Aika: Perjantai 15.12.2017 klo 13-14.30

ACP: https://connect.funet.fi/virta-julkaisu/

Nauhoite:  https://connect.funet.fi/p4tc4hwg4f4/ JUSTUS-asiat kohdasta 50:35 ->

Ohjeita osallistumiseen:

-          Avaa selaimesta ACP-huone: https://connect.funet.fi/virta-julkaisu

-          Kirjaudu sisään vieraana ”As a Guest” (oma nimi +organisaatio)

-          Kommentit/puheenvuorot mieluiten suullisina, tarvittaessa chat-ruutuun

-          Suositellaan kuulokkeiden tms. käyttöä, mikäli aiot käyttää mikrofonia

-          Kaiun/kohinan välttämiseksi mikrofoni mykistettynä muulloin kuin oman puheenvuoron aikana

-          Kokous nauhoitetaan ja nauhoite julkaistaan tällä sivulla

Kaikki kommentit ja kysymykset asialistaan/muistioon liittyen voi laittaa osoitteeseen virta-julkaisut@postit.csc.fi

JUSTUS-asiat osoitteeseen justus@csc.fi

MUISTIO

1.Ajankohtaisia asioita

• VIRTA-tietojen hyödyntäminen Suomen Akatemian hankeraportoinnissa
  • Organisaatioiden huomioita
    • TaY esitteli omia havaintojaan
      • Huomiona mm. että listalla oli myös julkaisuja, jotka löytyvät kyllä järjestelmistä, mutta jotka jostain syystä tallennettu kuitenkin käsin.
    • Myös Jyväskylän yliopistolla ollut vastaavanlaisia havaintoja.
      
      • Esimerkiksi kaksiosaisten otsikkojen ja erikoismerkkien kohdalla kirjoitustavassa on voinut olla vaihtelua, mikä voi selittää sitä, ettei ole haettu Virrasta. Lisäksi on syötetty sellaisia julkaisuja käsin, jotka ovat ilmestyneet Virta-tiedonsiirron jälkeen tai joita ei vielä ole julkaistu.
    • Johtopäätöksenä voidaan todeta, että hakutoiminnallisuutta voisi mahdollisesti parantaa. Lisäksi ohjeistusta ja viestintää voisi lisätä, jotta tutkijat olisivat paremmin tietoisia toiminnallisuudesta.
    • Kommentoitiin myös, että tutkimusrahoituksen asiantuntijoiden olisi myös hyvä tietää toiminnallisuudesta, jotta hekin voisivat viestiä asiasta tutkijoille.
      
      
• MUISTUTUKSENA: Yhteyshenkilöille on luotu wiki-sivu, johon kootaan
  
  • Yhteyshenkilölista (tai yhteydenottosähköposti/palveluosoite) organisaatioiden välistä yhteydenpitoa ja tietojen korjaamista varten (mm. ristiriitaiset julkaisutyyppiluokitukset)
  • tiedonjakoa siitä, miten ja kuinka usein tietoja päivitetään
  • Organisaatiot kirjoittavat sivun kommenttikenttään tarvittavat tiedot (Organisaation nimi; Yhteydenotto-osoite tai yhteyshenkilö; vapaavalintaiset tiedot tietojen latausrytmistä ja -tahdista), josta virta-julkaisutietopalvelu -tiimi poimii ne taulukkoon. Anonyymi kommentointi ei ole mahdollista, joten kommentointi edellyttää kirjautumista EduuniID:llä. Vaihtoehtoisesti tiedot voi lähettää VIRTA-tiimille (virta-julkaisut@postit.csc.fi)
    
