Aika: Perjantai 3.6.2016 klo 13-14.15
Nauhoite: https://connect.funet.fi/p4pfqmxdyhi/
Huom. Yhteyshenkilökokouksen jälkeen samassa ACP-huoneessa kokous amk:ien julkaisusyöttöpalvelusta klo 14.15-15.30.
Ohjeita osallistumiseen:
- Avaa selaimesta ACP-huone: https://connect.funet.fi/virta-julkaisu
- Kirjaudu sisään vieraana ”As a Guest” (oma nimi +organisaatio)
- Kommentit/puheenvuorot mieluiten suullisina, tarvittaessa chat-ruutuun
- Suositellaan kuulokkeiden tms. käyttöä, mikäli aiot käyttää mikrofonia
- Kaiun/kohinan välttämiseksi mikrofoni mykistettynä muulloin kuin oman puheenvuoron aikana
- Kokous nauhoitetaan ja nauhoite julkaistaan tällä sivulla.
Osallistujat:
Fredrik Finnberg, Hanna-Mari Puuska CSC
Aija Kaitera HY, Anneli Korhonen HAMK, Eeva-Maria Suojärvi XAMK, Heile Tofferi VSSHP, Heli Peltola LAMK, Jani ? HAMK, Janne Jämsen, Aalto YO, Jenni Kokko JY, Johanna Glader Novia, Johanna Viljanen Turun AMK, J-P Pihlajakoski OAMK, Juha Aittakumpu OY, Jukka Rantasaari UTU, Jussi Kärki SAMK, Katri Hollo Haaga-Helia, Krister Karlström Arcada, Marja Pernu Lapin AMK, Mikko Saunamäki Luke, Minna Karvonen SeAMK, Mira Juppi Fimea, Neea Salo OAMK, Olli Eskola, Raimo Körkkö OY, Riitta Kokko OAMK, Riitta Ruuska JAMK, Sinikka Luokkanen HAMK, Sirpa Hangasmäki TaY, Sirpa Riikkinen LUT, Tanja Heikkilä TaY, Tiina Kenttälä-Koivumäki TAMK, Tiina Suikkanen TY, Tua Hindersson-Söderholm Hanken, Virva Mannberg-Palmu KAMK, Anne Vankka VY, Yrjö Lappalainen TTY
Ajankohtaiset asiat
- Tilanne- ja virheraportit Extra-Vipuseen
- Näkymä Extra-Vipusessa
- Esimerkkejä raporteista
Pääsyoikeudet:
Organisaatioille tulee pääkäyttäjä, joka myöntää käyttöoikeuksia organisaation sisällä.
Keskustelu:
- Jenni Kokko JY: Milloin julkaisufoorumi-taso tulee näkyviin?
- Hanna-Mari Puuska: Taso päätellään automaattisesti heti tallentaessa. Mikäli tuntematon, julkaisu menee Julkaisufoorumiin panelisteille arvioitavaksi, ja sieltä tasoluokitus saadaan kahdessa kuukaudessa. Myös JUULI-ID tulossa raportille.
- Aija Kaitera HY: Tulevatko julkaisufoorumi-tiedot korkeakouluille luettaviksi rajapinnan kautta?
- Puuska: Kyllä. Tulevat REST-rajapintaan luettaviksi, kuten muukin VIRRAn tietosisältö.
- Finnberg: Raportteihin voidaan tehdä muutoksia, mikäli raportointitarve muuttuu.
- Mira Juppi, Fimea: Kysymys kirjautumistavasta: Organisaatiolla VIRTU-kirjautuminen, mikä johtaa ongelmiin kirjautuessa.
- Finnberg: Eduuni on CSC:n ylläpitämä palvelu, ottakaa yhteys tekniseen tukeen ongelman ratkaisemiseksi.
- Puuska: Extra-Vipusen julkaisupuolelle ei vielä ole jaettu pääsyoikeuksia.
- Alayksikkökoodistojen raportointimalli
- Demo alayksikköjen raportoinnista: Taulukot toimitetaan web-lomakkeella
- Muokkausoikeudet jaetaan organisaatioille
- Ehdotus tietojen toimittamisen aikataulusta: Tammikuun lopussa toimitetaan edellisen vuoden koodistot ja ohjauksen alat. Päätösehdotus menossa käsittelyyn Korkeakoulujen valtakunnallisen tietovarannon ja tiedonkeruiden ohjausryhmään 8.6.2016.
Keskustelu:
- Kokko: Onko ainoa tapa ylläpitää tietoja tehdä valinnat yksitellen taulukkoon, vai onko oman taulukon lataaminen mahdollista?
- Finnberg: Taulukkoon voi myös kopioida tiedot omasta excel-tiedostosta, kunhan se noudattaa samaa muotoa kuin yhteinen tiedosto.
- Kokko: Pohja on siis normaali excel-taulukko?
