Aika: Perjantai 11.12.2015 klo 13-14.30
ACP:https://connect.funet.fi/virta-julkaisu
Osallistujat: Anneli Vartio TTL, Eeva-Maria Suojärvi Xamk, Fredrik Finnberg CSC, Hanna-Mari Puuska CSC, Heile Tofferi VSSHP, Ilkka Nokelainen LTY, Janne Pölönen TSV, Jenni Kokko JY, Johanna Viljanen TurkuAMK, Jukka Haapamäki OKM, Jukka Rantasaari TY, Kaisu Piiroinen OKM, Katri Hollo HAAGA-HELIA, Maria von Hertzen Arcada, Marja Pernu Lapin amk, Milja Nevalainen Uniarts, Minna Karvonen SeAMK, Mira Juppi FIMEA, Neea Salo OAMK, Olli-Pekka Kaurahalme TY, Raimo Körkkö OY, Raine Rapo CSC, Sirpa Riikkinen LUT, Tampereen yliopiston ryhmä, Tarja Laakkonen Laurea, Tiina Kenttälä-Koivumäki TAMK, Tiina Suikkanen TY, Tua Hindersson-Söderholm Hanken, Vaasan yliopiston ryhmä, Virpi Miettinen OY, Yrjö Lappalainen TTY
Nauhoite: https://connect.funet.fi/p6obx9067d2/
Ajankohtaiset asiat
1.Tilannekatsaus
- Lukurajapinnan kehitys aloitettu, viimeistään loppiaisen jälkeen testattavissa (voi lukea tietoja ulospäin)
- Joulun jälkeen tietojen siirron testaaminen mahdollista
- Tarkistusrutiinit, validoinnit ja virheraportit parhaillaan työn alla
- Kysymys: Laitetaanko xml-tiedostot palvelimelle samaan paikkaan kuin muutkin virta-tiedostot?
- Vastaus: Tulee oma sftp-palvelin
2. Yhteisjulkaisujen hallinta
- Kun useasta organisaatiosta tulee sama julkaisu, alkuperäiset tiedot sisällytetään ja uudet tiedot viedään yhteisjulkaisulle muodostettavaan tietueeseen.
- Useasta organisaatiosta tulleiden julkaisujen käsittelyprosessi on kuvattu täällä.
- Jokaisen kentän osalta kuvattu, miten näkyy JUULIssa – esim. julkaisun nimeksi valitaan pienin, julkaisuvuodeksi ensin ilmoitettu. Mekaanisessa tarkistuksessa ei mahdollista tunnistaa, mikä tieto on oikea.
- Jos ristiriitaisia tietoja, tieto menee tiedoksi jokaiseen raportoineeseen organisaatioon.
- Yhteisjulkaisutietue kuten normaali julkaisu, mutta
- Organisaatiokohtaiset tunnukset korvataan yhteisjulkaisutietueessa tunnuksella YJ
- Julkaisun tila -koodistoon uusi arvo, joka niin ikään kertoo, että kyseessä yhteisjulkaisu.
- Tieteenalakoodit siten, että eniten esiintyvä ensimmäiseksi jne.
- Tekijäkenttään vain 1 tekijä per organisaatio.
- Yhteisjulkaisutietueessa luetellaan ne julkaisut, joista tietue muodostettu. Rajapinnasta voi hakea alkuperäiset tiedot (esim. kaikki tekijätiedot).
- Alkuperäiseen julkaisuun lisätään elementti, jolla pääsee käsiksi yhteisjulkaisuun.
- Kysymys: Missä yhteisjulkaisua käytetään?
- Vastaus: Yhteisjulkaisu näkyy yhtenä JUULIssa (kuten nytkin), mutta se poimii alkuperäisistä julkaisuista esim. tekijätiedot. Riippuu palvelusta, joka tietoja lukee, käyttääkö yhteisjulkaisun vai alkuperäisten tietoja.
- Kysymys: Mitä tarkoittaa ensin raportoitu? Entä jos tietoa korjattu jälkeenpäin?
