Hyväksytty KOOTuki-ryhmän kokouksessa 2.2.2021

Sisällysluettelo 

1. Tausta ja tavoitteet

Korkeakoulujen opiskelun ja opetuksen tukipalveluiden ja hallinnon yhteistyöryhmän (KOOTuki) toimeksiannosta CSC - Tieteen tietotekniikan keskus Oy toteutti marras-joulukuussa 2020 korkeakoulujen kehittämishankkeille suunnatun kyselyn. Kyselyn taustalla oli tarve kartoittaa hankkeissa syntyneitä tuotoksia ja erityisesti järjestelmäpalveluita sekä sitä, miten niiden siirtyminen jatkuvaan palveluun ja jatkuvan palvelun ylläpito on suunniteltu jatkettavan hankkeen jälkeen.

Kyselyn tavoitteena oli kartoittaa opetus-ja kulttuuriministeriön kausilla 2017-2019 ja 2018-2020 rahoittamissa korkeakoulutuksen kehittämishankkeissa syntyneitä tuotoksia tilanteessa, jossa hankkeet ovat olleet toiminnassa useamman vuoden ajan ja ne ovat joko lähestymässä päätösajankohtaa tai jo päättyneet. Huomioitavaa on, että vastanneista hankkeista kuusi hanketta oli saanut jatkoaikaa ja ne päättyvät vuoden 2021 aikana. Kysely painottui selvittämään hankkeissa syntyneitä tuotoksia ja niiden käyttöä sekä mahdollista ylläpitoa ja kehitystä hankekauden jälkeen. Kyselyllä pyrittiin avaamaan näkökulmaa siihen, mitä tuotoksia hankkeista jää käyttöön sekä miten niitä ylläpidetään ja kenen toimesta. Kysymykset ovat raportin liitteenä. 

Hankekausilla 2017-2019 ja 2018-2020 opetus- ja kulttuuriministeriö rahoitti erityisavustuksella yhteensä 36 korkeakoulutuksen kehittämishanketta. Hankkeilla oli keskenään erilaisia lähtökohtia ja tavoitteita, minkä vuoksi tässä analyysissa pyrittiin löytämään hyviä hankekäytäntöjä ja luomaan kokonaiskuvaa hankkeiden jatkuvuudesta, ei niinkään vertailemaan hankkeita keskenään. Kaikkien hankkeiden ei esimerkiksi ole alun perinkään ollut tarkoitus tuottaa jatkuvaa palvelua tai niiden tuotokset on jo lähtökohtaisesti tarkoitettu vain tietylle korkeakoulusektorille, koulutusalalle tai käyttäjäryhmälle.

Kysely toteutettiin aikavälillä 16.11. - 9.12.2020 ja tämä raportti perustuu yksinomaan kyselyssä annettuihin vastauksiin. On tärkeää huomioida, että hankkeiden jatkosuunnitelmat ovat saattaneet muuttua tai tarkentua vastaushetkestä. Tämä raportti pyrkii antamaan kokonaiskuvaa hankkeiden tilanteesta ja jatkosuunnitelmista, ei esittelemään yksittäisiä hankkeita tarkemmin.

Kysely toteutettiin KOOTuki-ryhmän toimeksiannosta ja tästä syystä kyselyssä keskityttiin erityisesti yhteisiin palveluihin ja digitalisaatioon liittyviin puoliin sekä niihin liittyvien tuotosten hyödyntämiseen.

2. Vastaajat

Kysely lähetettiin 36 hankkeelle, joista 20 vastasi kyselyyn (lista hankkeista esityksen liitteenä). Yhteenveto vastaajista teema-alueittain jaoteltuna on esitetty kuvassa 1. Tämä analyysi ja raportti on tehty kyselyyn vastanneiden 20 hankkeen antamien vastausten pohjalta, jotka on annettu 16.11. - 9.12.20 välisenä aikana.

