Synergiaryhmän työpaja 16.-17.11.2015
Aika: 16.-17.11.2015
Paikka: Taideyliopisto, Teatterikorkeakoulu. Haapaniemenkatu 6, Helsinki. Auditorio 1.
Ilmoittautuminen: viimeistään 9.11.2015 Doodlessa
Työskentelymateriaalit: Julkaistaan linkkeinä ohjelman sisällä.
Käytännön järjestelyt: Kts. sivun alaosa
Teemat
Maanantai 16.11.
(1) Koulutuksen ja opintojen järjestämiseen liittyvät palvelut (viitearkkitehtuurityötä)
Tiistai 17.11.
(2) Tilannekatsaukset opintohallinnon tietojärjestelmiin
- OTM
- Jyväskylän yliopiston perusrekisteriuudistus
(3) Siirto-opiskelijat
Työpajasuunnittelun lähtökohdat
Maanantai
Palvelutyöpajan suunnittelun taustalla on ollut seuraavia ajatuksia:
- mahdollisimman paljon asiantuntijoista liikkeelle lähtevä työpaja
- lähdetään prosesseista liikkeelle mutta ei oleteta, että ne tunnetaan perusteellisesti
- tuotetaan työpajassa palveluita koskevia pitkälle mietittyjä ajatuksia, jotka kirjataan
Niinpä työskentelyssä pyritään tuottamaan turvallinen ilmapiiri, joka mahdollistaa ajatusten esille tuomisen, ja tämän turvallisen ilmipiirin puitteissa sitten tarkastellaan asioita eri näkökulmista. Työryhmäkokoonpanot muuttuvat kaksi kertaa työskentelyn aikana. Tämän tarkoituksena on auttaa ryhmiä tuottamaan niin pitkälle vietyjä ajatuksia, että niitä pystytään käsittelemään myös ryhmän ulkopuolella.
Päivän lopussa on "purku" mutta tämä tapahtuu pienryhmä-dialogina, koska tuotettua materiaalia on niin paljon. Tällä loppudialogilla on myös tarkoitus edelleen varmistaa, että synnytettävä kirjaus ymmärretään myös sen tuottaneen pienryhmän ulkopuolella.
Pohjamateriaaleina annetaan
- prosessikuvaukset (kaaviot, sanalliset kuvaukset)
- palvelukuvaukset prosesseihin liitettyinä; sekä
- mallipohjat.
Toiminta-arkkitehtuurin iskuryhmän palaverissa Mikael Seppälä nosti esille ajatuksen palvelujen kehittämistä koskevan julkishallinnon suosituksen (JHS 171, http://www.jhs-suositukset.fi/suomi/jhs171) hyödyntämisestä Synergiaryhmän puitteissa tehtävässä kuvaustyössä.Tämä mahdollisuus on nyt tarkistettu, ja jossain määrin suositusta hyödyntäen on tehty dokumenttipohja, jonka avulla palvelumäärittelystä saadaan suhteellisen kevyesti laadittua myös kirjallinen versio.
Tiistai
Tiistaina käydään aamupäivällä läpi ajankohtaista järjestelmäkehitystä ja iltapäivällä keskitytään toimintaympäristössä tapahtuvaan muutokseen ja tähän liittyviin toimintakäytäntöihin.
Ohjelma
Maanantai 16.11., Auditorio 1: Teemana palvelut
9.30-10.00 Aamukahvin lomassa
- avaus ja Taideyliopiston esittäytyminen (10 min.)
- tapaaminen ja sen teemat lyhyesti (5 min.)
- esittäytyminen (15 min.)
10.00-10.30 Johdanto
- Ohjelma: Johdatus päivän ohjelmaan eli mitä tehdään, miksi ja millä tavalla (10 min.)
- Prosessit: Työskentelyn pohja eli koulutuksen järjestämisen ja opintojen järjestämisen prosessit
- pääprosessien lyhyt esittely (5 min.)
- valittujen pääprosessien tarkempi esittely aliprosessitasolla (5 min.)