- Vastaus: Tarkoittaa ensin VIRTAan raportoitua. Korjattu tieto päivittyy sekä alkuperäiseen että yhteisjulkaisuun. Voi käydä niinkin, että korjausten jälkeen ei olekaan enää yhteisjulkaisu, jolloin yhteisjulkaisu purkautuu
- Kysymys: Voiko organisaatio liittyä julkaisuun liittämällä vain omat tekijänsä? Esim. raportoimalla pelkästään DOIn ja omat tekijänsä?
- Vastaus: Mahdollista tällä hetkellä siten, että hakee VIRRAsta XML-tiedon ja muokata (tekstipohjaista tietoa helppo muokata) ja siirtää muokatun tiedon VIRTAan.
- Pelkkä DOIn ilmoittaminen ei kuitenkaan ainakaan toistaiseksi riitä.Vaikka joku muu organisaatio olisi vienyt VIRTAan, täytyy toistaiseksi viedä täydelliset tiedot julkaisusta
- Nykyisin OKM:n tiedonkeruu hoidetaan alkuperäisistä tiedoista, Yhteisjulkaisutietoja on käytetty vain, kun on korjattu ristiriitaisia julkaisutyyppejä.
- Ei varsinaista linjausta, mutta toistaiseksi ei teknisesti mahdollista. Palvelulla voisi kuitenkin olla jatkossa käyttöä.
- Periaatteessa olisi mahdollista perustaa jatkokehitysvaiheessa tällainen palvelu, johon voisi hakea julkaisutiedot ja niitä hieman muokkaamalla liittyä jo raportoituihin julkaisuihin.
- Kysymys: Kuinka hoidetaan julkaisutyyppien korjaaminen yhdenmukaisiksi OKM:n tiedonkeruussa?
- Vastaus: Nyt tiedonkeruutiedot tulevat aika lähellä tiedonkeruuajankohtaa, joten ensi keväänä vielä OKM antaa tiedoksi ristiriitaiset julkaisutyypit tiedoksi samaan tapaan kuin edellisessä tiedonkeruussa. VIRTA-julkaisutietopalvelun kautta julkaisunsa tuovat organisaatiot voivat tehdä korjaukset suoraan VIRRAn kautta.
- Jatkossa julkaisutyyppejä voi korjata pitkin vuotta ja prosessia voidaan nopeuttaa ja automatisoida. Prosessi tarkentuu ennen keväällä 2017 toteutettavaa tiedonkeruuta.
- Ehdotuksia elementtien käsittelystä yhteisjulkaisussa voi laittaa kommenttikenttään
3. Virheraportit
- Ensi vaiheessa virheraportit lähetetään sähköpostitse.
- Esimerkkejä tarkastuksista: https://confluence.csc.fi/display/VIR/Latausajossa+tarkistettavat+tiedot
- Sähköpostitse lähetettävät raportit samankaltaisia kuin VIRTA-opintotietopalvelussa.
- Organisaatio etsii julkaisun omasta järjestelmästään / excelistään ja tekee tarvittavat korjaukset
- Sovittiin, että virheraportille julkaisun tunnisteeksi laitetaan organisaatiokohtainen tunnus ja julkaisun nimi (ainakin 50–100 ensimmäistä merkkiä)
- Piloteilta tarvitaan sähköpostiosoitteet virheraportteja varten.
- Jatkossa virheraportit käyttäjäystävällisemmässä muodossa web-palvelun kautta.
- Suunnitelmissa, että virhetiedot ja tilannetiedot Extra-Vipunen-palvelussa luettavammassa muodossa rajatulle käyttäjäkunnalle
- Tavoiteaikataulu syksy 2016.
- Alustavasti:
- Kunkin organisaation virheet näkyvät vain ko. organisaatiolle.
- Lisäksi tiedot, kuinka paljon ladattu julkaisuja kustakin organisaatiosta, alustavasti näkyvillä kaikille organisaatioille Extra-Vipusessa.
