Aika: Perjantai 11.12.2015 klo 13-14.30

ACP: https://connect.funet.fi/virta-julkaisu

Ohjeita osallistumiseen:

-          Avaa selaimesta ACP-huone: https://connect.funet.fi/virta-julkaisu

-          Kirjaudu sisään vieraana ”As a Guest” (oma nimi +organisaatio)

-          Kommentit/puheenvuorot mieluiten suullisina, tarvittaessa chat-ruutuun

-          Suositellaan kuulokkeiden tms. käyttöä, mikäli aiot käyttää mikrofonia

-          Kaiun/kohinan välttämiseksi mikrofoni mykistettynä muulloin kuin oman puheenvuoron aikana

-          Kokous nauhoitetaan ja nauhoite julkaistaan tällä sivulla.

Osallistujat:

Nauhoite: https://connect.funet.fi/p6obx9067d2/

Ajankohtaiset asiat

1.Tilannekatsaus

• Lukurajapinnan kehitys aloitettu, viimeistään loppiaisen jälkeen testattavissa (voi lukea tietoja ulospäin)
• Joulun jälkeen tietojen siirron testaaminen mahdollista
• Tarkistusrutiinit, validoinnit ja virheraportit parhaillaan työn alla
• Kysymys: Laitetaanko xml-tiedostot palvelimelle samaan paikkaan kuin muutkin virta-tiedostot?
  • Vastaus: Tulee oma sftp-palvelin

2. Yhteisjulkaisujen hallinta

• Kun useasta organisaatiosta tulee sama julkaisu, alkuperäiset tiedot sisällytetään ja uudet tiedot viedään yhteisjulkaisulle muodostettavaan tietueeseen.
• Useasta organisaatiosta tulleiden julkaisujen käsittelyprosessi on kuvattu täällä.
• Jokaisen kentän osalta kuvattu, miten näkyy JUULIssa – esim. julkaisun nimeksi valitaan pienin, julkaisuvuodeksi ensin ilmoitettu. Mekaanisessa tarkistuksessa ei mahdollista tunnistaa, mikä tieto on oikea.
• Jos ristiriitaisia tietoja, tieto menee tiedoksi jokaiseen raportoineeseen organisaatioon.
• Yhteisjulkaisutietue kuten normaali julkaisu, mutta
  • Organisaatiokohtaiset tunnukset korvataan yhteisjulkaisutietueessa tunnuksella YJ
  • Julkaisun tila -koodistoon uusi arvo, joka niin ikään kertoo, että kyseessä yhteisjulkaisu.
  • Tieteenalakoodit siten, että eniten esiintyvä ensimmäiseksi jne.
  • Tekijäkenttään vain 1 tekijä per organisaatio.
  • Yhteisjulkaisutietueessa luetellaan ne julkaisut, joista tietue muodostettu. Rajapinnasta voi hakea alkuperäiset tiedot (esim. kaikki tekijätiedot).
  • Alkuperäiseen julkaisuun lisätään elementti, jolla pääsee käsiksi yhteisjulkaisuun.
• Kysymys: Missä yhteisjulkaisua käytetään?
  • Vastaus: Yhteisjulkaisu näkyy yhtenä JUULIssa (kuten nytkin), mutta se poimii alkuperäisistä julkaisuista esim. tekijätiedot. Riippuu palvelusta, joka tietoja lukee, käyttääkö yhteisjulkaisun vai alkuperäisten tietoja.
• Kysymys: Mitä tarkoittaa ensin raportoitu? Entä jos tietoa korjattu jälkeenpäin?
  • Vastaus: Tarkoittaa ensin VIRTAan raportoitua. Korjattu tieto päivittyy sekä alkuperäiseen että yhteisjulkaisuun. Voi käydä niinkin, että korjausten jälkeen ei olekaan enää yhteisjulkaisu, jolloin yhteisjulkaisu purkautuu
• Kysymys: Voiko organisaatio liittyä julkaisuun liittämällä vain omat tekijänsä? Esim. raportoimalla pelkästään DOIn ja omat tekijänsä?
  • Vastaus: Mahdollista tällä hetkellä siten, että hakee VIRRAsta XML-tiedon ja muokata (tekstipohjaista tietoa helppo muokata) ja siirtää muokatun tiedon VIRTAan.
  • Pelkkä DOIn ilmoittaminen ei kuitenkaan ainakaan toistaiseksi riitä.Vaikka joku muu organisaatio olisi vienyt VIRTAan, täytyy toistaiseksi viedä täydelliset tiedot julkaisusta
  • Nykyisin OKM:n tiedonkeruu hoidetaan alkuperäisistä tiedoista, Yhteisjulkaisutietoja on käytetty vain, kun on korjattu ristiriitaisia julkaisutyyppejä.
  • Ei varsinaista linjausta, mutta toistaiseksi ei teknisesti mahdollista. Palvelulla voisi kuitenkin olla jatkossa käyttöä.
  • Periaatteessa olisi mahdollista perustaa jatkokehitysvaiheessa tällainen palvelu, johon voisi hakea julkaisutiedot ja niitä hieman muokkaamalla liittyä jo raportoituihin julkaisuihin.