Hankekausi 1.1.2017 - 31.12.2019: 11/17 hanketta vastasi kyselyyn

Hankekausi 1.1.2018 - 31.12.2020: 9/19 hanketta vastasi kyselyyn

Hankkeista osa on päättynyt ja osa on saanut jatkoaikaa. Tarkemmat tiedot kunkin hankkeen osalta löytyvät täältä: Kehittämishankkeiden jatkosuunnitelmat 

Kuva 1. Kyselyyn vastanneet hankkeet teema-alueittain. Kuvassa käytetty hankkeiden teemajako perustuu samaan jaotteluun, jota käytettiin hankkeiden vuosina 2018-2019 laatimien itsearviointien yhteydessä: https://wiki.eduuni.fi/x/fgPTB

3. Hankkeiden tuotokset

Hankkeita pyydettiin raportoimaan, mitä konkreettisia tuotoksia niiden tuloksena on syntynyt ja luokittelemaan tuotokset seitsemään eri kategoriaan. Lisäksi hankkeita pyydettiin kuvaamaan kunkin kategorian tuotoksia tarkemmin. Mikäli tuotos oli palvelu tai tietojärjestelmä, pyydettiin lisäksi arvioimaan tuotosten laajuutta ja keskeisiä hyödyntäjiä.

Vastaukset jakautuivat eri kategorioihin kuvan 2 mukaisesti. Vastauksissa yksilöitiin yhteensä 81 eri tuotosta, hankkeet raportoivat 1-7 kpl tuotoksia / hanke. Eri hankkeet kuvasivat tuotoksia eri tavoin, osa luetteli hyvinkin yksityiskohtaisesti esim. syntynyttä dokumentaatiota, osa kuvasi tuotoksia yleisemmällä tasolla. Tarkastelu antaa kuitenkin hyvän yleiskuvan siitä, mille alueille hankkeissa syntyneet tuotokset painottuivat: verkostojen ja yhteisten toimintamallien luominen sekä koulutus, joka sisältää mm. hankkeissa tuotetun opintotarjonnan. Kategoriassa "Muu" mainittiin hyvin erityppisiä tuotoksia kuten esim. julkaisu, opinnäyte, blogikirjoitus, PC-peli, lyhytelokuva ja itsearviointityökalu.

Kuva 2. Hankkeissa syntyneen tuotokset kategorioittain.

Koska analyysissa haluttiin erityisesti selvittää, mitä palveluita ja tietojärjestelmiä hankkeissa oli tuotettu, näihin kategorioihin raportoidut tuotokset on esitetty erikseen taulukoissa 1 ja 2. Vastauksista voi havaita, että myös näissä kategorioisssa eri hankkeet ovat tulkinneet määrittelyitä eri tavoin. Kysymyksen asettelussa ei annettu tarkempia määritelmiä sille, mitä palvelulla tai tietojärjestelmällä täsmällisemmin tässä yhteydessä tarkoitetaan. 

Taulukko 1. Hankkeissa tuotetut/tuotettavat tietojärjestelmät.

Taulukko 2. Hankkeissa tuotetut palvelut.

3.1 Tuotosten jakelu

Hankkeita pyydettiin myös kuvaamaan, miten ja missä ne aikovat tarjota hankkeessa syntyneitä tuotoksia muille. Tuotosten lukumäärästä riippuen yhdellä hankkeella saattoi olla useampi kuin yksi jakelukanava.

Esimerkki: AnalytiikkaÄly

AnalytiikkaÄly-hanke mainitsi neljä erityyppistä tuotosta, joilla kaikilla on oma jakelukanavansa: 1) osa tuotoksista on saatavilla AnalytiikkaÄly-verkkosivujen kautta (https://analytiikkaaly.fi 2) koulutusmateriaaleja siirretään hankkeen lopussa Avointen oppimateriaalien kirjastoon (https://aoe.fi) 3) kehitetyt työpöytäsovellukset vaativat yliopistokohtaisen räätälöinnin käytettävissä oleviin aineistoihin ja järjestelmiin sopivaksi 4) AnalytiikkaÄly-sovelluksen simulaatioversio on käytettävissä verkkoselaimella.

Yhteenveto tuotosten eri jakelukanavista on esitetty kuvassa 3.

Kuva 3. Hankkeiden tuotosten jakelukanavat.