- Ehdotusta ei vastustettu
4. Organisaatioiden alayksikkökoodistojen ylläpito
- Vuoden 2014 tiedonkeruussa alayksikkökoodisto raportoitiin ensimmäistä kertaa tiedonkeruun yhteydessä
- Jatkossa alayksikkökoodistojen ajantasainen tarkistaminen ja ylläpito VIRRAssa edellyttäisi vuosittaisten koodistojen toimittamista etukäteen (ennen tiedonkeruuvuoden alkamista)
- Lisäksi jatkossa koulutusalat korvaavat OKM:n ohjauksen alat kerätään alayksikkökoodistojen mukana
- Yliopiston vaikea tietää joulukuussa seuraavan vuoden alayksikköjä ja näiden ohjausaloja - voitaisiin toimittaa kattavasti esim. tiedonkeruuvuoden marraskuussa
- Yksi vaihtoehto on, että ei pakoteta koodiston mukaisiksi, vaan tarkistetaan tiedot jälkikäteen ja raportoidaan organisaatioille, jos raportoitu koodistoa vastaamattomia koodeja
- Tällöin JUULIssa näkyvät koodeina (tai eivät näy lainkaan), ellei koodille ole vielä raportoitu selitettä
- Näin toimitaan ainakin vuoden 2016 osalta.
- Samaan koodiin liittyvän laitoksen nimi voi olla eri vuosina eri
- OKM: Mielellään ei käytetä edellisen vuoden koodistoja. Voidaan myös tehdä niin, että organisaation nimi ilmoitetaan aikaisemmin ja ohjausaloja voidaan täydentää loppuvuodesta. Ohjausalatietoa tuskin käytetään julkaisujen osalta kesken vuoden.
- Kysymys: Onko olemassa/tulossa mitään ohjeistusta, millaisia organisaation alayksikköjen olisi hyvä olla?
- OKM: Jotta OKM-ohjauksen alajakaumat riittävän tarkkoja, raekoko ei liian iso, mutta käytettävyyden kannalta ei liian pieni. 20-150 yksikköä ehkä sopiva.
- Kysymys: Käytetäänkö samoja alayksikköjä henkilöstötiedonkeruussa? HR-järjestelmä rajoittaa, mitä yksiköt voivat olla.
- OKM: Täytyy olla samoja, joten sieltä tulee todennäköisesti tiettyjä rajoitteita. Myös Tilastokeskuksen T&K-tiedonkeruussa käytetään samoja alayksiköitä.
5. Tiedot VIRRAsta OpenAIREen
- TY: Tod.näk. tutkijoiden vastuulla. Parasta olisi jos tarvittaisiin vain yksi integraatio VIRRA:sta.
- JY: Hankkeita tulossa, mutta ei vielä tehty asialle mitään. Vaikkei tulisikaan VIRRAn kautta, olisi apua, jos yhteinen selvitys siitä, miten asia tulisi hoitaa.
- LTY: LUT:ssa on tällä hetkellä pilotoitu Dorian kautta tiettyjen julkaisujen haravoitumista OpenAireen, mutta sen tarkempaa tietoa ei OpenAiresta.
- Perustetaan pieni ryhmä selvittämään mahdollisuuksia tietojen poimimiseen VIRRAsta. Ryhmä kokoontuu alkuvuodesta 1-2 kertaa. Kootaan edustajat CSC:ltä, LUTista (Ilkka Nokelainen), HY:sta ja Kansalliskirjastosta.
6.Tiedoksi
- XML-skeeman uusi versio (julkaistaan viikon 51 alkupuolella)
- Julkaisutiedonkeruun (3A) mallitiedostot 2015 julkaistu
- Julkaisutiedonkeruun 2016 tutkijaohjeistus julkaistu:
- 2016 mallitiedosto julkaistaan loppuvuodesta 2015
7. Muut asiat
- Kysymys: Tieteellisissä lehdissä julkaistujen väitöslektioiden kirjaaminen?
- TaY: Kirjattu B1:een.
- OKM: B1 tai A1 voisivat olla oikeita paikkoja. Tarkennetaan ohjeistukseen.
Seuraavat kokoukset
Kevään 2016 kokousajat
To 21.1. klo 13-14.30
Pe 12.2. klo 13-14.30
Pe 4.3. klo 13-14.30
Pe 1.4. klo 13-14.30
Pe 29.4. klo 13-14.30
Pe 3.6. klo 13-14.30