• Kysymys: Kuinka hoidetaan julkaisutyyppien korjaaminen yhdenmukaisiksi OKM:n tiedonkeruussa?
  • Vastaus: Nyt tiedonkeruutiedot tulevat aika lähellä tiedonkeruuajankohtaa, joten ensi keväänä vielä OKM antaa tiedoksi ristiriitaiset julkaisutyypit tiedoksi samaan tapaan kuin edellisessä tiedonkeruussa. VIRTA-julkaisutietopalvelun kautta julkaisunsa tuovat organisaatiot voivat tehdä korjaukset suoraan VIRRAn kautta.
  • Jatkossa julkaisutyyppejä voi korjata pitkin vuotta ja prosessia voidaan nopeuttaa ja automatisoida. Prosessi tarkentuu ennen keväällä 2017 toteutettavaa tiedonkeruuta.
    
    
• Ehdotuksia elementtien käsittelystä yhteisjulkaisussa voi laittaa kommenttikenttään

3. Virheraportit

• Ensi vaiheessa virheraportit lähetetään sähköpostitse.
  • Esimerkkejä tarkastuksista:  https://confluence.csc.fi/display/VIR/Latausajossa+tarkistettavat+tiedot
  • Sähköpostitse lähetettävät raportit samankaltaisia kuin VIRTA-opintotietopalvelussa.
  • Organisaatio etsii julkaisun omasta järjestelmästään / excelistään ja tekee tarvittavat korjaukset
  • Sovittiin, että virheraportille julkaisun tunnisteeksi laitetaan organisaatiokohtainen tunnus ja julkaisun nimi (ainakin 50–100 ensimmäistä merkkiä)
  • Piloteilta tarvitaan sähköpostiosoitteet virheraportteja varten.

• Jatkossa virheraportit käyttäjäystävällisemmässä muodossa web-palvelun kautta.
  • Suunnitelmissa, että virhetiedot ja tilannetiedot Extra-Vipunen-palvelussa luettavammassa muodossa rajatulle käyttäjäkunnalle
  • Tavoiteaikataulu syksy 2016.
  • Alustavasti:
    • Kunkin organisaation virheet näkyvät vain ko. organisaatiolle.
    • Lisäksi tiedot, kuinka paljon ladattu julkaisuja kustakin organisaatiosta, alustavasti näkyvillä kaikille organisaatioille Extra-Vipusessa.
    • Ehdotusta ei vastustettu