Tyypillisin tuotosten jakelukanava oli hankkeessa tuotettu verkkosivusto, jonka kautta saattoi informaation ja dokumenttien lisäksi olla tarjolla erilaisia työkaluja tai palveluita käyttäjälle. 11 hanketta mainitsi tämän jakelukanavan. Avoimeen kysymykseen annetuista vastauksista ei kaikissa tapauksissa pystynyt yksiselitteisesti toteamaan, mitä toiminnallisuuksia tiettyyn sivustoon liittyi, siksi tarkempaa erittelyä ei tehty vaan tämän tyyppiset jakeluratkaisut koottiin termin "verkkoportaali" alle.

Hankkeissa kehitetyissä verkkoportaaleissa tunnistettiin siis kaksi eri perustapausta:

• verkkosivusto eli verkkotarjontaa, joka sisältää pääasiallisesti informaatiota ja dokumentteja ja on luonteeltaan tiedon tarjoamista käyttäjälle
  
• sähköinen palvelualusta eli verkkotarjontaa, jossa on tiedon jakelun lisäksi muuta toiminnallisuutta käyttäjälle.

Kaikissa hankkeissa ei kehitetty omaa verkkosivustoa tai -palvelua, vaan hyödynnettiin olemassa olevia tai muissa hankkeissa kehitettyjä verkkoympäristöjä ja niiden tarjoamia palveluita: DigiCampus Moodle, CampusOnline ja Avointen oppimateriaalien kirjasto.

Hankkeissa kehitettiin myös uusia teknisiä ratkaisuja, joihin liittymisestä kukin korkeakoulu sopii erikseen.

Esimerkki: RIKE

Ristiinopiskelun palveluväylään liittyminen edellyttää palvelutilausta palvelutoimittajalta (=palvelun tuottaja ja ylläpitäjä).

Tuotosten saatavuus hankekauden jälkeen riippuu siitä, miten hankkeiden jatkuvuus on ylipäätään pyritty varmistamaan. Esimerkiksi verkkosivujen päivitys ja sähköisten palveluiden ylläpito vaativat jatkuvuussuunnitelman. Hankkeiden jatkuvuutta on tarkasteltu tarkemmin luvussa 4.

3.2 Hankkeiden vaikuttavuus

Hankkeita pyydettiin arviomaan hankkeiden tuotosten laajuutta ja keskeisiä hyödyntäjiä. Tuotosten laajuuden osalta kaikkien hankkeiden tuotokset olivat kansallisia, joista osa alakohtaisia ja hankkeisiin liittyvien korkeakoulujen välisiä, esim. tietyn alan opintojen verkko-opintokokonaisuus. Osa hankkeista myös ilmoitti hankkeiden tuotosten olevan hyödynnettävissä laajempaankin kansalliseen käyttöön. Sektoreittain tuotosten hyödyntäjät jakautuivat seuraavasti:

• AMK-sektori: 5 hanketta
• Yliopistosektori: 6 hanketta
• Koko korkeakoulusektori: 9 hanketta

Tyypillisimmät kohderyhmät tuotoksille ovat korkeakouluopiskelijat sekä opetushenkilöstö. Muita kohderyhmiä olivat koulutukseen hakijat, muu henkilöstö (esim. tietosuojavastaavat, pedagogiset kehittäjät, koulutuksen johtajat) sekä toisen asteen opiskelijat. Yhteenveto tuotosten suuntaamisesta eri kohderyhmille on esitetty kuvassa 4.

Kuva 4. Hankkeiden tuotosten keskeisimmät kohderyhmät.

