Synergiaryhmän etäkokous

24.8.2012 kello 9 - 11
http://csc-fi.emea.acrobat.com/rakettiopi/
Kokous on avoin kaikille korkeakoulujen asiantuntijoille
Synergiaryhmä omistaa varsinaiset kokoontumisensa työpajatyöskentelylle ja käyttää etäkokoukset ajankohtaisten asioiden käsittelyyn ja Opin tilannekuvan ylläpitoon.

Asialista

Kokouksen avaus

2. Asialistan hyväksyminen

3. Korkeakoulujen tietomalli (Teemu Kemppainen ja Tuomas Hulkkonen)

Yleisesittely (tietomalli.csc.fi)
Opetustapahtumasarja-käsitteen lisäämisehdotuksen käsittely

4. OTM-esiselvitys ja hankkeen eteneminen (Tuomas Naakka?)

Esiselvitys

5. LADOK3-vierailun kuulumiset (Jaakko Rannila, Lauri Stigell, Ossi Raatikainen ja Jorma Korkiakoski)

LADOK3:n tapaaminen järjestettiin Uumajassa 22.-23.8.2012
Lisätietoa yhteistyöstä

6. LVI-työryhmän tapaamisen tulokset ja eteneminen (Paula Merikko ja Kristian Haapala)

7. VIRTA- ja OPI-korkeakoulukierros (Paula Merikko)

Aikataulun rakentuminen

8. Käsiteltävät teemat 24.-25.9.2012 työpajassa Tampereen yliopistolla

Aihe-ehdotukset

9. Muut asiat

10. Ilmoitusasiat

11. Seuraavat kokous

12. Kokouksen päätös

Muistio

Läsnä: Antti Mäki, Kristian Haapala, Ossi Raatikainen, Lauri Stigell, Paula Merikko, Soile Pylsy (10:10 asti), Hannele Husa, Jaakko Rannila, Joonas Mäkinen, Katariina Lehto, Katri Laaksonen, Kati Tiihonen, Julian Lindberg, Rintala, Heinonen, Päivi Aho, Sari Pulkkinen, Virve Peltoniemi, Jukka Kohtanen, Mats Lindstedt, Inka (Aalto), Jorma Korkiakoski, JP Pihlajakoski, Kaarina Lilja, Sari Zitting, Totti Tuhkanen, Tuomas Orama, Teemu Kemppainen, Marja Mielonen, Melanie Lotz

Kokouksen avaus

Varapuheenjohtaja Jaakko Rannila avasi kokouksen klo 10.

2. Asialistan hyväksyminen

Ehdotukset työjärjestysmuutoksista
- Siirretään 6. LVI-työryhmän tapaamisen tulokset ja eteneminen esityslistan kärkeen, jolloin Mäkinen/OPH ehtii mukaan käsittelyyn
- Siirretään 3. korkeakoulujen tietomalli alkamaan klo 10 jälkeen, jolloin asianosaiset paikalla
- Lisätään 3. korkeakoulujen tietomalli Opinto-oikeuden muutos opiskeluoikeus-termiksi -keskustelu
- Siirretään 4. OTM-esiselvitys ja hankkeen eteneminen seuraavaan kokoukseen, jolloin hankkeen esittelydiat ovat valmistuneet

