Tässä dokumentissa kuvataan VIRTA-opintotietopalvelun (so. korkeakolujen valtakunnallinen tietovaranto) tietojen käyttöä. Sen valmistelu tapahtuu osana Oppijan tietovirtojen ja VIRTA-opintotietopalvelun ohjausryhmän toimeksiannosta: "CSC ja Opetushallitus yhdessä valmistelevat tilannekuvan ja etenemissuunnitelman rajapinnoista ja tietopoiminnoista, joissa käytetään VIRTA-tietoaineistoja. Laaditaan kokonaissuunnitelma integraatioiden ja tietopoimintojen siirtämisestä KOSKI-palveluun ja palvelukohtaisia huomioita sisällöllisesti, teknisesti ja aikataulumielessä. Huomioidaan tarpeet priorisoinneille". Toimeksiannon käsittely tapahtuu kolmessa vaiheessa:
Ennen lopullista käsittelyä dokumentti on muokkautuva ja sitä kehitetään aina kulloisenkin tarpeen mukaisesti. Vaiheessa 1 kohderyhmänä ovat tietojen hyödyntäjät. Dokumentti on pyritty kirjoittamaan niin, että se voidaan lukea alusta loppuun tai vaihtoehtoisesti vain niiltä osin kuin omasta näkökulmasta on tarpeellista.
VIRTA-tietojen käyttö voidaan ylätasolla jakaa kolmeen eri luokkaan: 1) teknisten rajapintojen käyttö, 2) erilliset tietopoiminnat (sisältää henkilötietoja), 3) erilliset tietopoiminnat (ei sisällä henkilötietoja). Kohdat 1 ja 2 ovat luonteeltaan henkilötietojen luovuttamista. Tietopoiminnat voivat olla luonteeltaan toistuvia tai erikseen sovittavia. Tietojen käyttäjät voivat olla viranomaiskäyttäjiä, joilla on lakisääteinen oikeus tietoihin, tai muita tahoja, jolloin tietojen luovuttamisen taustalla on toimeksiannot korkeakouluilta. Tietojen luovuttamisesta säädetään laissa (ks. johdanto), mutta tietoja luovutetaan tällä hetkellä myös suoraan VIRTA-opintotietopalvelusta.
Korkeakoulujen yhteinen VIRTA-opintotietopalvelu otettiin käyttöön vuonna 2014. Palvelun rakentamisen ajurina olivat muutokset korkeakoulujen yhteishaussa ja yhteisen sähköisen haku- ja valintajärjestelmän Opintopolku.fi -palvelun käyttöönotto. Tuolloin voimassa olleen lain 1058/1998 6 d §:n mukaan VIRTA-opintotietopalvelusta on luovutettu tietoja lakisääteisiin käyttötarkoituksiin ja opetus- ja kulttuuriministeriö on tuottanut tietovarannosta koulutuksen ja tutkimuksen arvioinnin, kehittämisen, tilastoinnin sekä muun seurannan ja ohjauksen edellyttämiä tietoaineistoja. Lisäksi tietoja on luovutettu rekisterinpitäjän luvalla tai toimeksiannosta käytettäväksi erilaisissa oppijan palveluissa sekä tutkimuskäytössä. VIRTA-opintotietopalvelun tietoja on voinut hyödyntää suoraan rajapintojen kautta teknisellä rajapinnalla tai VIRTA-opintotietopalvelusta tehtävinä määrämuotoisina tietopoimintoina. VIRTA-opintotietopalveluun on mahdollista integroitua teknistä rajapintaa käyttämällä joko VIRTA-opintotietopalvelun ulkoista ws-rajapintaa tai vuodesta 2016 alkaen Kansallisen Palveluväylän kautta. VIRTA-opintotietopalvelun teknisestä ylläpidosta vastaa opetus- ja kulttuuriministeriön toimeksiannosta CSC - Tieteen tietotekniikan keskus (jatkossa CSC).
Vuoden 2018 alussa otettiin käyttöön KOSKI-palvelukokonaisuus, josta vastaa Opetushallitus. KOSKI-palvelukokonaisuuden yhteydessä toimii opinto- ja tutkintotietojen luovutuspalvelu (KOSKI-luovutuspalvelu), jonka kautta voidaan yhdistää ja luovuttaa tietoja ylioppilastutkinnoista alkaen vuodesta 1990, korkeakoulututkintoja ja opintosuorituksia sekä opiskeluoikeuksia pääsääntöisesti alkaen vuodesta 1995, perusopetuksen, lukiokoulutuksen ja ammatillisen koulutuksen opintosuoritus- ja tutkintotietoja sekä ammatillisen koulutuksen, lukiokoulutuksen ja korkeakoulutuksen haku- ja valintatietoja. VIRTA-opintotietopalvelu toimii korkeakoulujen tutkinto- ja opintosuoritusten osalta KOSKI-luovutuspalvelun tietolähteenä. Kansalaiset voivat katsella ja jakaa KOSKI-luovutuspalvelun kautta em. rekistereissä olevia opintotietojaan Oma Opintopolku -palvelun kautta. Opetushallitus vastaa KOSKI-luovutuspalvelun ylläpidosta ja tietojen luovuttamisesta.
Laissa valtakunnallisista opinto- ja tutkintorekistereistä (884/2017) säädetään tietojen luovuttamisesta korkeakoulujen valtakunnallisesta tietovarannosta (VIRTA-opintotietopalvelu) ja opinto- ja tutkintotietojen luovutuspalvelusta (KOSKI-luovutuspalvelu) seuraavasti:
Korkeakoulu päättää muusta tietojen luovuttamisesta tietovarannon kautta ja vastaa luovutuksen lainmukaisuudesta. (26.4.2019/568)
Opetus- ja kulttuuriministeriö voi tuottaa tietovarannosta koulutuksen ja tutkimuksen arvioinnin, kehittämisen, tilastoinnin sekä muun seurannan ja ohjauksen edellyttämiä tietoaineistoja.
Opinto- ja tutkintotietojen luovutuspalvelun avulla luovutetaan:
1) perusopetuksen, lukiokoulutuksen ja ammatillisen koulutuksen valtakunnalliseen tietovarantoon sisältyviä 7–9 §:ssä tarkoitettuja tietoja, lukuun ottamatta 9 §:n 2–5 momentissa tarkoitettuja tietoja;
2) ylioppilastutkintorekisteriin sisältyviä 14 §:n 2 momentissa tarkoitettuja tietoja;
3) opiskelijavalintarekisteriin sisältyviä 19 §:ssä tarkoitettuja tietoja; sekä
4) korkeakoulujen valtakunnalliseen tietovarantoon sisältyviä 25 §:ssä tarkoitettuja tietoja.
Viranomaiset saavat palvelusta tietoja teknisen käyttöyhteyden avulla. Opetushallitus voi avata teknisen käyttöyhteyden sellaiselle viranomaiselle, jolla tämän tai muun lain nojalla on oikeus käsitellä tietoja. Viranomaisen on tietoja pyytäessään ilmoitettava Opetushallitukselle tietojen käyttötarkoitus ja muut tiedon luovuttamisen edellytysten selvittämiseksi tarpeelliset seikat sekä selvitys siitä, että tietojen suojauksesta huolehditaan asianmukaisesti.
Lainsäädännössä tapahtuneet muutokset ja OPH:n ylläpitämän KOSKI-luovutuspalvelun käyttöönotto ovat luoneet tilanteen, jossa korkeakoulujen tietoja tällä hetkellä luovutetaan sekä suoraan VIRTA-opintotietopalvelusta että KOSKI-luovutuspalvelun kautta. Tietojen luovuttaminen on lainsäädännössä annettu KOSKI-luovutuspalvelun tehtäväksi, jossa tietojen luovuttaminen tapahtuu erilaisin perustein kuin suorissa VIRTA-integraatioissa. Tällä hetkellä VIRTA-tietojen käytöstä sovitaan toimeksiantojen ja lupaprosessien kautta niiden palveluiden osalta, joilla ei ole tietoihin lakisääteistä oikeutta. Korkeakoulut rekisterinpitäjinä ovat siis tehneet päätökset ja toimeksiantaneet CSC:lle tietojen luovuttamisen haluamiinsa palveluihin. Jatkossa Opetushallituksen KOSKI-luovutuspalvelussa tietojen luovuttaminen muille kuin viranomaiskäyttäjille tapahtuisi rekisteröidyn antaman luvan perusteella eli henkilöt itse vastaisivat omien tietojensa luovuttamisesta.
