Förvaring av uppgifter som sparats i Varda (på svenska)

Varhaiskasvatustoimija vastaa

• tietojen tallentamisesta Vardaan
• tallennettujen tietojen oikeellisuudesta ja ajantasaisuudesta
• tietojen päättämisestä Vardassa

Opetushallitus vastaa

• tietojen poistamisesta Vardasta säilytysajan päättymisen jälkeen
• siirrosta pysyvään säilytykseen Kansallisarkistoon

Tietojen säilytys Vardassa

Vardaan tallennettuja tietoja säilytetään varhaiskasvatuslaissa (540/2018) määrätty aika:

• varhaiskasvatustoimijan tiedot säilytetään viisi vuotta toiminnan päättämisestä
• lapsen ja huoltajan tiedot säilytetään viisi vuotta lapsen varhaiskasvatuksen päättymisestä
• varhaiskasvatuksen henkilöstön tiedot säilytetään viisi vuotta palvelussuhteen päättymisestä
• lokitietorekisterin tiedot säilytetään viisi vuotta tietojen syntymisestä

Tutustu myös oppijanumeron säilytykseen Oppijanumerorekisterin tietosuojaselosteesta.

Varhaiskasvatustoimija ei saa poistaa Vardaan oikein tallennettuja tietoja. Kun päättymispäivämäärä on tiedossa, se tulee tallentaa Vardassa oikein tallennetuille tiedoille esimerkiksi lapsen varhaiskasvatuksen tai työntekijän työsuhteen päättyessä. Tutustu tietojen päättämisen ohjeistukseen.

Vardaan tallennettujen tietojen pysyvä säilytys

Kansallisarkiston helmikuussa 2021 tekemän päätöksen mukaan tallennetut tiedot säilytetään Vardan säilytysajan päättymisen jälkeen pysyvästi sähköisessä muodossa Kansallisarkistossa. Vardan pysyvästi säilytettävät tiedot koskevat varhaiskasvatustoimijaa, toimipaikkoja, henkilöstöä, lapsia, huoltajia, maksutietoja sekä Vardan koodistoja.

Opetushallitus huolehtii tietojen siirtämisestä pysyvään säilytykseen Kansallisarkistoon Vardan säilytysajan päätyttyä.

Vardan tietojen pysyvällä säilyttämisellä mahdollistetaan tutkimus eri tieteenalojen tarpeisiin.

Vardan tietojen pysyvä säilyttäminen arkistointitarkoituksessa koskee nimenomaan tietovarantoon tallennettuja tietoja, eikä poista varhaiskasvatustoimijalta velvollisuuksia säilyttää varhaiskasvatuksen asiakirjoja määräajan tai pysyvästi. Tutustu Kansallisarkiston kunnille antamaan päätökseen varhaiskasvatuksen pysyvästi säilytettävistä asiakirjoista.

Kysymyksiä ja vastauksia

Milloin voin mitätöidä Vardassa tietoja?

Vardassa mitätöidään ainoastaan tietoja, jotka ovat vääriä. Tämä tarkoittaa esimerkiksi tilannetta, jossa Vardaan siirtää epähuomiossa sellaisen lapsen tiedot, jonka varhaiskasvatuspäätös ei ole voimassa. Tilanteessa, jossa tiedot on siirretty oikein ja lapsi on esim. siirtynyt varhaiskasvatuksen jälkeen esiopetukseen, tietoja ei mitätöidä, sillä lapsen tiedot tulee säilyttää Vardassa varhaiskasvatuslaissa määritetty aika.

Miten Vardassa käsitellään vanhenevaa tietoa, joka ei ole enää aktiivista?

Jos Vardassa oleva tieto vanhenee eikä ole enää voimassa, vanhentuneen tiedon voi päättää asettamalla tiedolle päättymispäivämäärän.

• Esimerkki 1: jos toimipaikan englanninkielinen ryhmä lakkautetaan, toimipaikan kielipainotus päätetään asettamalla kielipainotukselle päättymispäivämäärä.
• Esimerkki 2: jos lapsi lopettaa varhaiskasvatuksen päiväkodissa, lapsen varhaiskasvatussuhteelle asetetaan päättymispäivämäärä. Tietoja ei saa mitätöidä, sillä lapsen tiedot säilytetään Vardassa viiden vuoden ajan.
• Esimerkki 3: jos lapsi lopettaa varhaiskasvatuksen kunnassa, lapsen varhaiskasvatuspäätökselle asetetaan päättymispäivämäärä. Päättymispäivämäärän voi asettaa vain, jos lapsella ei ole voimassa olevia varhaiskasvatussuhteita. Päättymispäivämäärän jälkeen lapsi ei ole enää aktiivinen Vardassa, mutta lapsen tiedot säilyvät Vardassa viiden vuoden ajan. Tietoja ei saa mitätöidä.
• Esimerkki 4: jos päiväkoti tai yksityinen perhepäivähoitaja lopettaa toimintansa, toimipaikan tietoihin lisätään päättymispäivämäärä. Päättymispäivän jälkeen toimipaikka ei ole enää voimassa eikä siihen voi tallentaa lapsia, mutta poistamalla päättymispäivämäärän toimipaikan tiedoista sen voi ottaa uudelleen käyttöön. Mikäli toimipaikan ja toimijan varhaiskasvatustoiminta päättyy, toimijan tulee lisäksi päättää kaikki voimassaolevat varhaiskasvatus- ja huoltajatiedot Vardassa.

