Aika: Perjantai 23.10.2015 klo 13-14.30

Nauhoite: https://connect.funet.fi/p2rltxamsxg/

Osallistujat: Anne Vankka VY, Aija Kaitera HY, Anna-Sofia Ruth TSV, Anneli Korhonen HAMK, Anu Herala TTL, Arja Kokkonen-Metsola VY, Eeva-Maria Suojärvi Xamk, Fredrik Finnberg CSC, Heli Peltola LAMK, Hilla Mäkelä LUMAK, Ilkka Nokelainen LUT, Inger Måtts-WIkström Arcada, Janne Jämsen Aalto, Janne Pölönen TSV, Jenni Kokko JY, Joakim Björklund ÅA, Johanna Viljanen TurkuAMK, Juha-Pekka Pihlajakoski TurkuAMK, Jukka Haapamäki OKM, Jussi Kärki SAMk, Kaisu Piiroinen OKM, Katri Hollo HAAGA-HELIA, Liisa Hallikainen LY, Maria von Hertzen Arcada, Marja Perun Lapin amk, Mikko Kuru TaY, Mikko Saunamäki Luke, Minna Karvonen SeAMK, MIra Tiilikainen OY, Neea Salo OAMK, Olli Eskola CSC, Olli-Pekka Kaurahalme TY, Outi Parkkila, Paul Niemistö VY, Pekka Harjula HUMAK,Pirjo Rauhala TaY, Raili Toivio OY, Raimo Körkkö OY, Raine Rapo CSC, Riitta Ruuska JAMK, Riitta-Liisa Karjalainen KAMK, Sinikka Luokkanen HAMK, Sirpa Riikkinen LUT, Soile Tapio HY, Tarja Laakkonen Laurea, Tiina Suikkanen TY, Tua Hindersson-Söderholm Hanken, Yrjö Lappalainen TTY

Ajankohtaiset asiat

1. VIRTA-yhteyshenkilötoiminta
   1. Helena Majamäki (CSC) esitteli VIRTA-opintotietopalvelun yhteyshenkilötoimintaa
      • ACP-kokouksia kolmen viikon välein
      • Kokouksissa käsitellään mm. ajankohtaiset asiat korkeakouluilta, tieodnkeruista, OKM:ltä, muilta viranomaisilta, tietomallimuutokset.
      • Sekä tiedoksi-asioita, että ongelmien ratkaisua
      • Asioita viety Tietovarannon ja OKM:n tiedonkeruiden ohjausryhmaän ja sieltä tullut asioita käsiteltäväksi yhteyshenkilökokouksiin
      • Perustettu pienempiä "iskuryhmiä" erityyppisten asioiden valmisteluun
      •  Tiedonkeruun asiantuntijaryhmä pysyvä pienempi ryhmä (korkeakoulut, OKM, viranomaiset) - valmisteltuja esityksiä yhteyshenkilökokoukseen
        
        
   2. Sovitaan VIRTA-julkaisutietopalvelun yhteyshenkilökokouskäytännöistä yms. yhteydenpidosta
      • Kokoukset 3-4- viikon välein
      • Tarvittaessa perustetaan iskuryhmiä
      • Sähköpostitiedotteet säännöllisesti tietovarannon toteutuksesta virta-julkaisut-yhteyshenkilot@postit.csc.fi -listalle
      • Myös julkaisutiedonkeruuasioita  käsittelyyn, erityisesti kun ne liittyvät VIRTA-julkaisutietopalveluun
        
        
        