Tässä luvussa kuvataan VIRTA-opintotietopalveluun toteutetut palveluintegraatiot sekä VIRTA-opintotietopalvelusta tehtävät tietopoiminnat. Joidenkin palveluiden (aktiivisessa kehitysvaiheessa) osalta tukemisessa vaaditaan enemmän työaikaa kuin toisten (vakiintunut) esim. tukemalla toimijoita, varmistamalla tietojen validiteettia ja luomalla testitapauksia. Selvityksessä arvioidaan tältä osin myös tietopoimintojen ja integraatioiden kypsyystasoa. Selvityksessä on tarkemmin kuvattu erityisesti KELAn ja Valviran VIRTA-integraatioita, koska kyseisille toimijoille tehdään erilaisia poimintoja ja he käyttävät myös suoraa rajapintayhteyttä VIRTA-tietojen hyödyntämiseen.
VIRTA-opintotietopalvelua on hyödynnetty tiedonkeruiden tietoaineistojen lähteenä tietovarannon käyttöönotosta 2014 lähtien. Korkeakoulut ovat vastuussa tiedon oikeellisuudesta ja ajantasaisuudesta siirtämällä VIRTA-opintotietopalveluun opintorekisteriensä keskeiset tiedot. Tarkastustiedostojen avulla korkeakoulut voivat varmistaa tiedonkeruuaineiston oikeellisuuden. Säännöllisesti tapahtuvissa tietopoiminnoissa on aina kyse tietojen luovuttamisesta, mutta erikseen tilattavissa poiminnoissa toimitettavat tiedot saatavat olla vain tilastollista dataa.
Erilaisia tiedonkeruita tehdään muun muassa opetus- ja kulttuuriministeriölle, Tilastokeskukselle ja Opetushallitukselle yhteisesti sovitun vuosikellon mukaisesti: https://confluence.csc.fi/x/Q4PhAg
Opetus- ja kulttuuriministeriölle poimitaan monia tietoja, jotka esitetään tilastointipalvelu Vipusessa ja kirjautumisen takana olevassa EXTRA-Vipunen palvelussa. Suurimpina poimintoina muun muassa opintopistetiedonkeruu (AMK & YO), avoimen ammattikorkeakoulun opiskelijat, maahanmuuttajien valmentava koulutus (AMK), tutkinnot osat avoimessa yliopisto-opetuksessa ja erillisinä opintoina (YO), opettajatiedonkeruu (AMK & YO), 55 op suoritukset (AMK & YO), opinnäytetyöt (AMK) sekä tavoiteajassa tutkinnon suorittaneet. Opetus- ja kulttuuriministeriölle on toteutettu myös tarpeen mukaan vuosikellon mukaisten poimintojen lisäksi erilaisia kertaluonteisia poimintoja erillisten tilausten mukaisesti.
Tilastokeskukselle suoritettavat suurimmat tietopoiminnat ovat tammikuussa tutkintotiedonkeruu (tiedot kaikista edellisenä vuonna valmistuneista tutkinnoista) ja lokakuussa opiskelijatiedonkeruu (tiedot läsnäolevista opiskelijoista). Myös opetus- ja kulttuuriministeriöön toimitetaan sekä tutkinto- että opiskelijatiedonkeruun tiedot ennakkotietoina. Tilastokeskukselle poimitaan myös tiedot opettajien erillisistä pätevyyksistä sekä erillisenä poimintana tilastointivuonna valmistuneiden henkilöiden tutkintoon liittyvät liikkuvuusjaksot (Eurostat). Korkeakoulut ovat lisäksi toimeksiantaneet VIRTA-aineiston luovuttamisen Tilastokeskuksen FIONA-tutkimusaineiston etäkäyttöpalveluun, josta sen on saatavilla tutkimuskäyttöön erillisen tutkimuskohtaisen lupaprosessin kautta. FIONAssa käytettävissä oleva aineisto sisältää kattavasti VIRTA-opintotietopalvelun tietosisällön.
Opetushallitukselle kerätään tietoa kerran vuodessa koskien suomalaisten korkeakoulujen lähteviä ja saapuvia kansainvälisiä opiskelijaliikkuvuusjaksoja.
