Vuodesta 2011 lähtien yliopistoilta ja vuodesta 2012 lähtien ammattikorkeakouluilta tiedonkeruussa on kerätty julkaisukohtaiset viitetiedot. Opetus- ja kulttuuriministeriö on tietohallintolain (10.6.2011/20110634), valtiovarainministeriön siitä antamien ohjeiden (VM/1531/00.01.02.03/2012) sekä valtioneuvoston valtion tutkimuslaitosten ja tutkimusrahoituksesta kokonaisuudistuksesta 5.9.2013 tekemän periaatepäätöksen nojalla yhtenäistänyt korkeakoulujen ja valtion tutkimuslaitosten julkaisutiedonkeruuta, minkä seurauksena tutkimuslaitokset ja yliopistolliset sairaalat ovat liittyneet mukaan vaiheittain vuodesta 2014 alkaen. Vuoden 2016 tiedoista alkaen kaikki organisaatiot ovat toimittaneet julkaisutietonsa VIRTA-julkaisutietopalvelun kautta XML-tiedonsiirtona.
Julkaisutiedonkeruun tietomallia laajennettiin vuoden 2020 tiedonkeruuseen. Julkaisutyypit A-E ja G voidaan toistaiseksi toimittaa joko attribuutteina tai entiseen tapaan julkaisutyyppiluokituksen mukaisena tietona. Siirtymäaika julkaisutyyppipohjaisesta tietojen toimittamisesta attribuuttipohjaiseen tietojen toimittamiseen julkaisujen A-E ja G osalta kestää vuoteen 2021 asti, tiedonkeruuvuodesta 2022 alkaen julkaisujen A-E ja G osalta siirrytään kokonaan attribuuttipohjaiseen tietojen toimittamiseen. Tietomallin laajentamisen yhteydessä lisättiin myös uusia avointa julkaisemista koskevia tietoja osaksi tiedonkeruuta. Ks. Tietomallin laajentaminen 2020.
Vuoden 2020 tietojen toimittaminen
- Julkaisutiedonkeruun julkaisutyypit A-E ja G toimitetaan XML-tiedonsiirtona VIRTA-julkaisutietopalvelun kautta. Julkaisutyypit A-E ja G voidaan toimittaa attribuutteina tai julkaisutyyppiluokituksen mukaan.
- Julkaisutyypin F julkaisutiedot voi vaihtoehtoisesti raportoida julkaisukohtaisesti VIRTA-julkaisutietopalvelun kautta tai lukumäärätietoina KOTA-alustan kautta.
- Julkaisutyypit H ja I toimitetaan lukumäärätietoina KOTA-alustan kautta.
Ks. Tietojen toimittaminen.
Tietosisältö ja ohjeistukset
Julkaisutiedonkeruun määritelmät koskevat ensisijaisesti opetus- ja kulttuuriministeriön tiedonkeruuta. Opetus- ja kulttuuriministeriö käyttää julkaisutiedonkeruun tietoja korkeakoulujen ohjaukseen sekä tiedepolitiikan valmisteluun. Yksittäisillä korkeakouluilla saattaa olla erilaisia tarpeita ja määritelmiä julkaisutietojen keruussa.