Toimintaperiaatesuositukset eurooppalaisissa korkeakoulualliansseissa toimimisessa

• Jokainen allianssin jäsenkorkeakoulu on itsenäinen organisaatio, mutta organisatorinen yhteentoimivuus edellyttää kaikkien kesken yhteistä näkemystä relevanteista hallinnollisista prosesseista ja rakenteista.
  • Organisatorisella yhteentoimivuudella tarkoitetaan tässä mm. liiketoimintaprosessien ja tiedonvaihdon dokumentointia ja yhdenmukaistamista.
• Organisatorisen yhteentoimivuuden tavoitteena on vastata käyttäjien vaatimuksiin ja odotuksiin saavutettavuudesta ja käyttäjäkeskeisyydestä.
• Yhteentoimivuuden varmistamiseksi sopimukset tulee tehdä riittävän yksityiskohtaisella tasolla ja ne ulotetaan kattamaan oleellisilta osin myös semanttiset ja tekniset näkökohdat (esim. standardit, sanastot, tietomallit). Sopimuskokonaisuutta tulee tarkentaa ja täydentää tarvittaessa, vaikka allianssitoiminta olisi jo käynnissä.
• Sopimuksissa laadittaessa tulee tunnistaa jäsenorganisaatioiden erilaiset kypsyystasot ja kehittämisvalmiudet, ja niiden valmisteluun tulee osallistaa riittävissä määrin eri tahot korkeakouluista ja tarvittaessa muista sidosryhmistä.
• Sopimuksia laadittaessa tulee huomioida myös EU:n ulkopuoliset jäsenet sekä muut yhteistyötahot kuin korkeakoulut sekä erot kansallisissa lainsäädännöissä ja koulutusjärjestelmissä.

• Sopimusten valmistelussa on hyvä huomioida, että allianssisopimuksissa tarvitaan tyypillisesti enemmän aikaa kuin vastaavien sopimusten tekemiseen kansallisesti. 

• Toiminnan vaikuttavuuden arviointiin tarvitaan yhteistä datankeruuta ja analytiikkaa.
• Yhteentoimivuuden kannalta tunnistettuja sopimuksilla sovittavia asioita ovat ainakin:
  • Tietosuoja- (GDPR) ja tietoturva-asiat, esim. tietojen luovuttamisen tavat ja luovutettavien tietojen määrittely tietojenkäsittelysopimuksen avulla
  • Yhteentoimivuus riittävällä organisatorisella (esim. yhteiset prosessit), teknisellä (tekniset määrittelyt kuten tiedonsiirtokuvaukset) ja semanttisella tasolla
  • Palveluiden tarjoamiseen liittyvät asiat kuten opiskelijoiden sähköisten palveluiden käyttäminen ja manuaalisten prosessien välttäminen
  • Tekijänoikeudelliset asiat ja laajemmin yhteistyön tuotosten omistajuus

Varmistetaan kansallinen allianssien jäsenkorkeakoulujen välinen yhteistyö esim. laajentamalla nykyisten yhteistyöverkostojen toimintaa tai tarvittaessa perustamalla uusia. Tällä tavalla pystytään muodostamaan kansallisesti yhteiset näkemykset, joita voidaan edistää sekä allianssien sisällä että yleisessä eurooppalaisessa keskustelussa palveluiden ja standardien kehittämiseksi.

Korkeakoulut vastaavat siitä, että korkeakouluissa sisäisesti luodaan tarvittavat ohjausrakenteet ja osallistetaan keskusteluun kaikki tarvittavat tahot kuten opintohallinto, tietohallinto sekä kansainväliset palvelut. 

