Nauhoite: https://connect.funet.fi/p3j6e2k1kqta/ 

10024/86691

Muistio keskustelusta

Theseus ja julkaisutiedonkeruu

• Kaikki Theseuksessa oleva materiaali ei sovi tiedonkeruun määritelmiin ja/tai tiedonkeruuseen. Miten tämä tulisi huomioida ja miten materiaali voitaisiin jakaa eri kategorioihin jo julkaisuja syötettäessä?

• On nähty hyväksi, että materiaalia ei ole rajattu liikaa ja, että jatkossakin olisi mahdollista viedä Theseukseen materiaalia, joka ei kuulu osaksi julkaisutiedonkeruuta

• Mitä tietoja Theseukseen viedään JUSTUS-palvelun kautta ja mitä mahdollisesti muun ratkaisun avulla?

• JUSTUS-palvelun kautta mahdollisesti vain julkaisuksi luokiteltavat (OKM tiedonkeruuseen kuuluvat)?

• Tarvitaanko erillinen “kaatoluokka” muille kuin julkaisutiedonkeruun julkaisutyyppejä vastaaville materiaaleille kuten esityksille, postereille ja muille materiaaleille?

• Postereille ja esityksille yms, jokin omaa luokitus?

• VIRTA-tietomallin mahdollinen muutos voi vaikuttaa myös JUSTUS-palvelun tiedonsyöttöön

Työnkulku ja tallentamisen prosessi

• Mitkä asiat vaikuttavat siihen, että tallentamisen prosessi on organisaatioissa mahdollisimman sujuva?

• Miten muuttuminen julkaisutietojen syötöstä myös julkaisujen syöttöön tulee muuttamaan prosessia?

• Miten organisaatioissa toimitaan tällä hetkellä? Hyviä kokemuksia, ideoita tai muutostarpeita nykyiseen verrattuna?

• Varsinaisten julkaisujen tallennus jälkikäteen pidetään mahdollisena eli julkaisun tiedot voi syöttää ennen varsinaista julkaisutiedostoa

• Tietojen muuttaminen → eri mahdollisuuksia

• Yksi ajatus olisi, että JUSTUS olisi se taho, missä tehdään muutokset myös syöttämisen jälkeen ja jotakin massamuutoksia voidaan tehdä myös Theseuksessa

  
  

Kokoelmien rooli

• Theseus-kokoelmien ylläpito ja niiden luokittelu jatkossa (organisaation omat / muut)?

• kokoelmarakenteen muuttaminen/luominen

• kokoelmanäkymän muuttaminen loogisemmaksi ja yksinkertaistetummaksi

• esim. opinnäytteet, julkaisut

• metadatan hyödyntäminen lajittelussa ym.

• Miten kokoelmat tulisi ottaa huomioon JUSTUS-palvelun päässä julkaisuja tallennettaessa? Voisiko kokoelman valita jo JUSTUS-palvelussa?

• JUSTUS kannalta loogisinta, jos on yksi kokoelma per organisaatio

• Olisiko tarpeen hyödyntää metatietojen kautta määriteltyjä kokoelmia?

• Artikkelikokoelmien osien ilmoittaminen julkaisutiedonkeruun näkökulmasta

• tietojen jakaminen VIRTAan ja Theseukseen (eri tiedoilla)

• rinnakkaistallenteet

Ohjeistukset

• Mitkä asiat ja ominaisuudet ovat rivikäyttäjälle tärkeimpiä palvelun käytössä?

• Minkälaisiin asioihin tarvitaan lisää ohjeistusta, jotta julkaisun tallettaminen sujuu ongelmitta ja mahdollisimman sujuvasti?

• Mahdollisimman vähemmän/yksinkertaista ohjeistusta

• Dublin coren näkyminen (pääkäyttäjille tarpeellinen)

• Ohjeistuksien ajantasaisuus ja päivittäminen palvelun päivittämisen yhteydessä

• JUSTUS-lomake pääosin kuitenkin selkeä

• Voisiko ohjeistus olla erillinen ohje rivikäyttäjille ja pääkäyttäjille? Mahdollisesti muualla kuin Eduuni-wikissä.

Organisaatio ja pääkäyttäjät

• Onko päävastuu julkaisun tallentamisesta pääkäyttäjällä vai rivikäyttäjällä? Mitkä asiat kuuluvat kenenkin vastuulle?

• Tarvitseeko julkaisuja tarkistaa tai muokata paljon ensimmäisen tallennuksen jälkeen?

• Pääkäyttäjien tarkastamis- ja hyväksymisprosessi tarpeellista monessa organisaatiossa virheiden välttämiseksi

• rivikäyttäjillä ei tarpeeksi tietoa/osaamista, jotta voisivat tehdä valinnan, mihin julkaisun tiedot menee (Theseus, Juuli, VIRTA…)

• Pääkäyttäjille ohjeistusta tarvitaan mahdollisimman paljon

• Rinnakkaistallennukset → pääkäyttäjän tarkistettava tiedostot ja lisätä esim. alkusivut ja tarkistaa kustantajan luvat ym.

• Tietojen julkisuus

• Tiedostojen syöttäminen myös JUSTUS-palveluun

• Kaksivaiheisuus oleellista: rivikäyttäjä toimittaa perustiedot ja dokumentin, pääkäyttäjä täydentää, tarkistaa