Sopimuksen osapuolina ovat EXAM-konsortion jäsenkorkeakoulut. Listaa EXAM-konsortion jäsenkorkeakouluista ylläpidetään seuraavalla sivulla: https://wiki.eduuni.fi/x/0wjVAw.
Sopimuksen taustalla on korkeakoulujen yhteinen tarve tarjota korkeakoululle kustannustehokas sähköisen arvioinnin järjestelmä. Tietojärjestelmä ja sen tarjoamat toiminnallisuudet ja ominaisuudet on kuvattu konsortion wikisivustolla: https://wiki.eduuni.fi/x/5gjVAw.
Korkeakoulujen yhteinen konsortio EXAM-järjestelmän tuottamiseksi. Konsortion tehtävänä on tarjota sähköisen arvioinnin järjestelmä ja kehittää sen toimintoja kustannustehokkaasti. Konsortio hankkii tässä tarkoituksessa ylläpito- ja kehitystyöhön liittyviä palveluita ulkopuoliselta palveluntuottajalta.
EXAM-järjestelmä on kansallinen sähköisen näytön suorittamisen ja arvioinnin järjestelmä, joka mahdollistaa monipuolisen ja joustavan osaamisen osoittamisen ja arvioinnin.
EXAM-palvelu on palveluntuottajan tarjoamaa palvelua EXAM-järjestelmän kehittämiseksi, toiminnan hallinnoimiseksi ja ohjaamiseksi.
Palvelusopimus muodostuu EXAM-palvelun palvelutilauksesta ja EXAM-palvelun palvelukuvauksesta, jotka ovat korkeakoulun ja palveluntuottajan välisen puitesopimuksen liitteenä. Lisäksi puitesopimuksen liitteenä ovat myös Henkilötietojen käsittelyn kuvaus: EXAM-palvelu, EXAM-yhteiskäyttöpalvelun palvelukuvaus ja Henkilötietojen käsittelyn kuvaus: EXAM-yhteiskäyttöpalvelu.
EXAM-palvelun ja EXAM-järjestelmän dokumentaatio ja kulloinenkin lähdekoodi ovat sopimusosapuolten omistamia ja käytettävissä niiden omassa toiminnassa. Sopimusosapuolen omistama tietosisältö, kuten tenttikysymykset ja -vastaukset, eivät sisälly dokumentaatioon. Sopimusosapuolet voivat muokata ja kehittää koodia sillä edellytyksellä, että lopputulokset palautetaan yhteiseen sovelluskoodin säilytyspaikkaan samoilla ehdoilla.
EXAM-järjestelmän kehitystyön tuloksena syntyvät uudet versiot ovat sopimusosapuolten asennettavissa. EXAM-järjestelmän lähdekoodi ja asennuspaketti ovat avoimia ja siten kenen tahansa käytettävissä ja muokattavissa sillä edellytyksellä, että kehitystyön lopputulokset palautetaan yhteiseen säilytyspaikkaan samoilla ehdoilla. Konsortio ei vastaa ulkoisen kehitystyön jatkokehityksestä ja/tai ylläpidosta.
Uudet sopimusosapuolet saavat samat oikeudet liittymällä sopimukseen kohdassa 12 esitetyllä tavalla.
Konsortiosopimus on 3.10.2023 alkaen voimassa toistaiseksi. Tämä sopimus korvaa sopimusosapuolten välisen aiemman konsortiosopimuksen.
Sopimusosapuolet sopivat yhdessä EXAM-järjestelmän ylläpidosta ja kehittämisestä. Konsortiolla on seuraavat toimielimet: Johtoryhmä (7.1) ja valmistelevina toimieliminä työvaliokunta (7.2), kehittäjäryhmä (7.3) ja tuoteomistajaryhmä (7.4).
Sopimusosapuolten muut vastuut:
EXAM-järjestelmää ja -palvelua ohjaa ja valvoo tämän sopimuksen perusteella asetettava johtoryhmä, johon kukin sopimusosapuoli nimeää yhden edustajan ja hänen varajäsenensä. Johtoryhmä valitsee keskuudestaan puheenjohtajan ja kaksi varapuheenjohtajaa. Puheenjohtaja ja varapuheenjohtajat valitaan vuodeksi kerrallaan.
Palveluntuottaja nimeää johtoryhmään vähintään yhden asiantuntijajäsenen, jolla ei ole päätösvaltaa eikä äänioikeutta johtoryhmässä.
Johtoryhmän tehtävät ovat:
Johtoryhmän alaisuudessa toimii työvaliokunta, jonka johtoryhmä nimittää vuodeksi kerrallaan. Työvaliokunnassa on puheenjohtajiston lisäksi vähintään viisi ja enintään kuusi jäsentä. Työvaliokunta nimeää keskuudestaan puheenjohtajan ja varapuheenjohtajan. Työvaliokunta kokoontuu puheenjohtajansa kutsusta. Työvaliokunta voi kutsua kokouksiinsa ulkopuolisia asiantuntijoita.