3. LVI-työryhmän tapaamisen tulokset ja eteneminen (Paula Merikko ja Kristian Haapala)

Tapaaminen 16.-17.8.2012
Tulokset pähkinänkuoressa (pdf)
Haapala esitteli työryhmän tulokset
- AMK-läsnä/poissa-ilmoittautuminen KSHJ:ssa, mutta YO-ilmoittautuminen korkeakoulun omassa järjestelmässä
- Koskee vain uusia paikan vastaanottaneita
- Käyttäjätarinat (sis. rajanveto TIPTOP:iin) ja tietoalkiot kommentoitavissa Google Docsissa
- KSHJ:lle avoimet kysymykset Google Docsissa
- Seuraavaksi asiaa käsitellään TaY:lla Synergiaryhmä työpajassa 24.-25.9.
Keskustelu
- Määritykset yo/amk-sektoreilla erotetaan, ks. prosessikuvat
- Saadaanko yhteistä palvelua edes YO-sektorille? OPI-koordinaattorit määrittelevät edelleen taustalla yhteistä palvelua, mutta omistajaa/tekijää ei ole, lisäksi aikataulu painaa jo päälle. Lähdetään pääasiasta liikkeelle, palveluiden rajat ja siirtyvät tiedot. Korkeakouluilla vasta sen jälkeen realistisesti mahdollisuus päättää haluaako yhteisen palvelun vai ei.
- AMK-läsnä/poissa-ilmoittautuminen on varasijoittelun vuoksi KSHJ:ssa, mutta opiskelija joutuu edelleen asioimaan myös tiskillä kuten nytkin.
- Palvelu ei saa huonontua amk-näkökulmasta.
- Tavoitteena prosessin automatisointi ja nopeutus. Manuaalinen prosessi tulee silti myös säilymään, eli harek/amkorek-tyyppinen virkailijaliittymä, jolla ilmoittautumistiedot voidaan syöttää.
- Onko OPH:lta tulossa vastauksia kysymyksiin, jotka Google Docsissa? Kysymykset lähtevät OPH:lle tänään.
- Prosessiin liittyy ongelmia, koska opiskelijaa ei pysty pakottamaan ilmoittautumaan pikaisesti, paikan vastaanoton ja ilmoittautumisen välillä voi mennä kuukausia. Vaikka pystyisikin pakottamaan heti ilmoittautumaan, sekin on ongelma, koska jos opiskelija ilmoittautuu ensin poissaolevaksi maksut välttääkseen ja sitten myöhemmin läsnäolevaksi, on varasijalta jo valittu joku muukin. Voiko varasijoittelua pyörittää vain paikanvastaanottotietojen perusteella? Suuri ryhmä poissaolevia esim. asepalvelukseen menevät, joille välttämätöntä saada varasijalta henkilöt. KSHJ-ohjauksessa linjattu, että poissaolo-varasijoittelu mahdollistetaan, on valintayksikkökohtainen asia otetaanko käyttöön.
- AMK:t ottavat kaikki poissaolevaksi ilmoittautuneen tilalle varasijalta seuraavanm jotta ryhmät täyttyvät.
- AMK: nykytilanteessa tieto läsnä/poissa tulee AMKOREK:sta, sama tieto tarpeellista saada KSHJ:sta
- Avoin kysymys: "Aiemminhan ainakin joissakin yliopistoissa oli käytäntö, että paikan vastaanoton yhteydessä ilmoitettiin lykkääkö aloitusta. Tuo oli normaalista poissaolosta poikkeava käytäntö, koska sitä ei käsittääkseni saanut kesken vuoden muuttaa läsnäoloksi. Ilmeisesti tälle on tarve edelleen?"

