Aika: 19.9.2017 klo 13-15

Paikka: OKM, Väinämöinen + etäosallistuminen ACP

Nauhoite: https://connect.funet.fi/p5mra1jxus8/

Osallistujat: Aulaskari HY, Fant Novia, Fomkin Aalto, Forest Lapin AMK, Haapamäki OKM, Hassinen UEF, Heino TY, Helmi TurkuAMK, Huttunen TTY, Hämäläinen CSC, Indrek Aalto, Janatuinen JAMK, Jyväskylä, Kelavuori Metropolia, Ketola CSC, Kiviniemi Turku AMK, Klemi LUT, Kotomäki CSC, Lyytikäinen Aalto, Mäntykenttä, Nevalainen Taideyo, Nurminen TaY, Palasto TY, Paschinsky VY, Puumalainen UEF, Riikkinen LUT, Sievänen KAMK, Silvennoinen, Strandell Hanken, Tikkanen, Toivonen TTY, Vasanen HY, Vauhkonen UEF, Vuorenmaa SeAMK, Väätäinen KAMK

Katso myös: 

AMK Rekrytointitiedonkeruu

YO Rekrytointitiedonkeruu

ARVO - opetushallinnon vaikuttavuustietopalvelu

Muistio

1. Sisältöasiat: avoinna olevat kysymykset tiedonkeruun määrittelyistä

Haapamäki_rekrytointitiedonkeruu.pdf

• Akatemian rahoittamat virat ja ERC-rahoitetut: valinnat eivät korkeakoulun omia, eikä huomioida rekrytointitiedonkeruussa.
• Jos ketään ei valita hausta, hakua ei huomioida. Vain se haku raportoidaan, josta valinta tehdään.
• Raportoidaanko sivutoimeen valitut opettajat?
  
  • Tarkoitus raportoida seuraavasti: YO: tutkijauraportaat 2-4 ja AMK: opetushenkilökunta, tki-henkilökunta. Rajaa ulos tuntiopettajat (YO), luennoitsijat/tuntiopettajat (AMK). Määritelmä tulee henkilöstötiedonkeruun määritelmistä. Ei vastustusta.
• Yhdellä ilmoituksella useampi paikka haussa: raportoidaanko paikkakohtaisesti vai hakukohtaisesti?
  • Raportoidaan hakukohtaisesti. Hyväksytty.
• Tiedot tuotetaan helmikuun loppuun mennessä. Jos haku on päättynyt 31. joulukuuta, ei välttämättä selvillä, ketä valittu.
  • Valittujen määrä on ollut haun yhteydessä ilmoitettava tieto. Siirretään ilmoitettavaksi valittujen yhteydessä. Valitut voidaan ilmoittaa myöhemmin, sitten kun ovat tiedossa. Muutetaan tiedonkeruuohjeistukseen.  
    
    
• Keskustelua EU:n tietosuoja-asetuksen vaikutuksista. Vielä on jokseenkin epäselvyyttä siitä, vaikuttaako tietosuoja-asetus tiedonkeruuseen. Esim. mitä tietoja henkilöstä voidaan kerätä ja millä perusteella? vrt. Mihin käytetään valitun henkilön taustatietoja?
  
  • On tullut vastaan esim. että pitäisi kuvata attribuuttikohtaisesti/kenttätasolla, mihin tietoja tarvitaan.
  • Ministeriön korkeakouluilta kerättävät tiedot perustuvat yo- ja amk-laeissa olevaan pykälään (YO: 51 §; AMK: 45 § -Seuranta ja raportointi) -> Korkeakoulut toimittavat ohjauksessa tarvittavia tietoja, eli myös rekrytointikyselyn perustana laki. Antaa ministeriölle oikeuden kerätä ko. tietoja ja korkeakouluille oikeuden käsitellä ko. tietoja.
  • Pitää huomioida, että henkilöllä on oikeus poistaa tietoja. 
  • Olisi hyvä, että juristit keskustelisivat tietosuoja-asetuksesta, jos heillä kommentteja. TY:a pyydetään toimittamaan lisätietoja juristien näkemyksestä OKM:ään.
  • Korkeakoulujen toive: Nämä (tietosuoja-asetukseen liittyvät monitulkintaisuudet) pitäisi olla selvillä ennen kuin tietoja aletaan keräämään, koska keruu edellyttää myös muutoksia korkeakoulujen järjestelmiin.
  • OKM: Asia voidaan tarkistaa juristilta.
  • Aiemmat tiedot eivät ongelma, mutta uudet.
  • Tarkennuksena, ettei rekrytoitavien tietoja käytetä henkilötasolla, mutta henkilötasolla kerääminen on tarkoituksenmukaisin keruutapa.
  • Valitun uratiedot: tarvittaisiin lakipykälä? ARVO-kyselyn rekisteriseloste luettavissa täällä: https://wiki.eduuni.fi/display/CscArvo/Privacy+policy

 2. ARVO-tiedonkeruu (rekrytointitiedonkeruun osio henkilön taustatiedoista)

Kotomäki_Hakakirjautuminen rekrytointikyselyyn?

