OPI-TIETO

XDW-kasitemalli_muutostarpeet_190810.xlsx

Osana OPI-perusjärjestelmän vaatimusmäärittelyn toiminta- ja tietoarkkitehtuurityötä OPI-TIETO -asiantuntijaryhmä käy lävitse korkeakoulujen opintohallinnon prosessit opiskelijaksi hakeutumisesta aina alumniksi siirtymiseen saakka. Työssä on hyödynnetty esimerkiksi ProAMK-hankkeessa ja yliopistojen opintohallinnon tietojärjestelmäselvityksissä tehtyä mittavaa työtä.

Asiantuntijaryhmät ovat jakaneet opintohallinnon kokonaisuuden SADe-hankkeen Oppijan palvelukokonaisuuteen yhteensopivasti seuraavasti:
Seuraavassa vaiheessa jaotteluun sijoitetaan lista kokonaisuuteen kuuluvista palveluista opiskelijoiden, opettajien ja opintohallinnon työntekijöiden (käsittelijä) näkökulmasta. Palvelut suunnitellaan sekä tutkinto-opiskelun että ei-tutkinto-opiskelun tarpeisiin. Asiantuntijaryhmien tuottamassa prosessikohtaisessa dokumentaatiossa on ollut tavoitteena kuvata prosessin kulkua, tunnistaa prosessiin liittyviä käsitteitä sekä tuoda esiin prosessiin liittyviä reunaehtoja. Dokumentit ovat luonteeltaan luonnoksia, joita tarkennetaan prosessikohtaisesti, kun osahankkeessa tehdään päätös palveluiden tuottamistavasta ja etenemisjärjestyksestä.

A) Koulutusohjelman suunnittelu ja koulutukseen hakeutuminen

Palvelu / Prosessi

Opettaja

Käsittelijä

Opiskelija

Tutkinnon suunnittelu (mm. tutkintovaatimukset)

Korkeakoulun sisäinen prosessi, jossa toimijoina on mm. hallinnollisia toimielimiä. Sidos opetuksen suunnittelujärjestelmään.

 

Korkeakoulutukseen hakeutuminen ja valinta (korkeakoulujen yhteinen hakujärjestelmä 2013?); huom. erillisvalinnat + ei-tutkinto-opiskelijaksi hakeutuminen huomioitava myös (Ei-tutkinto-opiskelijaksi hakeutumisen prosessi lienee lähempänä tutkinto-opiskelun opintojaksoilmoittautumista)

 

Ei-sähköisten hakemusten vastaanotto / Hakijalistojen vastaanotto hakujärjestelmästä

Hakemuksen jättäminen

Valintakoekysymysten laatiminen

Valintakokeen järjestäminen

Valintakokeeseen osallistuminen

Valintakokeiden arviointi

Opiskelijavalinta korkeakoulun / alan kriteeristön mukaisesti

 

 

Hyväksymiskirjeen lähettäminen maapostissa / hakujärjestelmästä

Paikan vastaanotto kirjeitse / hakujärjestelmässä

 

Kirjeitse paikan vastaanottaneiden kirjaaminen hakijarekisteriin

Korkeakouluun kirjoittautuminen hakujärjestelmässä / fyysisesti

 
B) Opetussuunnitelmatyö (ops) ja opintojen suunnittelu (hops)

Palvelu / Prosessi

Opettaja

Käsittelijä

Opiskelija

Opetustarjonnan vuosisuunnittelu (lukujärjestys)

Korkeakoulun sisäinen prosessi, jossa toimijoina on mm. hallinnollisia toimielimiä. Opetuksen suunnittelujärjestelmä.
Opetussuunnitelmatyö

  • ydinainesanalyysit
  • kompetenssit
  • opintojaksojen kuvaukset

 

Opintojakson toteutuksen suunnittelu (yksittäinen)

Oman opetuksen suunnittelu
Opetuksen toteutusten kuvaukset

 

 

Resurssisuunnittelu (tilat, opettajat, laitteet)

 

 

 

Opettajan työaikasuunnittelu

Työajan suunnittelu ja seuranta
Oman opetuksen kalenteritiedot

 

 

Tulosteet ja raportit

 

 

 

T&K&I

 

 

 

Opintojen suunnittelu eli HOPS (myös ei-tutkinto-opiskelu):

Opiskelijan ohjaaminen

  • tuutorointi / alkuohjaus
  • päättötyön ohjaus
  • harjoittelun ohjaus
  • yleinen ohjaus Opintosuunnitelman hyväksyminen