4. LADOK3-vierailun kuulumiset (Jaakko Rannila, Lauri Stigell, Ossi Raatikainen ja Jorma Korkiakoski)

LADOK3-projektin teknisten asiantuntijoiden ja OPI/TIPTOPin tapaaminen järjestettiin Uumajassa 22.-23.8.2012
Lisätietoa yhteistyöstä
Tulokset
- Stigell kertoi vierailusta
  - Tavoitteena löytää konkreettisen yhteistyön kohteita, OPI-ohjausryhmä antoi toimeksi valmistella työpajasarjan aiheesta toukokuussa 2012 LADOK3-ohjausryhmän tapaamisen yhteydessä.
  - Toinen tärkeä foorumi Nordforum
  - Tulokset
    - 1a) Arkkitehtuurin opiskelu/vertailu: syys-lokakuussa Metropolialla 2-päiväinen kokous. Minkälaisia ratkaisuja Ladok3:ssa, Pepissä, Tiptopissa. Mitä hyödynnettävää?
    - 1b) Arkkitehtuurin vertailu: käyttöliittymävalinnat: LADOK ja TIPTOP samassa vaiheessa, käyttöliittymäteknologiavalintojen perusteista jaetaan tietoa maiden välillä, (ei erillistä tapaamista).
    - 2) Integraatioryhmä CodeCampit: OPI:n järjestämiin codecamppeihin 1-2 edustajaa Ladok3-projektista tutustumaan, kooditason ymmärryksen edistäminen
    - 3) projektien vaatimusten hallinta: käyttäjätarinoiden toteutus, vaatimusmäärittelyjen pohjana. Metodologiat. Ymmärrys toisen tavasta tehdä asioita. Ei erillistä aikataulua/tapaamisia sovittu.
    - 4) Ruotsin tutustuttaminen HOPS-konseptiin ja oppimislähtöiseen ajatteluun: TIPTOP-yhteistyössä. LADOK3:ssa työlistalla tutustua aiheeseen paremmin. Ehotettu, että LADOK + Chalmers edustajat syksyllä Suomeen TIPTOP:n HOPS-palvelu-työpajaan.
- Raatikainen kertoi käydystä teknologiakeskustelusta
  - Samankaltaiset järjestelmät, perusperiaatteena SOA ja palvelupohjaisuus
  - Erona LADOK3:ssa ei käytössä ESB-tuotetta, vaan tekevät vastaavan toiminnallisuuden itse.
  - Arkkitehtuuriratkaisut LADOK/TIPTOP/PEPPI perusperiaatteet hyvin samankaltaisia
  - Tehdään Javalla, tuotteet ja työkalut melko pitkälle yhtenevät järjestelmissä
  - Testauskäytännöissä eroja, LADOK3:ssa erilaisia tuotteita ja menettelytapoja.
  - Iteratiivinen kehitystapa kaikissa (SCRUM tai sen kaltainen malli)
- Keskustelua
  - Tuliko teknologiaideoita?
    - Ajatuksia saatiin TIPTOPiin, joka vielä alkuvaiheessa, arkkitehtuurista joitakin ideoita. Tarkoitus syventää arkkitehtuuriworkshopissa.
    - Testaus
    - Järjestelmien eroista ja yhteneväisyyksistä ei päästy vielä yhteisymmärrykseen, vaatii kooditason tarkastelua
    - Kaikki 3 nojaa Javaan ja Springiin, suuria eroja ei ole. Suunniittelumallit ja toteutustavat samanlaisia, erot ei vaikuta lopputulokseen. SOA yhteisenä pohjana.
    - Jos ESB-tuotetta tarvitaan kolmannen osapuolen integraatioihin, LADOK3:ssa valmius ottaa käyttöön. Erona, ettei vastaavalle toiminnallisuudelle ollut yhtä suurta tarvetta.
    - Ruotsissa pitkäjänteisemmin ja paremmilla resursseilla kyetty toimimaan, mikä vastaavassa mittakaavassa puuttuu Suomesta.
    - Yhteiset moduulit ei mahdollisia, mutta tietomallitason yhteistyötä
    - LADOK3:n rest-rajapinnat
    - Teknisiä vinkkejä EDEN-ympäristöön, jatkuvan integraation palvelun deploy-skriptien tekemiseen

