Korkeakoulujen tietohallinto- ja ICT-ohjausryhmän kokous 2015\3
- Keskiviikkona 13.5.2015 kello 13:04-16:05
- Sali 313, Tieteiden talo, Kirkkokatu 6, Helsinki
Jäsenet
- Ilmari Hyvönen, ylitarkastaja, opetus- ja kulttuuriministeriö (ryhmän puheenjohtaja)
- Jaana Backman, tutkimuspalvelujohtaja, Itä-Suomen yliopisto
- Jaason Haapakoski, erityisasiantuntija, Terveyden ja hyvinvoinnin laitos, ESTE
- Juha Haataja, opetusneuvos, opetus- ja kulttuuriministeriö
- Tommi Kangasaho, tietohallintojohtaja, Lahden ammattikorkeakoulu, PYSYVÄ ESTE
- Eija Lantta, opintoasiainjohtaja, Lahden ammattikorkeakoulu
- Ilkka Niemelä, provosti, Aalto-yliopisto
- Pertti Puusaari, rehtori, Hämeen ammattikorkeakoulu, ESTE, sijaisena, Arenen edustajana vararehtori Janne Salminen, Hämeen ammattikorkeakoulu
- Tuija Raaska, kehityspäällikkö, CSC - Tieteen tietotekniikan keskus Oy
- Eva Maria Raudasoja, johtaja, Oulun yliopisto, ESTE
- Tuomo Rintamäki, tietohallintojohtaja, Metropolia ammattikorkeakoulu
- Ilkka Siissalo, tietohallintojohtaja, Helsingin yliopisto
- Kari Välimäki, tietohallintojohtaja, Lappeenrannan teknillinen yliopisto
Asiantuntijat
- Janne Kanner, johtaja, CSC - Tieteen tietotekniikan keskus Oy
- Kati Kettunen, palvelujohtaja, Helsingin yliopisto
- Antti Mäki, johtaja, CSC - Tieteen tietotekniikan keskus Oy (ryhmän sihteeri)
Muistio
Muistio liitetiedostona
1 Kokouksen avaus ja työjärjestyksestä päättäminen
- Hyvönen avasi kokouksen kello 13:04
2 Edellisen kokouksen päätöslistan ja keskustelumuistion hyväksyminen
3 Korkeakoulujohdon ICT-kokouksessa 27.5. käsiteltävät asiat
- Hyvönen esitteli kutsun (liite 2) ja taustaksi lähetettävän muistion luonnoksen (liite 3)
- Omistajaohjauksen edustajana Pyykkönen esittelee 27.5. korkeakoulujohdon ICT-kokouksessa suunnitelmaa CSC:n inhouse-aseman varmistamisesta, omistajaosuuden jakamisesta korkeakouluille ja osakassopimuksen laatimisesta
- Hyvönen esittelee tämän kokouksen asialistan asioita, ainakin liitteen 3 muistion ja kohdassa 4 sovittavat asiat sekä mahdollisesti kohtien 5 ja 6 pohjalta trendejä ja tilannekuvaa esitystä täydentämään
- Osakassopimuksesta on tärkeä keskustella etukäteen mm. tällä porukalla, koska siihen liittyy erilaisia kysymyksiä, esimerkiksi onko mahdollista, että osakassopimus tuottaa monopoliaseman CSC:lle joissain asioissa?
- Muistiossa on esitettävä selkeämmin korkeakoulujohdon ICT-kokouksen rooli tässä kokonaisuudessa. Kokonaisuuden ohjauksen haasteena on, miten eri kokousten ja ryhmien kesken palloteltaisiin vastuita ja yhteensovittamista tai niiden keskinäistä yhteyttä.
- Tutkimusasioiden TUHA-verkoston alle olisi syytä nimetä tiettyjä verkostoja, esim. kirjastojen SYN-verkosto, ammattikorkeakoulujen TKI-johtajat ja tutkimuspalvelujohtajien verkoston FINARMA samaan tapaan kuin opiskelun ja opetuksen KOOTuki-yhteistyöverkoston kohdalla
- Kokoukseen liittyvä ennakkotiedottaminen ei ole ollut riittävää, seminaarikalenterissa oleminen ei riitä, koska siinä on todella paljon tapahtumia, joihin rehtoreiden osallistumista toivottaisiin.
- KTPO-CSC-sopimusen osalta esitettiin, että Funet- ja tietohallintopalvelut ovat ihan eri asioita kuin arkkitehtuuripalvelut ja siten sopimuksessa tulisi olla viisi eri kokonaisuutta nykyisten neljän sijaan.
