Utlämnandet av uppgifter (på svenska)
Vardasta voidaan luovuttaa tietoja, mikäli viranomainen lakisääteisten tehtävien hoidossa tai tutkimusta tekevä tutkija tarvitsee Vardaan tallennettuja tietoja. Tietojen luovutuksen prosessi alkaa, kun viranomainen tai tutkijaa lähettää sähköpostia Opetushallitukseen osoitteella aineistopyynnot@oph.fi. Ennen yhteydenottoa on hyvä tutustua Vardan tietoluetteloon, jossa kerrotaan Vardaan tallennetut tietosisällöt.
Viranomaisen ja tutkijan on yhteydenotossa ilmoitettava Opetushallitukselle tietojen luovutusperuste ja käyttötarkoitus. Jos Opetushallitus arvioi, että perusteet tietojen luovutukselle ovat olemassa, toimittaa Opetushallitus viranomaiselle/tutkijalle tietopyyntölomakkeen täytettäväksi. Tietopyyntölomakkeessa selvitetään tarkemmin mm. luovutusperuste, tietojen käyttötarkoitus, luovutettavat tietosisällöt sekä tietoja vastaanottavan tahon henkilötietojen asianmukaiset suojaustoimet. Opetushallitus ohjeistaa tarvittaessa lomakkeen käytössä ja täyttämisessä.
Jos Opetushallitus päättää luovuttaa tietoja, tekee se tietopyyntölomakkeen pohjalta päätöksen luovutuksesta. Yksittäisten tietojen luovutusten kohdalla tiedot luovutetaan päätöksen jälkeen tietoturvallisesti tietojen vastaanottajalle. Säännöllisissä tietojen luovutuksissa solmitaan lisäksi tietopalvelusopimus Opetushallituksen ja tietoja vastaanottavan viranomaisen välille ennen tietojen luovutusten aloittamista.
Opetushallitus tiedottaa varhaiskasvatustoimijoille tietojen luovutuksista.
Tutustu Vardan tietojen luovutuksiin:
Mikäli säännöllisiä tietojen luovutuksia varten rakennetaan rajapinta Vardan ja tietoja vastaanottavan viranomaisen välille, Opetushallitus luo viranomaisen tietotarvetta vastaavan rajapinnan tietopalvelusopimuksessa mainittujen tietojen luovuttamiseksi. Tietoja vastaanottavalta viranomaiselta voidaan laskuttaa rakentamisesta syntyvät kustannukset. Säännöllisten tietojen luovutusten käynnistyttyä Opetushallituksen ja viranomaisen välillä käynnistyy jatkuva palvelu. Myös jatkuvasta palvelusta voidaan laskuttaa tietoja vastaanottavaa viranomaista.
Mikäli viranomaisen tiedonsaantiedellytyksen muuttuvat, sopimusta ja rajapintaa muutetaan. Mikäli viranomaisen tiedonsaantiedellytykset poistuvat kokonaan, Opetushallitus sulkee rajapinnan.
Tutustu Vardan säännöllisiin luovutuksiin:
Det är möjligt att lämna ut uppgifter från Varda, om en myndighet behöver dem för att sköta sina lagstadgade uppgifter eller om en forskare har behov av uppgifterna. Processen med utlämnandet av uppgifter börjar när en myndighet eller forskare tar kontakt med e-post till Utbildningsstyrelsen på adressen aineistopyynnot@oph.fi. Före man tar kontakt är det bra att ta del av Vardas uppgiftsförteckning, där de olika uppgiftsinnehållen som ingår i Varda anges.
Myndigheter och forskare ska i samband med kontakten till Utbildningsstyrelsen uppge varför uppgifterna behöver lämnas ut och vad de ska användas till. Om Utbildningsstyrelsen bedömer att det finns en motivering till att lämna ut uppgifter, skickar Utbildningsstyrelsen myndigheten/forskaren en blankett med begäran om uppgifter som ska fyllas i. På blanketten ska man närmare klargöra motivet för utlämnandet av uppgifter, uppgifternas användningsändamål, vilka uppgiftsinnehåll som bör lämnas ut samt den mottagande instansens åtgärder för att skydda personuppgifter. Utbildningsstyrelsen ger vid behov anvisningar om hur blanketten ska användas och fyllas i.
Om Utbildningsstyrelsen beslutar att uppgifter kan lämnas ut, fattar ämbetsverket ett beslut om att lämna ut uppgifter på basis av myndighetens/forskarens begäran om uppgifter. Om det är frågan om att lämna ut enskilda uppgifter överlämnas uppgifterna åt mottagaren på ett datasäkert sätt efter att beslutet fattats. När uppgifter lämnas ut regelbundet gör man upp ett avtal mellan Utbildningsstyrelsen och den mottagande myndigheten innan uppgifterna börjar lämnas ut.
Utbildningsstyrelsen informerar aktörerna inom småbarnspedagogik om att uppgifterna lämnas ut.
Läs mer om uppgifter som lämnas ut från Varda:
Uppgifter som lämnas ut tegelbundet kan lämnas ut via ett tekniskt gränssnitt mellan Varda och myndigheten som tar emot uppgifterna. Då skapar Utbildningsstyrelsen ett gränssnitt som motsvarar den mottagande myndighetens behov för att uppgifterna som avses i avtalet kan lämnas ut från Varda. Myndigheten som tar emot uppgifterna kan faktureras för kostnaderna som uppkommer av att skapa gränssnittet. Då uppgifter regelbundet lämnas ut uppstår en fortlöpande tjänst mellan Utbildningsstyrelsen och den mottagande myndigheten. Myndigheten som tar emot uppgifterna kan även faktureras för den fortlöpande tjänsten.
Om det sker ändringar i myndighetens förutsättningar att ta emot uppgifter, ändras även avtalet och gränssnittet. Om myndighetens förutsättningar att ta emot uppgifter ändras så att det inte längre finns skäl att lämna ut uppgifterna, stänger Utbildningsstyrelsen gränssnittet.
Läs mer om uppgifter som regelbundet lämnas ut från Varda: