Palvelun etusivun näkymän sisältö käyttäjälle riippuu siitä, onko organisaation käytössä julkaisutietojen tallennuksen lisäksi myös aktivitteettien tallennus.
Julkaisujen tallennukseen ja omien tallennusten selailuen eteminen tapahtuu joko navigaation pudotusvalikon tai etusivun pikakuvakkeiden kautta.
Julkaisujen tallennus JUSTUS-palveluun tapahtuu viidessä eri vaiheessa.
Julkaisujen tallentamisen vaiheet ovat:
(1) Esitäytä tiedot (vapaaehtoinen)
(2) Valitse attribuutit,
(3) Syötä julkaisutiedot,
(4) Rinnakkaistallennus
(5) Tarkista ja tallenna
Voit aloittaa tallentamisen esitäyttämällä julkaisutietoja, mikäli julkaisun tiedot löytyvät jo CrossRef- tai VIRTA-julkaisutietopalvelusta. Esitäytettävien tietojen laajuus on palvelukohtaista ja tiedoissa voi myös esiintyä virheitä. Muistathan aina siis tarkistaa myös esitäytetyt julkaisutiedot.
Esitäytettäviä julkaisutietoja voi hakea joko DOI-tunnisteella tai hakemalla tietoja julkaisun nimellä.
DOI-tunnisteella haettaessa julkaisutiedot haetaan CrossRef-palvelusta. Kirjoita kenttään julkaisun DOI-tunnisteesta muodostettu pysyvä osoite ja klikkaa ”Hae”. Huom. OKM-tiedonkeruun omia kenttiä ei ole mahdollista esitäyttää haettaessa tietoja CrossRef palvelusta.
Voit hakea julkaisutietoja myös julkaisun nimellä, jolloin tiedot haetaan sekä VIRTA-julkaisutietopalvelu että CrossRef-palvelusta.
Kirjoita julkaisun nimi tai osa sitä (vähintään 5 merkkiä) alempaan kenttään ja klikkaa "Hae" (kuva alla). Huom. hakusanoja koskevat rajoitukset, ks. Tarkennettu ohje julkaisun esitäytön hakuun VIRTA-palvelusta.
Voit halutessasi rajata hakua tekijän nimellä ylemmässä tekstikentässä (kuva alla).
Valitse aukeavasta pudotusvalikosta haluamasi julkaisu ja klikkaa "Vie tiedot lomakkeelle" (kuva alla).
Lomakkeelle viedyt tiedot näkyvät julkaisujen tallennuksen vaiheessa "3 Syötä julkaisutiedot". Mikäli tiedot haetaan VIRTA-julkaisutietopalvelusta, julkaisulle tuodaan myös julkaisun attribuutit (tallennuksen vaihe ”2 Valitse attribuutit”) ja tietojen tallennuksessa siirrytään suoraan vaiheeseen 3. Esitäytön mukana tulleet attribuutit voidaan kuitenkin myös vaihtaa.
Mikäli käyttäjä pyrkii lisäämään VIRTA-julkaisupalvelusta sellaista julkaisutietoa, jonka joku muu saman organisaation käyttäjä on jo sinne lisännyt, ilmoittaa palvelu mahdollisesta päällekkäisyydestä käyttäjälle. Duplikaattivirhe ei estä julkaisun tallennuksessa etenemistä.
Julkaisutietojen esitäyttämisen vaiheen voi myös ohittaa valitsemalla "Ohita vaihe ja syötä julkaisutiedot käsin" (kuva alla).
Valitse julkaisua kuvailevat attribuutit. Valittavissa olevat attribuutit vaihtelevat jo valittujen attribuuttien mukaan. Attribuuttimuotoisen julkaisutiedonkeruun tarkempi ohjeistus löytyy sivulta Julkaisutiedonkeruun ohje julkaisun tekijälle.
Attribuutit valitaan, jos tiedot syötetään käsin tai jos tietoja on haettu CrossRef-palvelusta. Julkaisutietojen haku VIRTA-palvelusta tuo julkaisulle myös julkaisua kuvailevat attribuutit, jolloin tallennuksessa siirrytään suoraan vaiheeseen ”3 Syötä julkaisutiedot”.
