Johdanto

CSC pyytää kommentteja tässä dokumentissa kuvattuihin valmisteilla oleviin päätöksiin 18.5.2021 mennessä webpropolissa osoitteessa https://link.webropolsurveys.com/S/F40B534BA25E3C1B. Kyselyä pyydetään jakamaan eteenpäin organisaatiossa sellaisille henkilöille, jotka haluaisivat osallistua kommentointiin. Kyselyyn voi vastata useampi henkilö samasta organisaatiosta. Kommentteja voidaan julkaista anonyymisti niin, ettei vastaajan henkilöllisyyttä ja organisaatiota pysty tunnistamaan.

2021-05-19: Kysely on suljettu, kiitos vastaajille!

Tiivistelmä kyselyn vastauksista: IDAn kapasiteetin hallintamalli_tiivistelma_kyselyn_vastauksista.pptx

Lisätietoa asiasta: fairdata@csc.fi.

Taustaa

Tutkimusdatan säilytyspalvelu IDA (ida.fairdata.fi) on opetus- ja kulttuuriministeriön järjestämä turvallinen ja jatkuva Fairdata-kokonaisuuteen kuuluva tutkimusdatan säilytyspalvelu, joka käyttäjilleen maksuton. Palvelua tarjotaan Suomen korkeakouluille, valtion tutkimuslaitoksille sekä tiettyjen Suomen Akatemian rahoitusmuotojen alaiselle tutkimukselle. IDA on osa Fairdata-palveluja.

IDA soveltuu datan tallentamiseen, järjestelyyn ja datan jakamiseen käyttäjäryhmän kesken sekä datan säilyttämiseen muuttumattomassa tilassa. Palvelun käyttö edellyttää, että tallennettu data kuvaillaan tutkimusaineistoksi. Kuvaillun datan voi avata avoimesti ladattavaksi tai sen saatavuutta voi rajoittaa. Aineiston omistaja päättää itse IDAan tallennetun aineiston avoimuudesta sekä käyttöpolitiikasta.

Opetus- ja kulttuuriministeriö (OKM) on viime vuosina vastannut organisaatioiden IDA-tila-anomuksiin ja erillismyöntöjä koskeviin hakemuksiin. Nyt IDA-tilojen hallintamallia tulee muuttaa, sillä OKM on pyytänyt CSC:n käsittelemään anomukset ja tekemään myönnöt puolestaan. IDAn kapasiteetin jakoperusteisiin ja siihen liittyviin prosesseihin kerättiin kehitysehdotuksia IDAa käyttävien organisaatioiden edustajilta Fairdata-verkoston IDA-työpajassa 24.3.2021. Kommentit on huomioitu tässä ehdotuksessa.

Tavoitteet

Hallintamallin tulee olla suoraviivainen ja läpinäkyvä organisaatioille ja loppukäyttäjille sekä tukea Fairdata-palvelujen tehokasta ja tarkoituksenmukaista käyttöä. IDAn kapasiteetin käytön kasvuvauhti on nykyisellään maltillista, mutta tulevaisuudessa kasvua saatetaan joutua rajoittamaan. Itse palvelun käyttötarkoitusta ei olla muuttamassa. IDA on jatkossakin käyttäjilleen maksuton ja tarkoitettu tutkimusdatalle ja siihen liittyvälle materiaalille.

Termit

Organisaation käyttöoikeus IDA-palveluun - Organisaation oikeus käyttää OKM:n omistamaa ja tarjoamaa IDA-palvelua käyttöehtojen, käyttöpolitiikan ja palvelukuvauksen mukaisesti.

Organisaation käyttöosuus IDA-palvelussa - Organisaatiolla tietyllä ajanhetkellä oleva sovittu tallennustilan määrä, jota he voivat jakaa eteenpäin eli allokoida omille projekteilleen (loppukäyttäjille). Nykyiset käyttöosuudet löydät Fairdatan verkkosivuilta PDF-dokumentista.

Projektin IDA-säilytystila - Yhdellä IDAa käyttävällä projektilla (loppukäyttäjillä) käytössään oleva yleensä organisaation myöntämä tallennustila datan säilytykseen IDAssa.