Jokainen sopimusosapuoli nimeää yhdestä kahteen edustajaa kehittäjäryhmään. Kehittäjäryhmä kokoontuu säännöllisesti käsittelemään EXAM-järjestelmän ajankohtaisia kehittämistarpeita.
Johtoryhmä nimittää tuoteomistajaryhmän kehittäjäryhmän edustajista vuodeksi kerrallaan. Tuoteomistajaryhmässä on enintään viisi jäsentä. Korkeakoulu saa korvauksen tuoteomistajaryhmään osoittamastaan henkilöresurssista. Korvauksen suuruus määritellään konsortion vuosimaksusta sovittaessa.
Johtoryhmän kokouksia pidetään etukäteen sovitun aikataulun mukaisesti vähintään neljä kertaa vuodessa. Johtoryhmä voi kokoontua tarvittaessa myös useammin. Kokoukset järjestetään pääosin etäyhteydellä. Kokous voidaan järjestää myös sähköpostikokouksena. Puheenjohtaja ilmoittaa sähköpostikokouksen keston.
Johtoryhmän kokouksen puheenjohtajana toimii konsortion puheenjohtaja. Konsortion puheenjohtajan ollessa estyneenä kokouksen puheenjohtajana pidetään konsortion varapuheenjohtajaa.
Johtoryhmän kokouksen esityslista tulee toimittaa johtoryhmän jäsenille viimeistään viikkoa ennen kokousta. Johtoryhmän kokouksista pidetään pöytäkirjaa. Tärkeissä asioissa myös päätöksen perusteet kirjataan pöytäkirjaan. Sihteerinä kokouksissa toimii palveluntuottajan edustaja. Pöytäkirjan tarkastajia tulee olla kaksi ja heidät valitaan johtoryhmän jäsenistä kalenterivuodeksi kerrallaan.
8.3 Päätöksenteko ja äänestysmenettely
Johtoryhmä on päätösvaltainen, kun päätöksentekoon on osallistunut vähintään puolet varsinaisista jäsenistä puheenjohtaja mukaan lukien. Varsinaisen jäsenen ollessa estyneenä varsinaisena jäsenenä pidetään hänen varajäsentään.
Johtoryhmän kokouksessa päätökset tehdään tarvittaessa äänestämällä. Äänestyksessä johtoryhmän päätökseksi tulee ehdotus, jota on kannattanut yksinkertainen ääntenenemmistö. Äänestyksissä korkeakoulun äänimäärä muodostuu jakamalla sen vuosimaksu kiinteällä rahoitusosuudella. Äänimäärä pyöristetään seuraavaan tasalukuun. Korkeakoulun äänimäärään ei vaikuta tuoteomistajaryhmän jäsenyydestä saatu hyvitys.
Johtoryhmä hankkii konsortion tarvitsemat palvelut valitsemaltaan palveluntuottajalta. Palveluntuottajan valinta tehdään tarvittaessa kilpailutuksen kautta, erityisesti jos hankintalainsäädäntö tätä edellyttää.
Kukin sopimusosapuoli vastaa oman EXAM-järjestelmän hankintapäätöksen tekemisestä oman hankintaohjeistuksensa mukaisesti. Kukin sopimusosapuoli tekee palveluntuottajan kanssa samansisältöisen palvelusopimuksen. Palvelusopimus muodostuu EXAM-palvelun palvelutilauksesta ja EXAM-palvelun palvelukuvauksesta, jotka ovat korkeakoulun ja palveluntuottajan välisen puitesopimuksen liitteenä. Palvelusopimuksella hankitaan muun muassa järjestelmän ylläpito- ja kehittämispalveluita sekä konsortion tarvitsemia hallintopalveluita. Sopimusosapuoli voi lisäksi tilata itselleen tarvitsemiaan lisäpalveluita palveluntuottajalta.
Palvelun kustannukset katetaan sopimusosapuolilta kerättävillä vuosimaksuilla. Vuosimaksu päätetään viimeistään edellisen vuoden toukokuun loppuun mennessä. Vuosimaksu kerätään laskutusvuoden maaliskuun viimeiseen päivään mennessä. Tuoteomistajaryhmässä toimivien korkeakoulujen vuosimaksuista (4-5 korkeakoulua) hyvitetään vuosimaksun kiinteä osuus.
