Muistio:

Ajankohtaiset

Tiedonkeruut ja raportointi

Kelan edistymisen seuranta

aikataulu: CSC lähettää vastaustiedoston Kelalle 23.9

Syksyn tiedonkeruut (tiedot VIRTAsta keskiviikkona 21.10.)

Tilastokeskuksen opiskelijatiedonkeruu
- AMK
- YO
  - Tarkistuksiin lisätty koulk tarkistus, jossa katsotaan että koulutuskoodi ei ole "00" loppuinen.
  - 21.10 poimittavassa otoksessa mukana ne, joilta löytyy ilmoittautuminen 20.9 mennessä. Jos ilmoittautunut 20.9 jälkeen, ei tule mukaan poimintaan.
OKM:n 55 op suorittaneiden laskenta
Opiskelijaennakko OKM:lle

Keskustelu:

Gerkman (Hanken): Meillä loppunut lukukausi-ilmoittautuminen 30. päivä. Jotka viimeisenä päivänä ilmoittatuneet läsnäoleviksi niin ei ole mukana?
Finnberg (CSC): Tulee joka päivä teiltä jos on rekisteröity teillä läsnäoleviksi. Tämä tarkoittaa, että tilastointipäivä on 20.9. Aiemmin oli viikko aikaa kirjata läsnäolevat ja suoritukset yms. edelliseltä lukuvuodelta. Muutettiin, että on kuukausi aikaa. Tilastointipäivää ei ole muutettu. Tulee mukaan kaikki, joilla lukukausi-ilmoittautumispäivä pienempi tai yhtä suuri kuin 20.9. Jos ilmoittautunut vasta sen jälkeen niin jää pois poiminnasta.
Gerkman (Hanken): Löytyy varmaan joku dokumentti?
Tenhunen (Lapin yo)(chat): https://wiki.eduuni.fi/display/CSCVIRTA/Tilastokeskuksen+opiskelijatiedonkeruu+yliopistot

Opetushallituksen liikkuvuusjaksotilastointi: Ohje vuonna 2020 alkavien liikkuvuusjaksojen kirjaukseen

Irma Garamin viesti virta-yhteyshenkilöille ja kv-virta listalle

Koronatilanteen johdosta opiskelijoiden kansainvälisiä liikkuvuusjaksoja toteutetaan myös (osittain) virtuaalisesti etäopintoina, jolloin opiskelija ei liiku maiden välillä.

Opetushallituksen liikkuvuusjaksotiedonkeruussa lähtökohtana on opiskelijan fyysinen siirtyminen kohdemaahan. Mikäli liikkuvuusjakso toteutuu kokonaan virtuaalisesti kotimaasta käsin, ei se kuulu Opetushallituksen liikkuvuusjaksotiedonkeruun piiriin.

Mikäli fyysisestä liikkuvuusjaksosta osa toteutetaan koronatilanteen takia etäopintoina kotimaasta käsin, voi nämä etäopinnot lukea mukaan liikkuvuusjaksoon.

Keskustelu:

Tenhunen (JYU): Pystyttekö tuottamaan tietoa järjestelmiin, että henkilö on vaihto-opiskelija, mutta ei kuitenkaan vaihto-opiskelija? Oodin päässä mahdoton. Mietin, miten muilla pystytään hallinnoimaan, ettei viedäkään liikkuvuutena VIRTAan.
Husa (TAMK): Eikö niin, että voimme viedä opiskeluoikeuden tiedot vaihto-opiskelijana. Emme tuo liikkuvuusjaksoa hänelle. Voi olla opiskeluoikeuden tyypiltään vaihto-opiskelija, mutta ei tuoda ollenkaan liikkuvuutta.
Finnberg (CSC): Erillisiä tietoja, opiskeluoikeudet tyypeittäin ja liikkuvuusjaksot. Opiskelijaan liitetään liikkuvuusjaksot. Ei ole pakko olla olemassa liikkuvuusjaksoja. Edellytys, että opiskeluoikeus on olemassa.
Husa (TAMK): Pepin puolelta pystytään hoitamaan. Tuodaan vaihto-opiskelijana. Hänelle ei kirjata koko liikkuvuusjaksoa.
Kokko (JYU): Liikkuvuusjärjestelmässä pitää olla joku merkki, että tämä ei tule tänne ollenkaan. Jos korkeakoulu tuottaa kokonaan virtuaalisia liikkuvuusjaksoja, hallitaan liikkuvuusjärjestelmässä. Liikkuvuusjärjestelmän pitää tietää onko tämä kokonaan vai osittain virtuaalinen. Että tiedetään mitkä tuodaan VIRTAan.
Gerkman (Hanken): Koskeeko sama myös Suomesta lähteviä?
Kokko (JYU): Kyllä mielestäni koskee molempia.
Finnberg (CSC): varmaan on, koska yleensä aina on lähtevät ja saapuvat, pitkät ja lyhyet. Varmaan samaan kategoriaan.
Kalrström (Arcada): Liittyy myös apurahat. Käsitellään samassa kv-järjestelmässä. Voi onnistua helpommin tai vaikeammin. Meillä merkitään, että liikkuvuusjaksoa ei ole toteutettu eikä sitä sitten siirretä.Teidot löytyy ,mutta status on keskeytetty tai ei toteutettu. Voi olla hankaluuksia apurahojen kanssa. Jotkut ei myönnä jos ei ole fyysinen lähtö. Pitäisi kai onnistua tuolla tavalla.
Majamäki (CSC): Kiteytyksenä se, että liikkuvuusjaksoa ei tuoda jos on kyse pelkästään etäopintoina tehty liikkuvuus?
Husa (TAMK): Näin ymmärtäisin.
Majamäki (CSC): Hyvä käydä vielä Irman kanssa VIRTA-näkökulmasta. Ja että ohje koskee saapuvaa ja lähtevää.
Aronen (CSC): Käydään nuo vielä Irman kanssa läpi.