Tässä luvussa on kuvattu VIRTA-tietojen käyttö viranomaispalveluissa. KELA ja Valvira hyödyntävät VIRTA-tietoja omissa palveluissaan sekä suoraan rajapinnan kautta että tietopoimintoina. KELA ja Valvira on tässä dokumentissa esitelty muita laajemmin, koska niiden tarpeisiin toteutetaan erillisiä tietopoimintoja ja sen lisäksi niillä on käytössä suora rajapintaintegraatio, jonka avulla ne pääsevät tarkastelemaan yksittäisten henkilöiden tietoja. Tarkemmin kuvattujen viranomaistahojen lisäksi myös esimerkiksi Ylioppilaiden terveydenhoitosäätiö YTHS:lle toimitetaan joka päivä VIRTAsta poimintana siirtotiedosto opiskelijoista, jotka ovat oikeutettuna opiskelijaterveydenhuollon palveluihin.
Kansaneläkelaitoksella (KELA) on lakisääteinen oikeus saada salassapitosäännösten ja muiden tiedon saantia koskevien rajoitusten estämättä maksutta opintotuen täytäntöönpanoa varten. Näitä tietoja ovat muun muassa opetus-ja kulttuuriministeriön tietovarannosta opiskelijoiden tunnistamista ja yksilöintiä koskevat tiedot sekä opiskelijoiden opintoja ja opintojen seurantaa varten koskevat tiedot. (Opintotukilaki 65/1994)
KELA saa korkeakouluopiskelijoiden opiskelutiedot korkeakoulujen valtakunnallisen tietovarannon VIRTA-opintotietopalvelusta kerran kuukaudessa. Kyseiset tiedot sisältävät opiskelijoiden läsnä- ja poissaolotiedot, valmistumistiedot ja opiskelun keskeyttämistiedot. Kerran vuodessa toimitetaan myös korkeakouluopiskelijoiden opintosuoritustiedot KELAan opintojen edistymisen seurantaa varten. Tietopoimintojen lisäksi KELA tarkastelee opiskelijoiden tietoja rajapinnan kautta etuuksien käsittelyä varten.
Tietopoiminnat
Kuukausipoiminnat
KELAlle on tehty tietopoimintoja VIRTA-opintotietopalvelusta vuodesta 2017 lähtien. CSC toimittaa yliopistoista ja ammattikorkeakouluista saatavat opintotiedot siirtotiedostona kerran kuukaudessa KELAan. Tietojen perusteella KELAssa tehdään opintotuen lakkautusratkaisuja tai muodostetaan maksuesteitä. Lisäksi tietoja käytetään opintolainavähennyksen ja -hyvityksen ratkaisuissa. Alkuun tietopoiminnat toteutettiin manuaalisesti, mutta on sittemmin automatisoitu.
Edistymisen seuranta
Edistymisen seurannan poiminta tehdään vuosittain syksyisin. Edistymisen seurannan poiminnan avulla KELAssa seurataan opintojen edistymistä ja sitä, että opintotuen maksamista voidaan jatkossakin jatkaa. KELAlle toteutetaan ennakkopoiminta muutama viikko ennen varsinaista edistymisen seurannan poimintaa, jotta voidaan tarkistaa että kaikki tiedot ovat kunnossa varsinaista poimintaa varten. Tarvittaessa CSC:llä tehdään myös erilaisia testitapauksia KELAn käyttöön.
Terveydenhoitomaksujen keräämiseen tarvittavat tiedot
1.1.2021 alkaen KELA on vastannut korkeakouluopiskelijoiden opiskeluterveydenhuollon järjestämisestä valtakunnallisesti (Laki korkeakouluopiskelijoiden opiskeluterveydenhuollosta 695/2019). Lisäksi KELA vastaa lain 4 luvun mukaisesti maksujen keräämisestä. Maksujen keräämisen mahdollistamiseksi CSC toimittaa KELAlle siirtotiedostoina tarvittavat tiedot korkeakouluopiskelijoista.
Edistymisen seurannan prosessi CSC:n ja KELAn välillä on jo vakiintunut prosessi, eikä tällä hetkellä ole muutostarpeita näkyvissä kyseisten poimintojen osalta. Terveydenhoitomaksuihin liittyvien tiedonsiirtojen osalta tehdään mahdollisesti tarvittavat muutokset KELAn tarpeiden mukaisesti. KELAn osalta muutokset tietopoiminnoissa johtuvat yleensä lakimuutoksista.
