Korkeakoulujen yhteinen VIRTA-opintotietopalvelu otettiin käyttöön 2014. Palvelun rakentamisen ajurina olivat muutokset korkeakoulujen yhteishaussa ja yhteisen sähköisen haku- ja valintajärjestelmän Opintopolku.fi-palvelun käyttöönotto. Tuolloin voimassa olleen lain xxx 6 d §:n mukaan VIRTA-opintotietopalvelusta on luovutettu tietoja lakisääteisiin käyttötarkoituksiin ja Opetus- ja kulttuuriministeriö on tuottanut tietovarannosta koulutuksen ja tutkimuksen arvioinnin, kehittämisen, tilastoinnin sekä muun seurannan ja ohjauksen edellyttämiä tietoaineistoja. Lisäksi tietoja on luovutettu rekisterinpitäjän luvalla tai toimeksiannosta käytettäväksi erilaisissa oppijan palveluissa sekä tutkimuskäytössä.
VIRTA-opintotietopalvelun tietoja voi hyödyntää suoraan rajapintojen kautta teknisellä käyttöyhteydellä tai VIRTAsta tehtävinä tietopoimintoina. VIRTA-opintotietopalveluun on mahdollista integroitua käyttämällä joko VIRTAn ulkoista ws-rajapintaa tai Kansallisen Palveluväylän kautta.
Vuoden 2018 alussa otettiin KOSKI-palvelukokonaisuus. KOSKI-palvelun yhteydessä toimii opinto- ja tutkintotietojen luovutuspalvelu, jonka kautta voidaan yhdistää ja luovuttaa tietoja ylioppilastutkinnoista alkaen vuodesta 1990, korkeakoulututkintoja ja -opintosuorituksia sekä opiskeluoikeuksia pääsääntöisesti alkaen vuodesta 1995 sekä ammatillisen koulutuksen, lukiokoulutuksen ja korkeakoulutuksen haku- ja valintatietoja. VIRTA-tietovaranto toimii KOSKI-palvelun tietolähteenä. Kansalaiset voivat katsella ja jakaa KOSKI-palvelussa olevia opintotietojaan Oma Opintopolku -palvelun kautta.
Opetushallitus vastaa tietovarannon ja luovutuspalvelun ylläpidosta ja tietojen luovuttamisesta.
Tällä hetkellä voimassa olevassa laissa valtakunnallisista opinto- ja tutkintorekistereistä (2017/884) säädetään tietojen luovuttamisesta korkeakoulujen valtakunnallisesta tietovarannosta ja opinto- ja tutkintotietojen luovutuspalvelusta seuraavasti:
Korkeakoulu päättää muusta tietojen luovuttamisesta tietovarannon kautta ja vastaa luovutuksen lainmukaisuudesta. (26.4.2019/568)
Opetus- ja kulttuuriministeriö voi tuottaa tietovarannosta koulutuksen ja tutkimuksen arvioinnin, kehittämisen, tilastoinnin sekä muun seurannan ja ohjauksen edellyttämiä tietoaineistoja.
Opinto- ja tutkintotietojen luovutuspalvelun avulla luovutetaan:
1) perusopetuksen, lukiokoulutuksen ja ammatillisen koulutuksen valtakunnalliseen tietovarantoon sisältyviä 7–9 §:ssä tarkoitettuja tietoja, lukuun ottamatta 9 §:n 2–5 momentissa tarkoitettuja tietoja;
2) ylioppilastutkintorekisteriin sisältyviä 14 §:n 2 momentissa tarkoitettuja tietoja;
3) opiskelijavalintarekisteriin sisältyviä 19 §:ssä tarkoitettuja tietoja; sekä
4) korkeakoulujen valtakunnalliseen tietovarantoon sisältyviä 25 §:ssä tarkoitettuja tietoja.
Viranomaiset saavat palvelusta tietoja teknisen käyttöyhteyden avulla. Opetushallitus voi avata teknisen käyttöyhteyden sellaiselle viranomaiselle, jolla tämän tai muun lain nojalla on oikeus käsitellä tietoja. Viranomaisen on tietoja pyytäessään ilmoitettava Opetushallitukselle tietojen käyttötarkoitus ja muut tiedon luovuttamisen edellytysten selvittämiseksi tarpeelliset seikat sekä selvitys siitä, että tietojen suojauksesta huolehditaan asianmukaisesti....
Lainsäädännössä tapahtuneet muutokset ja OPH:n ylläpitämän KOSKI-palvelun käyttöönotto ovat luoneet tilanteen, jossa korkeakoulujen tietoja tällä hetkellä luovutetaan sekä VIRTA-opintotietopalvelun että Kosken opinto- ja tutkintotietojen luovutuspalvelun kautta. Lainsäädännössä tietojen luovuttaminen on annettu Kosken luovutuspalvelun tehtäväksi. Tämän selvityksen tarkoituksena on kuvata nykyinen, suoraan VIRTAsta tehtävä tietojen käyttö ja tuottaa eri palvelujen ja tietopoimintojen osalta informaatiota jatkotoimenpiteitä ja etenemisaikataulua koskeva päätöksenteon pohjaksi.
VIRTA-tietovarannon tietojen luovutuksia tapahtuu sekä ws-rajapintaa pitkin, että manuaalisin tietopoiminnonnoin. VIRTA-tietovarannosta tehdään tietopoimintoja säännöllisen aikataulun mukaan sekä enemmän tai vähemmän satunnaisemman aikataulun mukaan. Mikäli kaikki tietojen luovutuksen haluttaisiin tehdä ns. KOSKI-luovutuspalvelun kautta, olisi se järkevää vaiheistaa. Tarkoituksenmukaisinta olisi tuottaa kaikki uudet VIRTA-tietoja koskeva tietojen luovutukset KOSKI-luovutuspalvelun kautta. Tällöin myös tietojen luovuttamiseen liittyvä lupahallinto helpottuisi sekä korkeakoulujen että viranomaisten näkökulmasta.
Olemassa olevien tietojenluovutusten osalta tulisi laatia realistinen aikataulu yhdessä tietoja hyödyntävän viranomaisen kanssa. Tähän muutokseen vaikuttaa toisaalta tekninen toiminnallisuuden muutos ja rajapintaan liittyvät toimet sekä sopimuksellinen näkökulma, jossa viranomaisen ja Opetushallituksen välille tulee laatia tietopalvelusopimus. Näihin molempiin tulee varata aikaa.
KOSKI-luovutuspalvelun kautta tapahtuvien tietojen luovutusten näkökulmasta toteutusvaihtoehtoja on kaksi. Nykyisen sisäistä VIRTA-rajapintaa KOSKI-palvelun suuntaan laajennetaan mahdollistamaan monipuolisempia hakutoimintoja. Toinen vaihtoehto voisi olla VIRTA-tietovarannon tietosisällön päivittäinen kopiointi osaksi KOSKI-palvelun tietovarantoa. Tässä vaihtoehdossa päivittäisen kopioinnin yhteyteen voitaisiin rakentaa samantyyppinen tiedon versiointi kuin millainen KOSKI-tietovarannossa on tällä hetkellä käytössä. Lähtökohta molemmissa tapauksissa on vähentää manuaalista tiedonprosessointia VIRTA-KOSKI väliltä.