Korkeakoulujen opiskelun ja opetuksen tukipalveluiden ja hallinnon yhteistyöryhmä (KOOTuki) kokous 6/2020
Asialista ja muistio
1. Kokouksen avaus ja työjärjestyksestä päättäminen
Puheenohtaja avasi kokouksen klo 12:00 ja työjärjestys hyväksyttiin sellaisenaan.
Todettiin muutokset ryhmän kokoonpanossa
- Irma Mänty, Laurea AMK, tulee ryhmään jäseneksi Digiopetus-ryhmän uutena puheenjohtajana
- Anni Rytkönen, Aalto yliopisto, lopettaa ryhmän jäsenenä
- Stina Westman lopettaa ryhmän sihteerinä. Jatkossa sihteerinä toimii Jukka Kohtanen, CSC - Tieteen tietotekniikan keskus Oy
- Klaus Lindberg, CSC - Tieteen tietotekniikan keskus Oy, osallistuu jatkossa ryhmän kokouksiin pysyvänä asiantuntijajäsenenä
- Markus Torkkeli, Taideyliopisto, lopettaa ryhmän jäsenenä. OHA-Forumia pyydetään nimeämään uuden jäsenen ryhmään
2. Edellisen kokouksen muistion hyväksyminen
Hyväksyttiin edellisen kokouksen muistio sellaisenaan.
Todettiin, että kommentit TSV:lle on toimitettu 25.6. verkkolomakkeella. Lisäksi saatettiin tiedoksi, että korkeakoulujen IT-päivien ajankohta siirtyy marraskuulta 2020 vuodelle 2021.
3. Poikkeusolosuhteissa toteutetut opiskelijavalinnat, korkeakoulujen yhteistyö ja jatkokehitys
Jukka Kohtanen esitteli poikkeusolosuhteista tehdyn analyysin lopputulokset.
- Poikkeusajan analyysin keskeiset tulokset LIITE 1
Mari Kähkönen esitteli opiskelijavalintojen kehittämistyötä.
- Opiskelijavalintojen kehittäminen, Mari Kähkönen esittelee LIITE 2
Keskusteltiin analyysin tuloksista, loppuraportista sekä opiskelijavalinnoista.
- Opiskelijavalintojen kehittäminen täytyy organisoida ja rahoittaa. Todettiin, että tarvitaan sekä lyhyen että pitkän aikavälin ratkaisut
- Viime keväänä jouduttiin tekemään pakotettuna ratkaisuja ja jouduttiin pitkällä aikavälillä kestämättömään tilanteeseen. Tulee nopeasti valmistella skenaariot vuodelle 2021, joiden avulla voidaan hakea ratkaisuja. Ehdotettiin uuden ryhmän perustamista, joka lähtisi kartoittamaan miten seuraavien valintojen tekniset järjestelyt voidaan organisoida. Ryhmä keskittyisi yliopistosektorin opiskelijavalintojen kehittämiseen. Ajatus sai kannatusta kokouksessa.
- Jatkovalmistelussa tulee paremmin huomioida järjestelemien ominaisuudet ja tietosuojan toteutuminen. Ei voida ottaa käyttöön järjestelmiä, mikäli ei ole ohjeistusta sisällöllisistä prosesseista.
- Laajat teemat konkretosoituvat hyvin loppuraportissa. Kevään aikana tehtiin paljon poikkeuksellisia ratkaisuja ja tulevia valintoja valmistellaan jo. Tärkeää on myös tehdä tilastollista analyysia ja seurantatutkimuksia. Nyt tehtävää valmistelutyötä tulisi myös kartoittaa, että ei aleta tekemään koulutusalakohtaisia ratkaisuja, mikä taas aiheuttaisi painetta IT-palveluihin. Ratkaisuissa tulisi ryhtyä etsimään reunaehtoja, koska täydelliseen tilanteeseen ei tulla pääsemään.
- Yliopisto- ja AMK-sektorit ovat erilaisessa tilanteessa tarpeiden suhteen, mutta yhteistyö koetaan tärkeäksi ja sitä tulee tehdä jatkossakin.
- Poikkeusajan analyysin loppuraportin katsottiin sisältävän asioita, jotka tulee pitää korkeakoulusektorin sisäisenä keskusteluna. Opiskelijavalintojen työkirjan pääsyoikeuksien osalta on jo sovittu prosessi, jolla käyttöoikeuksia myönnetään, joten katsottiin, että voidaan käyttää samaa prosessia. Tämän lisäksi tulisi valmistella julkinen lyhennelmä.