4. Organisaatioiden alayksikkökoodistojen ylläpito

• Vuoden 2014 tiedonkeruussa alayksikkökoodisto raportoitiin ensimmäistä kertaa tiedonkeruun yhteydessä
• Jatkossa alayksikkökoodistojen ajantasainen tarkistaminen ja ylläpito VIRRAssa edellyttäisi vuosittaisten koodistojen toimittamista etukäteen (ennen tiedonkeruuvuoden alkamista)
• Lisäksi jatkossa koulutusalat korvaavat OKM:n ohjauksen alat kerätään alayksikkökoodistojen mukana
• Yliopiston vaikea tietää joulukuussa seuraavan vuoden alayksikköjä ja näiden ohjausaloja - voitaisiin toimittaa kattavasti esim. tiedonkeruuvuoden marraskuussa
• Yksi vaihtoehto on, että ei pakoteta koodiston mukaisiksi, vaan tarkistetaan tiedot jälkikäteen ja raportoidaan organisaatioille, jos raportoitu koodistoa vastaamattomia koodeja
  • Tällöin JUULIssa näkyvät koodeina (tai eivät näy lainkaan), ellei koodille ole vielä raportoitu selitettä
  • Näin toimitaan ainakin vuoden 2016 osalta.
  • Samaan koodiin liittyvän laitoksen nimi voi olla eri vuosina eri
  • OKM: Mielellään ei käytetä edellisen vuoden koodistoja. Voidaan myös tehdä niin, että organisaation nimi ilmoitetaan aikaisemmin ja ohjausaloja voidaan täydentää loppuvuodesta.  Ohjausalatietoa tuskin käytetään julkaisujen osalta kesken vuoden.
• Kysymys: Onko olemassa/tulossa mitään ohjeistusta, millaisia organisaation alayksikköjen olisi hyvä olla?
  • OKM: Jotta OKM-ohjauksen alajakaumat riittävän tarkkoja, raekoko ei liian iso, mutta käytettävyyden kannalta ei liian pieni. 20-150 yksikköä ehkä sopiva.
• Kysymys: Käytetäänkö samoja alayksikköjä henkilöstötiedonkeruussa? HR-järjestelmä rajoittaa, mitä yksiköt voivat olla.
  • OKM: Täytyy olla samoja, joten sieltä tulee todennäköisesti tiettyjä rajoitteita. Myös Tilastokeskuksen T&K-tiedonkeruussa käytetään samoja alayksiköitä.

5. Tiedot VIRRAsta OpenAIREen

• TY: Tod.näk. tutkijoiden vastuulla. Parasta olisi jos tarvittaisiin vain yksi integraatio VIRRA:sta.
• JY: Hankkeita tulossa, mutta ei vielä tehty asialle mitään. Vaikkei tulisikaan VIRRAn kautta, olisi apua, jos yhteinen selvitys siitä, miten asia tulisi hoitaa.
• LTY: LUT:ssa on tällä hetkellä pilotoitu Dorian kautta tiettyjen julkaisujen haravoitumista OpenAireen, mutta sen tarkempaa tietoa ei OpenAiresta.
• Perustetaan pieni ryhmä selvittämään mahdollisuuksia tietojen poimimiseen VIRRAsta. Ryhmä kokoontuu alkuvuodesta 1-2 kertaa. Kootaan edustajat CSC:ltä, LUTista (Ilkka Nokelainen), HY:sta ja Kansalliskirjastosta.
  
  

6.Tiedoksi

• XML-skeeman uusi versio (julkaistaan viikon 51 alkupuolella)
• Julkaisutiedonkeruun (3A) mallitiedostot 2015 julkaistu
• Ammattikorkeakoulut
• Yliopistot (ml. tutkimuslaitokset ja yliopistolliset sairaalat)
• Julkaisutiedonkeruun 2016 tutkijaohjeistus julkaistu:
• https://confluence.csc.fi/display/suorat/Julkaisutiedonkeruun+tutkijaohjeistukset
• 2016 mallitiedosto julkaistaan loppuvuodesta 2015

7. Muut asiat

• Kysymys: Tieteellisissä lehdissä julkaistujen väitöslektioiden kirjaaminen?
  • TaY: Kirjattu B1:een.
  • OKM: B1 tai A1 voisivat olla oikeita paikkoja. Tarkennetaan ohjeistukseen.

Seuraavat kokoukset

Kevään 2016 kokousajat

To 21.1. klo 13-14.30

Pe 12.2. klo 13-14.30

Pe 4.3. klo 13-14.30

Pe 1.4. klo 13-14.30

Pe 29.4. klo 13-14.30

Pe 3.6. klo 13-14.30