- (37) Lähetään aineisto jo ilmoittautuneille ja laitetaan se myös muutoin jakoon. Lisätään muistion etusivun kuvaan ylimmäksi Korkeakoulujohdon ICT-kokous.
4 Korkeakoulutuksen ja tutkimuksen yhteisten arkkitehtuurien hallintamalli
- Raaska esittelee (liite 4, esitellään kokouksessa)
- Luonnos Korkeakoululutuksen ja tutkimuksen arkkitehtuurien hallintamalliksi (liite 4a)
- Luonnos Korkeakoululutuksen ja tutkimuksen arkkitehtuurien kehittämispoluksi (liite 4b)
- Haasteena on, että eri ryhmät ja niiden kesken arkkitehtuurit ja mandaadit menevät päällekäin.
- Tästä mallista puuttuu FUCIO:n ja AAPA:n KA-sig:n toiminta, rooli ja asiantuntemus. Toisaalta haasteeksi on koettu myös paikallisella tasolla yhteensovittaminen KA-asiantuntijoiden ja eri toimialojen asiantuntijoiden kesken.
- Miten hallintamallin kehittämisessä tulisi hyödyntää asiakasohjautuvuutta, jossa fasilitointi tulisi käyttäjä- ja asiantuntijapuolelta?
- KOOTuki-työn osalta näkyy selvästi, että suhde esim. OKSA-sanastotyöhön on hahmottumaton, kun taas viitearkkitehtuurityö on ollut, ainakin KOOTuen osalta, erityisesti sanastotyötä. Miltä osin puhutaan kansallisesta opetus- ja koulutussanastosta ja miltä osin on korkeakoulujen omasta sanastosta? OHA-foorumissa oli alkamassa oma sanastotyö ja OPH:n mukanaolo on KOOTuki-ryhmässä on koettu todella välttämättömäksi, koska OPH edustaa koko toimialan kokonaisuutta. Korkeakouluille ja erityisesti esim. OHA-foorumille ja sen kaltaisille toimijoille tarvittaisiin mahdollisuus päästä mukaan vaikuttamaan kansalliseen sanastotyöhön.
- Koko hallintamallin kysymys on, miten pystymme ohjaamaan arkkitehtuurityötä siten, että arkkitehtuurityötä tehdään oikeilla alueilla ja riittävästi.
- (38) Hallintamallin luonnos menee nyt tiedoksi Korkeakoulujohdon kokoukselle ja sitten käsiteltäväksi KA-työhön osallistuville ryhmille ja KA-sig:lle ym. ja siten tarkentuneen prosessin kautta muotoillaan syksylle KA-seminaari, jonka pohjalta päästäisiin muodostamaan hyväksyttäväksi sopivaa lopullista asiakirjakokonaisuutta. KA-seminaariin tarvitaan opiskelun ja opetuksen näkökulmasta Opetushallitus, koska koulutuksessa on tiiviit kytkennät kaikkiin asteisiin. Hallintamalli käsittää nyt sitä, miten näitä asioita hallitaan, mutta ei sitä, miten arkkitehtuureja tai niitä hallitsevia ryhmiä rajataan tai perustetaan. Siihenkin on otettava kantaa: ”miten näihin voi vaikuttaa”.
5 AAPA:n ja FUCIO:n barometri
- Rintamäki ja Välimäki esittelivät (liite 5)
- Tätä barometriä tehtiin aluksi FUCIO:n puitteissa ja Gartnerin Jan-Martin Löwendahlin konsultoimana työstettiin koko FUCIO:n voimin. Sitten ryhdyttiin tekemään tätä työtä AAPA:n kanssa yhdessä.
- Opiskelun ja opetuksen näkökulmasta olisi tärkeää nähdä myös kansallinen taso keskiössä, koska erityisesti Opintopolkuun liittyvät kysymykset ovat merkitykseltään todella suuria. Seuraava eteen nouseva kysymys on markkinointi ja viestintä.
- Ajankohtaisia kysymyksiä etsittäessä unohtuu helposti tulevaisuudessa tärkeät asiat.
- Aikajänteet ovat opintohallinnossa pitkiä, kymmenenkin vuotta, joten hiljaisten signaalien havaitseminen on tärkeää, että saadaan kuvaa kauempaa kuin puolen toista vuoden päästä.