- Finnberg: Kyllä, kyseessä on jaettu excel-taulukko. Koodistot viedään OPH:n Opintopolun koodistopalveluun.
Tämä taulukko on vuosittaista tiedonkeruuta varten. Tarkoitus korvata korkeakoulujen sähköpostitse ministeriöön toimittamat tiedostot. Uutta sairaaloille ja tutkimuslaitoksille. - Puuska: Vuoden tiedot pitää toimittaa tämän lomakkeen kautta seuraavan vuoden tammikuun loppuun mennessä. Esim. vuoden 2016 tiedot oltava taulukossa 31.1.2017 mennessä. Taulukkoa voi täyttää ennakkoon koko vuoden mittaan. Julkaisutietojen alayksikkökoodit tarkistetaan toimitettuja koodeja vasten kevään tiedonkeruissa.
- Finnberg: Muokkausoikeudet organisaatiossa rajatulle ryhmälle, oikeudet sähköpostijakeluna. Muokkaajat näkyvät versiohistoriassa ja vanhojen versoiden palautus mahdollista.
- Heli Peltola LAMK: Onko koodisto sama myös muissa tiedonkeruissa, kuten henkilöstötiedonkeruussa?
- Puuska: Kyllä.
- Puuska: Onko tämä tietojen toimittamisen tapa tarkoituksenmukainen?
- Kokko: Asia koskee muitakin tiedonkeruita.
- Puuska: Totta. Asia menossa tiedonkeruiden ohjausryhmään, jossa tarkastellaan kokonaiskuvaa. Tämän ryhmän osalta näyttää siltä, että voitaisiin edetä tällä tavalla.
- Kaitera: Tammikuun loppu ajankohtana mietityttää, saattaa olla liian varhain. On epäselvää, mistä ohjauksen alan prosenttien jako muodostuu ja kuka jaon tekee.
- Kokko: Esimerkiksi Jyväskylän yliopistossa sovittu sisäisesti yksikköjen kanssa jaoista. Päivitetään vuosittain.
- Kaitera: Yksittäiset vuodet, joiden aikana suuria sisäisen rakenteen muutoksia, voivat olla hankalia prosenttijaon muodostamiseksi.
- Puuska: Tiedonkeruiden aikataulu määrittelee tämän aikataulua.
- Sinikka Luokkanen HAMK: Onko kaikilla halukkailla pääsy katselemaan yksikköpohjia?
- Finnberg: Katseluoikeuksia voidaan jakaa yhteen organisaatioon useampia.
- Puuska: Jo ohjausryhmän kokouksen jälkeen pohjataulukko voidaan jakaa tiedonkeruuyhteyshenkilöille tutustumista varten. Aikaisempaan sähköpostipohjaiseen keräystapaan verrattuna yhteistaulukon etuna se, että näkee, mitä tietoja alayksiköistä on lähtenyt eteenpäin. Konsepti menee seuraavaksi ohjausryhmän hyväksyttäväksi.
3. Tiedonkeruukäsikirjat
- Tiedonkeruukäsikirjojen 2016 luonnos julkaistu ja kommentoitavana täällä: Tiedonkeruun käsikirjat
- Vuoden 2015 käsikirjat viety tänne
- Julkaisutiedonkeruun osalta käsikirjaan päivitetty vuotta 2016 koskevat muutokset
- Käsikirjaa ei ole vielä tarkennettu kommenttien ja kysymysten osalta.
- Jatkossa tarkoituksena, että perustiedonkeruukäsikirja pysyy melko muuttumattomana määritelmien osalta
- Käsikirjan lisäksi tulossa julkaisutietojen tallentajille suunnattu usein kysytyt kysymykset (UKK)-kooste, jossa esim. julkaisutyypin valintaan liittyviä ja muita ohjeistusta tarkentavia kysymyksiä ja vastauksia
- Kokko: Tulkintakysymyksissä uusi TUHA-julkaisutiedonkeruun yhteistyöryhmä voi olla avuksi. Ryhmässä käsitellään kysymyksiä yhdessä sen sijaan että niitä lähetettäisiin OKM:öön Jukka Haapamäelle. Yhteistyöryhmässä käsitellyt kysymykset vastauksineen on tarkoitus tuoda osaksi tulevaa UKK-koostetta eli “katekismusta”. Ryhmään voi ilmoittautua mukaan.
Tiedoksi
- Kokko: Onko organisaatiokohtaista osallistujamäärää rajoitettu?
- Puuska: Ei ole. Lisäksi halukkaat voivat seurata myös etäyhteydellä.
Seuraavat kokoukset
Hyväksyttiin ehdotus seuraaviksi kokouspäiviksi:
- Pe 16.9.2016 klo 13-14.30
- Pe 7.10.2016 klo 13-14.30
- Pe 4.11.2016 klo 13-14.30
- Pe 2.12.2016 klo 13-14.30