• ARVO-järjestelmä lyhyesti: pääkäyttäjä korkeakoulussa täyttää kyselyn taustatiedot (henkilönumeron ja haun numeron) ja luo linkin. Vastaaja vastaa kyselyyn linkin kautta.
• Kommentti (TY): Alkuperäinen määrittely on ollut, että kirjautuminen tapahtuisi Haka-kirjautumisen kautta. (Tämä on nyt keskustelussa olevan kehityskohteen taustalla + toiveet käsityön vähentämisestä).
• Henkilönumero haka-attribuuttina? henkilönumeron haasteet – ei sisällä korkeakoulutietoja, voi olla samoja eri korkeakouluissa, organisaatioissa voi olla 2 eri henkilönumeroa
• Ehdotus: Haka-kirjautuminen seuraavin attribuutein: ePPN, employeeNumber (ks. lisää esityksestä).
  
  

Huomioitavaa:

• Käsin tehtävistä linkeistä ei päästä kokonaan eroon.
• Samalla hetulla voi olla useampi ePPN (esim. rekrytointi saman vuoden aikana eri organisaatioihin).
• Vuoden 2017 tietojen osalta joidenkin työsuhteet jo päättyneet: ei käytössä ePPN jne.
  • Tällaisia henkilöitä ei oikeastaan edes tavoiteta -> pienentää vain otosta.
• Miten yhdistyy KOTA-tietoihin, jos käytetään ePPN?
  • Haun numero pitäisi olla.
• Millainen tarve korkeakouluilla uusille käytännöille: tehdäänkö linkit nyt könttänä vai vuoden aikana tasaisesti? Kuinka paljon ehdotetusta mallista olisi hyötyä?
  • HY, TY: ehdotettu malli vähentäisi merkittävästi käsityötä.
• Tietosuojaselosteessa pitäisi lukea perusteet keruulle.
  
  
• Kotomäki-> OKM: Onko jatkossa kaikkien lakimieskeskustelujen jälkeen edelleen kerättävää tietoa, onko pysyvä tiedonkeruu, eli kannattaako lähteä suunnittelemaan?
  • On pysyvä tiedonkeruu.
• Kotomäki toive: kootaan pieni ryhmä, jonka kanssa lähdetään kehittämään. Keskustellaan mieluiten hyvin läpi, ennen kun lähdetään toteuttamaan.
  • Ehdotus: Marraskuu ok?
  • HY: ei ole liian myöhäinen, TY: Lähetys menee tammikuulle, eli ei.
  • Yhteydenotot Kaisa Kotomäkeen (arvo(a)csc.fi tai kaisa.kotomaki(a)csc.fi)
  • Korhonen: Pitäisi tehdä vielä lyhyt esiselvitys ennen kuin lähdetään tekemään teknisiä toteutuksia, ettei käy niin, että toteutus tuokin hankaluuksia joillekin.
    
    
    • Kotomäki kokoaa ryhmän, jonka kanssa työstetään mahdollista toteutusta.
      
      
• Sievänen, KAMK: Olemme luoneen rekrytointikyselyn Arvoon ja ajatuksena oli, että käytämme manuaalilinkkiä. Voimmeko edetä käyttäen manuaalilinkkiä vai jäädäänkö odottamaan nyt keskustelussa olevaa ratkaisua?
  • Voi jatkaa manuaalilinkillä.
• Huttunen, TTY: Kysymys päättyneisiin työsuhteisiin: Eikö nyt ole hiukan turhaa työtä kysellä tietoja henkilöiltä, jotka eivät ole enää korkeakouluun työsuhteessa? Miksi ihmeessä he näihin enää edes vastaisivat?
  • Taustatietojen kysyminen koskee julkisen hakumenettelyn kautta tulleita. Työsuhteen päättäneitä on hankala enää tavoittaa, joten voidaan lähteä siitä, että näitä henkilöitä ei tavoiteta, eivätkä he näin ollen sisälly nyt tiedonkeruuseen. Ei teknisiä ratkaisuja niitä varten, jotka lähtevät pois.
    
    
• Miten menetellään, jos haussa on ollut professuuri, mutta on palkattu lehtori?
  • Ei tiedonkeruun näkökulmasta merkitystä, koska ei kysytä, mitä haetaan. Tiedonkeruussa vain tieto, mihin valittu.
• Mihin henkilöstötiedonkeruuseen tulevat uudet tiedot (sopimusnumero, sopimuksen alku- + loppupvm sekä hakunumero) tulevat lomakkeessa?
  • Tulevat loppuun.
• Kun raportoidaan valitun tiedot ja yhdistetään hetulla henkilöstötiedonkeruuseen, voi syntyä tilanne, että on henkilö, joka on valittu lehtoriksi, mutta vapautettu tästä ja hoitaa nyt professorin tehtävää. Ts. samalla henkilötunnuksella voi olla monta nimikettä.
  • EHDOTUS: Lisätään sopimusnumero tehtävään valitun pohjatietoihin vapaaehtoiseksi kentäksi, jolloin nimikettä ja uraporrasta helpompi yhdistää.