Suunnittelu jatkuu yhdessä pilottiryhmän kanssa 9/2020 alkaen!

Testauksen ja pilotoinnin tavoitteena on verkostosopimusten, opintokokonaisuuksien tarjonnan, opintohallinnon prosessien ja muiden liittyvien palveluiden (esim. CampusOnline) näkökulmalta tuoda esiin ne käytännön ongelmat, jotka hidastavat/vaikeuttavat/estävät ristiinopiskelupalvelun käyttöönottoa korkeakouluissa.

Sisu

Tampereen yliopistossa otettiin käyttöön Sisu elokuussa 2020. Sisussa opiskelija suunnittelee opintonsa luomalla oman tutkinto-ohjelman mukaisen HOPSin lukuvuodelle 2020-2021. Sisussa voi myös asioida sähköisesti, kuten hakea opintojen hyväksilukua, opintojen koostamista ja lopulta tutkintotodistusta. Tampereen yliopisto käyttää Tampere3 ristiinopiskelulla lukuvuoden 2020-21 loppuun ja Sisun liittyminen ristiinopiskelupalveluun tapahtunee lukuvuoden 2021-2022 alkaessa.

• Sisun käyttöliittymässä ei ole vielä ominaisuuksia toisen korkeakoulun opintoihin hakemiseen
• Sisun KORI-palvelussa on periaatteellinen valmius ottaa vastaan kumppanikorkeakoulujen tarjontatietoja → tätä voisi olla mahdollista testata
• Pilottikäyttöön ominaisuudet eivät kuitenkaan vielä riitä, koska opiskelijan pitäisi HOPSissaan pystyä hakemaan omien verkostojensa tietoja tarjonnasta

Peppi

Pepin ja ristiinopiskelupalvelun käyttöönoton valmistelelmiseksi on teknisesti mahdollista aloittaa testikäyttö. Ristiinopiskelupalvelua on testattu varsin kattavasti Peppi-konsortion voimin, osana  RAP+-kehityshanketta. Katso demo Pepin testauksesta täällä. Pepin näkökulmalta ”teknistä  testausta” ollaan nyt päättämässä ja Pepin uusien ominaisuuksien käyttöönottotestaus alkanee marraskuussa 2020 RAP+ projektin voimin. Ristiinopiskelun kehittäminen -hankeessa puolestaan on mahdollista aloittaa opintohallintoprosessien läpikäynti ja testaaminen testiympäristöjen käyttöliittymien avulla. Prosessiin osallistuvat testaajat voivat validoida, miten toiminnot toimivat ja miten prosesseja pitää tukea ja ohjeistaa tai mahdollisesti muuttaa.

Pepissä on kaksi osaa, jotka vaikuttavat testaukseen ja pilottiin:

1. Peppi suunnittelu, jossa tarjonta ja kytkökset verkostoihin, (Peppi+, myös yliopistojen Peppi+) on käytännössä jo nykyversiossa → tekninen valmius tuottaa tarjonta ilman toteutuksia jo nyt. Toteutustasoon tarvitaan Perusrekisteri tai Perusrekisteri +
2. Perusrekisteri, jossa opiskelijatietojärjestelmä (Perusrekisteri+ yliopistojen tarpeisiin uudet ominaisuudet) → Väliversio olemassa nyt, syksyllä mahdollisesti toinen väliversio migraatioita tekevien yliopistojen käyttöön

Metropolia osallistuu testaukseen ja pilotointiin osana 3AMK-verkostoa

Laurea on kutsuttu mukaan osana 3AMKia

Haaga-Helia on kutsuttu mukaan osana 3AMKia

Turun Ammattikorkeakoulu (TurkuAMK) on kutsuttu mukaan käyttöönoton edelläkävijänä ja CampusOnline-verkoston koordinaattorina

Hämeen Ammattikorkeakoulu (HAMK) on kutsuttu mukaan käyttöönoton edelläkävijänä

Osallistuvat korkeakoulut (huom! - osa vahvistusta vailla)

Verkosto	Korkeakoulu	Opintotieto järjestelmä	Testaa	Valmius testiin alkaen	Pilotoi	Valmius pilottiin alkaen	Yhteyshenkilö	Sähköposti	Puhelinnumero
3AMK	Metropolia	Peppi		06 Sept 2020		22 Nov 2020	Kari Björn Tuula Helle	kari.bjorn@metropolia.fi tuula.helle@metropolia.fi
3AMK	Haaga-Helia	Peppi		06 Sept 2020		22 Nov 2020	Kosteila Hanna	Hanna.Kosteila@haaga-helia.fi
3AMK	Laurea	Peppi		06 Sept 2020		22 Nov 2020	Päivi Aho	Paivi.Aho@laurea.fi
Campus online	TurkuAMK	Peppi		05 Oct 2020			Tessaliina Iltanen	Tessaliina.Iltanen@turkuamk.fi
Campus online	HAMK	Peppi (90%)		05 Oct 2020			Mervi Mäkinen Satu Lohtander	Mervi.Makinen@hamk.fi satu.lohtander@hamk.fi
LITO	Korkeakoulu (lähettää opiskelijoita)	Sisu		06 Sept 2020			Kaisa Saastamoinen	kmtsaa@utu.fi
LITO	Korkeakoulu (vastaanottaa opiskelijoita)	Sisu		06 Sept 2020			Aino Nordling	aino.nordling@tuni.fi
LUT	Korkeakoulu (lähettää opiskelijoita)	Sisu		06 Sept 2020
LUT	Korkeakoulu (lähettää opiskelijoita)	Sisu		06 Sept 2020

