Tälle sivulle on koottu ohjeita ja vinkkejä kehittämishankkeiden työn tueksi. Mahdolliset kommentit, kysymykset sekä täydennystoiveet kehittämishankkeiden suunnasta ovat tervetulleita - päivitämme sivua tarvittaessa.
Lisätietoja: opi(at)csc.fi
KEHITTÄMISHANKKEIDEN VIESTINTÄ JA YHTEISTYÖ
Opetus- ja kulttuuriministeriö (OKM) pitää tärkeänä, että hankkeissa tapahtuvasta kehitystyöstä viestitään aktiivisesti. Viestintäsuositukset on koottu kehittämishankkeiden viestinnän yhtenäistämiseksi.
CSC – Tieteen tietotekniikan keskus tukee kehittämishankkeita OKM:n rahoittamana järjestämällä työpajoja ja seminaareja sekä tarjoaa hankkeiden väliselle yhteistyölle wiki-työskentelyalustan.
- Eduuni wiki -työtila hankkeiden väliseen yhteistyöhön
- mahdollisuus hankkeiden tiiviseen esittelyyn alasivuilla
- Yhteiset tilaisuudet
- Hankkeilla on lisäksi mahdollisuus hankkia verkostoasiakkuutena käyttöönsä Eduuni-workspace (MS SharePoint-työtila), Eduuni-wikisivut (Atlassian Confluence) sekä Eduuni-jira (projektin seuranta ja hallinta). Lisätietoja Eduunin sivuilta.
- CSC ylläpitää sähköpostilistaa hankkeiden väliseen viestintään (kehittamishankkeet(at)postit.csc.fi). Liittymispyynnöt sähköpostilla: opi(at)csc.fi
Hankkeiden sisäinen viestintä on hyödyllistä suunnitella alkumetreiltä alkaen: mitä, kenelle, miten?
- Hankkeen kohderyhmien ja sidosryhmien tunnistaminen sekä hankkeen sisäinen organisoituminen auttavat viestinnän suunnittelussa ja hanketyön sujuvuudessa
- Korkeakoulujen sisäisten sidosryhmien (opintohallinto, it, ym.) kytkeminen hanketyöhön on keskeistä, jotta hanke kiinnittyy optimaalisesti korkeakoulujen toimintaan ja jotta jatkuvuutta voidaan turvata hankekauden jälkeen
- Hankkeen ohjausryhmätyö tukee viestintää ja edistää yhteisten näkemysten muodostamista
- Sopimusasiat hankkeen sisällä on hyvä käynnistää hankkeen alkumetreillä
YHTEENTOIMIVUUTTA VARMISTAMASSA
Kehittämishankkeissa voi syntyä arkkitehtuurikuvauksia tai yhteentoimivuuden määrityksiä, joita voitaisiin hyödyntää ja levittää käyttöön osana yhteisiä korkeakoulutuksen yhteisiä arkkitehtuureja. Tällöin OKM:n rahoituspäätösten mukaan hankkeen tulee tehdä yhteistyötä CSC:n arkkitehtuuritoiminnon kanssa kuvausten ottamiseksi osaksi yhteisiä arkkitehtuureja.
- Korkeakoulujen opiskelun ja opetuksen tukipalveluiden ja hallinnon viitearkkitehtuuri (OPI-viitearkkitehtuuri) on korkeakoulujen yhdessä kehittämä kuvaus, joka edistää yhteistä tapaa puhua opiskelun ja opetuksen sekä niiden tuen ja hallinnon prosesseista.
- CSC tarjoaa kehittämishankkeille mahdollisuutta keskustella hankkeen yhteentoimivuudesta ja linkittymisestä OPI-viitearkkitehtuuriin. Keskusteluja on hyödyllistä käydä hanketyön käynnistyessä, jolloin hankkeiden kiinnittyminen yhteisiin arkkitehtuureihin sekä yhteentoimivuus voidaan huomioida mahdollisimman hyvin.
- Korkeakoulujen valtakunnallinen tietovaranto VIRTA koostuu VIRTA-opintotietopalvelusta sekä VIRTA-julkaisutietopalvelusta. VIRTA-tietoja käytetään mm. OKM:n ja Tilastokeskuksen tiedonkeruissa yhteishaussa sekä erilaisissa oppijan palveluissa (esim. OILI, Puro, EMREX). Hankkeissa voidaan kehittää toimintamalleja joilla on vaikutusta VIRTA-tietomalleihin/määrityksiin ja siten yhteentoimivuuteen. Näitä voivat olla esim. opintosuorituksen kirjaamisiin liittyvät asiat.
Yhteentoimivuutta edistetään korkeakoulujen yhteisissä verkostoissa:
- Korkeakoulujen opiskelun ja opetuksen tukipalveluiden ja hallinnon yhteistyöryhmä (KOOTuki) on yliopistojen ja ammattikorkeakoulujen opinto- ja tietohallintojohtajien verkostojen sekä Opetushallituksen muodostama ryhmä, joka mm. tarjoaa asiantuntijatukea paikallisten ja yhteisten opintohallinnon ja tietojärjestelmäpalveluiden löytämiseksi.
- Synergiaryhmä on korkeakoulujen opintohallinnon ja tietohallinnon asiantuntijoiden osaamisverkosto. Se kehittää ja tukee korkeakoulujen opiskelun ja opetuksen alueen tietojärjestelmien yhteentoimivuutta sekä tietojen ja käsitteiden yhteismitallisuutta edistäviä ratkaisuja. Ryhmä tukee kehittämishankkeita osallistuen niissä tehtävään toiminnalliseen ja käsitteelliseen määrittelytyöhön. Hanketoimijoiden on suositeltavaa olla yhteydessä oman korkeakoulunsa Synergia-yhteyshenkilöihin hankkeiden sekä opinto- ja tietohallinnon välisen toimivan tiedonkulun varmistamiseksi.
- Korkeakoulujen opintohallinnon ja tietohallinnon VIRTA-asiantuntijoiden verkosto käsittelee yhteistyössä VIRTA-tietoihin, tietojen yhteismitallisuuteen ja laatuun sekä niiden hyödyntämiseen liittyviä kysymyksiä. VIRTA-yhteishenkilöillä on etäkokous kolmen viikon välein. Hanketoimijoiden on suositeltavaa olla yhteydessä oman korkeakoulunsa VIRTA-yhteyshenkilöihin hankkeiden sekä opinto- ja tietohallinnon välisen toimivan tiedonkulun varmistamiseksi.
Yhteentoimivuudella tarkoitetaan viranomaisten kykyä vaihtaa ja siirtää tietoa sujuvasti prosessien ja järjestelmien välillä.
Yhteentoimivuutta tukee myös yhtenäisten käsitteiden käyttö.
AJANKOHTAISIA TEEMOJA JA REUNAHTOJA HANKETYÖSSÄ HUOMIOITAVAKSI
OKM ohjeistaa rahoituspäätöksissään hankkeita hankerahoituksen käyttöön sekä raportointiin. OKM myös edellyttää hankepäätöksissään yhteistyötä tiettyjen hankkeiden välillä. Ministeriö ohjeistaa näissä asioissa hankkeita tarkemmin.
Oppimateriaalien avoimuus: OKM edellyttää, että hankkeissa tuotettavat oppimateriaalit julkaistaan avoimesti, esim. hyödyntäen avoimia lisenssejä.
- Lisää avointen oppimateriaalien teemasta (CSC:n koostamaa materiaalia)
- Oppimateriaalien tekijänoikeusasioista, julkaisualustoista ja jatkuvuudesta hankkeiden päätyttyä on hyvä sopia jo hankkeiden käynnistämisvaiheessa
Ajankohtaisia säädöksiä:
- Tietosuoja (GDPR) ja henkilörekisterit: kukin korkeakoulu vastaa säädösten noudattamisesta toiminnassaan, myös hankkeiden osalta. Jokaisella korkeakoululla on nimetty tietosuojavastaava, jonka kanssa kannattaa käydä hankkeen toimintoja läpi.
- Saavutettavuusdirektiivi: kukin korkeakoulu vastaa säädösten noudattamisesta toiminnassaan, myös hankkeiden osalta.
Esimerkkejä käytössä olevista ratkaisuista:
- Sähköinen osaamisen osoittaminen
- Opiskelijan tunnistautumiseen liittyvien ratkaisujen huomiointi: Miten opiskelija pääsee kirjautumaan ja käyttämään toisen korkeakoulun palveluita mahdollisimman jouhevasti korkeakoulujen välisessä ristiinopiskelussa/koulutus- ja opetusyhteistyössä?