VIRTA-julkaisutietopalvelu sisältää tiedot suomalaisten korkeakoulujen, tutkimuslaitosten ja yliopistollisten sairaanhoitopiirien tuottamista tutkimusjulkaisuista. Se tarjoaa tutkimusorganisaatioille edellytykset tietojen ajantasaiseen esittämiseen, korjaamiseen ja täydentämiseen. Tietoja on kerätty korkeakouluilta OKM:n julkaisutiedonkeruussa vuodesta 2011 alkaen. Tutkimuslaitokset ja yliopistolliset sairaalat ovat liittyneet mukaan vaiheittain vuodesta 2014 alkaen.
Tietosisällölle on asetettu erikseen sovittavia vaatimuksia ja tarkistuksia, jotta tietojen yhteismitallisuus ja hyödyntäminen on mahdollista VIRTA-julkaisutietopalvelun tavoitteiden saavuttamiseksi. Tietosisältömääritykset noudattavat OKM:n tiedonkeruukäsikirjassa annettuja ohjeita. Tietolementtien tarkemmat kuvaukset, ks. Elementtien kuvaukset, koodistot ja pakollisuudet.
Tietoja tuottavat tutkimusorganisaatiot vastaavat omien julkaisutietojensa oikeellisuudesta. Lisäksi organisaatioiden toimittamia tietoja rikastetaan tietovarannossa tietyiltä osin (esim. organisaatioiden välisten yhteisjulkaisujen tunnistaminen, Julkaisufoorumi-tason määrittäminen). Tutkimusorganisaatiot voivat korjata ja täydentää tietojaan milloin tahansa. OKM:n tiedonkeruuta varten raportoitavat tiedot tulee täydentää kunkin tilastovuoden osalta tiedonkeruuvaatimusten mukaiseksi tiedonkeruille erikseen määriteltyjen aikataulujen puitteissa.
Tietyiltä osin VIRTA-julkaisutietopalveluun hyväksytään kuitenkin myös epätäydellinen, puutteellinen ja mahdollisesti virheellinenkin tieto. Tiedot voidaan näyttää ajantasaisesti JUULI-julkaisutietoportaalissa, mutta tällöin organisaation tulee täydentää kunkin tilastovuoden tiedot OKM:n tiedonkeruun vaatimusten mukaiseksi tiedonkeruiden aikatauluihin mennessä. Tiettyjä luokittelutietoja (esim. ”kansainvälinen yhteisjulkaisu” -tieto) voidaan tuoda vuosittain julkaisun viitetietojen täydennykseksi julkaisun tunnisteen perusteella. Tietovarannosta toimitetaan jokaisen tiedonsiirron yhteydessä takaisin organisaatioille virheraportti, jonka perusteella varantoon lähetettäviä tietoja voidaan täydentää.