Aika: Perjantai 4.11.2016 klo 13-14.08

ACP: https://connect.funet.fi/virta-julkaisu

Kokouksen nauhoite: https://connect.funet.fi/p5kmpe8y8dt/

Ohjeita osallistumiseen:

-          Avaa selaimesta ACP-huone: https://connect.funet.fi/virta-julkaisu

-          Kirjaudu sisään vieraana ”As a Guest” (oma nimi +organisaatio)

-          Kommentit/puheenvuorot mieluiten suullisina, tarvittaessa chat-ruutuun

-          Suositellaan kuulokkeiden tms. käyttöä, mikäli aiot käyttää mikrofonia

-          Kaiun/kohinan välttämiseksi mikrofoni mykistettynä muulloin kuin oman puheenvuoron aikana

-          Kokous nauhoitetaan ja nauhoite julkaistaan tällä sivulla.

Osallistujat: 

Fredrik Finnberg CSC, Hanna-Mari Puuska CSC, Maaria Klemola CSC, Olli Eskola CSC, Raine Rapo CSC

Aija Kaitera HY, Anne Yli-Hallila VY, Anneli Korhonen HAMK, Eeva-Maria Suojärvi XAMK, Esa Kaarakainen UEF, Heli Peltola LAMK, Hellevi Hakala Metropolia, Hilla Mäkelä Humak, Ilkka Nokelainen LUT, Janne Jämsen Aalto, Johanna Glader Novia, Juha Aittakumpu OY, Jukka Haapamäki OKM, Jussi Kärki SAMK, Krister Karlström Arcada, Liisa Hallikainen LaY, Mari Niemi UEF, Maria von Hertzen Arcada, Marja Pernu Lapin AMK, Mikko Saunamäki LUKE, Minna Karvonen SeAMK, Nicholas Volk Kansalliskirjasto, Niklas Grönblom Åbo Akademi,  Olli-Pekka, Paul Niemistö VY, Pekka Harjula Humak, Pekka Malvela XAMK, Raimo Körkkö OY, Riitta Kokko OAMK, Riitta Ruuska JAMK, Saara Savolainen Istekki/PSSHP, Seppo Tuomivaara TTL, Sinikka Luokkanen HAMK, TaY-tiimi, Tarja Laakkonen Laurea, Tiina Kenttälä-Koivumäki TAMK, Tiina Kähkönen TY, Virpi Miettinen OY, Yrjö Lappalainen TTY

Ajankohtaiset asiat

1. Tuotantoon siirtyminen

   • Tietovarannon tiedot on CSC:llä siirretty pilotista tuotantopalvelimelle.
   • Tietovarantoon tietoja siirtävien organisaatioiden tulee vaihtaa tiedonsiirto uuteen SFTP-osoitteeseen 18.11.2016 mennesä
     • organisaatioille lähetetään tarkemmat ohjeet sähköpostitse
   • Myös RESTin pilottirajapinta ajetaan alas 18.11.
     • REST-lukurajapintaa käyttäville organisaatioille lähetetään tarkemmat ohjeet tuotannon rajapinnan käytöstä.
     • Pyydetään siirtymään pilotista varsinaisen tuotantoversion käyttöön mahdollisimman pian.
     • Kaikki toiminnot säilyvät ennallaan, vain palvelin vaihtuu. Vanhasta pilottiympäristöstä tulee testiympäristö.
       
       
2. Tietojen ajantasainen siirtyminen JUULI-julkaisutietoportaaliin

• • Tavoitteena on, että uudet tiedot siirtyvät päivittäin automaattisesti JUULIin 
  • Päivitys klo 4 yöllä (organisaatioiden suositellaan asettamaan oma ajastuksensa ennen sitä)
  • Toteutetaan marraskuun loppuun mennessä

    • Alustava versio uudesta JUULIsta otetaan käyttöön joulukuun 2016 alkuun mennessä. Tällöin kaikki data käytössä.

  • JUULIn käyttöliittymää tarkoitus kehittää ensi vuoden alkupuolella
  • Jyrki Ilva ja Nicholas Volk (Kansalliskirjasto) esittelivät
    • Ks. Kalvoesitys

  • Ratkaistavia kysymyksiä: Miten tehdään 2011-2015 aineiston kanssa? Jos kaikki data tuodaan alusta asti VIRRAsta, vanhimmat tiedot ovat puutteellisia, mikä heikentää tietojen laatua.

• • Mahdollisia tulevia kehityskohteita:
    • Ulkoasu, ohjeistus, fasettien ryhmittely hierarkkisesti, esim. tieteenaloittain.