Niitä hankkeita, jotka ilmoittivat tuotoksen olevan palvelu tai tietojärjestelmä, pyydettiin arvioimaan palvelun/tietojärjestelmän odotettua käyttäjävolyymia ja käyttöastetta. Näitä hankkeita oli 12. Osa palveluista ja tietojärjestelmistä on ollut jo tuotannossa, osan kohdalla ne ovat vasta tulossa käyttöön, joten ilmoitetuista volyymeista osa perustuu olemassa olevaan dataan ja osa on arvioita tulevasta käyttöasteesta. Riippuen hankkeesta odotetut käyttäjävolyymit vaihtelevat muutamasta sadasta käyttäjästä noin 200 000 käyttäjään. Osa hankkeiden ilmoittamista palveluista ja tietojärjestelmistä on kohdennettu selkeästi tietylle kohderyhmälle, esim. tietylle alalle (MEDigi), jolloin käyttäjäryhmä on luonnollisesti rajattu. Osa hankkeista taas on tuottanut kansallisia ratkaisuja koko korkeakoulukentän käyttöön (esim. Digicampus), jolloin käyttäjävolyymit ovat selkeästi suuremmat.

4. Hankkeiden jatkuvuus

Hankkeiden jatkuvuutta tarkasteltiin kahdesta näkökulmasta: tuotosten ylläpito ja tuotosten edelleen kehittäminen. Tuotosten ylläpidosta useimmilla hankkeilla oli ainakin alustava suunnitelma: monissa tapauksissa ylläpidon oli ajateltu tapahtuvan suhteellisen epämuodollisesti yhteistyöverkostojen kautta ja osana korkeakoulujen perustoimintaa, toisaalta yksittäisissä hankkeissa oli sovittu myös muodollisesti yhteistyömalleista, ylläpitovastuista ja rahoituksesta. Tuotosten jatkokehittämisen suhteen hankkeiden suunnitelmissa oli enemmän eroja. Suhteellisen harvassa hankkeessa oli suunniteltu konkreettisesti tai sovittu yksiselitteisesti siitä, miten ja millä resursseilla hankekauden aikana syntyneitä tuotoksia aiotaan hankekauden jälkeen kehittää edelleen. Tämä näkyi vastauksissa mm. siten, että niissä oli mainittu erillis- ja hankerahoitukset mahdollisina rahoituslähteinä kehitystyölle, mutta vastauksissa ei tarkemmin yksilöity mistä rahoituslähteistä on kyse.

4.1 Hankkeiden tuotosten ylläpito

Ylläpitomallit kuvaavat niitä toimintamalleja, joita hankkeissa on suunniteltu sen varmistamiseksi, että toteutettuja tuotoksia ylläpidetään ja niiden saatavuus on varmistettu myös hankekauden jälkeen. Yhden hankkeen tuotosten ylläpito saattoi hajautua useampaan kuin yhteen eri malliin, koska samassa hankkeessa saattoi syntyä useita erilaisia tuotoksia. Yhteenveto ylläpitomalleista on esitetty kuvassa 5.

Esim. KIVAKO

KIVAKO-hankkeen tuotoksista opintotarjontaa ylläpidetään verkostoyhteistyönä, verkkosivuja ylläpitää vastuukorkeakoululla (Haaga-Helia), Unitandem-sovellusta ylläpitää vastuukorkeakoulu (TAMK). 

Kuva 5. Hankkeiden tuotosten ylläpidon suunnitellut mallit.

"Ei yhteistä ylläpitoa" viittaa tilanteeseen, jossa tuotokset annetaan jokaisen korkeakoulun vapaasti hyödynnettäväksi mutta yhtä tai useampaa yhteisesti sovittua vastuuylläpitäjää ei ole - jokainen korkeakoulu voi ottaa hankkeen tuotokset hyödynnettäväkseen ja jatkaa niiden kehittämistä haluamallaan tavalla. Toiminta siis siirtyy - korkeakoulun niin halutessa - osaksi korkeakoulun perustoimintaa ilman erillistä rahoitusta sekä ilman säännöllistä verkostoyhteistyötä.

Ne hankkeet, jotka olivat suunnitelleet yhteistä tuotosten ylläpitoa ja sopineet siitä (joko alustavasti tai sitovasti), olivat päätyneet erilaisiin ratkaisuihin ja niiden suunnittelemat ylläpitomallit voidaan karkeasti jakaa seuraavasti:

1. Korkeakoulujen yhteistyöverkostoihin perustuvat mallit

a) Epämuodollinen, vapaaehtoisuuteen perustuva verkostotoiminta, jolloin toiminta verkostoissa tapahtuu osana korkeakoulujen perustoimintaa. (esim. TOTEEMI)

b) Toiminta siirtyy osaksi korkeakoulujen olemassa olevien yhteistyörakenteiden toimintaa ilman erillisrahoitusta.

"Sivut ylläpidetään Alliansen-verkoston kautta. Helsingfors alliansen rahoittaa toimintansa korkeakoulujen vuosimaksulla." (esim. Vägledningscenter på svenska i Helsingfors)

2. Sopimusperustaiset mallit

a) Hankkeessa on sovittu, että 1-2 yhteisesti sovittua vastuukorkeakoulua ylläpitää tuotoksia. Muut korkeakoulut maksavat vastuukorkeakouluille erikseen sovittua korvausta ylläpidosta.

"Biotalouspeliä ylläpitää Lapin AMK ja muut ammattikorkeakoulut maksavat tästä palvelusta Lapin ammattikorkeakoululle sopimuksen mukaisen korvauksen." (esim. DLB)

b) Verkostomainen toimintamalli, jossa yhdellä korkeakoululla on tyypillisesti koordinoivan tahon rooli. Yhteistyön muodoista, toiminnan erillisestä rahoituksesta ja rahoituksen jyvitysperusteista osallistuvien korkeakoulujen kesken on sovittu erikseen.

"Hankekauden jälkeen Oulun yliopisto jatkaa työn koordinoimista. Tuotosten ylläpitäminen ja jatkokehittäminen rahoitetaan yliopistoyhteistyössä." (esim. MEDigi)

c) Palvelua tarjotaan erikseen sovitun palveluntarjoajan toimesta vuosimaksua vastaan. (esim. RIKE)

Yksi hanke ilmoitti, että hankkeen jatkoajan päätyttyä tarvetta ylläpidolle ei ole, koska palvelu todennäköisesti päättyy. (eAMK → palvelu siirtyy Ristiinopiskelupalveluun)

Yksi hanke ilmoitti, että ylläpitomalli on vastaushetkellä auki. (DigiCampus)

4.2 Hankkeiden tuotosten jatkokehitys ja elinkaari

Perusylläpidon lisäksi monissa hankkeissa oli hahmoteltu tuotosten edelleen kehittämisen tarpeita. Kehittämiseen tarvittavat resurssit pitää usein hankkia muuta kautta kuin ylläpitoon tarvittavat resurssit. Kehitysmallit kuvaavat niitä tapoja, joita hankkeissa on suunniteltu toteutettujen tuotosten edelleen kehittämiseksi hankekauden jälkeen.

Tyypillisin tilanne hankkeissa oli, että tuotosten ylläpito hoidetaan hankekauden jälkeen osana korkeakoulujen perustoimintaa ja -rahoitusta, mutta mahdollisiin kehityskohteisiin haettaisiin erillistä hankerahoitusta tässä vaiheessa yksilöimättömästä, korkeakoulujen ulkopuolisesta lähteestä. Myös niissä hankkeissa, joissa yhteistyön jatkamista ja tuotosten ylläpitoa oli suunniteltu tarkemmin, useimmiten mainittiin tarkemmin yksilöimätön ulkopuolinen hankerahoitus kehitystyön rahoituslähteenä.

Siltä osin kuin eri hankkeissa oli suunniteltu tuotosten jatkokehittämistä ja kehitysmallia, mainittiin seuraavat rahoituslähteet (eniten mainintoja saanut ensimmäisenä):

1. Muut erilliset hankerahoitukset (ei yksilöity)
2. OKM:n erityisavustushaku / erillisrahoitushaku (ei yksilöity)
3. Digivisio 2030
4. Konsortiomalli
5. Verkostosopimus
6. Muu korkeakouluyhteistyö, jonka puitteissa sovitaan osallistuvien korkeakoulujen maksamasta korvauksesta.

Lisäksi hankkeet nostivat esiin, että toiminnan suuntaaminen yliopistojen vuoden 2021 alusta uudistuvan rahoitusmallin kannustimien mukaisesti luo uusia kanavia hankkeiden tuotosten jatkokehittämiselle erityisesti jatkuvan oppimisen näkökulmasta.

