Synergiaryhmä kokoontui vuonna 2021 kaikkiaan seitsemään etäkokoukseen ja kahteen etätyöpajaan. Etäkokoukset järjestettiin Zoom-verkkokokoustyökalulla. Lähityöpajoja ei järjestetty Korona-pandemian aiheuttamista rajoituksista ja poikkeustilanteesta johtuen.
Synergiaryhmän yhteisen toiminnan lisäksi verkostosta vuoden 2020 lopulla muodostettu Opetusyhteistyön työryhmä jatkoi työskentelyään vuodwn 2021 aikana. Työryhmän tehtävänä on tunnistaa ja määritellä opetusyhteistyön kehittämiseen liittyviä tarpeita ja tehdä aloitteita teknisestä kehittämisestä vastaaville tahoille. Lisäksi valmistella muiden ryhmien ja toimijoiden pyynnöstä selvityksiä ja tehdä opetusyhteistyöhön liittyvää käsitemäärittelyä tarpeen mukaan sekä edistää opetusyhteistyöhön liittyvien prosessien yhtenäistämistä ja tiedon yhteentoimivuutta. Työryhmä toimii kiinteästi yhteistyössä yliopistojen ja ammattikorkeakoulujen OHA-verkostojen kanssa.
Synergiaryhmän etäkokouksiin osallistui edustajia keskimäärin 20 korkeakoulusta ja osallistujamäärät kokouksissa ja etätyöpajoissa ovat olleet varsin suuret (parhaimmillaan noin 50 osallistujaa).
Synergiaryhmän puheenjohtajana toimi vuonna 2021 Sanna Waris Oulun yliopistosta ja varapuheenjohtajana Päivi Vähäsalo Seinäjoen ammattikorkeakoulusta. CSC tukee Synergiaryhmän toimintaa osana Opetus- ja kulttuuriministeriön hankkimia arkkitehtuuripalveluita. CSC:n fasilitointitiimissä ovat olleet keskeisesti mukana Helena Majamäki, Marjut Anderson, Mari Aronen, Minna Pylkkönen ja Jukka Kohtanen.
Vuoden 2021 toiminnassa keskeisinä aihealueina olivat korkeakoulujen prosessi- ja palvelukehitys, opintohallinnon tietojärjestelmien uudistusprojektien seuraaminen, korkeakoulujen Digivisio-hankkeen seuraaminen ja yhteistyön muotojen tunnistaminen sekä yhteisten palveluiden ja liittymien seuranta. Läpäisevänä teemana Synergiaryhmän toiminnassa on edelleen ollut yhteentoimivuuden edistäminen korkeakouluissa. Koko vuoden kokoukset ja työpajat järjestettiin pandemiatilanteesta johtuen etänä.
Digivision työn seuraaminen
Digivisio-hankkeen seuraaminen ja yhteistyön muotojen tunnistaminen
Digivisio-hankkeen tarpeet OPI-viitearkkitehtuurityölle ja keskustelu jatkokehittämisen organisointitavasta ja eri toimijoiden rooleista.
Digivision suunnitelmien kommentointi ja yhteistyön organisoituminen
Digivision työpaketeissa tehtävän kehittämistyön seuraaminen, erityisesti Työpaketti 3: Arkkitehtuurit, tekniset ratkaisut ja tietoturva osalta
Opetusyhteistyön työryhmä
Loppuvuodesta 2020 perustettu opetusyhteistyön työryhmä on jatkanut toimintaansa. Ryhmä kokoontui vuoden 2021 aikana 8 kertaa ja käsitteli mm. seuraavia aiheita: opetuksen kehittäminen ja laadun varmistaminen, erilaiset säännöstöt (esim. uusinnat, uusintakerrat), sopimukset ja koordinointi korkeakoulujen kesken, käytänteiden yhtenäistäminen (esim. opintohallinnon prosessit, HOPS-prosessi, kiintiöt, tarjonnan kohdentaminen, hylättyjen suoritusten käsittely, henkilökohtaiset erityisjärjestelyt), tilastointi-ja raportointitarpeet ja opintojen maksullisuus. Opetusyhteistyön työryhmän työskentelystä on pidetty säännöllisesti tilannekatsauksia Synergiaryhmän kokouksissa.