Rajapinnat ja käyttöliittymä
KELA on käyttänyt VIRTA-tietoja virkailijakäyttöliittymän kautta tarkastellakseen opiskelijoiden opiskelutietoja 1.1.2018 lähtien. Etuuksien käsittelyä varten KELAn kyseltävissä ovat soveltuvin osin korkeakouluopiskelijoiden läsnä- ja poissaolotiedot, opintosuoritukset, opiskeluoikeudet, tutkinnot ja ulkomaan opiskelujaksot. KELAn tarkasteltavana ovat kaikkien Suomen yliopistojen ja ammattikorkeakoulujen opintotiedot lukuun ottamatta Högskolan på Ålandia.
Laki ja asetus terveydenhuollon ammattihenkilöistä määräävät, että laillistettu, luvan saanut tai nimikesuojattu terveydenhuoltoalan ammattihenkilö on oikeutettu toimimaan asianomaisessa ammatissa ja käyttämään asianomaista ammattinimikettä. Laillistetun ammattihenkilön tehtävissä voi toimia tilapäisesti myös kyseiseen ammattiin opiskeleva kyseistä ammattia itsenäisesti harjoittamaan oikeutetun laillistetun ammattihenkilön johdon ja valvonnan alaisena. Terveydenhuollon ammatillisten pätevyyksien vahvistamisen tavoitteena on edistää potilasturvallisuutta sekä terveydenhuollon laatua varmistamalla, että terveydenhuollon ammattihenkilöllä on ammattitoiminnan edellyttämä koulutus, muu riittävä ammatillinen pätevyys ja ammattitoiminnan edellyttämät muut valmiudet. Valvira myöntää hakemuksesta oikeuden harjoittaa terveydenhuollon ammattia Suomessa sekä Suomessa että ulkomailla koulutetuille terveydenhuollon ammattihenkilöille ja ylläpitää valtakunnallista terveydenhuollon ammattihenkilörekisteriä.
Korkeakoulut toimittavat lainsäädännön velvoittamana Valviralle pätevyyksien vahvistamiseen liittyviä opintosuoritustietoja. Valvira tarvitsee tietoa suoritetuista tutkinnoista, keskeytyneistä opinnoista ja opinto-oikeuksien menetyksistä kaikista Valviran valvonnan piiriin kuuluvista ammattiryhmistä. VIRTA-tietojen hyödyntämisen kehittäminen jatkuu Valvirassa edelleen.
Valviran tietotarpeet ovat edellyttäneet VIRTA-opintotietopalvelun pätevyyskoodiston laajentamista terveydenhuollon ja sosiaalihuollon pätevyyksillä ks. Tietovarannon koodistot#P%C3%A4tevyys,Beh%C3%B6righet
Pätevyyskoodiston käyttöönotto on edellyttänyt yhteisistä kirjaamistavoista sopimista korkeakoulujen kesken. Pätevyystieto viedään tietovarantoon opiskelijalle jonkun opintosuorituksen ominaisuutena. Pätevyyskoodiston käyttöönotto on osin vielä kesken ja prosessi Valviran kanssa jatkuu edelleen.
Tietopoiminnat
Valviralle muodostetaan päivittäin siirtotiedosto lääketieteen ja farmasian opintojen aikaisista pätevyystiedoista.
Rajapinnat ja käyttöliittymä
Valvira tarkastelee VIRTA-tietoja rajapinnan kautta omasta käyttöliittymästään. Valvira tarvitsee tiedon suoritetuista tutkinnoista ja saavutetuista pätevyyksistä sekä tiedon tiettyjen terveydenhuollon koulutusten opiskelunaikaisista pätevyyksistä. Valviran tietotarpeena on lisäksi ko. koulutuksiin liittyen tiedot opintojen keskeytyksestä, läsnä- ja poissaoloista sekä opiskeluoikeusajan päättymisestä. Valvira myöntää muun muassa ammattioikeuden ammattiin johtavan koulutuksen/tutkinnon perusteella.
Opetushallitus hyödyntää VIRTA-tietoja opiskelijavalinnoissa eli Opintopolku-palvelujen taustalla olevan opiskelijavalintarekisterin ja VIRTA-opintotietopalvelun välillä liikkuu tietoja. Myös Opetushallituksen ylläpitämän opinto- ja tutkintotietojen luovutuspalvelu kautta välitetään VIRTA-opintotietopalvelun tietoja.
OPISKELIJAVALINTAREKISTERI ja siihen liittyvät palvelut
Opiskelijavalintarekisteriä ja siihen liittyvää Opintopolku-palvelua ylläpitää Opetushallitus. Suomalaiset oppilaitokset ja korkeakoulut ylläpitävät omien koulutustensa tietoja tarjontapalvelussa ja niihin hakeminen toteutetaan Opetushallituksen ylläpitämien hakupalvelujen avulla. Yhteishaussa ja useissa muissakin hauissa käytetään Opetushallituksen ylläpitämiä haku- ja valintapalveluja. Opiskelijavalintarekisterillä on lakisääteinen oikeus VIRTA-opintotietopalvelun tietojen käyttöön.
Tietopoiminnat
Haku- ja valintapalveluihin ei tehdä erillisiä tietopoimintoja VIRTA-tietovarannosta.
Rajapinnat ja käyttöliittymä
Opiskelijavalintarekisteriin liittyvistä palveluista on tehty yli 1 000 000 kyselyä VIRTA-tietovarannosta sekä vuonna 2018 että 2019. Korkeakoulujen tutkinto- ja opintosuoritustietoja käytetään korkeakoulujen hauissa ja valinnoissa ensikertalaisuuden päättelyssä.
OPINTO- JA TUTKINTOTIETOJEN LUOVUTUSPALVELU
Opinto- ja tutkintotietojen luovutuspalvelu on otettu käyttöön 1.1.2018 alkaen. Luovutuspalvelulla on lakisääteinen oikeus VIRTA-opintotietopalvelun tietojen käyttöön.
Tietopoiminnat
Luovutuspalveluun ei tehdä Eläketurvakeskusta lukuunottamatta tietopoimintoja.
Rajapinnat ja käyttöliittymä
Luovutuspalvelussa käytetään VIRTA-opintotietopalvelun tietoja rajapinnan kautta. Tietoa haetaan muun muassa tutkinnoista, opiskeluoikeuksista ja opintosuorituksista. Luovutuspalvelua käyttävät eri viranomaiset kuten Eläketurvakeskus, Maahanmuuttovirasto sekä OmaData-ratkaisua hyödyntäen HSL. Myös kansalaiset voivat kirjautua palveluun tarkastelemaan omia opintotietojaan ja jakaa tietoa esimerkiksi työnantajille. VIRTA-tietoja ei tallenneta luovutuspalveluun, vaan ne näytetään ja/tai välitetään suoraan edelleen.
Korkeakoulujen palvelut
VIRTA-tietoja käytetään myös oppijalle tarkoitetuissa erilaisissa operatiivisissa palveluissa kuten OILI - opiskelijaksi-ilmoittautumis- ja lukuvuosi-ilmoittautumispalvelu, opetushallinnon vaikuttavuuspalvelu Arvossa, opiskelijaliikkuvuutta tukevassa Puro-palvelussa sekä kansainvälisesti suoritustietoja siirtävässä EMREX-palvelussa. Arvo-palvelulla on tiettyjen kyselyiden osalta lakisääteinen oikeus tietojen käyttöön. Lisäksi Helsingin yliopistolle luovutetaan tietoja kansainvälisten maisteriohjelmien opiskelijavalintaa varten.
Kaupalliset toimijat
VIRTA-tietoja luovutetaan myös oppijan omaan käyttöön kolmansien osapuolten tarjoamiin palveluihin. Tällaisia palveluita on kaksi: Caleidon OY:n Tuudo-palvelu sekä OP:n Pivo-palvelu. Molempien palveluiden käyttö perustuu siihen, että henkilö itse saa omat henkilötietonsa palveluun ja voi niiden perusteella saada esim. erilaisia etuja.
Tietopoiminnat
Puro-palvelulle tehdään suoritustietojen tietopoimintoja VIRTA-opintotietopalvelusta raportointitarkoituksia varten ja ARVO-palvelulle poimitaan vuosittain seurantakysely uraseurantakyselyn toteuttamista varten.