3. Korkeakoulujen tietomalli (Teemu Kemppainen ja Tuomas Hulkkonen)

Yleisesittely (tietomalli.csc.fi)
Opetustapahtumasarja-käsitteen lisäämisehdotuksen käsittely
Kemppaisen alustukset 1) Opetustapahtumasarja ja 2) opiskelu/opinto-oikeuskäsite, paikalla myös Suoranta ja Mielonen, Tuomas Hulkkonen pois
Kolmanneksi asiaksi lisättiin kysymys: Kuinka joustava ja toimiva tietomallin muutosmalli on, kun muutostarpeet tulevat eri suunnista? Toinen lainsäädännöstä johtuva, toinen yhden korkeakoulun ehdotus. Minkälainen keräämismalli, minkälainen foorumi jossa käsitellä - järkevät tavat käsitellä pitkällä tähtäimellä? Syksyn aikana tullee muitakin muutostarpeita.
Nyt pienet lisäuykset suoraviivaisesti lisätty, suuremmat laajennukset KOKOA
1) Opetustapahtumasarja
- Kemppainen alusti: olemassa opetuksen toteutuksia ja opetustapahtumia, on tarve ilmaista, että on toistuvan opetustapahtuman ryhmiä, ehdotuksena opetustapahtumasarja-käsite opetuksen toteutus-kaavioon.
- Keskustelua:
  - Ilmeinen tarve käsitteelle, mutta epäselvää: opetuksen toteutus on jo kokonaisuus, jolla tietyt ajankohdat. Opetuksen toteutuksen sisällä toteutettavat ryhmäjaotko ajatuksena? Tarvitaan sisäinen ryhmä-käsite mukaan, muuten kyseessä rinnakkaiset opetuksen toteutukset, jolloin tarvitaanko uutta käsitettä?
  - Opetustapahtumat jaetaan jo nyt luentoihin, harjoituksiin jne., tarvitaanko uutta käsitettä?
  - Ehdotus: Jätetään pöydälle, kunne Tuomas Hulkkonen pääsee käsittelemään?
  - Halutaan nimenomaan yksilöidä ryhmät opetuksen toteutuksen sisällä.
  - Geneerinen tapa tarkastella asiaa olisi se, että ryhmät on omia opetuksen toteutuksiaan. Aika/paikkatieto.
  - Toteutuksen pitäisi voida sisältää toteutuksia (-ELM, MLO, tai Oodi, Winha -tietomallit)
  - Ilmoittautuminen opetuksen toteutukseen vs. opetuksen toteutuksen alaryhmään?
  - Odotettava Tuomaksen kommentteja
  - Metropolia + TAMK pohdinta: opetustapahtumasarjassa haasteellista amk-sektorilla, yhteen käsitteeseen sisällytetty 2 käsitettä: toteutuksen osa (luennot, tentti) ja opetuksen toteutuksen pienryhmä. Nyt mallissa voi ilmoittautua vain yhteen opetustapahtumasarjaan. Halutaan saada selville siis mihin ryhmään opiskelija menee ryhmän sisällä, nyt mallin mukaan voi ilmoittautua vain yhteen opetustapahtumasarjaan (mutta tarve tenttiin ja luennolle ja laskariin). jos mallia muuttaa niin, että voi ilmoittautua useampaan opetuistapahtumasarjaan, sekään ei toimi (voisi ilmoittautua kahteen laskariin). Käsitteitä ei siis tule sekoittaa keskenään.
  - Tehty tietovarastoinnin tarpeisiin alunperin, joten esim. ilmoittautumiseen liittyvää logiikkaa ei ole vielä loppuun asti mietitty. Olennaista on tarkastella kokonaisuutta, miten kehitetään mallia, siis laajempi kysymys.
- Päätös: Keskustelua jatketaan, kommentit Teemulle. Teemu lähettää uuden aikataulun tiedoksi kommentit läpikäytyään.
2) Opiskelu-oikeus ja opinto-oikeus
- Kemppainen alusti: Lainsäädännössä käytössä johdonmukaisesti käsite opiskeluoikeus, tietomallissa puhutaan opinto-oikeudesta. Tietomalliin tulisi vaihtaa termi opiskeuoikeus, mutta haasteena se, että korkeakoulut tehneet jo tietomallin pohjalta toteutuksia, jolloin muutokset aiheuttavat vaivaa ja kustannuksia. Muutosta siis harkittava, vaikka periaatteessa selvä asia. Aallosta tullut kanta, etteivät haluaisi muutosta tehdä.
- Keskustelua:
  - Jos lähdetään lainsäädännön termistömuutoksia jatkossakin aina noudattamaan, halutaanko todella että tietokannassa ajantasainen termistö vai voisiko tietokannan taulujen nimet olla mitä on ja olisi olemassa dokumentoidusti synonyymit, joissa kerrotaan, että opiskeluoikeus löytyy tietomallista nimellä opinto-oikeus jne.?
