Synergiaryhmän etäkokous 26.1.2018

Aika: 26.1.2018 klo 13.00-15.00

Paikka:https://connect.funet.fi/synergia

Tallenne: https://connect.funet.fi/pm9qn965pfyv/

Muistio

Esityslista

1.    Kokouksen järjestäytyminen

•    Kokouksen avaus: puheenjohtaja Tapio Ekholm avasi kokouksen

•    Läsnäolijoiden toteaminen: Anne Litja (UEF), Arja Kokkonen-Metsola (VY), Eija Airio (HY), Eila Partanen (CSC), Hannele Husa (TAMK), Jaakko R (AAPA), Janne Santala (SAMK), Jukka Kohtanen (VY), Kaisa Kotomäki (CSC), Katariina Lehto (SeAMK), Katja Arstio (Funidata), Katri Laaksonen (Aalto), Lillian Sjöberg (Arcada), Maarit Tenhunen (LaY), Mirja Ollila (Lapin AMK), Pietari Tahvonen (Lapin AMK), Päivi Aho (Laurea), Päivi Rahkonen-Ellä (TY), Raija Pappila (UEF), Sari Pulkkinen (TaY), Silja Pesonen (UEF), Taija Oksanen (Turun AMK), Tarja Pakarinen (UEF), Teija Kujala (HY), Virve Peltoniemi (TAMK), Tapio Ekholm, pj. (Metropolia), Totti Tuhkanen, varapj. (TY), Eeva Polvi (CSC), Helena Majamäki (CSC), Marjut Anderson (CSC)

•    Asialistan hyväksyminen: asialista hyväksyttiin esitetyssä muodossa

•    Edellisen kokouksen muistion hyväksyminen:muistio hyväksyttiin

2.    Ajankohtaiset asiat   

•     VIRTA (Majamäki)

• uusien Virta-integraatioiden toimeksiantopyyntömenettelyä käsitellään Oppijan tietovirojen ja VIRTA-opintotietopalvelun ohjausryhmän kokouksessa 31.1. Asiakokonaisuuteen liittyy Koski-palvelun tiedonluovutuspalvelu ja suostumuksen hallinnan järjestäminen
• Opiskeluterveyden huollon muutokset v. 2020, Kela selvittää maksujen keräämisen tapaa
• Kohtanen (VY): Mitä tarkoittaa se, että maksu on vapaaehtoinen?
• Majamäki: tarkoittaa sitä, että opiskelijan ei tarvitse maksaa maksua heti lukuvuosi-ilmoittautumisen yhteydessä, vaan hän on oikeutettu käyttämään opiskeluterveydenhuollon palveluita, vaikka ei olisi vielä maksua hoitanut. Kela seuraa maksujen maksamista ja laittaa ne perintää tarvittaessa.

•    OILI  (Anderson)

• syksyn ilmoittautumiset menneet hyvin ja kevään ilmoittautumisia valmistellaan
• asiantuntijaryhmän kokous 17.1.
• uusien tohtorien ja ei-tutkintoon johtavien koulutusten ilmoittautumista valmistellaan
• OILI-infot jatkuvat kerran kuussa
• tikettijärjestelmä tukipyynnöissä otettu käyttöön
• jatkavien lukuvuosimaksuvelvollisten opiskelijoiden toiminnallisuus käytössä 1.3. maaliskuussa, kokonaisuus käydään vielä läpi lukuvuosimaksutietotyöryhmässä 7.2.
• korkeakoulujen rajapintojen monitorointia keväällä
• Husa (TAMK): siis onko 1.3. tuotannossa ja milloin pääsee testaamaan?.
• Anderson: Testata voi jo nyt ja tuotantoon 1.3.

•    ARVO - opetushallinnon palautetietojärjestelmä (Kotomäki)

• Arvon palautekyselykokonaisuus on laajentunut kovasti viimeisen puolen aikana ja palautekyselyiden rinnalle on tullut osa rekrytointikyselyä ja yliopistojen uraseurantakysely
• myös ammattillisen puolen kyselyjä tulossa mukaan

•   KOOtuen terveiset (Ekholm)

• KA-Sig yhteistyön ja Synergian toiminta-arkkitehtuurityön tulosten keskinäisten hyödyntämismahdollisuuksien osalta on hyvä selvittää, voidaanko arkkitehtuuripankin tuloksia käyttää synergiaverkoston työssä
• opintohallinnon järjestelmien kehitystyön aikajanan hahmottaminen
• CSC:llä valmistelussa olevan henkilötietojen käsittelyyn liittyvän sopimuspohjan käsittely synergiaryhmässä ja Kootuessa
• uusien kärkihankkeiden tukeminen, esimerkiksi nostamalla synergiaryhmässä esille hankkeista nousevia yhteisiä teemoja
• synergiaryhmälle tulossa toimeksiantoja liittyen visio 2030 tiekartan valmisteluun
• Synergiaryhmän toiminnan tehostaminen siten, että saadaan uusia toimijoita mukaan korkeakouluista
• Kohtanen: Onko  siis valmistelussa sopimuspohja liittyen henkilötietojen käsittelyyn vai mihin tämä liittyy?
• Riihimaa (Aapa): Liittyy CSC:n ja korkeakoulujen yhteistyösopimukseen, jonka yhteydessä on selvitetty henkilötietojen käsittelyyn liittyviä seikkoja yhdessä korkeakoulujen juristien kanssa. Sopimusmallissa määritellään palveluntuottajan vastuita henkilötietojen ksittelyssä
• Kohtanen: Kyseessä on siis sopiminen siitä, miten esim. CSC:ltä ostettavissa palveluissa sovitaan henkilötietojen käsittelyyn liittyvistä palveluntuottajan vastuista?
• Riihimaa (Aapa): Tämän suuntaisesta sopimisesta on käsittääkseni kyse. Tietosuoja-asioihin liittyen on hyvä muistaa, että  jokaiseen korkeakouluun on nimitetty tietosuojavastaava. Tietosuojavastaavien verkoston roolina on jatkossa valmistella tietosuojaan liittyviä asioita.