Rajapinnat ja käyttöliittymä
Oppijan palvelut tarkastelevat VIRTA-opintotietopalvelun tietoja teknisen rajapintayhteyden kautta. Varsinaista omaa sisäistä käyttöliittymää VIRTA-tietojen tarkasteluun ei ole vaan VIRTA-tietoja luetaan teknisen rajapinnan kautta ulkopuoliseen palveluun ja ne näytetään palvelussa henkilölle itselleen. Kaikkien teknistä rajapintaa käyttävien palveluiden osalta VIRTA-tietoja käytetään sellaisenaan eli niiden osalta tarvitaan vain normaalia rajapintojen ylläpitoon liittyvää työtä. Suurempia muutoksia tulee projektinomaisesti liittyen esim. uuteen käyttötarpeeseen tai lakimuutokseen.
VIRTA-opintotietopalvelusta suoritetaan teknisen rajapinnan kautta vuosittain useita miljoonia kyselyjä; v. 2019 yli 5 000 000 kyselyä. Yhdellä kyselyllä tarkoitetaan yhtä hakua rajapinnan kautta joko henkilötunnuksella tai oppijanumerolla. Alla on kuvattuna rajapintahakujen määrä VIRTA-opintotietopalvelusta vuoden 2019 aikana viranomaistaho- ja palvelukohtaisesti eriteltynä. KOSKI-luovutuspalvelusta yksinään on tehty VIRTA-opintotietopalveluun lähes 5 000 000 kyselyä (4 910 833) vuonna 2019.
VIRTA-opintotietopalvelun tietojen luovutuksia tapahtuu sekä rajapinnan kautta että manuaalisin tietopoiminnoin. VIRTA-opintotietopalvelusta tehdään tietopoimintoja säännöllisen aikataulun mukaan sekä tarvittaessa erillisistä tilauksista. VIRTA-tietojen käyttötarkoitukset ovat siis sekä sisällöllisesti että teknisesti monipuolisia - kuten ovat tiedonhyödyntäjien tarpeetkin - , joten tietojen luovuttamisten ja tietopoimintojen siirtäminen Opetushallituksen vastuulle tulee suunnitella hyvin ja varata muutoksiin riittävästi aikaa. Erityisesti viranomaiskäyttäjien osalta tulisikin laatia realistinen aikataulu yhdessä tietoja hyödyntävän tahon kanssa. Muutoksiin vaikuttaa tekninen toiminnallisuuden muutos ja rajapintaan liittyvät toimet sekä sopimuksellinen näkökulma, jossa viranomaisen ja Opetushallituksen välille tulee laatia tietopalvelusopimus. Näihin molempiin tulee varata aikaa. Muutos vaikuttaisi tiedon hyödyntäjien, korkeakoulujen, CSC:n ja Opetushallituksen toimintaan ja kaikki tahot tulee ottaa mukaan muutosprosessiin heti suunnitteluvaiheessa.
Mikäli kaikki tietojen luovutukset haluttaisiin tehdä KOSKI-luovutuspalvelun kautta, olisi se järkevää vaiheistaa. Ensimmäisessä vaiheessa uudet tekniset rajapintayhteydet toteutetaan KOSKI-luovutuspalvelun kautta. Toisessa vaiheessa voitaisiin siirtää erillisten säännöllisten tietopoimintojen toteuttaminen. Samalla voitaisiin toteuttaa siirrot olemassaolevien rajapintakäyttäjien osalta siinä aikataulussa, joka on yhteistyössä valmisteltu ja sovittu. Erillisten tietopoimintojen osalta on syytä tehdä poimintakohtainen arviointi, jonka perusteella tehdään Oppijan tietovirtojen ja VIRTA-opintotietopalvelun ohjausryhmässä päätös siitä, miten ja kenen toimesta poiminnat suoritetaan.
KOSKI-luovutuspalvelun kautta tapahtuvien tietojen luovutusten näkökulmasta toteutusvaihtoehtoja on kaksi.
Lähtökohta molemmissa tapauksissa on vähentää manuaalista tiedonprosessointia VIRTA-KOSKI väliltä.
Niille tiedon hyödyntäjille, jotka tarvitsevat tietoa useista lain 884/2017 (laki valtakunnallisista opinto- ja tutkintorekistereistä) alaisuuteen kuuluvasta rekisteristä, muutos tulisi näkymään ainakin hallinnollisen työn vähenemisenä, kun viranomaisten välille riittäisi vain yksi sopimus, ja eri rekistereiden tietojen luovutuksia käsiteltäisiin samojen yhteyshenkilöiden kesken. Opetushallitukselle muutos aiheuttaisi lisätyötä, minkä takia resurssisiirrot tulisi varmistaa ennen päätösten tekoa. Opetushallituksessa on käytössä mm. rajapintojen rakentamista ja ylläpitoa koskeva hinnoittelupäätös, millä saattaa olla vaikutusta tiedon hyödyntäjien tilanteeseen siten, että toisin kuin ennen tietojen saaminen olisi maksullista.
