Pe 17.9.2021 klo 12.30–14.00

Aika: Pe 17.9.2021 klo 12.30–14.00
Paikka: Etäkokous, https://cscfi.zoom.us/j/66295621784

Muut osallistujat: Karoliina Sipovaara (EXAM-projektipäällikkö, CSC), Lauri Pohjanen (EXAM-tekninen asiantuntija, CSC), Topi Litmanen (sihteeri, CSC)

Asialista

1. Kokouksen avaus ja järjestäytyminen

2. Esityslistan hyväksyminen

3. Edellisen kokouksen muistio 

• https://wiki.eduuni.fi/x/PbVnCw

4. Tilannekatsaus 

• 4.1 Kehitys
• 4.2 Muu toiminta
• 4.3 Talous 

5. Omakonetentin tilanne

6. Tenttivierailu

• 6.1 Päivitetyn tenttivierailusopimuksen hyväksyminen ja toteutus
• 6.2 Tenttivierailun kustannusmallin valmistelu: esitys selvityskaudesta 11/2021-03/2022

7. Konsortion lähipäivien toteutus

8. Muut asiat

9. Kokouksen päättäminen ja seuraava kokous

Liitteet:

Liite 1: EXAM-johtoryhma-17092021.pptx

Liite 2: EXAM-tenttivierailusopimus-2021.docx

Muistio

1. Kokouksen avaus ja järjestäytyminen

• Puheenjohtaja Venla Virtakoivu avasi kokouksen 12.31
• Valittiin Venla Virtakoivu kokouksen puheenjohtajaksi
• Valittiin pöytäkirjantarkastajiksi Sari Koski-Kotiranta ja Totti Tuhkanen

2. Esityslistan hyväksyminen

• Esityslistan lisättiin kohta 8. Muut asiat. Esityslista hyväksyttiin.

3. Edellisen kokouksen muistio 

• Edellisen kokouksen pöytäkirjantarkastajien hyväksymä muistio: https://wiki.eduuni.fi/x/PbVnCw
• Edellisen kokouksen pöytäkirjaan ei esitetty muutoksia. Pöytäkirja hyväksyttiin ilman muutoksia.

4. Tilannekatsaus 

• 4.1 Kehitys
  • Lauri Pohjanen esitteli kehitystyön tilanteen.
  • Käytiin keskustelua suorituskyvyn optimoinnista, jolla on kasvatettu yhtäaikaisten tenttijöiden kapasiteettia.
  • CSC:n Exam-käyttöpalveluissa tehdyissä uusissa suorituskykytesteissä on todettu, että Exam-ohjelmiston nykyversioissa on jo potentiaalia useille sadoille yhtäaikaa alkaville tenttisuorituksille. Suorituskykyä on saatu parannettua Apache web-palvelimen konfiguraatiota optimoimalla, jolloin testeissä päästiiin luokkaan 500-800 yhtäaikaa alkavaa tenttisuoritusta (tietyllä palvelinarkkitehtuurilla ja palvelimen resursseilla).
• 4.2 Muu toiminta
  • Karoliina Sipovaara esitteli toimintaa
• 4.3 Talous
  • Karoliina Sipovaara esitteli taloustilanteen
  • Todettiin, että loppuvuodesta suorituskyky ja saavutettavuusarviointi ovat mahdollisia kohteita selvityksille.
  • Venla Virtakoivu totesi, että matkojen ja tilaisuuksien budjetin varoja on loppuvuodesta mahdollista siirtää kehitykseen.

5. Omakonetentin tilanne

• Lauri Pohjanen esitteli omakonetentin tilannetta.
• Omakonetentin pilottikokemuksia käsiteltiin maaliskuussa EXAM-webinaarissa https://e-exam.fi/webinaarit/
• Todettiin, että omakonetentti on Digivision näkökulmasta strategisesti tärkeä ominaisuus.
• Tuoteomistajaryhmän ja kehittäjäryhmä käsittelevät jatkossa omakonetentin pilotointia ja kehitystä.

6. Tenttivierailu

6.1 Päivitetyn tenttivierailusopimuksen hyväksyminen ja toteutus

• Karoliina Sipovaara esitteli tenttivierailusopimuksen tilannetta. 
• Päätettiin, että
  • Allekirjoittaneet korkeakoulut jatkavat sopimusta sähköpostitse. Allekirjoittaneet saavat asiasta sähköpostia. Sähköposti osoitetaan sopimuksen allekirjoittajalle ja Exam-johtoryhmän jäsenelle.
  • Korkeakouluille, jotka eivät ole allekirjoittaneet, sopimukseen päivitetään uusi päivämäärä. 

6.2 Tenttivierailun kustannusmallin valmistelu: esitys selvityskaudesta 11/2021-03/2022

• Päätettiin toteuttaa jatkoseurantakausi 11/2021-03/2022 , sillä pandemia ja etäopetus ovat sotkeneet tilannetta eikä edustavia tilastoja ole saatu. Seurantakaudella kerätään tietoa päätöksenteon tueksi.

7. Konsortion lähipäivien toteutus

• Karoliina Sipovaara esitteli suunnitelmia järjestää lähitapaaminen alkuvuodesta 2022
• Venla Virtakoivu totesi, että marraskuussa 2021 tavataan etänä ja lähipäivät järjestetään vuoden 2022 alussa mahdollisuuksien mukaan lähitapaamisena.

8. Muut asiat

8.1 CSC Organisaatiomuutos

• Topi Litmanen kertoi CSC:n organisaatiomuutoksesta. CSC:n SE-liiketoimintayksikkö (Services for digitalization of Education) jakautui 1.9.2021 alkaen kahteen osaan, joista toinen keskittyy tietotuotantoon ja toinen korkeakoulujen digitalisaation edistämiseen. Yksiköiden johtajiksi on valittu Hanna-Mari Puuska ja Kirsi Pispa. EXAM-tukitoiminto kuuluu jatkossa Kirsi Pispan johtamaan yksikköön, joka jatkaa nimellä nimellä SE (Services for digitalization of Education) ja edistää opetus- ja koulutussektorin digitalisointia sekä tarjoaa sen tueksi fasilitointi-, koordinointi- ja arkkitehtuuripalveluja. 

8.2 Käyttöönotto ja Peppi-integraatio

• Anna Pulkkinen kertoi, että Peppi-Exam -integraation toteuttamisessa on haasteita.
• Tuomas Orama kertoi, että Peppi-konsortiossa on keskusteltu ratkaisumalleista Examin ja opintohallinnon järjestelmien välisiin rajapintaratkaisuihin.
• Todettiin, että Examissa on määritelty tiedonsiirtotapa ja rajapinnat, joiden pohjalta kukin järjestelmä tai korkeakoulu voi toteuttaa tarpeisiinsa sopivan ratkaisun. https://wiki.eduuni.fi/x/UwnVAw
• Totti Tuhkanen korosti, että järjestelmän rajapintojen on tulevaisuudessa muodostettava yhtenäinen ekosysteemi, ja että erilaiset toteutukset eri korkeakouluissa ovat haaste. Tämä vaatii tarkempaa koordinaatiota.
• Anni Rytkönen kysyi onko Examille tehty tietoturva-auditointia ja laadunarviointia.
• Sanna Sintonen totesi, että tätä on yritetty, mutta kyseessä on todella laaja yhteenliittymä.
• Päätettiin, että asiaa käsitellään vielä työvaliokunnassa.

9. Kokouksen päättäminen ja seuraava kokous

• Puheenjohtaja päätti kokouksen klo 14.00
• Seuraava kokous pidetään 26.11.2021 klo 12.30-14.00