Aika: 13.1.2016
Paikka: https://connect.funet.fi/synergia

Osallistujat: Paikalla: Hannele Husa, Henna Koskimäki, Janne Santala, Jukka Kohtanen, Marko Borodavkin, Mikko Eronen, Päivi Aho, Päivi Lignell, Virve Peltoniemi

1. Kokouksen pohjaksi

Hyödynnetään OILI-asiantuntijaryhmän tekemää kuvaa: https://confluence.csc.fi/display/OILI/2015_11_23?preview=/54499348/55902502/Siirto-opiskelijat%20ja%20OILI%20-%20New%20Page.png.

• Kuvassa on hyvin tunnistettu tietoja, mutta tässä ei huomioida Opintopolun asioita.

SO-tieto ryhmä pyrkii muodostamaan kokonaiskuvaa tilanteesta.

1. askel    

• käydään tieto kerrallaan läpi ja jos puuttuu, niin lisätään 
• selvitetään minimitiedot, joilla prosessi voidaan viedä läpi 
• pohditaan onko kaavioissa jotain, joka voidaan jättää huomiotta

2. askel

• tunnistetaan mahdollisia ongelmakohtia
• muodostetaan realistinen näkemys siitä, mitä tietoja saatavana

3. askel

• mikä on realistinen käyttöönottoaikataulu - ketkä kiinnostuneita syksyllä automatisoimaan tiedonsiirtoa omaan järjestelmään
• mitä voidaan Opintopolulta olettaa
  
• kirjataan, mitä ei saada sähköiseen prosessiin mukaan, vaan mitä tarvitsee tehdä virkailijatyönä
• mitä prosessista puuttuu, miten saadaan täysin sähköiseksi

2. Keskustelua OILI-asiantuntijaryhmän tekemästä kuvasta.

Kohta 1. VIRTA -> Opintopolku

• Opiskeluoikeuden sisältämiä tietoja ei ole määritelty. Näitä ovat ainakin opiskeluoikeuden avaintieto, henkilötieto ja korkeakoulun tunnistetieto. 
• Siirtohaun hakulomakkeella näytetään opiskelijalle itselleen tiedoksi käytettyjen läsnä- ja poissaolokausien summatiedot ja nämä välittyvät myös vastaanottavaan korkeakouluun. Summatieto on minimitieto, mutta jos katsotaan tarpeelliseksi näyttää sen hetkinen läsnäolotieto, sekin voidaan hakea VIRTA-opintotietopalvelusta Opintopolkuun. 
• Erotellaanko ilmoittautumistieto koodeilla 1, 2 ja 3? Opintopolussa tätä tietoa ei ehkä tarvita, tarvitaanko vain OILIssa?

Keskustelua ja avoimia kysymyksiä:

• Hakijalla tulee olla voimassa oleva opiskeluoikeus ja jotain suorituksia, jotta valinta voidaan tehdä, mutta katsotaanko hakukelpoisuus opiskelijan läsnäolotiedosta? Voiko poissa olevana tai kirjoilta poistettuna hakea siirtoa?

• Mikäli hakijan tulee olla läsnäoleva, niin tämä tieto tulee saada vastaanottavaan korkeakouluun.

• Hakijalle voitaisiin näyttää Opintopolun lomakkeella vain ne opinto-oikeudet, jotka oikeuttavat siirtoon (Opintopolussa estetään hakeminen, jos ei ole voimassa olevaa opiskeluoikeutta).

• Oha-forum ei ole vielä ottanut kantaa tähän - asiaa käsitellään Oha-forumin kokouksessa tammikuun lopussa.

• AMK:ssa käytännöissä lienee ollut eroja:

• Hakijan on pitänyt olla läsnäolevana vähintään yhden vuoden ennen kuin hän hakee siirtoa

• Läsnäoloilmoittautuminen kuluvalle kaudelle on vaadittu vaihtelevasti (?)

• Pystyykö VIRTA-opintotietopalvelusta erottelemaan opinto-oikeuden osalta sen, onko oikeus aktiivinen vai ei-aktiivinen?

• • Tämä tieto on ilmeisesti korkeakoulukohtainen, koskee ainoastaan yliopistoja, ja näissä sellaisia tapauksia, joissa opiskelija on poistettu kirjoilta.

  • Jos VIRTA-opintotietopalvelusta pystyy erottelemaan tapaukset, tulee päättää mitä kaikkia tietoja haetaan Opintopolkuun.

  • • Jos on passiivinen oikeus, niin ei tuoda lomakkeelle lainkaan?

Yhteistä käytäntöä ei ennättäne luomaan aikataulupaineesta johtuen, mutta jatkoa varten tarvitaan yhteinen linjaus...

• ketkä voivat hakea: sekä läsnä että poissa olevat?

• kuinka teknisesti estetään hakeminen, jos kriteerit eivät täyty?

• mitä tietoja VIRTA-opintotietopalvelusta tarvitaan asian päättelemiseksi?

Kohtanen ja Husa tekevät tarkemman määrittelyn siitä, miten päätellään Opintopolussa näytettävät siirtokelpoiset opiskeluoikeudet.

Kohta 2. Opintopolku -> OILI

• Voisiko kuvaan tarkentaa siten, että siinä on esitettynä samat tiedot, jotka tulevat Opintopolusta OILIin jo nytkin - Tulisiko kuvassa olevien kahden (Opiskeluoikeuden avain ja Lähdekorkeakoulun avain) lisäksi olla vielä muitakin? 
• Opiskeluoikeusavaimet eivät ole valtakunnallisesti yksilöllisiä, vaan tämä tieto tarvitaan korkeakoulusta. 
• Osalla korkeakoulutunnus on avaimessa, mutta ei kaikilla.