    
• Taidealan julkaisut VIRTAan
  • Aikataulusuunnitelma: viedään tuotantoon tammikuun alussa
  • Tiedonkeruuohjeet Tiedonkeruun käsikirjassa 3.2.4 Julkaisutiedonkeruun tietosisältö: Taidealan julkaisut (F)
  • Tehty samalla pohjalla kuin A-E ja G -julkaisutyypit, eli mukana myös kenttiä, joita ei ole raportoida taidealan julkaisuiden osalta. Tällä hetkellä kentät merkitty oranssilla. Tulossa myös selvyyden vuoksi teksti "ei kerätä taidealan julkaisuilta" tms.
  • Käsikirjaversiota voi vielä kommentoida kommenttikenttään, ja korjaillaan jos on jotain täsmennettävää.
  • F-julkaisut voi edelleen toimittaa myös KOTA:n kautta lukumäärätietoina 4.1.9 AMK Julkaisutiedonkeruu: Julkaisutyypit F, H ja I ja 4.2.10 YO Julkaisutiedonkeruu: Julkaisutyypit F, H ja I
  • H & I-julkaisut KOTAn kautta
• Julkaisutiedonkeruun 2017 aikataulu ja ohjeita
  • Jos samaa julkaisua on toimitettu eri vuosina eri julkaisutyypeillä, OKM katsoo läpi ristiriitaisuudet ja tuottaa listan jäädytysdataan tehtävistä muutoksista. Lista toimitetaan organisaatioille.
    
    
• Joonas Nikkanen (CSC) VIRTA-julkaisutietopalvelun projektipäällikkö vuoden 2018 alusta

2. CSV-työkalu vuodelle 2018 (Olli Eskola)

• Päivitykset työkaluun tehty
• Muistutuksena:
  
  • Yhdessä tiedostossa vain yhden vuoden julkaisuja
  • Jos julkaisun organisaatiokohtainen tunnus on tyhjä, csv-työkalu generoi tunnisteen. Tunniste voi kuitenkin olla sama kuin aiemmin luodussa tiedostossa, mikä aiheuttaa ongelmia VIRTA-päässä, kun lataus luulee julkaisuja samaksi. → Tutkimusorganisaation kannattaa antaa CSV-tiedostoon itse tunnisteet.
    • voi esimerkiksi luoda excelissä oman id:n julkaisuille
• Viime kokouksessa todettiin, ettei CSV-työkalua tarvita taidealan julkaisuille.
  • Ei ilmennyt tarvetta myöskään tässä kokouksessa.
    
    
    

3. Alayksikkökoodistojen keruu & VIRTA-tarkistukset

• Alayksikkökoodit toimitetaan jatkossa KOTA-järjestelmän kautta. ks. Tiedonkeruun käsikirja AMK / YO
• Yksikkökoodistoja voi päivittää pitkin vuotta, mutta ne toimitetaan viimeistää keruuvuotta seuraavan tammikuun aikana (2017 koodistot viimeistään 31.1.2018)
• KOTAan raportoidut koodistot viedään OPH:n koodistopalveluun, jossa koodi on muotoa organisaatiotunnus_vuosi_alayksikkökoodi
• Alayksikkökoodistojen huomioiminen VIRTA-julkaisutietopalvelussa:
  
  • 
    
    • VIRTA-tietovarannossa tarkistetaan, löytyvätkö julkaisulle raportoidut alayksikkökoodit kyseisen organisaation ko. vuodelle raportoimasta koodistosta
    • Alayksikköjen tarkistuksia tehdään VIRTA-julkaisutietopalvelussa vasta tammikuun jälkeen (kun vuoden 2017 koodistot toimitettu)
    • Puuttuvat tai vääränmuotoiset alayksikkökoodit näkyvät extra-vipusen virheraporteilla
    • Jos yksikkötietoja raportoidaan jo aikaisemmin, ne eivät näy vielä tarkistuksissa, mutta ne viedään OPH:n koodistopalveluun, josta niitä hyödynnettään mm. JUULIssa
      
      
• Alayksikköjen käytöstä:
  
  • Alayksiköihin liittyy ohjauksen ala, joten niitä voidaan käyttää julkaisun ohjauksen alan määrittelyyn
  • Raportointia kehitetään ja alayksikköjen kautta päästään tarkemmalle tasolle
    
    
• Otetaan myös Justuksessa huomioon heti kun ovat OPH: koodistopalvelussa.