Vuonna 2020 korkeakoulut organisoivat yhteisen hankkeen: "Digivisio on kaikkien Suomen korkeakoulujen yhteinen hanke, joka avaa oppimisen kansalliset tietovarannot yksilön ja yhteiskunnan käyttöön. Pitkäjänteinen digivisiotyö tukee oppijoiden oppimista läpi elämän sekä mahdollistaa pedagogiikan kehittymisen ja korkeakoulujen uudistumisen. Vuonna 2030 Suomessa on avoin ja tunnustettu oppimisen ekosysteemi, joka hyödyttää myös laajasti niin tutkimus- ja innovaatiotoimintaa kuin työelämääkin." (https://digivisio2030.fi/) Yhtenä Digivisiotyön tavoitteena on rakentaa korkeakouluille yhteinen tietoalusta, josta tiedot olisivat saatavilla erilaisiin käyttötarkoituksiin. Ratkaisu on konseptointivaiheessa eli tarkempia kuvauksia ei ole vielä saatavilla, mutta työ tulee huomioida myös VIRTA-opintotietopalvelun pitkän aikavälin suunnittelussa. On mahdollista, että Digivisiotyössä rakennettava ratkaisu palvelisi ainakin osittain niitä käyttötarkoituksia, joihin tällä hetkellä käytetään VIRTA-opintotietopalvelua ja myös KOSKI-luovutuspalvelua. Mikäli korkeakoulujen tiedot olisivat laajasti saatavilla rakennettavan tietoalustan kautta, tulisi uudelleenmääritellä tarve ja käyttötarkoitus VIRTA-opintotietopalvelulle. Digivisiotyössä mahdollisesti toteutettava ratkaisu on kuitenkin ajallisesti vielä niin kaukana, että nykyisen VIRTA-opintotietopalvelun ja sen sisältämien tietojen saatavuuteen liittyvää kehitystyötä ei voi lopettaa.
VIRTA-tietojen hyödyntämiseen liittyvää kehitystyötä täytyy edistää aktiivisesti. Muutokset ovat aina pitkän aikavälin projekteja ja nykyiset ratkaisut eivät palvele käyttötarkoitustaan riittävällä tavalla. Työn suunnittelemiseksi tarvitaan ensin pitkän aikavälin suunnitelmia ja tavoitteista sopimista, ja niiden pohjalta voidaan sitten määritellä lyhyemmän aikavälin muutokset. Tiedonhyödyntäjien määrä kasvaa koko ajan ja nykyistenkin käyttäjien tarpeet muuttuvat ja laajenevat. Tarvitaan siis kehitystyötä, jonka avulla voidaan vastata tiedonhyödyntäjien tarpeisiin.
Erityisesti VIRTA-opintotietopalvelun nykyiset rajapintaratkaisut eivät ole pitkällä aikavälillä kestävällä pohjalla. Mikäli niiden toiminnassa olisi pitkäkestoinen häiriö, olisi sillä nopeasti laajoja vaikutuksia tiedonhyödyntäjiin, joiden toiminta pohjautuu VIRTA-tietoihin ja niiden saatavuuteen teknisten rajapintojen kautta. Joidenkin palveluiden osalta tarve jakaantuu ympärivuotisesti (esim. VALVIRA), kun taas toisilla käyttö painottuu vuosikellon mukaisesti tiettyihin aikoihin (esim. Opintopolku). Toimintavarmuuden takaamiseksi aktiivinen kehittämistyö tuleekin aloittaa vuoden 2022 aikana.
Millaisia asioita tulisi huomioida siirryttäessä KOSKI-luovutuspalvelun käyttämiseen?
Onko tiedossa jotakin teknisiä tai sisällöllisiä kehittämistarpeita nykyisiin tietointegraatioihin?
Millaisella aikataululla uskoisitte voivanne siirtyä käyttämään KOSKI-luovutuspalvelua
Millaista tietoa tarvitsette päätöksenteon tueksi?