  - Jos pidetään historialliset termit, kuinka hyvä tietomalli enää on? Uudet ottaisi silloin käyttöön valmiiksi vanhentuneet termit sisältävän tietomallin. Malli ei vielä laajasti käytössä, nyt VIRTA-projektin myötä tulossa kaikille. Nyt siis aika tehdä isot muutokset ennen laajaa käyttöönottoa.
  - Opiskeluoikeus on niin keskeinen termi, että syytä korjata yhdenmukaiseksi.
  - Skriptien kanssa tulisi pysyvästi ja jatkuvasti ongelmia jos ei muuteta
  - Jos asia pysyy samana, vain nimi muuttuu, ei kosketa taulujen nimiin
  - Kansallisesta tietomallista on myös kytkentä lainsäädäntöön päin - mm. OKSA-tason kautta. Eli mitä vakiintuneempi ja laajemmin käytössä tietomalli on, sitä isompi kynnys on kirjoittaa lakia toisin termein.
  - Jälleen kysymys siitä milloin tehdään ja mitä tehdään. Tietomalli laajenee laajempaan käyttöön ja operatiiviseen käyttöön, mikä tarkoittaa muutostarpeita väistämättä.
  - Kuinka moni korkeakoulu on toteuttanut XDW-tietomallin mukaisen tietovaraston? Eli kuinka monen korkeakoulun implementaatioita muutos koskisi?
    - Winha-amk:t, OY, TaY, TY, Aalto, HY jne
  - Synonyymitoiminnot yksi ratkaisu eli samalla taululla voi olla monta nimeä, mutta hankalaa koska aikaa myöten kannan hallinta muuttuu sekavaksi.
  - Lainsäädäntö epävakaustekijänä vain yksi muutosvoima. Rakentumassa toimintaketju valtioneuvoston suuntaan, kokonaisarkkitehtuurisuunnittelu, mikä tuo vakautta.
  - Päivitystarpeiden ei tule tulla saneluhengessä, keskusteltava pelisäännöt, päivitysperiaatteet ja -sykli, asiakaslähtöisyys. Yhtenäinen linja kaikkien etu.
  - Päätös asiasta KOKOA-koordinaatioryhmässä 4.9., siihen asti voi kommentoida Kemppaiselle.
3) Muutosprosessi
- Minkälainen keräämismalli, minkälainen foorumi jossa käsitellä - järkevät tavat käsitellä pitkällä tähtäimellä?
- KOKOA tekee viime kädessä päätökset, päätöstä edeltää prosessi jossa asiantuntijat, synergiaryhmä, käy keskustelun ja tekee ratkaisuehdotuksen/vaihtoehdot. Tällä foorumilla tulisi päätyä ehdotukseen.
- Metakeskustelu KOKOA:an: onko nykyinen muutosmalli validi? Syksy tuottaa lukuisia ehdotuksia useista suunnista. Tulee olla selkeä tapa jolla asiat tuodaan synergiaryhmälle.
- RAKETTI-ohjausryhmä osoitti OPI/synergiaryhmälle mallin omistajuuden opintohallinnon osalta, vastuu siis meillä ja ratkaisuja pystyttävä tekemään.
- Alustavat ehdotukset yhteiseksi näkemykseksi. Äänestyksen perusteella kannatettiin:
  - Tietomalliin pitää pystyä tekemään muutoksia, malli pidettävä ajantasalla
  - Muutoksista aiheutuu töitä niille, joilla malli jo käytössä.
  - Korkeakoulu voi itse päättää muutoksista.
  - Korkeakoulun ei tarvitse implementoida muutosta kattavasti lähdejärjestelmissään, mutta tieto muutettava tietomallin muotoon jos korkeakoulu toimii jossakin verkostossa ja on sitoutunut toimittamaan tietoja toisiin korkeakouluihin tai esim. yhteiseen VIRTA-tietovarantoon vietäessä.
- Päätös: Synergiaryhmä tekee em. asioista lausunnon, johon voi ilmoittaa eriävät mielipiteet, käsittelyyn 4.9. KOKOA-koordinaatioryhmän kokoukseen.
- Kustannuskysymykset? Tietomallin muutokset tuottaa kustannuksia nykykäyttäjille, vastaavasti käyttöönotto taas uusille. Sisältökysymykset oltava ensisijaisia kustannuksiin nähden synergiaryhmässä.
- Synergiaryhmä on avoin kaikille korkeakouluille, toivottavasti tietomallimuutosten käsittely saa laajemmin korkeakouluista osallistujia liikkeelle