Lisätietoa ryhmän toiminnasta: https://wiki.eduuni.fi/x/C7SKCg
Sukupuolikoodistotyöryhmä
Synergiaryhmä sai kesällä 2021 toimeksiannon KOOTuelta valmistella korkeakoulujen yhteinen esitys sukupuolikoodistojen käyttöön liittyen. Valmistelua työstämään perustettiin työryhmä, jonka puheenjohtajana toimi Hilkka Kankaanpää (TAU). Työskentelyn pohjalla oli tieto siitä, että korkeakouluissa on käytössä useita eri järjestelmiä, joissa sukupuolitieto voi olla kerrottu hyvin monella eri tavalla. Lisäksi kansalliset toimijat kuten Opintopolku (oppijanumerorekisteri, opiskelijavalintarekisteri), Tilastokeskus ja Digi- ja väestötietovirasto (väestötietojärjestelmä VTJ) käyttävät binääristä sukupuolikoodistoa, jonka seurauksena eri järjestelmien välisissä tiedonsiirroissa tulee ongelmia koska koodistot eivät ole yhtenevät. Myös opiskelijat ovat nostaneet esiin tarpeen päivittää opintotietojärjestelmien sukupuolikoodisto huomioimaan paremmin sukupuolen moninaisuus. Kansainvälisesti tarkasteluna osassa maita (esim. Alankomaat, Islanti, Itävalta, Malta, Saksa, Yhdysvallat, Australia, Intia, Kanada, Nepal, Pakistan) kolmas juridinen sukupuoli on jo käytössä ja mahdollinen myös virallisissa asiakirjoissa kuten passissa. Näin ollen kansainvälisten opiskelijoiden kohdalla Suomen kansallinen binäärinen koodisto voi johtaa tilanteeseen, jossa opiskelijan sukupuoli ei vastaa koodistoa.
Ryhmän työskentelyn tavoitteena oli antaa korkeakouluille suositus sukupuolikoodiston yhtenäisestä käytöstä, joka huomioi sukupuolen moninaisuuden ja opiskelijan oikeuden ilmoittaa itse identifioimansa sukupuoli. Ryhmä päätyi suosittelemaan kansainvälisen ISO-standardin mukaisien koodiarvojen käyttöönottoa. The International Organization for Standardization (ISO) on kansainvälinen riippumaton järjestö, joka kehittää ja julkaisee kansainvälisiä, asiantuntijoiden hyväksymiä standardeja. ISO-standardin mukaisessa sukupuolikoostossa on neljä arvoa, 0=ei tiedossa, 1=mies, 2=nainen, 9=muu. Lisäksi työryhmä ehdotti, että kun ISO-standardi muuttuu, korkeakoulut päivittävät muuttuneet tiedot omiin järjestelmiinsä. Muutos tulee ulottaa myös väestötietojärjestelmään sekä muihin kansallisiin palveluihin ja järjestelmiin (Opintopolku (oppijanumerorekisteri, opiskelijavalintarekisteri), Virta, Tilastokeskus, DigiVisio 2030 hankkeessa tuotetut palvelut), koska sukupuolikoodistojen yhteneväisyys pitää säilyä.
Sukupuolikoodiston käytön yhtenäistäminen: https://wiki.eduuni.fi/x/gPRPDw
Muita aiheita
Kevään ensimmäisessä työpajassa keskeisenä teemana oli OPI-viitearkkitehtuurin kehittämistyön jatko ja hyödyntäminen korkeakouluissa. Lisäksi keskusteltiin Synergiaryhmän tehtävien ja toiminnan päivitystarpeista. Kevään toisessa työpajassa puolestaan keskeisinä teemoina olivat Synergiaryhmän osallistuminen Digivisiotyöhön ja aiempien opintojen suoritustietojen saatavuus.
Vuoden aikana Synergiaryhmässä seurattiin lisäksi opintohallinnon tietojärjestelmien uudistusprojektien etenemistä, esim. Peppi-järjestelmän uudet ominaisuudet yliopistoille. Kokouksissa kuultiin AMK-opiskelijavalintojen kehittämisestä ja HARRI-harjoittelusovelluksesta. Lisäksi kuultiin Opetushallituksen digipalveluiden ja Opintopolun kehittämisestä sekä Haka & koulutusmuodot työryhmän työn etenemisestä. Jokaisessa kokouksessa on ollut ajankohtaiskatsauksia eri palveluihin ja hankkeisiin, kuten VIRTA, OILI, Exam, Emrex, oppimisanalytiikkajaosto, identiteetinhallinta, kansainvälisten opiskelijoiden maahantulon sujuvoittamisen pilottihanke ja opiskelijan tunnistaminen. Lisäksi seurattiin säännöllisesti työn etenemistä Ristiinopiskelupalvelun käyttöönottojen ja korkeakoulujen Digivisio 2030 työn osalta.