Kohtanen esitteli Ideapankkitiketin Korkeakoulujen etä- ja hybriditoiminnan kehitysyhteistyö
Korkeakoulujen etä- ja hybriditoiminnan kehitysyhteistyö 
- 25.6.2020 klo 14-16 Ideatoimikunta järjesti avoimen keskustelun poikkeusolojen opiskelijavalintojen järjestämisessä koeteltujen yhteistyötapojen edelleen kehittämisestä ja laajentamisesta korkeakoulujen syyslukukauden aloitusta ja jatkuvaa etä- ja hybridiosallistumiseen perustuvaa korkeakoulutusta ja tutkimusta tukemaan https://wiki.eduuni.fi/x/n740CQ
Tiedoksi CSC:n tekemä Selvitys kampuksille palaamisesta korkeakouluissa
Päätettiin:
- Ehdottaa Unifille perustettavaksi ryhmää, joka kartoittaa opiskelijavalintojen teknisten järjestelyiden organisointia. Ryhmässä olisi edustus Fuciosta, Arenesta, OHA-forumista ja HaPa-verkostosta. Ehdotusta valmistelemaan nimettiin ryhmä, jossa on mukana
- Mari Kähkönen, HAPA-verkosto
- Markku Närhi, FUCIO
- Marko Borodavkin, Metropolia Ammattikorkeakoulu
- Jenni Karppinen, OHA-forum
- Erja Widgren-Sallinen, KOOTuki-ryhmä
- Julkaista poikkeusajan analyysin loppuraportti kokonaisuudessaan rajatusti opiskelijavalintojen työkirjan alla ja lisäksi julkinen lyhennelmä me.csc.fi -sivustolla
- Viedä Korkeakoulujen etä- ja hybriditoiminnan kehitysyhteistyö -asia keskusteltavaksi Ideapankin kokoukseen 10.9.
TAUKO
4. Ristiinopiskelupalvelun tilannekatsaus LIITE 3
Marko Holmavuo ja Jukka Kohtanen esittelivät Ristiinopiskelupalvelun tilannetta
Keskusteltiin tilannekuvasta, syksyn suunnitelmista ja KOOTuki-ryhmän roolista palvelun ohjauksessa.
- OPI-viitearkkitehtuuri nähtiin hyvänä runkona esitellä palvelua. Tarve olisi esittelymateriaalille, jonka avulla palvelua voisi esitellä korkeakouluissa
- Toivottiin tietoa käyttäjämääristä, maksujen toteumista, kehitysinsentiiviestä jne, kun palvelu on laajassa tuotantokäytössä. Palvelulle on suuret odotukset ja ajatuksia jatkokehittämistarpeista. Todettiin kuitenkin, että ei odoteta suuria tarpeita räätälöintiin palvelun sisällä.
- Pepissä ja Sisussa arvioitiin olevan Ristiinopiskelupalvelua tukevat toiminnallisuudet käytössä keväällä 2021.
Ristiinopiskelupalvelun ohjausryhmän 1. kokouksen 21.8. kokousmuistio (luonnos) https://wiki.eduuni.fi/x/awRtCQ
Kysely korkeakouluille Ristiinopiskelupalvelun käyttöönotosta https://wiki.eduuni.fi/x/Sqc0CQ
5. Korkeakoulujen digivision tilannekatsaus
Annika Mauno esitteli Digivision aloitustyöpajan materiaalit (https://wiki.eduuni.fi/x/fBapCQ) ja tulosten yhteenvedon LIITE 5
Christa Winqvist esitteli Digivision tilannekatsauksen LIITE 4
- Korkeakoulujen yleiskokous pidettiin 4.9. ja Aalto yliopisto valtuutettiin lähettämään rahoitushakemus opetus- ja kulttuuriministeriöön
- Hankejohtajan rekrytoinnin odotetaan toteutuvan viikolla 38.
- Yleiskokouksessa oli lähetekeskustelu tulevien vuosien ohjaus- ja hallintamallille. Vuoden 2021 alusta on tavoitteena aloittaa konsortiomallilla. Konsortiosopimuksen valmistelua varten perustetaan erillinen asiantuntijaryhmä. Korkeakoulut voivat esittää asiantuntijoita ryhmään 14.9. saakka.
- Seuraava yleiskokous järjestetään marras-joulukuun vaihteessa ja tarkoituksena olisi siellä esitellä ja hyväksyä hallintamalli.
- Yleiskokous päätti myös loppuvuoden 2020 budjetista.
- Syksylle suunnitellaan järjestettäväksi 1-2 webinaaria
- 19 korkeakoulua on hyväksynyt hanketoimiston tilauksen ja sen toimittaminen voidaan aloittaa
Keskustelu:
- Rahoitushakemusluonnokseen todettiin tulleen paljon kommentteja korkeakouluista ja kommentit ovat olleet samansuuntaisia. Mitään suurta ongelmaa ei ollut, mutta vaaditaan vielä lisämäärittelyä.
