Vuodesta 2011 lähtien yliopistoilta ja vuodesta 2012 lähtien ammattikorkeakouluilta tiedonkeruussa on kerätty julkaisukohtaiset viitetiedot. Tutkimuslaitokset ja yliopistolliset sairaalat ovat liittyneet mukaan vaiheittain vuodesta 2014 alkaen. Vuoden 2016 tiedoista alkaen kaikki organisaatiot ovat toimittaneet julkaisutietonsa VIRTA-julkaisutietopalvelun kautta XML-tiedonsiirtona.
Julkaisutiedonkeruun tietomallia laajennettiin vuoden 2020 tiedonkeruuseen. Julkaisutyypit A-E ja G voidaan toistaiseksi toimittaa joko attribuutteina tai entiseen tapaan julkaisutyyppiluokituksen mukaisena tietona. Siirtymäaika julkaisutyyppipohjaisesta tietojen toimittamisesta attribuuttipohjaiseen tietojen toimittamiseen julkaisujen A-E ja G osalta päättyy vuoden 2022 julkaisujen tiedonkeruuseen, eli
Tietomallin laajentamisen yhteydessä lisättiin myös uusia avointa julkaisemista koskevia tietoja osaksi tiedonkeruuta. Julkaisun avoimeen saatavuuteen liittyvän muutoksen siirtymäaika päättynyt, keväällä 2023 tapahtuvassa tiedonkeruussa merkitään erikseen julkaisun avoin saatavuus sekä julkaisukanavan avoin saatavuus. Nykyisen rahoitusasetuksen takia tiedot kuitenkin käännetään Virran päässä takaisin myös vanhan <AvoinSaatavuusKoodi> kentän mukaiseksi tiedoksi.
Ks. Tietomallin laajentaminen 2020.
Julkaisutiedonkeruun käsikirjan ohjeistuksen päivittäminen ja uusien linjausten voimaantulo
Käsikirjaan voidaan lisätä uusia kerättäviä tietoja joko pakollisena tai vapaaehtoisena tietona. Myös jo aiemmin kerättyjen tietojen pakollisuutta voidaan muuttaa. Uusi tai muuttunut pakollisuus on otettava huomioon viimeistään kuluvaa tiedonkeruuvuotta seuraavana tiedonkeruuvuotena.
Käsikirjaan kirjattua määritelmää voidaan myös tarkentaa vastaamaan julkaisutiedonkeruun asiantuntijoiden yhdessä toteamaa käytäntöä ja konsensusta. Mikäli kyseinen käytäntö tai konsensus ei ole jossakin julkaisuja kirjaavassa organisaatiossa jo ennestään ollut käytäntönä, on tarkennetun määritelmän mukainen ohjeistus otettava huomioon viimeistään kuluvaa tiedonkeruuvuotta seuraavana tiedonkeruuvuotena.
Vuoden 2022 tietojen toimittaminen
Tietosisältö ja ohjeistukset
Julkaisutiedonkeruun määritelmät koskevat ensisijaisesti opetus- ja kulttuuriministeriön tiedonkeruuta. Opetus- ja kulttuuriministeriö käyttää julkaisutiedonkeruun tietoja korkeakoulujen ohjaukseen sekä tiedepolitiikan valmisteluun. Yksittäisillä korkeakouluilla saattaa olla erilaisia tarpeita ja määritelmiä julkaisutietojen keruussa. Käsikirjassa on kuitenkin selkeyden vuoksi kuvattu myös muut tiedot, joita julkaisuista on mahdollista ilmoittaa, mutta jotka eivät kuuluu ministeriön tiedonkeruuseen.