56
Liitteet
2020-09-16 Luottamukselliset liitteet
Osallistujat
Jäsenet
- Ilmari Hyvönen, opetusneuvos, opetus- ja kulttuuriministeriö (ryhmän puheenjohtaja)
Juha Haataja, opetusneuvos, opetus- ja kulttuuriministeriö (ryhmän varapuheenjohtaja) ESTEKati Hagros, digitalisaatiojohtaja, Aalto-yliopisto ESTE- Airi Hirvonen, opiskelijapalveluiden päällikkö, Haaga-Helia ammattikorkeakoulu
- Sari Laaksonen, palvelupäällikkö, LAB ammattikorkeakoulu
Matti Keränen, yksikön päällikkö, Ilmatieteen laitos ESTEJussi Kivinen, tietohallintojohtaja, Tampereen yliopisto PYSYVÄ ESTE- Arto Maaninen, vararehtori, Oulun yliopisto
- Samuli Malinen, tietohallintopäällikkö, Oulun ammattikorkeakoulu
- Anu Nuutinen, johtava tiedeasiantuntija, Suomen Akatemia
- Pertti Puusaari, rehtori, Hämeen ammattikorkeakoulu
- Erja Widgren-Sallinen, opinto- ja hakijapalveluiden päällikkö, Itä-Suomen yliopisto
Stina Westman, johtaja, CSC - Tieteen tietotekniikan keskus Oy PYSYVÄ ESTE, Jessica Parland-von Essen, kehityspäällikkö, CSC - Tieteen tietotekniikan keskus- Christa Winqvist, johtaja, Aalto-yliopisto
Asiantuntijat
Teemu Kiviniemi, johtaja, CSC - Tieteen tietotekniikan keskus Oy
Antti Mäki, johtaja, CSC - Tieteen tietotekniikan keskus Oy (ryhmän sihteeri)
Jukka Kohtanen, kehityspäällikkö, CSC - Tieteen tietotekniikan keskus Oy
Asialista
1 Kokouksen avaus ja työjärjestyksestä päättäminen
2 Edellisen kokouksen muistion hyväksyminen
3 Asiat Funet-työvaliokuntana
4 Kokonaiskuva korkeakoululaitoksen digitalisaatiosta
4.1 Korkeakoulujen digivision kuulumiset
4.2 Koronan korkeakoululaitokseen aiheuttamien vaikutusten arviointi
- Kevään poikkeusolosuhteissa toteutettujen opiskelijavalintojen toteutuksen ja vaikutusten analyysi, Jukka Kohtanen esittelee 2020_09_08_KOOTuki_poikkeusajan_analyysi.pdf
- Keskustelu yhteistyötarpeista ja tavoista jatkossa Ideapankissa:
4.3 Opetuksen ja koulutuksen toimialan identiteetinhallinnan kehittämistyöryhmä
4.4 Korkeakoulutuksen ja tutkimuksen digitalisaation tiekartta https://ka.csc.fi/
5 Korkeakoululaitoksen kokonaisarkkitehtuurin ohjaus
5.1 Korkeakoulutuksen ja tutkimuksen ICT:n ohjausyhteistyön tulevaisuus
5.2 Ohjausyhteistyöryhmien ja verkostojen yhteisseminaari 8.12.2020
6 OKM:n CSC:ltä korkeakouluille ostamien palveluiden sisältö ja linjavalinnat
6.1 KTPO:n sopimuksen sisällölliset tai rakenteelliset uudistustarpeet ja ohjausyhteistyön rakenteet
6.2 Koronatilanteessa tehdyt poikkeustoimet
7 Ohjausryhmän toimikauden päättyminen
8 Muut esille tulevat asiat
9 Ilmoitusasiat
10 Seuraavat kokoukset
11 Kokouksen päättäminen