- Tarvitaan jatkossa laajennus, jossa katsotaan rohkeasti kauaksi tulevaisuuteen.
- Tämä olisi tärkeää tehdä yhdessä, eli IT-johtajat ja ydintoiminnasta vastaavat johtajat ja asiantuntijat yhdessä, koska digitalisaation syventyminen tarkoittaa, että ICT-palveluiden kehittämisessä tarvitaan yhä syvemmälle varsinaiseen toimintaan ja sisältöön menevää asiantuntemusta.
- Ennakoinnissa on syytä huomioida korkeakoulun oman ICT:n tuottamisen näkökulman lisäksi myös muut korkeakouluille ICT:tä tuottavat tahot.
- Keskeinen kysymys on, mitä saadaan kansainvälisistä pilvistä, mitä tehdään kansallisesti valtion tai esim. korkeakoulujen yhteenliittymien toimesta ja mitä tehdään korkeakoulussa itse. Tätä analyysiä on tehty mm. KATE-hankkeessa palvelukohtaisesti.
- (39) Laitetaan nykyinen barometriraportti mukaan Korkeakoulujohdon ICT-kokouksen materiaaliin. Jatkossa keskustellaan eri sisältöä omistavien verkostojen kanssa tulevaisuusnäkemyksen kokoamisesta.
6 Korkeakoulujen ICT-palveluiden nykytila
6.1 Yhteenveto korkeakoulujen BencHEIT-kyselyn toteutumisesta
- Siissalo esitteli tilannetta
- BencHEIT-informaatio on vielä tarkasteltavana ja sitä ei ehkä olisi syytä esitellä korkeakoulujohdon ICT-kokouksessa
- Voidaan toimittaa yleisestä palveluiden jakautumisesta kuvaajia sekä luetella, ketkä osallistuivat, jotta voidaan ymmärtää, keiden tietoja puuttuu
- Tällaisen BencHEIT-informaation tuottaminen korkeakouluissa on todella hyvä ja tärkeä harjoitus organisaation johdon näkökulmasta.
6.2 Arkkitehtuurityön jäsennys valtakunnallisista palveluista
- Mäki esitteli (liite 7)
- Mihin kysymykseen halutaan vastata? Tekeekö CSC töitä hyödyllisesti ja tehokkaasti, pitäisikö CSC:n tehdä näitä? Perustelu, että rahat on käytetty hyvin tai, että kaikki menee?
- Kinnostaa, että mitkä ovat uusia business-alueita CSC:llä? Mistä nämä ajatukset tulevat. Pitäisi olla näkyvyys siihen, miten CSC tekee sen business developmenttia, mistä CSC saa ideat, miten se päättää niitä tehdä.
- Olisi tarpeen nähdä CSC:n rooli kokonaisuutena ja osana kokonaisuudessa.
- Miten hyvistä ideoista valitaan, mitä tehdään?
7 Korkeakoulujen opiskelun ja opetuksen tukipalveluiden ja hallinnon yhteistyöryhmä (KOOTuki)
- Yhteistyöryhmän puheenjohtaja Kati Kettunen esitteli (liite 9)
- Ryhmän toiminta on tärkeää, koko asiassa haasteen on, että näitä viitearkkitehtuureita on kehitetty raportointi ja lain vaatimuksen edellä eikä ydintoiminnasta lähtien. Jatkossa viitearkkitehtuurit ja palvelut pitää rakentaa ydintoiminnan ehdoilla. Resursseja ei pidä laittaa raportoinnin kuntoon laittamiseen.
- Hallinnossa ja sen it-palveluissa on runkoverkon alue, jolla ei kannata kilpailla ja, jonka kannattaa olla yhteinen. Opiskelun ja opetuksen alueelle ei kannata hallinnon mennä sörkkimään.
- Nykyinen runkoverkko on analoginen, vaadittaisiin yksikäsitteisiä identiteettejä, että voitaisiin muuttaa paperiprosesseja sähköisiksi. Opetusteknologiakeskustelussa nousee yksittäisiä ehdotuksia, mutta pitäisi löytää visiota kokonaisuudesta, mitä oikeasti tarvittaisiin.
8 Funet-kustannusjako 2016
- Kanner esitteli (liite 8: luottamukselliset liitteet), lisätietoja (liite 8a budjettiluonnos, liite 8b kustannusjakoluonnos ja liite 8c vertailuluonnos: luottamukselliset liitteet)
- Funetin ohjaamisen taustaksi tarvitaan vertailutietoa vastaavista toimijoista.