Mikäli hait julkaisulle esitäytettyjä tietoja vaiheessa ”1 Esitäytä tiedot”, löytyneet tiedot näkyvät nyt lomakkeella. Tarkista tiedot ja korjaa virheet. Tarkista esimerkiksi, onko haku tuonut kaikki julkaisun tekijät tekstikenttään, ja että on sivunumerot eroteltu viivalla (-) eikä esimerkiksi kysymysmerkillä (?).
Täydennä vähintään punaisella tähdellä (*) merkityt pakolliset tiedot. Pakolliset tiedot riippuvat siitä, millaiset attribuutit julkaisulle on valittu. Julkaisutiedonkeruun pakollisista tiedoista löydät lisätietoa julkaisutiedonkeruun tietosisältöä käsittelevältä wikisivulta.
Tietojen kohdalla on myös infopallo (kuva alla), joka antaa lisätietoja kerättävästä tiedosta, sen määrittelystä tai miten tieto mahdollisesti tulee lomakkeessa ilmoittaa.
Tekijät kohdassa listataan kaikki julkaisun tekijät samassa järjestyksessä ja muodossa kuin alkuperäisessä julkaisussa. Organisaation tekijät -kohtaan merkitään ainoastaan ne tekijät, jotka affilioituvat julkaisua tallentavaan organisaatioon.
Lehden / julkaisusarjan nimi: Lehden / julkaisusarjan nimestä avautuu vähintään 5 merkin jälkeen pudotusvalikko, joka listaa julkaisuja julkaisufoorumin julkaisukanavatietokannasta (kuva alla). Tietojen mukana haetaan kaavan JUFO-ID ja JUFO-luokitus. Mikäli julkaisukanavaa ei löydy julkaisukanavatietokannasta, voit ohittaa ehdotuksen.
Kun kaikki tiedot vaiheeseen ”3 Syötä julkaisutiedot” on syötetty, klikkaa sivun alalaidasta ”Siirry julkaisun tiedoston valintaan”.
Julkaisun tallentamisen vaiheessa ”4 Rinnakkaistallennus” valitaan yksi kolmesta vaihtoehdosta: "Syötä julkaisun tiedosto", "Julkaisu rinnakkaistallennettu muualle" tai "Ei rinnakkaistallennettava julkaisu" (kuva alla)
Syötä julkaisun tiedosto
Voit syöttää julkaisuun liittyvä tiedoston JUSTUS-palveluun, mikäli mahdollinen kustantaja on sen sallinut sekä kaikilta julkaisun tekoon osallistuneilta tekijöiltä on siihen lupa. Julkaisuun liittyvä tiedosto tulee tällöin avoimesti saataville julkaisuarkistoon organisaation pääkäyttäjän hyväksyttyä sen. Tiedoston syöttäminen on mahdollista, jos organisaatiosi julkaisuarkistosto (esim. Thesesus) on integroitu JUSTUS-palveluun. Mikäli olet epävarma julkaisun syöttämisestä, ole yhteydessä oman organisaatiosi käyttötukeen.
Kun valitset ”Syötä julkaisun tiedosto”-kohdan, sivulle aukeaa lomake, johon voit täyttää tiedoston tarkemmat tiedot. Huomioi, että voit tallentaa ainoastaan pdf-muotoisia tiedostoja JUSTUS-palveluun.
Julkaisu rinnakkaistallennettu muualle
Valitse tämä vaihtoehto, mikäli julkaisu on rinnakkaistallennettu organisaatio- tai tieteenalakohtaiseen julkaisuarkistoon. Kirjoita tekstikenttään rinnakkaistallennetun version verkko-osoite (esim. URN).
Ei rinnakkaistallennettava julkaisu
Valitse tämä vaihtoehto, kun tallennettava julkaisu ei ole rinnakkaistallennettava, sitä ei ole tarve rinnakkaistallentaa tai rinnakkaistallennus tehdään myöhemmin.
Valittuasi yhden kolmesta vaihtoehdosta, klikkaa sivun alalaidasta ”Siirry esikatseluun”.
