Kokous 1/2015 - Pöytäkirja

Aika ja paikka: torstaina 10.12.2015 klo 9-11, Helsingin yliopisto, Seminaarihuone 205, Fabianinkatu 26

Kokouksen osallistujat 10.12.2015:

1. Anne Björklund, kansallisen ORCID-yhteistyöryhmän sihteeri, vanhempi koordinaattori, CSC - Tieteen tietotekniikan keskus Oy (CSC)
2. Margareta Danielsson, informationsspecialist, Hanken, Svenska handelshögskolan
3. Pälvi Kaiponen, palvelujohtaja, Helsingin yliopiston kirjasto
4. Aija Kaitera, kansallisen ORCID-yhteistyöryhmän puheenjohtaja, Helsingin yliopisto
5. Olli-Pekka Kaurahalme, IT-palveluarkkitehti, Turun yliopisto
6. Marja Kokko, informaatikko, Jyväskylän yliopisto
7. Sanna Kumpulainen, johtava tietoasiantuntija, Tampereen teknillinen yliopisto, kirjasto
8. Kari Laalo, IT-asiantuntija, CSC
9. Jukka  Lindeman, tutkimusasiamies, Terveyden ja hyvinvoinnin laitos THL
10. Aila Louhelainen, informaatikko, Oulun yliopiston kirjasto
11. Heli Myllyniemi, tietoasiantuntija, Suomen ympäristökeskus SYKE
12. Kati Mäki, informaatikko, Tampereen yliopisto
13. Anssi Neuvonen, D.A.O., VTT
14. Markku Niemi, kehittämispäällikkö, Helsingin yliopisto/tutkimushallinto
15. Antti-Jussi Nygård, suunnittelija, Tieteellisten seurain valtuuskunta
16. Hanna-Mari Puuska, projektipäällikkö, CSC
17. Janne Pölönen, suunnittelija, TSV/Julkaisufoorumi
18. Jukka Rantasaari, palvelupäällikkö, Turun yliopiston kirjasto
19. Pirjo Rauhala, suunnittelupäällikkö, Tampereen yliopisto (ei ilmoittautunut jäseneksi, mutta osallistui kokoukseen)
20. Katri Rintamäki, informaatikko, Vaasan yliopisto / Tritonia
21. Tomi Rosti, tietoasiantuntija, Itä-Suomen yliopisto
22. Anna Ruth, suunnittelija, Tieteellisten seurain valtuuskunta
23. Walter Rydman, koordinaattori, CSC
24. Jani Sassali, informaatikko, Oulun yliopiston kirjasto
25. Mikko Saunamäki, informaatikko. Luonnonvarakeskus
26. Tiina Sipola, informaatikko, Oulun yliopiston kirjasto
27. Iris Tahvanainen, kehittämispäällikkö, Lappeenrannan teknillinen yliopisto
28. Juhamatti Tillonen, projektipäällikkö, Itä-Suomen Yliopisto
29. Tiia Vuorinen, henkilöstöasiantuntija, Tampereen yliopisto

Kokouksen asialista

1.      Tervetuloa ja alustuspuheenvuoro

• Kansallisen ORCID-yhteistyöryhmän puheenjohtaja Aija Kaitera toivotti kaikki lämpimästi tervetulleeksi keskustelemaan:
  • siitä mikä on tämänhetkinen lähtötilanne ja
  • mitkä ovat yhteistyöryhmän toiminnan lähiaikojen tavoitteet.
• Anne Björklund CSC:stä toimii yhteistyöryhmän sihteerinä.
• Kokouksen osallistujat esittäytyivät.
• Yhteistyöryhmään ilmoittautuneet

2.      ORCID-koordinaatio CSC:ssä 

• Hanna-Mari Puuska, projektipäällikkö
  • CSC:n koordinaatiotehtävät
  • koordinaatiotehtävät on sisällytetty OKM/CSC-vuosisopimukseen 2016
  •  CSC:llä ORCID-organisaatiojäsenyys 1.12.2015 lähtien (Premium)
    • tavoitteena laajentaa konsortiojäsenyydeksi
   

 3.      Yhdistämispalvelun toteutuksen tilanne

• Kari Laalo, IT-asiantuntija, CSC
  • Tilannekatsaus

• Laalo toivoi keskustelua siitä, miten ORCID-tunniste / eduPersonPrincipalName (eppn) -tietopari toimitetaan yhdistämispalvelusta korkeakoulun tai tutkimuslaitoksen IdM-järjestelmään.

  • Kokousedustajat totesivat tarvittavan lisää sisäistä keskustelua organisaatioissa IT-asiantuntijoiden kanssa.
  • Todettiin, että edetään yhdistämispalvelun kehittämisessä pull-strategialla, eli aletaan toteuttaa tietokantaa, jonne tietoparit saadaan väliaikaisesti tallennettua, kunnes organisaatiot käyvät noutamassa tiedot. Myöhemmin voidaan tarkentaa, kuinka pitkäksi ajaksi tieto tallennetaan yhdistämispalvelussa.
  • Todettiin, että yhdistämispalvelun käyttöliittymässä rajataan ulos ne organisaatiot, jotka eivät tule käyttäjiksi. Näin ei yhdistämispalveluun ohjaudu niiden käyttäjien tietoja, joiden organisaatiot hoitavat tunnisteen noudon käyttäen omia järjestelmiään.
  • Todettiin, että yhdistämispalvelu linkittyy MyData-malliin.
    • MyDatan tavoitteena on saada henkilötiedot paremmin henkilön omaan hallintaan sen sijaan, että henkilötietojen käsittelyä ja siirtoa hallitsee pilvipalvelut.
    • Seurataan jatkossa MyData-keskustelujen etenemistä Suomessa ja selvitetään, minkälaisia rajapintoja ORCID Id:llä on MyDataan.

   

4.      Odotukset tälle työryhmälle ja ORCIDin käyttöönoton tilanne omassa organisaatiossa/palvelussa

• Osallistujat kertoivat ORCIDin käyttöönoton tilanteesta omassa organisaatiossaan. Ilmoittautumislomakkeen yhteydessä tehdyn kyselyn tulokset lähetettiin ennen kokousta osallistujille sähköpostin liitteenä.

• Hanna-Mari Puuska kertoi, että ORCID otetaan käyttöön OKM:n henkilöstö- ja julkaisutiedonkeruissa ensi vuodesta alkaen (julkaisuista mahdollista raportoida VIRTA-julkaisutietopalvelun kautta jo 2015). Tiedonkeruun kautta voidaan myös osaltaan seurata tunnisteen yleistymistä.

5.      ORCID-konsortiojäsenyydestä

• Hanna-Mari Puuska

• Premium-organisaatiojäsenyys maksaa 8000 dollaria/vuosi,

  • jos 5-9 organisaatiota lähtee mukaan konsortioon, niin jäsenmaksu on 5000 dollaria vuodessa per organisaatio

  • osallistuvat organisaatiot maksavat oman jäsenyytensä itse, mutta OKM resursoi koordinaation

• Kirje/kysely konsortiojäsenyydestä kirjaamoille:

  • alkuvuodesta CSC:stä lähtee kirjaamoille kirje ja tiedustelu kiinnostuksesta ORCID-konsortiojäsenyyteen
  • kyselyyn tulisi sisällyttää mm.:
    • perusteluja (rahat niin tiukalla), miksi konsortioon kannattaa liittyä, mitkä ovat parhaat hyödyt ennen kaikkea tutkijoille
    • mistä konsortiojäsenyydessä maksetaan?
    • mitä organisaatio hyötyy, missä prosesseissa ORCIDin käytöstä on hyötyä?
• Premium-lisenssillä saa member-APIn viiteen järjestelmään
• muutamien tutkimustietojärjestelmien (Pure, Converis) tietyt toiminnallisuudet edellyttävät jäsenyyttä
• tutkijan tietojen siirtäminen automaattisesti tutkimustietojärjestelmästä ORCIDiin edellyttää Member APIa
• Public APIlla pystyy lukemaan julkisia tietoja, mutta kytkeminen järjestelmään tapahtuu tällöin jonkun henkilökohtaisella ORCID-tunnuksella
• kommentti: jäsenyys maksaa, mutta myös sen mahdollistamien toimintojen myötä tutkijan työaikaa säästyy
• kommentti: ORCIDista ei ole mahdollisuutta tehdä massahakuja niin, että haettaisiin jonkun organisaation orcid-id-tietoja
  • koko tietokannan saa ladata ja poimia omien tutkijoiden tunnisteita, mutta organisaatiotietoja ei kattavasti

6.      Yhteisistä tavoitteista ja tehtävistä sopiminen

• Alustus, Aija Kaitera
• Todettiin, että nyt kerätään ja kartoitetaan toimijoita/Pohditaan minkälaisia efortteja voisimme yhdessä tehdä: 
• TUHA-seminaari maalis/huhtikuussa 
  • aamupäivä: keskustelua kansallisesta tutkimuksen arvioinnista
  • iltapäivä: yhteiset kansalliset sähköiset palvelut tutkijalle, yhteentoimivuus, ORCID yhtenä ryhmätyön aiheena
• Kotimaiset tiedekustantajat
  • TSV voi auttaa tässä, yhteydet kustantajiin, yhteisiä tilaisuuksia pari kertaa vuodessa, tiedekustantajien kanssa yhteisiä koulutustilaisuuksia, laajemmin muitakin kotimaisia kustantajia
• Rahoittajat
  • Hanna-Mari Puuska on yhteydessä säätiöiden ja rahastojen neuvottelukuntaan
    • tähän liittyen suunnitteilla myös valtakunnallinen tutkimustietovaranto, jossa tiedon tuottajina mm. korkeakoulut, tutkimuslaitokset, rahoittajat
• Kansainvälinen näkyvyys tutkijalle tärkeää, monet käyttävät esim. ResearchGatea, mutta siinä ei toistaiseksi kytkentää ORCIDiin, eikä sieltä pysty lukemaan tietoja ulos
• Kirjastot
• yliopistokirjastot järjestävät tutkijakoulutusta, ORCID-tunnisteen tunnettuuden edistäminen liitetään mukaan
• Ehdotus tavoitteeksi:

• Edistää ORCID-tutkijatunnistejärjestelmän tunnettuutta ja yhteistyötä eri toimijoiden ja sidosryhmien välillä Suomessa.
• Ryhmän tehtävänä on mm:

• • jakaa kokemuksia ORCID-tunnisteen käyttöönotosta
  • keskustella ORCID-ryhmäjäsenyyteen ja yhdistämispalvelun kehittämiseen liittyvistä asioista
  • välittää tietoa ORCIDin kansainvälisestä ja kansallisesta kehityksestä.
    • konkreettisia tehtäviä: konsortiojäsenyys, viestintämateriaalit, yhdistämispalvelun kehittäminen
  • todettiin, että viestinnän toimenpiteiden lisäksi tarvitaan markkinointia

 7.      Keskustelua viestinnän toimenpiteistä ja kanavista

• Alustus, Anne Björklund
• Toimenpiteisiin/kanaviin lisätään:

• kirje kirjaamoille vuoden alussa

• tiedote tutkijoille sitten, kun verkkosivut on avattu
• TUHA-verkoston uutiskirje
• tieteelliset seurat
• ATT-hankkeelle voisi ehdottaa myös ORCID-koulutusta
• Tapahtumat:
• IAM-verkoston tapaamiseen 28.1.on valmisteilla esitys ORCIDista
• TUHA-seminaari keväällä
• Opintohallinnon kierros
  • CSC:ltä lähtee kaksi henkilöä, jotka tapaavat opintohallinnon henkilöitä ja rehtoreita (kaikki korkeakoulut)
• KV-asioiden kesäpäivät
  • ORCID-asiaa ehdotettu mukaan
• TSV järjestää loppukeväästä 2016 koulutusta DOIsta ja ORCIDista kustantajille ja tiedelehdille
• Sovittiin että yhteistyöryhmän sivuille wikiin perustetaan myös tapahtumakalenteri
• Yleisesti tutkijalle suunnatusta viestinnästä:
  • tutkijat eivät tule paikalle, jos aika on pois tutkimuksen tekemisestä
    • tämä pätee kaikissa viestintäasioissa
  • jos saan hyötyä, sitten olen mukana
  • jos tieto tulee tiedeyhteisöstä, se toimii
  • jos viesti tulee hallinnon puolelta, ei olla kiinnostuneita
  • jos tieto tulee ylhäältä alaspäin, se toimii
  • dekaani – laitokset - …
  • kampanjatyyppistä lähestymistapaa pidettiin hyvänä
    • erilaiset tutkijoille suunnatut tapahtumat
    • organisaatioille suunnatut tapahtumat
    • rahoittajille suunnatut tilaisuudet
    • ...

8.      Eteneminen ja toiminnan aikataulu

1. Konsortiosopimuksen aikataulu
   • tammikuussa tiedustelukirje kirjaamoihin
   • helmikuun lopussa tiedossa, ketkä lähtevät mukaan
   • huhtikuun lopussa konsortiosopimus
2. Yhdistämispalvelun aikataulu
   • rajapinnat valmiiksi ja pari kiinnostunutta pilottia alkuvuodesta
   • yhdistämispalvelun tuotantovalmiudelle pidetään tavoiteaikatauluna huhtikuuta 2016
3. Verkkosivut ja viestintämateriaali
   • verkkosivut valmiina 29.1. mennessä
     • suunnitelma kommenttikierrokselle yhteistyöryhmän jäsenille ennen julkaisua
   • jäsenien käyttöön tarkoitettu ORCID Outreach Material
     • CSC tuottaa materiaalia myös suomeksi ja ruotsiksi
     • yleisesitteet suomeksi ja ruotsiksi valmiit tammikuussa

Ryhmän olemassaolon ja toiminnan aikataulu

• todettiin, että aluksi on tärkeätä kokoontua tiheämmin (2016-2017) ja päätettiin kokoontua 2 krt/lukukausi

  • kommentti: asia elää, palveluita voi tulla lisää
  • syksyllä ja loppuvuodesta katsotaan miten on mennyt

9. Seuraavat kokoukset  

• tammikuu: 
  • 1/2016 29.1. klo 9.15-11.00
  • kokouspaikka ilmoitetaan myöhemmin (alustava paikka Helsingin yliopisto)
• maaliskuu:
  • 2/2016
  • ajankohta ilmoitetaan myöhemmin
• toukokuu:
  • 3/2016
  • ajankohta ilmoitetaan myöhemmin

Tausta-aineistoa:

• OKM:n selvitys ORCIDin käyttöönotosta Suomessa: Tutkijan identifiointi -selvitys
• ORCID-yhteistyöryhmän Confluence-työtila
• Korkeakouluille ja muille tutkimusorganisaatioille 18.11.2015 lähtenyt tiedote
• jakelu: Tieteentekijöiden liitto, Professoriliitto, AAPA, FUCIO, TUHA, IAM-verkosto, UNIFI, ARENE, ATT, Tutkijan identifiointi -ohjausryhmä