- Talousarvion perusteina kritisoitiin henkilöstötilanteen muutoksien vaikutusta kustannustasoon, mikä käy ilmi kustannusperusteisesta budjetoinnista.
- Yleensä palvelun tuottamisessa ei puhuta siitä, millä palvelu tuotetaan vaan siitä, mitä palvelua tuotetaan.
- Funetin maksuosuuksien laskentatavassa ylempi amk-tutkinto ja opettajankoulutus tulee olla mukana. Ammattikorkeakoulut kuitenkin ehdottavat valtionrahoitusosuuksia maksuperusteiksi nuppiluvun sijaan.
- (40) Funetin maksuosuuksien nuppiluvun laskemisessa amk-jatkotutkinnot kuuluvat mukaan. Tehdään kahden vuoden siirtymäajalla. Tuodaan selvitys toteutustavasta tuleviin kokouksiin.
9 Korkeakouluihin kohdistuvien tietohallinnollisten vaatimuksien ennakointi ja seuraaminen
10 Syksyn ja tulevan kevään kokouksista päättäminen
- (41) Ohjausryhmä päätti pitää syksyn aluksi kokopäivän tulevaisuustyöpajan sekä lisäksi kokoukset lokakuussa, joulukuussa, tammikuussa, maaliskuussa ja toukokuussa:
- 27.8. torstaina kello 10-15 on ohjausryhmän tulevaisuustyöpaja
- 29.10. klo 9-12
- 14.12. klo 12-15
- 21.1. klo 12-15
- 17.3. klo 12-15
- 17.5. klo 12-15
11 Muut esille tulevat asiat
12 Kokouksen päättäminen
- Hyvönen päätti kokouksen kello 16:05
Asialista
1 Kokouksen avaus ja työjärjestyksestä päättäminen
2 Edellisen kokouksen päätöslistan ja keskustelumuistion hyväksyminen
Mäki esittelee, 19.3.2015 kokouksen muistion (liite 1)
3 Korkeakoulujohdon ICT-kokouksessa 27.5. käsiteltävät asiat
Hyvönen esittelee, kutsun (liite 2) ja taustaksi lähetettävän muistion luonnoksen (liite 3)
4 Korkeakoulutuksen ja tutkimuksen yhteisten arkkitehtuurien hallintamalli
Raaska esittelee (liite 4, esitellään kokouksessa)
Luonnos Korkeakoululutuksen ja tutkimuksen arkkitehtuurien hallintamalliksi (liite 4a)
Luonnos Korkeakoululutuksen ja tutkimuksen arkkitehtuurien kehittämispoluksi (liite 4b)
5 AAPA:n ja FUCIO:n barometri
Rintamäki/Välimäki esittelee (liite 5, esitellään kokouksessa)
6 Korkeakoulujen ICT-palveluiden nykytila
6.1 Yhteenveto korkeakoulujen BencHEIT-kyselyn toteutumisesta
Siissalo esittelee tilannetta
6.2 Arkkitehtuurityön jäsennys valtakunnallisista palveluista
Mäki esittelee (liite 7, esitellään kokouksessa)
7 Korkeakoulujen opiskelun ja opetuksen tukipalveluiden ja hallinnon yhteistyöryhmä (KOOTuki)
Yhteistyöryhmän puheenjohtaja Kati Kettunen esittelee (liite 9, esitellään kokouksessa)
8 Funet-kustannusjako 2016
Kanner esittelee (liite 8: luottamukselliset liitteet), lisätietoja (liite 8a budjettiluonnos, liite 8b kustannusjakoluonnos ja liite 8c vertailuluonnos: luottamukselliset liitteet)
9 Korkeakouluihin kohdistuvien tietohallinnollisten vaatimuksien ennakointi ja seuraaminen
Mäki esittelee, julkinen lista wiki-sivulla
10 Syksyn ja tulevan kevään kokouksista päättäminen
Ohjausryhmä päätti pitää syksyn aluksi kokopäivän tulevaisuustyöpajan sekä lisäksi kokoukset lokakuussa, joulukuussa, tammikuussa, maaliskuussa ja toukokuussa, Mäki esittelee ehdotukset ajankohdiksi
27.8. torstaina kello 10-15 olisi ohjausryhmän tulevaisuustyöpaja
Muut kokousajankohdat Doodle-kyselyn perusteella (linkki)
11 Muut esille tulevat asiat
12 Kokouksen päättäminen
Liitteet