2. Tietokenttien pakollisuusvaatimukset tiedonsiirrossa
   
   1. Ehdotettu, että tieteenala ei olisi pakollinen tiedonsiirrossa. Keskustellaan pakollisista kentistä.
   • • Kysymys: Mitä kautta OKM-tiedonkeruussa pakolliset tiedot tulevat, elleivät pakollisia tiedonsiirrossa? Vastaus: Täydennetään jälkeenpäin korkeakoulusta, viimeistään tiedonkeruupäivämäärään mennessä.
     • Kaikkiin järjestelmiin ei mahdollista laittaa tieteenalaa pakolliseksi (koskee erityisesti Purea käyttäviä yliopistoja)
     • Ei JUULIn kannalta merkittävä ongelma, mutta tieteenala ei tällöin näy ja tieteenalavertailuja ei voi tehdä kesken vuoden
     • Päätös: Tieteenala vapaaehtoinen VIRTA-tiedonsiirrossa
     • Edelleen pakollinen OKM-tiedonkeruussa
     • Muutetaan XML-skeemaan samassa yhteydessä kuin skeemaan viedään vuoden 2016 tietoja koskevat muutokset (marras-joulukuu)
     • Muiden tietokenttien pakollisuutta (esim. ISBN) voidaan pohtia pilotoinnin jälkeen
     • Kysymys: Tutkimuslaitosten organisaatiotunnukset? Vastaus: käsitellään Kansallisen julkaisutiedonkeruun yhteistyöryhmässä 28.10.2015
     • Kysymys: Siirtyminen koulutusaloista ISCEDiin? Vastaus: Muuttuu 2016 alkaen. Muutokset olivat esillä 2015_10_22 Korkeakoulujen valtakunnallisen tietovarannon ja OKM:n tiedonkeruiden ohjausryhma ssä. Käsitellään muutoksia tarkemmin seuraavassa yhteyshenkilökokouksessa. OKM: Koulutusalatiedon osalta ajatuksena, että siirryttäisiin keruuseen tekijän/laitoksen koulutusalan kautta. Tulee maininta myös tiedonkeruuohjeeseen.
     •  Skeeman osalta tiedon muuttuminen vapaaehtoiseksi tai sallittujen koodistojen lisääminen ei riko olemassaolevia toteutuksia.
       
       
3. Julkaisukanavatietokannan REST-rajapinnan ensimmäisen version julkaiseminen
   1. Julkaisukanavatietokannan REST-rajapintajulkaistu
      • Rajapinta tarkoitettu siihen, että tietokannan voi integroida osaksi omaa järjestelmää.
      • Tarkoitettu konekieliseen tiedonsiirtoon
      • Esimerkkitoteutuksen avulla voi testata toiminnallisuuksia
      • Kysymys: Tietokanta myös ammatillisille julkaisuille? Vastaus (TSV): Henkilöresurssit eivät tällä hetkellä riitä, sillä edellyttäisi paljon manuaalista työtä. Nyt ammatillisia lisätään tietokantaan vain, jos jostain syystä ovat tulleet arvioitaviksi.   ISSN-keskuksen tietojen lisääminen mekaanisesti ehkä mahdollista jossain vaiheessa. CSC selvittää seuraavan kokoukseen, onko ISSN-keskuksen aineistoa mahdollista hyödyntää.
      • Kommentteja toiminnallisuuksista voi jättää tänne: Julkaisukanavatietokannan REST-rajapinta
4. Pienten tutkimusorganisaatioiden julkaisutiedonkeruu