Opinto-oikeuteen liittyvät toiminnot

Opintosuunnitelman laatiminen
Opintosuunnitelman muokkaaminen

Kaikkien korkeakoulujen opetustarjonnan selailu (myös ei-tutkinto-opiskelu)

 

Tarvittaessa tarjontatietojen kirjaaminen, koonti ja julkaisu

Opetustarjonnan selailu

Opiskelijaliikkuvuus: Korkeakoulusta toiseen korkeakouluun hakeutuminen
Siirto-opiskelu

Hakemuksen puoltaminen

Hakemusten valmistelu
Hakemusten kirjaaminen
Päätösten kirjaaminen (päätöksentekijä korkeakoulun sisäinen asia)

Hakemuksen jättäminen

Pääaineen / suuntautumisvaihtoehdon / linjan valitseminen

Valinnan hyväksyminen (hopsissa / muulla määritetyllä tavalla)

Valinnan tekeminen (hopsissa / muulla määritetyllä tavalla)

C) Opetus ja opiskelu

 

Palvelu / Prosessi| Opettaja | Käsittelijä | Opiskelija |

Lukukausi-ilmoittautuminen

 

Prosessin toteutus
Ilmoittautumisten kirjaaminen ja seuranta

Sähköinen ilmoittautuminen (ml. ylioppilaskunnan / opiskelijakunnan jäsenmaksun maksaminen)

Lukukausimaksun maksaminen

 

 

 

Opintojen hyväksilukeminen (AHOT)

hyväksilukeminen
korvaaminen
sisällyttäminen

 

hyväksilukuhakemukset

Opintojaksoille ilmoittautuminen

Ilmoittautumisten seuranta
Ilmoittautumisten hyväksyminen
Uusintatenttien hallinnointi

Opintojaksolle ilmoittautuminen

Opetuksen tietojen hallinta
Opettajan näkymä kursseihin

Opetuksen aikataulutiedot (esim. kalenteripalvelut)
Opetusmateriaalien jakaminen
Oppimisympäristöt (tietojen siirtäminen tarvittaessa manuaalisesti)
Opetuksen osaryhmien hallinta

 

Lukujärjestys

Yhteydenpito opiskelijoihin

Sähköpostin lähettäminen opettajan käyttöliittymästä

 

 

Tentti-ilmoittautuminen

 

Tenttien hallinnointi

Tenttiin ilmoittautuminen (muut kuin luentokuulustelu)

Opintojen suorittaminen ja opintosuoritusten hallinnointi

Suoritusten arviointi

Suoritusten rekisteröinti
Opintokokonaisuuksien rekisteröinti

Omien suoritusten tarkastelu

Opintosuoritusote

 

Opintosuoritusotteen luovuttaminen

Opintosuoritusotteen tulostaminen (virallisen otteen pyytäminen)

Tutkintotodistus

 

Suoritusten koostaminen tutkinnoiksi
Tutkintotodistuksen tarkistaminen
Tutkintotodistuksen luovuttaminen (hyväksyminen hallinnollisessa toimielimessä)

Tutkintotodistuksen anominen

Opiskelijapalaute

Palautekyselyn laatiminen (opintojaksopalaute)
Palautteen tarkastelu
Vastineen laatiminen
Palautteen hyödyntäminen opetuksessa ja opetussuunnitelmatyössä

Palautekyselyn laatiminen (muut palautteet)
Palautteen käsitteleminen
Vastineen laatiminen

Palautteen antaminen
Palautteen yhteenvetojen tarkastelu

D) Opiskelijan perustiedot

Palvelu / Prosessi

Opettaja

Käsittelijä

Opiskelija

Opiskelijan perustietojen muutokset (huom: muuttuu, jos saadaan vrk:sta)

 

Nimi
Henkilötunnus

Omien yhteystietojen muutokset

Opiskelutodistuksen tilaaminen

 

Todistuksen tulostaminen ja luovuttaminen

Todistuksen pyytäminen

Tietosuojavaltuutetun toimisto: Henkilötietojen käsittelyn ulkoistaminen, yhteiset tietojärjestelmät, verkottuminen ja niihin liittyvät sopimukset

ITK 2010 workshop

    Ryhmä 1: Uuteen maailmaan: siirtymäpolku nykytilanteesta määriteltyyn tavoitetilaan
    Ryhmä 2: Missä on pihvi? OPI-työn määritellyn tavoitetilan kiistäminen ja kehittäminen
    Ryhmä 3: Hakujärjestelmät ja OPI-osahanke: suuntaviivoja kehittämiskohteiden koordinointiin
    Ryhmä 4: Kaikki mukaan: korkeakoulujen syyt OPI-palveluihin integroitumiseen