Projektin IDA-säilytystilahakemus - IDA-palvelun käyttöoikeutta hakevan projektin organisaatiolle lähettämä hakemus, jolla hän pyytää projektilleen tietyn määrän IDA-säilytystilaa.

Loppukäyttäjä - IDA-palvelua (ja muita Fairdata-palveluja) hyödyntävä suomalaisen tutkimusjärjestelmän toimija, joka kuuluu yhteen tai useampaan projektiin IDAssa.

IDAn kokonaistallennuskapasiteetti - IDAssa tietyllä ajanhetkellä oleva varsinainen tallennustila (levytila), jota palvelun loppukäyttäjät voivat hyödyntää datan säilytykseen.


Valmisteilla olevat päätökset

1. Organisaatioiden IDA-käyttöoikeudet ja käyttöosuudet säilytetään osana palvelun käyttöpolitiikkaa

Organisaatioiden IDA-käyttöoikeudet ja käyttöosuudet säilytetään osana palvelun käyttöpolitiikkaa, sen sijaan, että CSC myöntäisi projekteille tilan suoraan (ehdotettu IDA-työpajassa 24.3.2021). Näin toimitaan, jotta organisaatiot voivat hallita loppukäyttäjiensä IDA-säilytystilojen kokoa organisaation käyttöoikeuden sisällä ja ohjata loppukäyttäjiensä palvelukäyttöä. Organisaatioiden käyttöosuuksien säilyttämisellä taataan myös paremmin käyttöehtojen noudattamisen toteutuminen sekä organisaatioiden välinen tasapuolisuus palvelun käytössä.

Lisätietoa:

2. CSC kasvattaa tarvittaessa organisaatioiden IDA-käyttöosuuksia hakemusten perusteella

CSC kasvattaa tarvittaessa organisaatioiden IDA-käyttöosuuksia organisaatioiden tekemien hakemusten perusteella. Hakemusten määrää per vuosi ei rajoiteta, mutta organisaation toivotaan arvioivan vähintään seuraavan 6 kuukauden tarve hakemusta tehdessään.

Lisätietoa:

3. CSC pienentää organisaatioiden IDA-käyttöosuuksia, jos palvelulle ei ole organisaatiossa käyttöä

Jos organisaatiolle myönnettyä käyttöosuutta ei ole jaettu organisaation projekteille merkittävissä määrin viimeiseen viimeisen 1 vuoden aikana, myönnetyn tilan kokoa kohtuullistetaan lähelle projekteille sillä hetkellä allokoidun tilan kokoa. Organisaatiolle ilmoitetaan käyttöosuuden pienentämisestä. Perustellusta syystä tästä menettelystä voidaan poiketa. Tätä menettelyä ei myöskään tehdä organisaatioille, joiden IDA-käyttöosuuden koko on alle 10 teratavua.

4. OKM:n myöntämät erillismyönnöt ja SA:n rahoituspäätöksiin perustuva IDA-käyttö siirretään organisaatioiden alaisiksi projekteiksi

OKM:n erillismyönnöt ja Suomen Akatemian rahoituspäätöksiin perustuva IDA-käyttö siirretään organisaatiokäyttöoikeuksien alaisiksi projekteiksi, samalla kasvattaen organisaation käyttöoikeutta siirrettävien projektien IDA-säilytystilojen koon mukaisesti. CSC ilmoittaa muutoksesta kullekin organisaatiolle (8 kpl) ja projektille (27 kpl), jota tämä siirto koskee, sekä OKM:n erillismyöntöjä saaneille projekteille (4 kpl).

Tavoitteena on luopua kokonaan näistä tavoista saada IDA-käyttöoikeus. Asiasta voidaan käydä uudelleen keskustelua, mikäli tarvetta syntyy.

Syynä näistä luopumiseen on se, että OKM ei jatkossa käsittele erillismyöntöhakemuksia tai Suomen Akatemian rahoituspäätökseen perustuvien projektien käyttöoikeuden keston jatkamiseen liittyviä hakemuksia, joten käytäntöjä tulee joka tapauksessa muuttaa. IDAn käyttöpolitiikka myös suoraviivaistuu, kun muun kuin organisaation käyttöoikeuden alaisesta IDA-käytöstä luovutaan.

CSC kehittää organisaatioilta tulleen palautteen perusteella palvelun toimintaa