7.3.2012 Synergiaryhmän ACP-kokous: Synergia-ryhmän toimintakulttuuri ja työskentelytavat (Antti)
Nykyiset periaatteet työskentelytavoista
Synergiaryhmä omistaa varsinaiset kokoontumisensa työpajatyöskentelylle ja käyttää etäkokoukset ajankohtaisten asioiden käsittelyyn ja Opin tilannekuvan ylläpitoon.
https://confluence.csc.fi/display/OPI/2011_02_25_Synergiaryhma_muistio
- Pääsääntöisesti muut kuin sihteerit valmistelevat ja esittelevät kokousasiat (seurantavastuut)
- Materiaaleja ei jaeta paperilla kokouksiin (wiki, sähköposti)
- Kokouksen asiat koosteena yhdellä sähköpostiviestillä noin pari päivää ennen kokousta
- Etäkokouksissa keskitytään tilannekatsauksiin, kuulumisiin ja asioiden muuhun esittelyyn
- Kokousten seuraaminen tulisi olla mahdollista myös kokousten jälkeen kokousmuistiinpanoista ja sillä pohjalla osallistuminen kommentoimalla
- Etäkokoukset nauhoitetaan, jolloin kokouksessa käsiteltyihin asioihin perehtymisen lisäksi voidaan nauhoitteista kerätä kirjasto eri asioiden esittelyistä
- Kokousten alussa katsaukset aina kokonaiskuvaan, siihen missä mennään; eri osakuvista vastaavat päivittävät vastuualueensa kuvan jokaiseen kokoukseen
- Pohdittava, miten voitaisiin tuottaa laadukkaita kokousmuistiinpanoja
https://confluence.csc.fi/display/OPI/2011_04_27+Synergiaryhman+kokous
- Jatkossa sitova ennakkoilmoittautuminen työpajakokouksiin
Työsketelytapojen kehittämismahdollisuuksia
Lähtökohdat
Synergiaryhmään osallistuvat asiantuntijat tekevät kokousten ulkopuolella
- Ei mitään
- Ilmoittavat osallistumisestaan ja siitä, mitä voivat käsitellä
- Perehtyvät valmisteltuun aineistoon
- Valmistelevat käsiteltävää aineistoa
- Valmistelevat esityksiä käsiteltäväksi
Synergiaryhmän toiminta jaetaan
- Synergiaryhmään yleensä
- Teemaryhmiin
- Kehitysprojekteihin osallistumiseen
- (puheenjohtajiston ja koordinaattoreiden muodostamaan koordinaatioryhmään)
Toimintatavan pääosat
A) Mihin Synergia-ryhmän fyysisillä tapaamisilla (työpajat) pyritään ja miten niistä saataisiin nykyistä enemmän irti?
- Hämeenlinnassa keskusteltya: olisi hyvä lisätä sekä työryhmien määrää (pienentää kokoa) ja työryhmien keskinäistä tiedonvaihtoa
https://confluence.csc.fi/display/OPI/Leirin+yleisjarjestelyt
- Synergiaryhmän ”tehtäväluettelo” (Jiraan eikä exceliin kuten Arkissa)
- Työpajat vain live-osallistumisena
- Työpajoissa työskentelyn jako tiedon työstämiseen ja tiedon jakamiseen (Arkkiin verrattuna yleiskatsauksien virkaa hoitavat ACP-kokoukset)
- Työvälineinä työpajoissa google docs (tai Jira?)
B) Mikä on ACP-kokousten funktio? Miten niitä tulisi kehittää?
- ACP-nauhoittaminen
- Erilliset nauhoitteet seurattavien projektien esittelyistä, nauhoitteiden hallinta projektikorteilla ja seurantavastuussa olevien avulla?
C) Miten teemaryhmät ja kehitysprojektien ydintoimijat kohtaavat?
- Oman aktiivisuuden perusteella: ei luoda rakenteilla ja hallintamallilla yhteistyötä vaan ihmisten välisellä keskustelulla
- Synergiaryhmän jalkautuminen kehitysprojektien ja verkostojen tilaisuuksiin? (vrt. Winhaajat)