Esihakemusta voi käyttää esimerkiksi

• ennen vaihtoon lähtöä
• kesäopintojen tai ristiinopiskeluopintojen hyväksyttämiseen etukäteen
• tai muihin opintoihin, joita opiskelija aikoo suorittaa tulevaisuudessa ja haluaa hakea hyväksynnän, että suoritettavat opinnot kelpaavat hänen HOPSiinsa.

Voit tehdä esihakemuksen, jossa ehdotat mitä opintoja aiot suorittaa ja mitä niillä HOPSista hyväksilukea. Esihakemuksen hyväksyminen edellyttää sopimuksen liittämistä hakemukseen.

Opiskelijavaihto

• Opiskelijavaihtoon lähtiessä tee etukäteen opintosuunnitelma (learning agreement) vaihto-ohjelman vaatimusten mukaisesti.
• Vaihtokohteen hyväksynnän jälkeen tee esihakemus Oulun yliopistolle siitä, mitä opintoja aiot vaihdossa suorittaa ja miten ne hyväksiluetaan.
• Päivitä ja hyväksytä HOPSisi tämän mukaisesti.
• Suunnitelmaa voidaan muuttaa, ja sinun tulee hyväksyttää sekä suunnitelma, että sen muutos omassa tiedekunnassasi.
• Ulkomailla suoritetuista opinnoista sinun on toimitettava hyväksilukuhakemuksen liitteeksi vaihtoyliopiston myöntämä opintosuoritusote (transcript of records), josta käy ilmi opinnot, jotka olet vaihtokorkeakoulussa hyväksytysti suorittanut. Opinnot hyväksiluetaan ennen vaihto-opiskelua tehdyn opintosuunnitelman tai esihakemuksen mukaisesti. Tiedekunnat vastaavat opintosuoritusten vastaavuuksista.
• Erasmus-opiskelijavaihdossa vaihtokorkeakoulun myöntämät opintopisteet vastaavat Oulun yliopiston opintopisteitä. Kaikki korkeakoulut eivät käytä arvosanoissa samaa asteikkoa (ECTS Grading Scale). Arviointiasteikko löytyy myös yleensä vaihtokorkeakoulun antamasta opintosuoritusotteesta rinnastettuna ECTS arviointiasteikkoon.
• Hyväksilukuhakemuksen liitteeksi sinun tulee toimittaa selvitys opintojen laajuudesta opintopisteinä ja pisteiden vaatimasta opiskelutuntimäärästä, korkeakoulussa käytetystä arvosteluasteikosta sekä linkki korkeakoulun verkkosivuille, jossa on selitetty vaihtokorkeakoulun arvosteluasteikko. Sinun tulee säilyttää kaikki opintoihin liittyvä materiaali ml. opintopisteiden vaatimasta opiskelutuntimäärästä.

Näin teet esihakemuksen:

• Valitse Osaamisen tunnustaminen Pepin yläpalkista. Valitse Luo uusi esihakemus, tallenna luonnos ja aloita hakemuksen täyttäminen (kuva 1).
• Täytä hakemus samaan tapaan kuin tavallinen hakemus ja lähetä se tutkinto-ohjelman vastuuhenkilölle.
• Näet esihakemukset erillään muista hakemuksista omalla välilehdellä.
• Hakemus on alustava kunnes esim. palaat vaihdosta tai olet suorittanut opintojaksot, minkä jälkeen voit tehdä esihakemuksen pohjalta varsinaisen hakemuksen. Jos et ole suorittanut kaikkia hakemuksessa mainittuja opintoja, ne poistetaan HOPSin rakenteesta tai hakemuksesta. Kun poistat ne HOPSista, ne poistuvat samalla hakemuksesta ja päinvastoin.