Vuosimaksu muodostuu kiinteästä rahoitusosuudesta ja FTE-lukuun perustuvasta osasta, jonka kerroin päätetään vuosittain. Vuosittain päätettävä osan kerroin määräytyy johtoryhmän päättämien kehittämiskohteiden perusteella. Mikäli johtoryhmä päättää muutoksesta vuosimaksun määräytymisen perusteisiin, hyväksytetään muutos sähköpostimenettelyllä sopimusosapuolen toimivaltaisella allekirjoittajalla. Ajantasainen tieto vuosimaksusta ja sen määräytymisen perusteista on kuvattu seuraavalla sivulla: https://wiki.eduuni.fi/x/nwnVAw.
Muutokset tähän sopimukseen tehdään kirjallisesti sopimalla ja sopimusmuutokset tulee aina allekirjoittaa kunkin sopijaosapuolen toimivaltaisen allekirjoittajan toimesta. Kirjallinen sopiminen voidaan toteuttaa myös tähän sopimukseen tehtävällä, toimivaltaisen allekirjoittajan hyväksymällä liitteellä.
Sopimuksen muutos tulee voimaan, kun kaikki sopimusosapuolet ovat sen allekirjoituksellaan vahvistaneet.
Johtoryhmän hyväksynnällä voidaan päivittää yhteyshenkilöiden vaihtuminen. Hyväksyntä voidaan toteuttaa johtoryhmän kokouksessa tai sähköpostimenettelyllä.
EXAM-konsortio on avoin uusille sopimusosapuolille. Kirjallinen hakemus tulee lähettää konsortion puheenjohtajalle tai varapuheenjohtajalle, joka toimittaa sen konsortion johtoryhmän käsiteltäväksi. Johtoryhmä hyväksyy uuden sopimusosapuolen liittymisen konsortioon. Uusi sopimusosapuoli allekirjoittaa tämän sopimuksen ja lähettää sen konsortion puheenjohtajalle, joka allekirjoituksellaan vahvistaa liittymisen.
Johtoryhmä päättää vuosittain liittymisehdoista ja -maksusta. Liittymismaksu päivitetään erilliselle sivulle: https://wiki.eduuni.fi/x/nwnVAw. Uuden sopimusosapuolen tulee maksaa kertaluontoinen liittymismaksu ja olla valmis täyttämään muut tämän sopimuksen mukaiset velvoitteet.
Sopimusta koskevista erimielisyyksistä neuvotellaan ensisijaisesti sopimusosapuolten kesken. Ellei neuvottelussa päästä yhteisymmärrykseen, sopimusosapuolet voivat saattaa asian Helsingin käräjäoikeuden ratkaistavaksi.
EXAM-järjestelmää päivittäessään ja kehittäessään sopimusosapuolet pyrkivät siihen, että kehitys- ja muokkaustyön tulokset ovat mahdollisimman virheettömiä. Sopimusosapuolet eivät anna EXAM-järjestelmän tekemilleen muutoksille kuitenkaan mitään takuuta. Jokainen sopimusosapuoli käyttää EXAM-järjestelmää omalla vastuullaan.
Sopimusosapuolet eivät vastaa sopimusrikkomuksensa aiheuttamista välillisistä tai epäsuorista vahingoista, ellei vahinkoa ole aiheutettu tahallisesti tai törkeällä huolimattomuudella.
Sopimusosapuolen vuotuinen kokonaisvastuu muita sopimusosapuolia kohtaan on rajoitettu sopimusosapuolen kyseisenä vuonna maksaman vuosimaksun suuruiseksi.
Sopimusosapuoli voi erota konsortiosta lähettämällä konsortion puheenjohtajalle osoitetun kirjallisen irtisanomisilmoituksen kalenterivuoden kesäkuun loppuun mennessä. Irtisanomisilmoituksen voi tehdä sopimusosapuolen toimivaltainen allekirjoittaja. Sopimus päättyy tällöin kyseisen sopimusosapuolen osalta saman kalenterivuoden päättyessä. Irtisanoutuvan sopimusosapuolen vuosimaksua ei palauteta. Irtisanoutuneelle sopimusosapuolelle jää oikeus käyttää EXAM-järjestelmän senhetkistä, julkaistua versiota omassa toiminnassaan.
Tämä sopimus muodostuu tästä sopimusasiakirjasta ja alla olevista liitteistä. Liitteitä tulkitaan nousevassa järjestyksessä. Yhteiskäyttöisyyttä koskevaa sopimusta (LIITE 1) vastuineen sovelletaan niiden korkeakoulujen osalta, jotka ovat ottaneet käyttöön yhteiskäyttöpalvelun.
LIITE 1: Sopimus EXAM-järjestelmän yhteiskäyttöisyydestä korkeakoulujen välillä
LIITE 2: Sopimuksen allekirjoitussivu
Tätä sopimusta on laadittu 28 samasanaista kappaletta, yksi kullekin sopimusosapuolelle. Konsortion 32 jäsenten allekirjoitukset tähän sopimukseen ovat liitteenä (LIITE 2).