***

Förvaring av uppgifter som sparats i Varda

Aktören inom småbarnspedagogik ansvarar för

• att föra in uppgifterna in Varda,
• att uppgifterna som förts in i Varda är korrekta och aktuella,
• att avsluta uppgifterna i Varda.

Utbildningsstyrelsen ansvarar för

• att uppgifterna tas bort från Varda efter att förvaringstiden har upphört,
• att uppgifterna överförs till Riksarkivet för permanent förvaring.

Förvaring av uppgifter i Varda

Uppgifterna som förts in i Varda förvaras i informationsresursen för den tid som anges i lagen om småbarnspedagogik (540/2018):

• uppgifterna om aktören inom småbarnspedagogik förvaras i fem års tid efter att verksamheten har upphört,
• uppgifterna om barnet och vårdnadshavaren förvaras i fem års tid efter att barnet inte längre deltar i den småbarnspedagogiska verksamheten,
• uppgifter om personalen inom småbarnspedagogik förvaras i fem års tid efter att anställningsförhållandet har upphört,
• uppgifter i loggregistret förvaras i fem års tid efter att de uppkommit.

Läs också om hur studentnumret förvaras i Studentnummerregistrets dataskyddsbeskrivning.

Aktören inom småbarnspedagogik får inte radera uppgifter som förts in korrekt i Varda. När man känner till slutdatumet till exempel för barnets deltagande i småbarnspedagogik eller för ett anställningsförhållande, ska datumet föras in för de uppgifter som förts in korrekt i Varda. 

Permanent förvaring av Uppgifter som sparats i Varda

Enligt Riksarkivets beslut från februari 2021 ska uppgifterna som sparats i Varda förvaras permanent i elektronisk form hos Riksarkivet efter att förvaringstiden i Varda har upphört. Uppgifterna som förvaras permanent gäller aktören inom småbarnspedagogik, verksamhetsställena, personalen, barnen, vårdnadshavarna, uppgifterna om avgifter och Vardas kodverken.

Utbildningsstyrelsen har hand om att uppgifterna överförs till Riksarkivet för permanent förvaring efter att förvaringstiden i Varda har upphört.

Då uppgifterna som sparats i Varda förvaras permanent möjliggörs forskning som svarar på behoven inom olika områden.

Permanent förvaring av uppgifter i arkiveringssyfte berör uttryckligen uppgifter som sparats i Varda, och inverkar inte på skyldigheterna som aktören inom småbarnspedagogik har att förvara handlingar som gäller småbarnspedagogiken antingen för viss tid eller permanent. Ta del av Riksarkivets beslut till kommunerna om småbarnspedagogiska handlingar som ska förvaras permanent.

Frågor och svar

I vilka fall kan jag radera uppgifter ur Varda?

Ur Varda är det endast möjligt att radera felaktiga uppgifter. Till exempel i sådana situationer då man av misstag i Varda för in uppgifter om ett barn vars beslut om småbarnspedagogik inte är gällande. I sådana situationer då uppgifterna har förts in korrekt och barnet till exempel efter småbarnspedagogiken har flyttat över till förskoleundervisning raderas inte uppgifterna, eftersom de ska förvaras i Varda för den tid som föreskrivs i lagen om småbarnspedagogik.

Hur behandlar man uppgifter som inte längre är aktiva i Varda?

Om en uppgift i Varda inte längre är aktuell och inte är i kraft, kan uppgiften avslutas genom att man anger ett slutdatum för uppgiften.

• Exempel 1: Om en engelskspråkig grupp vid verksamhetsstället läggs ner, ska uppgiften om språk som betonas förses med ett slutdatum.
• Exempel 2: Om barnets deltagande i den småbarnspedagogiska verksamheten vid daghemmet upphör, ska uppgiften om barnets deltagande i småbarnspedagogik förses med ett slutdatum. Uppgifterna får inte raderas, eftersom barnets uppgifter ska sparas i Varda i fem års tid.
• Exempel 3: Om barnets deltagande i den småbarnspedagogiska verksamheten upphör i kommunen, ska barnets beslut om småbarnspedagogik förses med ett slutdatum. Slutdatumet kan anges endast om barnet inte har andra gällande uppgifter om deltagande i småbarnspedagogik. Efter att slutdatumet har lagts till är barnets uppgifter inte längre aktiva i Varda. Barnets uppgifter förvaras ändå i informationsresursen i fem års tid. Uppgifterna får inte raderas.
• Exempel 4: Om ett daghem eller en privat familjedagvårdare upphör med sin verksamhet, ska verksamhetsställets uppgifter förses med ett slutdatum. Efter att slutdatumet har lagts till är verksamhetsstället inte längre aktivt och det går inte att lägga till uppgifter om barn under verksamhetsstället. Genom att ta bort slutdatumet kan verksamhetsstället tas i bruk på nytt i Varda. Om ett verksamhetsställe och verksamheten hos en aktör inom småbarnspedagogik upphör, ska aktören därtill lägga till slutdatum för alla gällande uppgifter om småbarnspedagogik och vårdnadshavare i Varda.