Muut asiat

Migri
- Lukuvuosimaksutietojen laajennus
- Laki 615/2020: https://www.finlex.fi/fi/laki/alkup/2020/20200615#Pidp446841360
- Keskustelu
  - Kokko (JYU): Mistä lähtien tietoja pitää tuoda? Pitääkö tuoda takautuvasti ja mistä alkaen pitää tuoda? Miten vanhoja tietoja pitää tuoda?
  - Majamäki (CSC): Kun OPH:n ja Migrin kanssa käytiin kuun alussa tilannetta läpi. Migristä todettiin, että aikataulullisesti eivät ole vielä suunnitelleet valmiiksi. Tavoite varmaankin, että keväällä kun tulee uusi hakukierros niin heidän henkilöiden osalta. Olen ymmärtänyt, ettei ole takautuvasti tarvetta.
  - Kohtanen (CSC): Sama käsitys. Ei kai Migrillä pitäisi olla takautuvasti tarvetta tiedoille. Tilastointiin liittyen ei tietääkseni ainakaan vielä tietotarpeita.
  - Majamäki (CSC): Aikatauluasiat mahdollisimman pian toivottavasti tarkentuu. OPH:n ja Migrin välinen. Valmistelua tehty, että Migri koskesta ne tiedot saa. Migrin omat prosessit. VIRTAn puolelta on viestitty, että olisi valmius, että vuoden loppuun mennessä saisimme vietyä tuotantoon että teknisesti olisi mahdollista tietoja VIRTAan tuoda. Emme ole saaneet siihen vielä palautetta.
  - Karlström (Arcada): Entä jatkohakemukset? Onko vain uudet opiskelijat vai myös vanhat opiskelijat, jotka hakee jatkoa? Voisi kuvitella, että historia kiinnostaisi jatkohakemuksen käsittelyyn. Voisi vaatia jonkinlainen takautuva työ kannassa tuoda tiedot myös vanhoille opiskelijoille, jotka hakevat jatkoa.
  - Kohtanen (CSC): Niiden osalta tarvittaisiin myös niiden opiskeluoikeuksien tiedot. Eikös se ole niin, että opiskeluoikeus pitää olla aktiivinen ennen kuin opiskelija voi hakea jatkolupaa? eli puhutaan joka tapauksessa aktiivisista opiskeluoikeuksista.
  - Karlström (Arcada): Hyvä tietää, tarviiko vain uudet vai myös edellisen lukukauden jatkokäsittelyssä.
  - Majamäki (CSC): Mitkä valmiudet korkeakouluilla tuoda tietoja? Vaikka ei puhuta vielä historiatiedoista vaan uusien osalta. Keväällä näitä tietoja pitäisi VIRTAan saada niin kuinka moni pystyisi?
  - Vihreitä valoja: 3
  - Peltola (LAB): Monta peppi korkeakoulua, Hannele tietää kehityksen tilanteesta?
  - Husa (TAMK): Ehkä. Tulee monta korkeakoulua kun Pepissä toteutetaan. Muitakin toteutusprojekteja. Jos puhutaan loppukeväästä niin kyllä siihen mennessä varmaan on. Missä vaiheessa Migri rupeaa tarvitsemaan tietoja? 1 yhteishaun vai?
  - Kohtanen (CSC): Jatkolupahakemuksen osalta tarve alkaa varmaankin huhtikuussa. Lakimuutoksen kautta Migri on oikeutettu näihin tietoihin. Jos niitä ei VIRTAn kautta siirretä niin korkeakoulu toimittaa muuta kautta, mutta joka tapauksessa tiedot toimittaa täytyy.
  - Husa (TAMK): Maalis-huhtikuussa niin siihen ehkä lupaisin tämän. Koska VIRTA ottaa vastaan?
  - Majamäki (CSC): Tekninen valmius vuoden loppuun mennessä.
  - Karlström (Arcada): Miten käyttöönotto VIRTAn päässä suunniteltu. Onko muutos jonka te voitte ottaa käyttöön ilman että validointi vatii jotain jos korkeakouluista tulee dataa vielä vanhaan mallin mukaan, ettei mitään mene rikki vai vaatiiko jotain?
  - Finnberg (CSC): Ei. Ei vaadi. Kaikki muutokset, jotka tulee on vapaaehtoisia.
  - Karlström (Arcada): Mietin, tuleeko jotain lisä validointia.
  - Finnberg (CSC): Ei mitään sellaista mikä estäisi tiedonsiirron. Ehkä ennemminkin joku puutetarkistus jos haluttaisiin. Kaikki uusi mikä lisätään on aina ei-pakollista tietoa.
  - Karlström (Arcada): Kuulostaa hyvältä. Saadaan VIRTAssa käyttöön ja pikkuhiljaa korkeakoulut voi päivittää omat tiedonsiirrot.
  - Kokko (JYU): Keväällä 2021 haetaan syksyllä 2021 alkaviin koulutuksiin. Jos sen pitää olla aktiivinen, eihän se ole aktiivinen ennen kuin syksyllä 2021.
  - Finnberg (CSC): Totta, paitsi jos vanhat opiskelijat. Uusilla näin.
  - Kokko (JYU): Eihän vanhoillakaa ole tulevan lukuvuoden ilmoittautumista välttämättä kuin vasta syksyllä. Voimme tuottaa näitä vasta syksyllä 2021.
  - Kohtanen (CSC): Migri saa opintopolusta suoraan tietyt tiedot ja ottavat vastaan korkeakouluista tietoa sitä mukaan kun sitä tietoa syntyy. Jatkolupien osalta Migri tarvii mm. opintosuoritusten määrät. Ne menee. Ei vaadi tietomallimuutosta. Ottavat tietoa niistä jo etukäteen. Migri tiedostaa, ettei tiedot tule heidän aikataulun mukaisesti. Mutta ottavat kaikki tiedot vastaan mitä tarjolla automaattisesti, että pystyvät sitten automatisoimaan tiettyjä toiminnallisuuksia siellä omissa järjestelmissään.
  - Kokko (JYU): Käytännössä pystymme toimittamaan tietoja vasta syksyllä 21.
  - Kohtanen (CSC): Tietomallimuutoksen mukaisia tietoja. Prosessi aktivoituu Migrissä, kun opiskelija tekee esim. jatkolupahakemuksen. Oikeuttaa Migrin hakemaan tietoja VIRTAsta. Seuraavan lukuvuoden ilmoittautumis tiedot myöhemmin. Joillain korkeakouluilla alkaa ilmoittautuminen jo toukokuussa. Tämän myötä voisi olettaa, että opiskelijat maksaa lukuvuosimaksuja jo aikaisemmin, että saavat Migrille tiedot ajoissa.
  - Husa (TAMK): Kuulostaa, että vanhoillekin kannattaisi. Niissä melkein ensin tarvitsisi tietoja, esim. tänä syksynä aloittaneet jos hakevat jatkoja.
  - Majamäki (CSC): Hyvä vielä selventää Migrin kanssa, että mitä tietoja ja missä vaiheessa että saadaan selkeä kuva.
  - Laaksonen (CSC): Oodi kohta tiensä päässä. Kerätty tietoa lukuvuosimaksuvelvollisista. Lukukausimaksun määrä ja mahdollinen apuraha opiskelijatietojärjestelmästä mahdollisesti saatavia. Maksettu summa varmaan enemmän talousjärjestelmän puolelta.
  - Kokko (JYU): Näin se yleensä menee.
  - Karlström (Arcada): Atribuutti maksettu tai maksamatta. Summa, joka on maksettu ja vaadittu. Oletan, että VIRTAn näkökulmasta halutaan, että summat täsmää? Jos opiskelija maksaa Vietnamista 6000e, osa häviää matkalla, kutannukseen saapuu 5902e niin olisi hyvä tietää merkataanko se, jonka hän on maksanut vai se, mikä saapunut tilille vai se mikä on saapunut, mutta laitetaan kuitenkin että on kuitenkin maksettu?
