Ristiinopiskelun kehittämishankkeeseen liittyvän pilotin valmistelemiseksi on tarve käydä läpi mitä tehtäviä eri rooleissa tarvitaan toiminnan suunnittelemisessa, opetusyhteistyön käytännön toteutuksessa ja teknisten ratkaisujen kehittämisessä tai tuessa. Tarkoituksena on tarkastella realistisesti, mitä on mahdollista tehdä käytettävissä olevien työ- ja muiden resurssien puitteissa. Pilotoinnin ei siis ole tarkoitus tuottaa ylimääräisiä tai erillisiä tehtäviä, vaan oleellista on keskittyä siihen, mikä on varsinaisen opetuksen kehittämisen kannalta tärkeää. Kehittäminen vaatii joka tapauksessa yhteistä toimintatapojen läpikäymistä, suunnittelua ja myös korkeakoulukohtaista tukea ja neuvontaa. Nämä tehtävät ovat keskeinen osa pilottitoimintaa ja jos yhteistyölle on olemassa jo valmiita rakenteita ja ryhmiä, niin pilotoinnin tukeminen kannattaa toteuttaa näiden kautta. Jos korkeakoulu osallistuu useampaan pilottiin, on tarkoitus kuitenkin luoda opintohallinnon ja tietohallinnon kannalta yhdenmukainen tapa tukea kaikkia verkostoja, jolloin korkeakoulu voi valita, minkä pilotin puitteissa tämä tukimallin rakentaminen tehdään.
Pilotin yhteys valtakunnalliseen hankkeeseen pyritään rakentamaan pilotin koordinaatioresurssin kautta. Koordinaatioon kohdennetaan tueksi valtakunnallisen hankkeen rahoitusta. Valtakunnallisen hankkeen projektiryhmästä tarjotaan asiantuntijatukea tarpeellisiin kohtiin suunnittelua, erityisesti sellaisissa asioissa, joissa eri hankkeiden välinen yhteistyö auttaa kunkin pilotin suunnittelussa (esim. samoja tietojärjestelmiä käytetään eri korkeakouluissa, jolloin näihin liittyviä asioita ei kannata suunnitella vain yhden korkeakoulun tai pilotin toimesta).
Varsinaisen opetuksen osalta oleellista on, osoitetaanko yhteistyössä uudella tavalla järjestettävää opetusta varten lisäresursseja esim. kokonaisen opetusryhmän järjestämiseen. Tällöin koko opetuksen suunnittelun ja toteutuksen ja jälkiarvioinnin työmäärä on suoraan laskettavissa pilottitoimintaan. Jos taas esimerkiksi jo olemassa olevaan opetukseen otetaan pilotoinnin aikana omien opiskelijoiden lisäksi muiden korkeakoulujen opiskelijoita, voidaan arvioida, miten suuri osa kokonaistyömäärästä menee osallistumisen mahdollistamiseen toisen korkeakoulun opiskelijoille. Tämä voi olla suuruusluokaltaan esim. 20-30% opetuksen valmisteluun ja varsinaiseen opetukseen käytettävästä työajasta. Jos pilotointia varten otetaan käyttöön uusia opetusmenetelmiä ja välineitä, voi osuus olla merkittävästi suurempikin.
On siis tarkoitus tunnistaa ja kuvata keskeiset tehtävät, joita opetuksen toteuttaminen edellyttää ja arvioida kohtalaisella tarkkuudella työmäärät ja mahdolliset muut resurssit, joita tekeminen edellyttää. Näiden perusteella voidaan vetää yhteen pilotin kustannusarvio (vuosille 2018-2019), joka on yhteisen hankkeen näkökulmasta korkeakoulujen omarahoitusosuutta. Tämän jälkeen voidaan tunnistaa henkilöt, joiden työaikaa tullaan raportoimaan hankkeelle.
Seuraavassa on tähän astisessa suunnittelutyössä koottu pohja tunnistetuista tehtävistä, joita pilotin toteuttamiseksi tarvitaan. Tätä kannattaa hyödyntää työnjakoa, tehtäviä ja resursseja suunniteltaessa.
(osa on todennäköisesti ostopalveluina)
Kunkin taustajärjestelmän kohdalla korkeakoulujen tulee harkita, kehitetäänkö niihin uusia ominaisuuksia (hops, tarjonnan käsittely jne.), jotka tukevat ristiinopiskelun prosesseja. Näihin
kohdistuvat kustannukset voidaan lukea myös korkeakoulun omarahoitusosuuteen. Tyypillisesti tällaista kehitystyötä tehdään laajemmassa yhteistyössä, joten pitää ratkaista järjestelmäkohtaisesti, miten tämä käytännössä järjestään.