Vuodesta 2011 lähtien yliopistoilta ja vuodesta 2012 lähtien ammattikorkeakouluilta tiedonkeruussa on kerätty julkaisukohtaiset viitetiedot. Tutkimuslaitokset ja yliopistolliset sairaalat ovat liittyneet mukaan vaiheittain vuodesta 2014 alkaen. Vuoden 2016 tiedoista alkaen kaikki organisaatiot ovat toimittaneet julkaisutietonsa VIRTA-julkaisutietopalvelun kautta XML-tiedonsiirtona.

Vuoden 2017 tietojen toimittaminen

• Julkaisutiedonkeruun julkaisutyypit A-E ja G toimitetaan XML-tiedonsiirtona VIRTA-julkaisutietopalvelun kautta.
• Julkaisutyypin F julkaisutiedot voi vaihtoehtoisesti raportoida julkaisukohtaisesti VIRTA-julkaisutietopalvelun kautta tai lukumäärätietoina  KOTA-alustan kautta.
• Julkaisutyypit H ja I toimitetaan lukumäärätietoina KOTA-alustan kautta.
  
  Ks. Tietojen toimittaminen.

Tietosisältö ja ohjeistukset

Julkaisutiedonkeruun määritelmät koskevat ensisijaisesti opetus- ja kulttuuriministeriön tiedonkeruuta. Opetus- ja kulttuuriministeriö käyttää julkaisutiedonkeruun tietoja korkeakoulujen ohjaukseen sekä tiedepolitiikan valmisteluun.Yksittäisillä korkeakouluilla saattaa olla erilaisia tarpeita ja määritelmiä julkaisutietojen keruussa.