- Palvelut: Palvelukuvaustyö (kalvot)
- mihin kuvauksella pyritään eli työn tavoitteet (5 min)
- yläpuolelle linkatut prosessit kuvaavat ne tapahtumaketjut, jotka tuottavat opetukseen ja opiskeluun liittyen arvokkaat asiat
- näitä prosesseja tuetaan ja mahdollistetaan monin eri tavoin; nämä tukitoimet ovat ydinprosesseihin liittyviä palveluja
- kuvauksella pyritään tunnistamaan ja kuvaamaan se millä tavalla palvelut edistävät ydinprosessin tietyn vaiheen toimijoita tavoitteidensa saavuttamisessa
- itse palvelun toteutus ei ole vielä tässä vaiheessa tarkastelun keskipisteessä: kysymys palveluiden suhteen on siis "mitä?", ennemmin kuin "kuinka?"
- toteutukseen liittyviä havaintoja kerätään myös siinä määrin kuin niitä nousee esiin työn aikana
- käytetty kuvauspohja eli tekniikka (5 min)
- palvelujen kuvauksessa käytetään sinikopio-menetelmää eli service blueprinting, Synergiaryhmän tarpeisiin ja painopisteisiin muokattuna
- tässä kuvataan asiakkaan toimintojen ketju tavalla, jossa näkyy eteneminen kohti asiakkaan kannalta arvokasta lopputulosta
- tähän liittyen kuvataan asiakkaalle näkyvä palvelun tapahtumaketju, jossa kuvataan asiakkaan kohtaamat palvelutilanteet
- tämän lisäksi kirjataan ne taustatoiminnot, joita palvelutapahtumat tarvitsevat
10.30-12.30 Palvelujen tunnistaminen (pienryhmätyöskentely)
- Perusideointi: Mahdollisten palveluiden kerääminen karusellityöskentelyllä
- vaiheen esittely (5 min.) (kalvot)
- jakautuminen ryhmiin (5 min.)
- karusellityöskentely eli mahdollisten palveluiden ideointi kiertävällä ryhmätyöllä (4 * 10 min.)
- kukin ryhmä ideoi kohdallaan olevan pääprosessin tarvitsemia palveluita
- tämän jälkeen ryhmä siirtyy seuraavaan pisteeseen, kuitenkin niin että yksi ryhmän jäsenistä esittelee tulokset seuraavalle ryhmälle
- näin jatketaan kunnes kaikki työpisteet on kierretty
- viimeisellä pisteellä ryhmän jäsenet valmistautuvat esittelemään tämän pisteen tulokset seuraavassa vaiheessa omassa ryhmässään
- Jatkotyöstö: Ideoiden arviointi ja täydentäminen pienryhmissä
- vaiheen esittely (5 min.)
- jakautuminen ryhmiin ja siirtyminen omiin tiloihin (10 min.)
- ryhmät
- kussakin ryhmässä on mukana 1-2 edellisen vaiheen ryhmän edustajaa
- palveluiden täsmentäminen ja palveluvalikoiman täydentäminen (45 min.)
- kukin ryhmä käy läpi karusellivaiheen tuottaman kuvan
- ryhmä käy myös läpi Synergiaryhmän aikaisemman työskentelyn tuottamat palvelukuvaukset
- ryhmä sijoittaa aiemmin tuotetuista palvelukuvauksista soveltuvat vastuullaan olevaan pääprosessiin
- ryhmä täydentää pääprosessiin liittyvää palvelulistausta, niin että se ryhmän mielestä on kattava
(Omakustannelounas 12.30-13.30)
13.30-15.40 Palveluiden kuvaaminen (pienryhmätyöskentely)
- Kuvausten tuottaminen: Listattujen palvelujen kuvaaminen pienryhmissä
- vaiheen esittely (5 min.)
- jakautuminen ryhmiin ja siirtyminen omiin tiloihin (5 min.)
- ryhmät
- kussakin ryhmässä on mukana yksi edellisen vaiheen ryhmän edustaja
- keskitetyt tukihenkilöt kiertävät ryhmissä auttamassa
- jatkotyöstövaiheessa listattujen palveluiden kuvaaminen sovitulla tavalla (1 h 30 min > 2 h, ohjelmanmuutoksen vuoksi.)
- uusien palveluiden kuvaaminen
- aiemmin tuotettujen kuvausten läpikäyminen
- (tämän osan me päätimme poistaa, koska oli tärkeintä päästä tuottamaan palveluiden kuvauksia
- Kuvausten viimeistely: Palaute ja palautteen pohjalta tehtävät muutokset
- palvelukuvausten koeluenta pienryhmissä (15 min.)