• • Tietoja on tuotu eri vaiheissa erilaisina kokonaisuuksina, mikä on vaikuttanut mm. hakukonenäkyvyyteen. Tarkoituksena, että julkaisun JUULI-id vastaisi VIRTA-id:tä, jolloin tietueen osoite olisi pysyvämpi.
  • Keskustelu
    • Aija Kaitera (chat): Tuliko tässä joulukuun versiossa mahdollisuus tunnistaa henkilön julkaisut?
    • Jyrki Iiva Kansalliskirjasto: Kun henkilötunnistus parantuu, se on mahdollista.
    • Nicholas Volk Kansalliskirjasto: Muutamia ORCIDeita tuotu.
    • Iiva: Tämä on jatkokehitysaihe. Tunnistus helpompaa, kun tutkijatunniste yleistyy.
    • Kaitera (chat): Onko tietojen luovutuksesta Juuliin tehty rekisterinpitäjien toimesta päätös tietojen luovutuksesta?
    • Iiva: Hyvä kysymys, liittyy laajempaan keskusteluun bibliometriikkatietojen oikeuksista.
    • Iiva: Muina mahdollisina kehityskohteina esim. ORCID-integraatio, tekijätietojen esittäminen, open access –tietojen esittäminen.
    • Puuska: Kaiteran kysymykseen vastauksena: julkaisutiedot ovat menneet JUULIin jo ennen VIRTAa. On tulkittu, että asiassa pätee laki viranomaisen asiakirjojen julkisuudesta. Tiedot voi sen mukaan julkaista. Kysymys VIRRAn tietojen käytöstä rajapinnan kautta on keskustelussa, sillä VIRTA-tiedot sisältävän henkilötiedoksi luokiteltavia tekijöiden nimitietoja. Tietosuojavaltuutetunkin on tarkoitus ottaa kantaa asiaan. Kysymys on siis henkilötietojen käytöstä teknisen käyttöyhteyden kautta.
    • Puuska: Taustalla on ajatus, että JUULI näyttäisi ajantasaisesti dataa, jota tutkimusorganisaatiot lähettävät, eikä sitä enää korjattaisi välissä.
    • Iiva: Oikeuksiin liittyvä keskustelu on analoginen kirjastoaineistojen kanssa. Miten data lisensoidaan, onko sillä lisenssi?
      
      

3. Alayksikkökoodistojen päivittäminen

• Ohjauksen aloja ei kerätä VIRTAan, vaan ne johdetaan julkaisulle merkitystä alayksikkötiedosta. 
• Laitosten yksikkökoodit toimitetaan erikseen web-lomakkeella , jossa kuhunkin yksikköön liitetään 1–12 OKM:n ohjauksen alaa sekä niiden osuudet yksikön toiminnasta (1–100 %). 
• Fredrik Finnberg esitteli (nauhoitteen kohdassa 34.35-)
• Samaa koodistoa käytetään myös henkilöstötiedonkeruussa.
• Lomake on julkisesti selattavissa, koodistoa voivat muokata organisaatioiden nimeämät henkilöt.
  • Henkilöt voi ilmoittaa sähköpostitse: tiedonkeruu-alakoodistot@postit.csc.fi
  • Koodiston tulee olla päivitetty vuoden 2016 osalta 31.1.2017 mennessä.
• OKM määrittää alayksikkötietojen perusteella ohjauksen alojen osuudet julkaisuille, ks. Esimerkkejä ohjauksen alojen laskennasta
• Keskustelu:
  • Liisa Hallikainen LaY (chat): Voiko organisaatiorakennetta muuttaa, esim. yhdistää aiemmin eriteltyjä yksiköitä?
  • Finnberg: Omaa organisaatiotaan voi muokata vapaasti.
  • Heli Peltola LAMK (chat): Ilmoitetaanko kytkös toimipisteistä ja ohjauksen aloista erikseen sekä OKM:n toimipistekeruussa ja julkaisutiedonkeruussa, vai onko tämä yksi ja sama?
  • Minna Karvonen, SeAMK: Onko määrää rajoitettu? Ilmeisesti ei? Eli jos haluamme jakaa jonkin yksikön kahteen osaan, se on mahdollista?
  • Finnberg: Ei ole rajoitettu.
  • Liisa Hallikainen / LaY: 2016 vuodelle ilmoitetut yksiköt eivät siis vaikuta aiempien vuosien yksikkötietoihin eli ei tarvitse mapata takautuvasti?
  • Puuska: Eivät vaikuta. Jokaiselle vuodelle tulee oma koodisto.
  • Jukka Haapamäki: Vastaan Peltolan kysymykseen toimipistetiedonkeruusta. Toimipistetiedonkeruu on eri asia: tässä haetaan organisaatiollista rakennetta, siinä taas fyysistä sijaintia.
  • Haapamäki: Karvosen kysymys kahtia jakamisesta: Se on mahdollista. Ministeriö ottaa organisaatioiden tiedot annettuna.
  • Minna Karvonen, SeAMK: Pystyykö näillä jatkossa hakemaan Juulista? Koodeilla ja/tai alayksiköiden nimellä?
  • Puuska: Jos koodia vastaava yksikön nimi löytyy, se näkyy JUULIssa kuten nykyäänkin. Uudet yksiköt eivät välttämättä näy nimellä, koska ne pitää ilmoittaa vasta 30.1.
  • Pekka Harjula, Humak: Henkilöstötiedonkeruussa ja julkaisutiedonkeruussa eikö kuitenkin hyödynnetä yhtä ja samaa alayksikkörakennetta?
  • Haapamäki: Kyllä hyödynnetään, ja yliopiston osalta vielä tutkimusrahoitus –tiedonkeruussa.
  • Karvonen (chat): Pystyykö viime vuoden koodeja muuttamaan nyt tulevien koodien mukaisiksi? Jos haku onnistuu, löytyisivät sitten kaikki samassa haussa. :-) Ja Juulissa.
  • Haapamäki: Näille voisi tehdä vuositaulukon niin, että organisaatiorakenteilla olisi kytkös toisiinsa. Tarkoittaisi samaa, kuin esimerkiksi korkeakoulujen yhdistyessä on tapahtunut. Eli esim. Kauppakorkeakoulun tiedot löytyvät Aalto-yliopistolla haettaessa.
  • Kaitera (chat): Voisiko organisaatioille ilmoittaa hierarkian? Siis ”parent” ja ”taken over by”? Olisi hyvä varsinkin portaalia varten saada kytkös historiaan
  • Puuska: Mikäli tällaista muutosta tarkoitettiin, sehän onnistuisi kyllä.
  • Haapamäki: Onnistuu, kun muodostetaan historiointi.
  • Puuska: Otetaan tämä asia esille ensi kokouksessa.
  • Puuska: Vastaan Kaiteran kysymykseen organisaatiohierarkiasta. Tälläkin hetkellä voi ilmoittaa useampitasoisia organisaatioita.
  • Rapo: Ohjeet sen tekemiseen tulossa skeema-osioon, tällä hetkellä keskusteluosiossa esimerkki osoitteessa https://confluence.csc.fi/display/VIR/XML-Skeemat
  • Puuska: VIRRAn tiedoissa voi tuoda, mutta ei ole vielä excelissä.
  • Rapo: Sehän olisi yksi sarake lisää exceliin.
  • Puuska: Tämän ”vanhempi” tai ”parent”-sarakkeen voisi lisätä exceliin. Kentän voi jättää tyhjäksi, jos eri ole hierarkiaa
  • Finnberg (chat): Ok, lisätään.
  • Puuska: Käyttöohjeet tulossa. Meille ilmoitetaan sähköpostitse henkilöt ja sähköpostiosoitteet, joille pitää antaa muokkausoikeudet alayksikkökoodistoon.
  • Puuska: Kun koodisto on tarkistettu, organisaatio merkitsee sen omalta osaltaan taulukkoon. Näin tiedämme, milloin koodisto on tarkistettu ja ajan tasalla.

Muut asiat

Muita asioita voi ehdottaa käsiteltäväksi kirjoittamalla tämän sivun alareunan kommenttikenttään (Write a comment...) tai sähköpostitse virta-julkaisut@postit.csc.fi 

Tiedoksi

1. 1.  TUHA-julkaisutiedonkeruun yhteistyöryhmän seuraava ACP-kokous
   2. Bibliometriikkaseminaari 2016 - Bibliometrics Seminar 2016

Seuraavat kokoukset

1. • Pe 2.12.2016 klo 13-14.30

• Ehdotus kokousajoista keväälle 2017
  • Pe 20.1.2017 klo 13-14.30
  • Pe 17.2.2017 klo 13-14.30
  • Pe 17.3.2017 klo 13-14.30
  • Pe 28.4.2017 klo 13-14.30 (huom. muutettu, edellinen ehdotus osui pääsiäiselle)
  • Pe 26.5.2017 klo 13-14.30