Tarkista syöttämäsi tiedot sivulle avautuneesta esikatselulomakkeesta. Tarvittaessa tietoja voit palata korjaamaan tallennusprosessin edellisiin vaiheisiin klikkaamalla sivun alalaidasta ”Palaa muokkaamaan”.
Jos syöttämäsi tiedot ovat oikein, klikkaa "Tallenna tiedot ja siirry julkaisulistaukseen".
Julkaisu siirtyy tallennuksen jälkeen "Omat tallennukset" välilehdelle. Julkaisua on mahdollista muokata niin kauan kuin pääkäyttäjä ei ole ehtinyt hyväksyä sitä (ks. ohjeiden kohta Omat tallennukset).
Kaikki käyttäjän tallentamat julkaisutiedot näkyvät Omat tallennukset -näkymässä. Näkymä jakautuu käsittelyä odottaviin julkaisuihin ja käsiteltyihin julkaisuihin (kuva alla).
Näkymässä näkyvät käyttäjän tallentamat julkaisutiedot, joita pääkäyttäjä ei ole vielä hyväksynyt. Näitä julkaisutietoja voit vielä itse tarvittaessa muokata.
Kirjautumisen jälkeen käyttäjä saapuu roolistaan riippumatta palvelun etusivulle. Etusivun näkymä on kuitenkin erilainen riippuen käyttäjän roolista.
Lisäksi sivun alaosasta löytyvät aina JUSTUS-palvelun sivukartta, käyttötuki, palvelun ohjeet sekä saavutettavuus- ja tietosuojaselosteet (kuva alla).
"Käyttötuki"-kohdassa näkyy organisaation ilmoittama oma palveluosoite, josta rivikäyttäjä ensisijaisesti saa tukea ongelmatilanteessa. Ratkaisemattomat ongelmat ohjataan pääkäyttäjien toimesta osoitteeseen justus@csc.fi.
"Palvelun ohjeet"-kohta vie puolestaan tälle CSC:n ylläpitämälle JUSTUS-palvelun wikisivulle. Organisaatiot tarjoavat yksityiskohtaisempaa opastusta rivikäyttäjilleen, mikäli siihen on tarvetta.
Rivikäyttäjä on kuka tahansa organisaation käyttäjä, joka kirjautuu JUSTUS-palveluun käyttäen organisaationsa tarjoamaa sähköpostia. Tunnistaminen tapahtuu JUSTUS-palvelussa organisaationsa tarjoaman sähköpostin (esim. @xamk.fi) kautta. Rivikäyttäjän on mahdollista:
Rivikäyttäjä ei kuitenkaan voi siirtää julkaisutietoja edelleen VIRTA-julkaisutiedonkeruuseen, Tiedejatutkimus.fi -sivustolle tai opetus- ja kulttuuriministeriön vuosittaiseen tiedonkeruuseen. Julkaisutiedot ohjautuvat tallentamisen jälkeen organisaation pääkäyttäjille tarkistettavaksi.
Pääkäyttäjä on organisaation ilmoittama palvelun pääkäyttäjä, joka kirjautuu JUSTUS-palveluun käyttäen organisaationsa tarjoamaa sähköpostia. Pääkäyttäjän on mahdollista
Pääkäyttäjä on vastuussa organisaationsa tuottamien julkaisutietojen oikeellisuudesta.
Pääkäyttäjät kirjautuvat JUSTUS-palveluun samalla tavalla kuin rivikäyttäjät käyttäen organisaationsa tarjoamaa sähköpostia. Tunnistautuminen pääkäyttäjäksi perustuu JUSTUS-palvelun Eduuni wiki-sivustolla ylläpidettävään pääkäyttäjien ryhmään. Organisaatiot ilmoittavat pääkäyttäjien muutokset osoitteeseen justus@csc.fi
Organisaation nimeämät pääkäyttäjät pääsevät ”Hyväksy tallennuksia”-näkymään, jossa näkyvät kaikki oman organisaation rivi- ja pääkäyttäjien lisäämät julkaisutiedot. Näkymä jakautuu (A) käsittelyä odottaviin julkaisuihin ja (B) käsiteltyihin julkaisuihin.
A. Käsittelyä odottavat julkaisut
B. Käsitellyt julkaisut