- kukin ryhmä käy läpi toisen ryhmän materiaalit
- ryhmä Kuvaus1 antaa tuotoksensa ryhmälle Kuvaus2
- ryhmä Kuvaus2 antaa tuotoksensa ryhmälle Kuvaus3
- ryhmä Kuvaus3 antaa tuotoksensa ryhmälle Kuvaus4
- ryhmä Kuvaus4 antaa tuotoksensa ryhmälle Kuvaus1
- kukin ryhmä tekee selventävät merkinnät ja kysymykset saamaansa toisen ryhmän tuottamaan materiaaliin
- palautteen läpikäynti pienryhmissä (15 min.)
- kukin ryhmä palauttaa käsittelemänsä materiaalin alkuperäiselle ryhmälle
- kukin ryhmä käy läpi toiselta ryhmältä saamansa palautteen
- ryhmä kehittää palautteen pohjalta omia kirjauksiaan)
15.40-16.00 Yhteenveto
- Synergiaryhmän puheenjohtaja esittää päivän yhteenvedon
19.00-> Iltatilaisuus
- vapaamuotoinen omakustanteinen illallinen ravintolassa Virgin Oil Co. (Mannerheimintie 5). Ks. ryhmämenut alla.
Tiistai 17.11., Auditorio 1: Teemana tilannekatsaukset opintohallinnon tietojärjestelmiin, ja siirto-opiskelijat
08.30 - 09.00 Aamukahvi
09.00 - 10.30 Katsaukset opintohallinnon tietojärjestelmiin
- 09.00 - 09.45 Jyväskylän perusrekisteriuudistus, ROTI (Timo Rantanen, JYU)
- 09.45 - 10.30 Opintohallinnon tietojärjestelmän modernisointi, OTM (Inka Paukku, Aalto-yliopisto)
10.45 - 14.30 Siirto-opiskelijat
10.45 - 11.15 Alustus
11.15 - 12.15 Ryhmäkeskustelut
Ryhmäjako
- 1. Tiedot opiskelijavalintaa varten (Mikko Eronen)
- Mitä tietoja tarvitaan Virrasta hakemukselle/Opintopolkuun opiskelijavalintaa varten
- Tekniset vaatimukset tietojen toimittamiseen
- Muistiinpanot:
(12.15 - 13.15 Omakustannelounas)
13.15 - 14.30 Ryhmäkeskustelujen tulosten esittely ja keskustelua
14.30 - 14.45 Kahvi
14.45 - 15.30 Yhteenveto ja päätesanat
Tulokset pähkinänkuoressa
Siirto-opiskelijat
Siirto-opiskelija-asiaa pohdittiin työpajassa kolmesta eri näkökulmasta neljän ryhmän toimesta.
Ryhmien tekemät muistiinpanot löytyvät jaetusta Google Docs-kansiosta:
Aihe 1: Tiedot siirto-opiskelijavalintaa varten
Mitä tietoja tarvitaan Virrasta hakemukselle/Opintopolkuun opiskelijavalintaa varten
https://docs.google.com/document/d/1RfMK1mdiqGbuL9W39iCXsUKxop3v8SBI10ff1_SSiBc/edit#
- Aihe 2: Tiedot opintohallinnon rekisteriin
Mitä tietoja Virrasta/Opintopolusta/OILIsta jne. tarvitaan opiskelijan tietojen siirtämiseksi vastaanottavaan korkeakoulun järjestelmään
https://docs.google.com/document/d/1VsVXJOFyOQW2UYr3Zd0PEN5TzmkuNKix120PDLd1ONc/edit#
https://docs.google.com/document/d/1_qZW5jQgVBuNfj8yyHwZ8r3__3WnJTexH8JQlFRDPI8/edit - Aihe 3: Korkeakoulun prosessi
Opiskeluoikeudesta luopuminen ja uuden opiskeluoikeuden luominen
https://docs.google.com/document/d/1pd2l1K8dlgEnhyIt-W55nocvMe63VXLOe4AclfkQZnU/edit#
Ryhmätyöskentelyn jälkeen huomioista keskusteltiin yhdessä, ja todettiin, että aiheeseen liittyy vielä paljon avoimia kysymyksiä. Synergiaryhmä päätti nimetä erillisen iskuryhmän työstämään asiaa edelleen, ja ryhmään valittiin edustajat eri ekosysteemeistä. Iskuryhmän työskentelylle on perustettu wiki-sivu, jolla asian työstämistä voi seurata.
Käytännön järjestelyt