Hankkeiden arviot tuotosten elinkaaresta olivat varovaisia. Monet hankkeet totesivat, että elinkaari ja tarve vaihtelee tuotoksittain, mutta eivät lähteneet tekemään tarkempaa erittelyä. Toisaalta jotkut hankkeet nostivat esiin, että elinkaarta on vaikea arvioida tässä vaiheessa, koska kehitystoimenpiteet ovat riippuvaisia erillisrahoituslähteistä (jotka siis useimmilla hankkeilla eivät vielä olleet täsmentyneet kyselyn ajankohtana). Varovaisimmillaan arviot tuotosten elinkaaresta olivat 2-5 vuotta. Niistä hankkeista, jotka hahmottelivat vastauksissaan tuotosten elinkaarta, useimmat kuitenkin kuvasivat tarvetta pitkäkestoiseen toimintaan vähintään 5-10 vuoden aikajänteellä, pysyvään käyttöön ja että tarve lisääntyy tulevaisuudessa.

5. Yhteenveto ja johtopäätökset

Tässä analyysissa on tarkasteltu 20 korkeakoulutuksen kehittämishankkeen lopputuloksia ja jatkuvuutta tilanteessa, jossa osa hankkeista oli jo päättynyt. Analyysi perustuu näiden 20 hankkeen antamiin kyselyvastauksiin eikä siis kuvaa kattavasti koko kausien 2017-2019 ja 2018-2020 hankekokonaisuutta (yhteensä 36 hanketta). On myös mahdollista, että vastaukset eivät ole kaikilta osin yhteismitallisia, koska lähes kaikki kysymykset esitettiin avoimina kysymyksinä eikä mihinkään niistä ollut pakko vastata. Tarkempi hankkeiden tuotosten ja jatkuvuussuunnitelmien analysointi vaatisi esimerkiksi hankkeiden kontaktointia jatkokysymysten esittämistä ja tarkennuksia varten ja vastausten saattamista yhteismitalliseen muotoon. Lisäksi kehitystyön tueksi hankkeissa kehitettyjä hyviä käytäntöjä voitaisiin kartoittaa ja eritellä tarkemmin esim. haastattelujen avulla. Koko korkeakoulukentän näkökulmasta hankkeiden tulokset ja jatkosuunnitelmat on tärkeää huomioida myös Digivisio 2030 -hanketyössä.

Tyypillisimmät hankkeiden tuotokset liittyivät erilaisiin korkeakoulujen välisen yhteistyön muotoihin: yhteistyöverkostojen rakentaminen, yhteisistä toimintamalleista sopiminen ja yhteisten linjausten laatiminen. Konkreettisten tuotosten jakelu tapahtui pääasiassa hankkeissa tuotettujen verkkoportaalien kautta. Verkkoportaaleihin liittyi monissa tapauksissa myös erilaisia sähköisiä työkaluja käyttäjille. Hankkeiden vaikuttavuuden arviointia ei tässä vaiheessa pystytty yhteismitallisesti tekemään, koska hankkeet olivat kyselyn ajankohtana eri vaiheissa ja niiden tuotokset eivät kaikilta osin vielä olleet tuotantokäytössä. Hankkeiden jatkuvuuden tarkastelussa nousi esiin, että läheskään kaikilla hankkeilla ei kyselyn ajankohtana ollut vielä täsmällisiä jatkosuunnitelmia organisoitumisen tai rahoituksen osalta, varsinkaan mahdollisen jatkokehityksen kannalta. Tähän vaikuttaneita asioita ovat todennäköisesti esimerkiksi se, että hankkeet olivat kyselyä tehtäessä eri vaiheissa: osa oli päättynyt jo vuonna 2019, osa oli päättymässä vuoden 2020 loppuun ja osa oli saanut jatkoaikaa vuodelle 2021.

Raportin jakelu

Korkeakoulujen opiskelun ja opetuksen tukipalveluiden ja hallinnon yhteistyöryhmä (KOOTuki), kehittämishankkeet, Digivisio 2030 -hanke, opetus- ja kulttuuriministeriö. 

Liitteet