Aikataulu (ensin testi, sitten käyttöönottopilotti)

• Ristiinopiskelun palveluväylän tuotantoympäristön perustaminen 08-09/2020 on valmis
• Ristiinopiskelun tarjonnan julkaiseminen, 11/2020, toteutukset vuodelle 2021
• Pepin tai Sisun tarpeiden mukaisia korjauksia 08-12/2020 (tehdään RAP+ testauksesta saadun palautteen perusteella)
• Pilotointi 11-12/2020, jaetaan vuosikellon mukaisesti reaaliaikaan vuoden 2021 materiaalilla
• (Peppi) RAP+ hyväksymistestaus Q4/2020
• Ensin testinä testiympäristöissä, fokus datan siirtämisessä ja  pääkäyttäjän toiminnoissa
• Peppi: kun pilotoijilla on testissä asennettuna uusi Peppi-versio, jossa ristiinopiskeluominaisuudet, voidaan pilotoida koko prosessia
  • Jatketaan testiympäristön kanssa pilotin valmistelua aidolla datalla mahdollisimman pitkälle
  • Siirrytään varsinaiseen pilottiin, kun korkeakoulut ovat ehtineet asentaa versiot
• Siirtyminen hankekaudesta tuotantovaiheeseen 1.1.2021

Osallistujien sopimukset ja ohjeet

Prosessikuva, mitä tähän palveluun (ja testiin+pilottiin) liittyy ja kenen vastuulla mikäkin asia on

Miten pilotin ristiinopiskelun palveluväylään liitytään (tekninen)

Testiin ja pilottiin määritellyt prosessit korkeakoulussa

• hankkeelta raamit malliksi, korkeakoulut jatkaa omalla näkemyksellään
• Pilottiin haluttavat ominaisuudet tai prosessit omalta osalta

Case Peppi

• Testikäytön aloittaminen Pepin ja ristiinopiskelupalvelun käyttöönoton valmistelelmiseksi on korkeakouluille teknisesti mahdollista. On siis mahdollista päästä käymään testiympäristöjen avulla kaikkia prosesseja läpi käyttöliittymien avulla.
• Peppi suunnittelu, jossa tarjonta ja kytkökset verkostoihin, (Peppi +myös yliopistojen Peppi +) on käytännössä jo nykyversiossa → tekninen valmius tuottaa tarjonta ilman toteutuksia jo nyt. Toteutustasoon tarvitaan Perusrekisteri tai Perusrekisteri +
• Perusrekisteri, joka on opiskelijatietojärjestelmä (Perusrekisteri + yliopistojen tarpeisiin uudet ominaisuudet) → Väliversio olemassa nyt, syksyllä mahdollisesti toinen väliversio migraatioita tekevien yliopistojen käyttöön.

Case Campus online korkeakoulut 90% Pepissä

• Siirtymävaiheen suunnittelua on pakko tehdä. Korkeakoulut ovat hyvin erilaisilla suunnitelmilla liikkellä, hanke arvioi siirtymäajaksi "hiharavistuksella" noin 3 vuotta
• Testaukseen haetaan muutamaa Peppi-korkeakoulu, joilla mahdollisuus toimia sekä koti- että vieraskorkeakouluna
• Nykytilanteessa tarjontatiedot toimitetaan käsityönä (CampusOnline yhteyshenkilö/korkeakoulu) CampusOnlineen  WordPressin yhteiselle web-sivulle, jonne viedään myös ilmoittautusjärjestelmiin vievät linkit. Jokaisella korkeakoululla x-määrä omia systeemeitään ilmoittautumiseen
• Ilmoittautuneet tuodaan (todennäköisesti Excelinä) korkeakoulun prosessiin. Tässä korkeakoulukohtaisia variaatioita.
• Jos kohdekorkeakoulu ei pysty ottamaan vastaan tietoa koneellisesti palveluväylän kautta → ?
• Jos kohdekorkeakoulu pystyy ottamaan vastaan tietoa koneellisesti palveluväylän kautta → ?
• Jos kohdekorkeakoulu ottaa vastaan sekä erilliseltä lomakkeelta että Pepin kautta → ?
• Suuntaa antava vuosikello:

Case Sisu

• Sisussa ei vielä käyttöliittymässä ominaisuuksia toisen korkeakoulun opintoihin hakemiseen
  • KORI-palvelussa periaatteellinen valmius ottaa vastaan kumppanikorkeakoulujen tarjontatietoja, joten tätä voisi olla mahdollista testata. Pilottikäyttöön ominaisuudet eivät kuitenkaan riitä, koska opiskelijan pitäisi HOPSissaan pystyä hakemaan omien verkostojensa tietoja tarjonnasta.
  • Ilmoittautuminen opintoihin pitää järjestää alkuvaiheessa muulla tavalla (vrt. Tampere, jossa erillinen tarjonta&hakupalvelu korkeakouluyhteisön ristiinopiskeluopintoihin rekisteröitymiseen)
• Lähdetään liikkeelle yhden opintojakson tapauksesta. Kohdekorkeakoulu toimittaa kyseisen jakson ja toteutuksen tiedot "vanhalla tavalla" kotikorkeakouluille, jotka vievät tiedot käsin omiin järjestelmiinsä ilmoittautumisten toteuttamista varten.
• Opiskelijat ilmoittautuvat oman korkeakoulun järjestelmässä ja kotikorkeakoulun opintohallinto hyväksyy ilmoittautumiset
• Kotikorkeakoulu kokoaa hyväksytyistä Excel-tiedoston, jonka toimittaa eteenpäin Ristiinopiskelupalveluun
  • 1. Pilotissa tarkistetaan korkeakoulun sopimusta vasten excelin tietojen vastaavuus kansallisen formaatin kanssa. Koska kyseessä ovat henkilötiedot, näitä voidaan siirtää vain sopimuksen nojalla. Mikäli sopimus ja ristiinopiskelupalvelun edellyttämät tiedot ovat yhteensopivat, voidaan keskitettyä palvelua periaatteessa hyödyntää myös teknisessä testauksessa.
  • Mikäli ristiinopiskelupalvelun käyttö edellyttää sellaisia tietoja, joita sopimuksessa ei ole mainittu, vaatii tämä valmistelutyötä ja sopimuksen päivittämistä, joka verkostossa voidaan suunnitella ja aikatauluttaa.
    • Tästä prosessista voi ottaa ennakkotapauksen muita verkostoja varten.
    • Esim. voi olla suosituksena sellainen sopimusrakenne, jossa tarkemmat tietosuoja-asiat ovat omana liitteenään, jonka päivittäminen on kevyempi prosessi kuin koko sopimuksen uudelleen päivittäminen.
  • Aivan varman päälle pelattaessa, voitaisiin toimittaa koontiexcel kohdekorkeakouluun vastaavasti kuin nyt, ilman että käytetään palveluväylää apuna. Tällöin ensimmäinen askel olisi teknisen muunnoksen valmistelu kansalliseen formaattiin ja sen perusteella muunnos tietojen viemiseksi Sisuun.
    • Sisussa tällä hetkellä uusien opiskelijoiden tietoja voidaan viedä sisään vain rajapinnan kautta. Elokuun käyttöönotoissa manuaalisten listojen avulla tapahtuvaan vientiin tarvitaan vielä Funidatan apua. Pääkäyttäjälle on tulossa toiminto uuden opiskelijan kirjaamiseksi tällä tietoa syyskuussa.
  • Opintojakson ilmoittautumisaika 8.9.-5.10. Opetus alkaa 19.10., jolloin varataan aikaa kaksi viikkoa käsittelylle.
    • Opiskelijoiden arvioitu määrä edellisen vuoden perusteella reilut 200.
    • Opintotoimiston kannalta tiedot kannattaisi viedä joka tapauksessa Sisuun kerralla tiedoston avulla. Ja voi olla, että tässä tarvitaan joka tapauksessa Funidatan apua, mikäli pääkäyttäjätoimintoa manuaaliviennille ei jostakin syystä olisi vielä käytössä.
    • Joudutaan siis joka tapauksessa tekemään erityisjärjestelyjä, joten tehdään harjoitus niin, että saadaan mahdollisimman hyvin hyötyä tulevaa varten.
    • Hyödynnetään syksyllä testiympäristöä tämän oikean casen rinnalla, jolloin voidaan testata muunnoksia yhteiseen formaattiin ja sieltä Sisuun päin.

Kuka osallistuu substanssista? 

• Verkostoyhteyshenkilö (testi ja pilotti)

  • Verkostoyhteyshenkilön tehtävät todennäköisesti jakautuu monelle

  • Ohjeet: Kyselytunti verkostoille 20.4.2020

  • Kunkin korkeakoulun sisäiset ohjeet verkostoyhteyshenkilön toimenkuvasta ja organisoitumisesta

  • Kuka korkeakoulussa päättää siitä, mitkä opinnot tulevat ristiinopiskelutarjontaan, koordinoi sopimuksia, vie sopimusten tiedot järjestelmään, ohjeistaa henkilökunnan

• Pääkäyttäjä (testi ja pilotti)

• Opintohallinto (testi ja pilotti)

• Opiskelija (vain pilotti)

Missä ympäristössä, millä työkaluilla?

Testaus: Testiympäristöissä joko tiedonsiirtoina tai tiedonsiirtoina (jos valmius on)

Pilotti: 

Mitä, miten ja kenelle tuloksia raportoidaan?