• Lukuvuosimaksutietotyöryhmä (Majamäki)
• ensimmäinen varsinainen kokous 7.2., ryhmän puheenjohtajana toimii Jukka Kohtanen Vaasan yliopistosta
• Santala (SAMK): tähän liittyen kannattaa varmistaa tiedonkulku Luve-verkoston ja ministeriön suuntaan. Tärkeää saada 7.2. kokouksessa työ aikataulutettua ja nopeasti maaliin.

3.    Toimintakertomus v. 2017

• Luonnos toimintakertomukseksi: kommentteja luonnokseen ei tullut, joten voidaan viimeistellä luonnos valmiiksi.

 4.    Vuoden 2018 toiminnan suunnittelu

• Keskustelu vuoden 2018 toiminnan teemoista, tavoitteista ja työskentelytavoista (Ekholm alustaa)

• jatketaan etäkokouksia vanhan käytännön mukaisesti  sekä 3 kpl työpajoja vuiodessatyöpajat
• käsitellään ryhmälle tulevia toimeksiantoja, esimerksiksi visio 2030 toimeenpanoon liittyvät toimeksiannot
• kehittämishankkeiden tukeminen
• ajankohtaiskatsaukset etäkokouksissa
• teemaryhmät
• uusien osallistujien rekrytointi ja työpajojen isäntäkorkeakoulujen roolin kehittäminen

•  Santala (SAMK):  verkostoa  laajentamista ja uusien asiantuntijoiden rekrytoiminen mukaan toimintaan ovat hyviä ajatuksia. Olisi tärkeää saada rekrytoitua mukaan myös opetuksen ja  tutkimuksen puolen asiaintuntijoita ja vahvistaa hankepuolen mukanaoloa.
• Kohtanen (VY): Onko CSC:llä suunitelmissa vierailla korkeakouluissa ja tavata korkreakoulujen johtoa? Tämä olisi hyvä työkalu uusien jäsenten rekrytoinnissa ja korkeakoulujen sitouttamisessa
• Ekholm: Tähän liittyen tiedoksi, että on tarkoituksena valmistella CSC:n kanssa  rekrytointikirje, jolla pyritään sitouttamaan korkeakouluja synergiaryhmän toimintaan ja laajentamaan verkostoa. Vierailut varmasti olisi vielä tehokkaampi tapa.
• Korhonen (CSC): Välitämme viestiä eteenpäin, tämä on ollut agendalla, mutta ei  ole vielä aikataulutettu.

• Ensimmäisen työpajan 21.-22.2.  sisältöluonnos
• ohjelma ja aikataulutus vielä tarkentuu osin ja ilmoittautuminen alkaa ensi viikolla.

• Vuoden 2018 tapaamisajat (sovittu kokouksessa 14.12.2017)

•   02/2018 työpaja ke 21.-22.2

•   03/2018 etäkokous to 15.3. klo 13-15

•   05/2018 työpaja ma-ti 21.-22.5. Mukana 2017 ja 2018 rahoitetut hankkeet, Synergia ja VIRTA-yhteyshenkilöt

•   06/2018 etäkokous ti 11.6. klo 10-12  

•   09/2018 työpaja ma 10.-11.9

•   10/2018 etäkokous ma 29.10.

•   11/2018 työpaja ti-ke  20-21.11 klo 13-15

•   12/2018 etäkokous tai työpaja 13.12

5.    Muut asiat

• Oodi-konsortion päätös tarvittavista toimenpiteistä Oodi-järjestelmään EU:n tietosuoja-asetuksen johdosta (Kohtanen)
• lisätietoja asiasta saa Jukka Kohtaselta
• Tuhkanen (TY): miten kauan lokitietoja säilytetään?
• Kohtanen (VY): ei ole tehty päätöstä, luultavammin koko Oodin elinkaaren ajan

• Tiedoksi: Avoimet oppimateriaalit -työpaja 16.2.2018 Otaniemi, Espoo (myös etäosallisuminen): 16.2.2018 työpaja: avoimet oppimateriaalit
• Polvi: asiasta on jo viestitetty synergialistalla.

6.    Kokouksen päätös

• Puheenjohtaja päätti kokouksen klo 14.29.