  - Kohtanen (CSC): Ei ole uusi tilanne. Maksettu tietoa käytetään siihen, pitääkö opiskelijan vielä osoittaa, onko loppusumma vielä tilillä. Jos korkeakoulu tulkitsee, ettei ole mitään maksamatta niin tieto on kyllä. Silloin myöskin summat täsmää. Ehkä korkeakoulu on maksanut puuttuvan osan, mutta maksettu on.
  - Karlström (Arcada): Tärkein että muutetaan 1 että on maksettu.
  - Husa (TAMK): Eikö opintopolussa käytetä summaa?
  - Karlström (Arcada): Joo se mikä on vaadittu. Mutta se, mikä on oikeasti maksettu. Voi puuttua muutama euro, mutta silti ehkä laitettu että on maksettu ja hoidettu.
YTHS
- Luonnos toimeksiantoesityksestä: https://confluence.csc.fi/x/jkjRBQ
  - YTHS:ltä pyydetty tarkennusta henkilötietojen käsittelyn suunnitelmasta, erityisesti niiden henkilöiden osalta, jotka eivät ole osa potilasrekisteriä (ne, jotka eivät käytä YTHS:n palveluita)
- Keskustellaan aikataulusta, milloin virallinen toimeksiantoesitys lähetetään korkeakoulujen kirjaamoihin
  - Lähetetään ensi viikon alussa kirjaamoihin, takaraja marraskuun lopussa. Alustavat epäviralliset kannanotot seuraavan OPTIETORiin (21.10) mennessä.
Tutkimuslupapyyntö Hanna Pesolan tutkimushankkeesta lähtenyt korkeakouluille 7.9, määräaika 5.10
KARVIn kysely korkeakouluille: OKM sopinut KARVIn kanssa, että tiedot kootaan keskitetysti VIRTAsta
- Husa (TAMK): Opinnäytetöistä arvosanajakauman haluavat edelleen.
- Gerkman (Hanken): Ongelmallinen, että näitä pyydetään, koska eivät ole verrannollisia yliopistojen arvosanoissa. Meillä ei ole sillä asteikolla.
- Kohtanen (CSC): Kannattaa olla yhteydessä suoraan KARVIin.
- Tenhunen (LaY) (chat): milloin KARVIN kysely olisi pitänyt tulla ja onko mennyt kirjaamon kautta?
- Ahola (Seamk): onko tullut viesti, että nämä poimitaan keskitetysti VIRTAsta?
- Husa (TAMK): Kyselypyynnössä mainittiin.
- Kohtanen (CSC) (chat): 16.9 tullut. "Lähettämästäni ennakkotiedosta poiketen hoidamme opintopisteitä ja tutkintoja koskevien tietojen hankkimisen keskitetysti OKM:stä. Koska arviointi tehdään nopealla aikataululla, pyrimme näin vähentämään korkeakoulujen työmäärää arviointiin osallistumisessa. Tiedot pyydetään kevätlukukausilta 2020/2019/2018/2017. Tarvittaessa pyydämme myöhemmin kohdennetusti lisätietoja esim. tiettyjä koulutusaloja koskien. Tiedotamme tästä erikseen."
VIRTA-opintotietopalvelun datan analyysin materiaalit
- esitelty KOTA-seminaarissa 26.8
Esitetyt kysymykset
- Kokko (JYU): Työllisyysrahasto. Työllisyysrahasto on aiemmin ilmeisesti lähettänyt paperilla tiedot, ja kaivettu rekisteristä ovatko suorittaneet vai ei. Tänä vuonna excel. Miksei oteta VIRTAsta ja kysyinkin VIRTAsta. Onko muut tietoisia?
- Kohtanen (CSC): Tarvittaisiin lakimuutos. Koski-laissa määrätty, että Työllisyysrahasto saa toisen asteen oppilaitosten osalta tiedot Koskessa, VIRTAn osalta ei ole määrätty mitään. Ensi keväästä toivon mukaan VIRTAn tiedot Koski-luovutuspalvelun kautta. Poikkeusvuosi, että olisivat halunneet jo tietoja digitaalisesti, mutta lakimuutos puuttuu. Toivottavasti viimeinen kierros paperilla tai excelillä.