Kohta 3. VIRTA -> OILI

• Vastaanottavan korkeakoulun tulee saada tieto siitä, onko opiskelija käyttänyt lakisääteisen poissaolon. Tieto saadaan OILIn avaimen perusteella Virrasta. Jos tieto lakisääteisen poissaolon käytöstä tarvitaan myös opiskelijavalintaa tehdessä, tulee se tuoda Opintopolkuun. 
• Ovatko avaimet yksilöllisiä? Opinto-oikeuden avain voi kohtien 1. ja 3. välissä muuttua (koskee ilmeisesti Jyväskylän yliopistoa (ROTI)). Jos avaintieto muuttuu, ei voida tietää mistä opinto-oikeudesta on siirrettävän kohdalla kyse. 
• Virran koodiarvolla 2 ja 3 on hyvä eritellä Opintopolussa, tarkempi tieto siitä, mikä kausi on ollut kyseessä tulee OILIn kautta Virrasta.

Kohta 4. OILI - Opintopolku

• Ilmoittautumistieto OILIsta Opintopolkuun

Kohta 5. OILI - Korkeakoulu

• Tämä on OILI-asiantuntijaryhmän erikoisosaamista. Ehdotetaan SO-Tieto-iskuryhmän muutamien jäsenten osallistutamista OILI-asiantuntijaryhmän kokoukseen, jossa siirto-opiskelua käsitelään. Opintopolun asiantuntijuutta voidaan kaivata ryhmässä. 
• OILIn ilmoittautumistieto ei yksinään riitä, sillä kaikki eivät ilmoittaudu OILIssa. Tieto muualla tapahtuvista ilmoittautumisista pitää palauttaa jotenkin Opintopolkuun. 
• Jos opiskelija ilmoittautuu, mutta ei tulekaan: vastaanotto perutaan, tieto Korkeakoulu -> VIRTA -> Opintopolku ? 
• Tarvitaanko automatiikkaa perillemenotiedon varmistamiseen? Vastaanotettu paikka kirjaantuu Opintopolkuun. Jos automatiikkaan ei päästä, olisi vastaanotto ehdollinen siihen asti, kunnes erotodistus on esitetty vastaanottavaan korkeakouluun? Kohdekorkeakoulun kuittaus Opintopolkuun opiskelupaikan vastaanotosta ja ilmoittautumisesta? Jos automaatio toteutuu ja erokirjeistä päästään eroon, kohdan 5 nuolta OILIIn ei jatkossa tarvita.

3. Jatkoaskeleet

• Oha-forumin kokous on  29.1., tavoite hyväksyä ja julkistaa siirto-opiskelijahakua koskevat suositukset.

• AMK:n suositukset hakuajoista yms. on päätetty jo. Opintoasiainpäällikköverkoston työvaliokunta voi tarvittaessa ottaa kantaa siirto-opiskelijahakuun alkuvuodesta.

• Doodlataan seuraava kokous (2 tuntia) viikolle 5 tai 6.

• Täydennetään tietoja kohdassa 1. Tehdään eri skenaariot tapauksista ja mistä tiedoista kyseiset tapaukset päätellään.

• Tehdään kirjallinen esitys, täydennetään OILI-asiantuntijaryhmän tekemää kuvaa yhdessä (kohdat 1 ja 2), laitetaan kommenteille SO-tieto -iskuryhmälle ja myös OILI-asiantuntijaryhmälle.

  • Täydennetty kuva:
    

    • Rajaukset siirtokelpoisten opiskeluoikeuksien näyttämiseen Opintopolussa: (taulukko)
       

      Virran opiskeluoikeuksista näytetään aina vain opiskeluoikeuden typpit 1, 2, 3, 4 (perustutkinto-opinto-oikeudet).
      Jos kyseessä on opiskeluoikeuden tyyppi 2 (yo alempi) niin tarkastetaan, että löytyykö ko. opiskeluoikeuteen liittyvä toinen opiskeluoikeus (tyyppi 4, yo ylempi). Jos löytyy, niin näytetään nämä opiskeluoikeudet yhdessä (siirto koskee molempia).

      Säännöt	Huomioita	VIRTA-tiedot
      A Opiskelijan opiskeluoikeuden täytyy olla tilannepäivänä aktiivinen (opiskeluoikeuden tila = 1 aktiivinen) perustutkinto-opiskeluoikeus JA ko. opiskeluoikeuden täytyy olla voimassa	Perustapauksessa opiskeluoikeuden aktiivisuus kattaa myös tiedon siitä, että opiskeluoikeus on voimassa. Molempien tietojen tarkastamisella pelataan varman päälle. Tällä rajauksella hakijalle näytetään Opintopolussa vain sellaiset opiskeluoikeudet, jotka ovat siirrettävissä	Opiskeluoikeuden tila = 1 JA Opiskeluoikeuden voimassaoloaika: Alkamisajankohta<=SysDate<=päättymisajankohta
      B Opiskelijalla/opiskeluoikeudella täytyy olla lukukausi-ilmoittautuminen tehtynä kuluvalle lukukaudelle tilassa 1-3 (Virran lukukausi-ilmoittautumiskoodisto).	Jos ilmoittautuminen kohdistuu opiskelijaan: Jos opiskelijalta ei löydy säännön (B) mukaista ilmoittautumistietoa, niin ei näytetä mitään ko. korkeakoulun opiskeluoikeuksia. Jos ilmoittautuminen kohdistuu opiskeluoikeuteen: Näytetään ne opiskeluoikeudet, joihin liittyy ilmoittautumistieto säännön (B) mukaisesti	Lukukausi-ilmoittautuminen (tila 1, 2, 3) ajalla AlkuPvm<=SysDate<=LoppuPvm