1. 1. Asiaa esitelty ARENEn TKI-valiokunnassa (ks esityskalvot)
      • ARENEn TKI-valiokunnan suhtautuminen myönteinen, alustava ajatus, että pilotit vievät eteenpäin
      • VIRTAan liitettävän syöttölomakepalvelun (tiedon kirjoittaminen suoraan VIRTAan) toteutus edellyttää kuitenkin laajempaa osallistumista, pitää ratkaista kuka tilaa ja kustantaa
      • Kysymys: Voisiko syöttölomakkeelle hakea tietoja automaattisesti JUFOSta? Vastaus: Kyllä, rajapinta tehty nimenomaan tällaisiin tarkoituksiin.
        Syöttölomakepalvelua käsitellään ARENEssa joulukuussa
   2. Heli Peltola esitteli LAMKin e-lomakkeen kehittämistä (ks. esityskalvot)
      • Kysymys: Liittyykö siirto Theseukseen, rinnakkaistallentamiseen. Vastaus:
      • HAMK hakee ratkaisua VIRTA-tiedonsiirtoon SharePointin pohjalta, ei pilotoi koko kentän e-lomakeratkaisua.
      • Julkaisutiedonkeruun  jälkeen tilaisuus amk:eille pilotoinnin onnistumisesta?
2. 5. Hankenumeroiden raportointi
   1. Hankenumeroita julkaisuille tarkoitus palauttaa rahoittajien palveluista VIRTAan (SA-pilotti kesäkuussa 2016). Keskustellaan lisäksi mahdollisista tarpeista/valmiuksista raportoida hankenumeroita suoraan korkeakouluista tiedonkeruiden yhteydessä.
• Ainakin. 3 yliopistossa ja muutamassa ammattikorkeakoulussa kerätään hankenumeroita
• Ei mietitty tarkemmin, kuinka saataisiin VIRTAan (TY: mahdollista esim. tietovaraston kautta)
• Kysymys: Mihin julkaisu-virran tietoa käytetään hankenumeroiden osalta? Vastaus: Esim. rahoittajille raportoinnissa voisi poimia suoraan hankenumeron avulla (joskin saadaan liitettyä myös toiseen suuntaan)
• Edellyttäisi myös määrittelyä, missä muodossa hankenumerot ja rahoittajaorganisaatiot raportoidaan
• Äänestys: Ei välitöntä tarvetta raportointiin tiedontuottajien näkökulmasta
• Jää OKM:n pohdittavaksi, tulevatko tiedonkeruuseen jossain vaiheessa.
• OKM: Ei relevantti tiedonkeruun kannalta. PItkän aikavälin tavoitteena kuitenkin laajempi näkymä Suomessa tehtyyn tutkimukseen, jolloin hankkeetkin olisivat mukana.
• Kysymys: OpenAIRE? Vastaus: Voidaan lähteä edistämään, kun SA pilotointi tehty. Voidaan lähteä selvittämään myös OpenAIRE-tiedonsiirtoa VIRRAsta. Otetaan syksyn yhteyshenkilökokouksissa esille tarkemmin. Kommentti: OpenAIREssa hankenumero pidä antaa tiedoston mukana? Eihän julkaisu-VIRTAan tule varsinaisia tiedostoja?

6. ORCID-käyttöönoton edistäminen

1. 1. CSC sopinut OKM:n kanssa ORCID-koordinaatiotehtävien sisällyttämisestä vuosisopimukseen (ks. etenemissuunnitelma)
   2. Ehdotettu ORCID-yhteistylryhmän perustamista Tutkimuksen tuen ja hallinnon verkoston (TUHA) alle
   3. ORCID vapaaehtoisena kenttänä tiedonkeruissa 2015 alkaen VIRTA-julkaisutietopalvelun kautta tuotavissa tiedoissa
      • Alustavasti: 2016 alkaen vapaaehtoiseksi myös henkilöstötiedonkeruuseen
      • 2015_10_22 Korkeakoulujen valtakunnallisen tietovarannon ja OKM:n tiedonkeruiden ohjausryhmassä esillä, että myös muita tunnisteita julkaisutiedonkeruuseen (henkilötunnus ja korkeakoulukohtainen henkilönumero)
        • LY: Tulkittu, että henkilötunnuksen tuomiseen tutkimustietojärjestelmään ei laillista perustetta (paitsi jos OKM edellyttää)
        • Kysymys: Miten yliopiston henkilötunnus auttaisi? Tai käyttäjätunnus?
        • OKM: Tietovarantoa tarkoitus kehittää sellaiseksi, että sitä voidaan hyödyntää monipuolisesti erilaisissa palveluissa. HETUjen kerääminen mahdollistaisi tietojen hyödyntämisen palveluissa, joissa tietoja siirretään HETU-pohjalta.
        • ORCID mukana joka tapauksessa. Muiden tunnisteiden osalta asian käsittelyä jatketaan ohjausryhmässä.
      • CSC on yhteydessä korkeakouluihin, tutkimuslaitoksiin yms. koskien ORCID-jäsenyydettä tai kiinnostusta osallistua ORCID-yhteistyöryhmään

Kysymyksiä ja kommentteja

Kysymys: Onko VIRTA-julkaisutietopalvelun testausaikataulu (joulukuu) edelleen voimassa. Vastaus: Kyllä. Tarkistukset saadaan valmiiksi vasta joulukuussa. Tässä vaiheessa mahdollista vain tiedoston validointi.

Seuraavat kokoukset

Kokousajat loppuvuodelle:

• Pe 20.11. klo 13-14.30
• Pe 11.12 klo 13-14.30