7. VIRTA- ja OPI-korkeakoulukierros (Paula Merikko)

Yhteyshenkilöt nimetty, OPI kontaktoinut kaikkia kierroksen tiimoilta
Aikataulutus
- Kierros lokakuun puolivälistä joulukuun puoliväliin
- Vierailut sovittu joitakin Uudenmaan vierailuja lukuunottamatta: Aikataulun rakentuminen
- Ehdotettu-tilassa olevat toivotaan vahvistettavan mahdollisimman pian
Vierailun ohjelma julkaistaan syyskuun alussa.
Korkeakoulujen ennakkotehtävät ja jaettava materiaali julkaistaan syyskuun loppuun mennessä.
Jokainen vierailu on kolmen tunnin mittainen ja jakautuu kahteen osaan, jolloin mahdollisuus osallistua vain osaan. Ensimmäisen tunnin tiedotustilaisuuteen toivotaan laajempaa kuulijakuntaa, jälkimmäiseen kahden tunnin korkeakoulukohtaisia kysymyksiä käsittelevään keskustelevaan osioon taas toivotaan korkeakoulujen avainhenkilöitä VIRTA-projektin ja OPI-osahankkeen näkökulmasta.
- Korkeakoulun yhteyshenkilö on vastuussa oikeiden tahojen kutsumisesta korkeakoulun sisällä: johto, opintohallinto, tietohallinto, kehittämisyksikkö tms. organisaatiorakenteesta riippuen.
Tavoitteet
- VIRTA-projektin näkökulmasta selvitetään mahdollisuuksia tiedonsiirtojen toteuttamiseen yksittäisten korkeakoulujen kannalta.
  - Yhteistä tietoarkkitehtuuria täydennetään tällöin myös tietoteknisen toteutuksen yksityiskohdilla.
  - Korkeakoulujen lähdejärjestelmien tunnistamista sekä tietojen muuntamisen, tarkastamisen ja siirtotapojen käsittelemistä.
  - Tavoitteena muodostaa korkeakoulukohtainen alustava toteutussuunnitelma vuoden 2012 loppuun mennessä.
- Opiskelun ja opetuksen tukipalveluiden kehittämisen näkökulmasta perehdytään OPI:n tuottamiin opintohallinnon yhteentoimivuuden viitearkkitehtuuria tukeviin palveluihin.
Lisäksi VIRTA-projektiin liittyen tiedoksi tiedonkeruusimulaatioista:
- Viranomaistiedonkeruut-asiantuntijaryhmän pyynnöstä projektiryhmä (lähinnä Eila Partanen) on tuottanut ”paperisimulaation” siitä, miten nykyiset tiedonkeruut tehtäisiin tietovarannosta tietovarannon tietosisällön rajausluonnoksen pohjalta.
- Yleisesti tarkoituksena on auttaa tietotavarannon hahmottamista suhteessa nykytilaan (viranomaistiedonkeruissa). Simulaatiossa Tilastokeskuksen opiskelija- ja tutkintotiedonkeruut sekä opetus- ja kulttuuriministeriön opintopistetiedonkeruut, kaikki yliopistojen ja ammattikorkeakoulujen osalta erikseen sekä yliopistojen erillisen opettajan opinnot -tiedonkeruu eli seitsemän simulaatiotaulukkoa.
- Google docsissa: https://docs.google.com/spreadsheet/ccc?key=0AlzuuWm2J2etdEVDbTZuajFFdXc0RTd4M1FpcmhPT2c

8. Käsiteltävät teemat 24.-25.9.2012 työpajassa Tampereen yliopistolla

Aihe-ehdotukset
Ehdotus: ylimääräinen kokous viikkoa ennen (koordinaattorit doodlettavat)

9. Muut asiat

Ei muita asioita

10. Ilmoitusasiat

Ei ilmoitusasioita

11. Seuraavat kokous

Doodlataan ylimääräinen tapaaminen viikkoa ennen
Syksyn kokoukset; seuraava työpaja Tampereen yliopistolla 24.-25.9.2012
Syksyn aihe-ehdotukset Google docsissa
Synergia on avoin foorumi kaikille korkeakouluille, työryhmän työskentelyyn on sallittua ja suotavaa osallistua mahdollisimman laajasti

12. Kokouksen päätös

Varapuheenjohtaja päätti kokouksen klo 11:25.