4. Projektisuunnitelma vuodelle 2018

• Hanna-Mari Puuska esitteli
• VIRTA-julkaisutietopalvelun työsuunnitelma 2018

Muut asiat

• TUHA- Julkaisutiedonkeruun yhteistyöryhmälle etsitään puheenjohtajaa
  • ryhmä käsittelee mm. julkaisutiedonkeruun usein kysyttyjä kysymyksiä
  • CSC tukee fasilitoinnissa (Walter Rydman)
  • Walter järjestää ryhmän ensimmäisen kokouksen 2018

Tiedoksi

• Bibliometriikkaseminaarin (8.12.2017) esitykset
  • kehitysehdotuksia tulevia seminaareja silmällä pitäen voi laittaa CSC:lle tai OKM:lle

Kevään kokousajat

Ehdotukset:

pe 26.1.2018 kello 13:00-14:30

pe 16.2.2018 kello 13:00-14:30

pe 16.3.2018 kello 13:00-14:30

pe 20.4.2018 kello 13:00-14:30

pe 25.5.2018 kello 13:00-14:30

OK. Joonas Nikkanen lähettää yhteyshenkilölistalle kalenterikutsun.

JUSTUS-palvelun ajankohtaisia kello 14:30->

Asialista

1. Ajankohtaista
   1. Kiitos käyttäjäkyselyyn vastanneille!
   2. Tuotantopuolelle tehty päivityksiä joulukuussa, korjattu mm.:
      1. Tieteenalan valintaan liittyvä ongelma IE 11 selaimella
         1. Pitäisi toimia nyt selaimesta riippumatta
      2. Alayksikkökentän näkymiseen liittyvä ongelma muokatessa
         1. Vielä osittain korjattavien asioiden listalla
   3. Tieteenaloilta puuttuvat järjestysnumerot korjattu skriptillä julkaisutietoihin 14.12.
      1. Korjattu myös vanhoille julkaisuille.
      2. Ei vaikutusta julkaisutietojen muuhun sisältöön tai esim. IDhen
      3. Tämä selittänyt suurimman osan Juuliin siirtymättömistä julkaisutiedoista, mikäli vielä siirtymättömiä, niin ilmoitukset julkaisuID mukana osoitteeseen justus@csc.fi
   4. Ilmenneitä kysymyksiä:
      1. Kevytraportoinnin tilanne
         1. Ominaisuus edelleen kehityksessä, mm. julkaisun tila –koodi ja alayksikkötieto puuttuvat
         2. Tavoite saada kuntoon ensi vuoden alussa
      2. Kenttien näkyminen syöttölomakkeella
         1. Epärelevantteja kenttiä piilotettu tietyillä julkaisuille, mutta joitakin kenttiä on toivuttu takaisin
         2. Toteutus ensi vuoden alussa
      3. Julkaisun tila -1 ja hyväksyjän näkymä
         1. -1 –tilaan asetetut julkaisut jäävät nyt palveluun näkyviin
         2. Tavoite, että nämä poistuisivat näkymästä kokonaan
         3. Kehitys yhteydessä myös ”-1” tietojen poistamiseen Virrasta
         4. Tuplatallennukset pyydetään asettamaan -1 tilaan, jotta JUSTUS-tiimi voi poistaa nämä kannasta
      4. Organisaatiotiedot joutuu lisäämään muokatessa
         1. Alayksikkötieto nollaantuu nyt käyttöliittymässä ja joudutaan lisäämässä muokkaustilanteessa uudelleen
         2. Korjauslistalla.
            
            
2. Projektisuunnitelma vuodelle 2018
   1. Joonas Nikkanen esittelee
   2. JUSTUS-kehityssuunnitelma
      1. alkuvuoden tärkeitä: kevytraportointi (.csv), taidealan julkaisut (F-julkaisut), käyttöliittymäparannukset
      2. Kysymys: H ja I julkaisut JUSTUKSEEN?
         1. Nyt kerätään lukumäärätietoja KOTA:n kautta. Ei toistaiseksi muutoksia tähän.
3. Tiedoksi
   
   1. Helmikuun alussa tilaisuus, jossa suunnitellaan JUSTUS-Theseus integraatiota. Ajankohta/paikka sekä ohjelma tarkentuu viim. tammikuun alkupuoliskolla.
   2. JUSTUS-kokoukset jatkuvat samalla kaavalla ensi vuonna, eli VIRTA-julkaisutietopalvelun yhteyshenkilökokousten jälkeen.