- Digipedagogiikka on herättänyt paljon kysymyksiä ja vaatii vielä lisää keskustelua, että pystytään saavuttamaan yhteinen käsitys. Siihen liittyvä osaaminen on tärkeää.
- Palveluympäristön kehittäminen ja korkeakoulujen koulutuksen kehittäminen ovat eri asioita eikä niitä tule yrittää saada samaan muottiin. Niiden välinen yhteys on kuitenkin tärkeä.
- Digivision myötä tulee keskustella organisoitumisesta ja hallintamallista sekä niihin liittyvistä vastuista eri ryhmien ja verkostojen kesken. Esim. OPI-viitearkkitehtuurin osalta on jo olemassa toimiva työskentelymalli, jonka toivotaan jatkuvan, mutta kokonaisvastuut on hyvä määritellä.
6. KOOTuki-ryhmän ja Oppijan tietovirtojen ja VIRTA-opintotietopalvelun yhteiskokouksen valmistelu
Käytiin lähetekeskustelua KOOTuki-ryhmän ja Oppijan tietovirtojen ja VIRTA-opintotietopalvelun ohjausryhmän yhteiskokouksen 21.10 teemoista
- Keskeisessä osassa vuodenvaihteen jälkeen tulee olemaan Digivisiotyö ja sen hanketoimisto.
- Hanketoimiston ei katsottu voivan heti vuoden 2021 alusta ottaa suuria vastuita, ja nähtiin tärkeäksi varmistaa, että vuodenvaihteen jälkeen ei tule vaihetta, että ohjausvastuita ei ole riittävällä tavalla määritelty.
- Ajatuksia käsiteltävistä teemoista voi lähettää myöhemminkin osoitteeseen opi@csc.fi
7. Tiedoksi
- TEMin kehittämishanke koskien ulkomaalaislainsäädäntöön liittyvien lupamenettelyiden sujuvoittamista on asetettu. Hankkeen kohteena mm. ulkomaalaisten opiskelijoiden ja tutkijoiden maahantulon lupaprosessin sujuvoittaminen.
- Identiteetinhallinnan työryhmä asetettu
- Korkeakoulutuksen ja tutkimuksen ICT:n ohjausyhteistyön ryhmien ja verkostojen yhteisseminaari 8.12.2020 (save the date) https://wiki.eduuni.fi/x/sgcPCQ
- Yliopistojen opintoasiainpäivät järjestetään etänä 20.-21.1.2021
8. Muut asiat
- Ylimääräinen Erasmus+ hankerahoitushaku COVID-19 -pandemian haasteisiin vastaamiseksi
9. Kokouksen päättäminen
Kokous päätettiin klo 15:30
Osallistujat
KOOTuki-yhteistyöryhmän jäsenet
- Erja Widgrén-Sallinen, OHA-forum, Itä-Suomen yliopisto, puheenjohtaja
- Tuomas Orama, AAPA, Metropolia Ammattikorkeakoulu, varapuheenjohtaja
- Tapio Ekholm, Synergiaryhmä, Metropolia Ammattikorkeakoulu
- Irma Mänty, Digi-peda-ryhmä, Laurea-ammattikorkeakoulu
- Kari Helenius, AAPA, Hämeen ammattikorkeakoulu (saapui kohdassa 3)
Joonas Mäkinen, Opetushallitus- Markku Närhi, FUCIO, Jyväskylän yliopisto
- Tapio Rimpioja AMK-OHA, Metropolia Ammattikorkeakoulu
- Markus Torkkeli, OHA-forum, Taideyliopisto
- Merja Väistö, Opetushallitus
Marko Wilen, AMK-OHA, Laurea-ammattikorkeakoulu- Christa Winqvist, FUCIO, Aalto-yliopisto
- Sanna Waris, Synergiaryhmä, Oulun yliopisto
- Jukka Kohtanen, CSC – Tieteen tietotekniikan keskus Oy, sihteeri
Asiantuntijat
- Lara Anastasiou, CSC – Tieteen tietotekniikan keskus Oy
- Klaus Lindberg, CSC – Tieteen tietotekniikan keskus Oy
- Marko Borodavkin, AMK-OHA, Metropolia Ammattikorkeakoulu
- Ilmari Hyvönen, opetus- ja kulttuuriministeriö
- Jenni Karppinen, OHA-forum, Aalto-yliopisto
Jonna Korhonen, opetus- ja kulttuuriministeriö- Annika Mauno, CSC – Tieteen tietotekniikan keskus Oy
- Jussi-Pekka Pispa, FUCIO, Tampereen yliopisto
- Jaakko Riihimaa, AAPA, Haaga-Helia
- Teemu Seesto, FUCIO, Turun yliopisto
- Mari Kähkönen, Turun yliopisto (kohdat 1-3)
- Marko Holmavuo, Itä-Suomen yliopisto (kohdassa 4)