• Vertaiskeskustelu, yhteistyö ja kokemusten jakaminen tarjoavat arvokkaita näkemyksiä tulevaisuuden kehitystarpeisiin sekä hyvien käytäntöjen jakamiseen.
• Olemassaolevia yhteistyöverkostoja ovat esimerkiksi Suomen yliopistokoulutuksen asiantuntijaverkosto – OHA-forum, ammattikorkeakoulujen opintoasiainpäälliköiden verkosto, ammattikorkeakoulujen IT-johtajien verkosto AAPA, yliopistojen IT-johtajien verkosto FUCIO sekä korkeakoulujen opiskelun ja opetuksen tukipalveluiden ja hallinnon yhteistyöryhmä KOOTuki-ryhmä.
• Riittävän osallistavalla keskustelulla varmistetaan eri näkökulmien huomioiminen kokonaisuutta suunniteltaessa ja pystytään välttämään päällekkäisten palveluiden syntyminen korkeakoulujen sisällä - esim. varjo-opintohallinto allianssitoiminnan tukemiseksi.

• On tärkeää tunnistaa kansallisesti yhdessä edistettäviä ratkaisuja, että pystymme huomioimaan
  • kansallisen lainsäädännön
  • ne ratkaisut, joihin olemme jo kansallisesti sitoutuneet, kuten HEDS/HEDI-rajapintaratkaisu ja OPI-viitearkkitehtuuri
  • ne ratkaisut, joihin olemme jo kansainvälisesti sitoutuneet, kuten eurooppalaisen opiskelijakorttialoitteen ratkaisut liittyen paperittomaan Erasmus+ -ohjelmaan (EWP) ja opiskelijoiden tunnistamiseen (ESI)
  • korkeakoulujen nykyisen ja suunnitellun palveluekosysteemin.
• Edellisten pohjalta voimme tehdä kestäviä, turvallisia ja vastuullisia päätöksiä ja keskittää yhteiset ponnistukset samoihin tavoitteisiin sekä edistämään kansallisesti koordinoitua EU-tason vaikuttamista näissä asioissa.

• Yleisen ja yhteisen tietojenvaihtoprotokollan puuttuminen voi aiheuttaa yhteentoimivuusongelmia ja tietoturvariskejä, joihin voidaan vastata esim. yhteisillä tiedonsiirtokuvauksilla.
• Yhteiset standardit ovat useimmiten hyödyllisiä, mutta on hyvä huomioida, että niiden toteutus vaihtelee organisaatioiden välillä. Tällaisia ovat esim. identiteettifederaatiot (ks. esim. EduGAIN), jotka mahdollistavat organisaatiorajat ylittäviä käyttöoikeusratkaisuja, tai standardirajapinnat.
  • Erityistä huomiota on syytä kiinnittää henkilön ensitunnistukseen ja sen vahvuuteen.
• Tiukat tietosuojalait ja -vaatimukset, kuten GDPR, edellyttävät opiskelijoiden henkilötietojen huolellista käsittelyä ja siirtoa, mikä voi olla monimutkaista eri lainkäyttöalueiden välillä. 
• Tunnistautumis- ja valtuutusjärjestelmien turvallisuus ja luotettavuus, erityisesti identiteettifederaatioiden ja kertakirjautumisen (SSO, Single Sign-On) yhteydessä, ovat eIDAS-asetus huomioiden ensiarvoisen tärkeitä.

• Datan heterogeenisyys aiheuttaa merkittäviä haasteita yhteentoimivuuden kannalta, minkä vuoksi yhteisten standardien ja työkalujen käytöstä sekä yhteisten arkkitehtuuriperiaatteiden noudattamisesta sopiminen alliansseissa on välttämätöntä.
• Standardien ja työkalujen on oltava kaikkien allianssin osapuolten hyväksymiä, vaikka niiden käyttöönotot tapahtuisivatkin vaiheittain eri korkeakouluissa.
• Pyritään käyttämään laajalti tunnettuja standardeja ja työkaluja, jotta edistetään myös paitsi allianssien välistä yhteentoimivuutta niin myös muuta opiskelija- ja henkilökuntaliikkuvuutta tulevaisuudessa. 
  • Suomalaisissa korkeakouluissa hyödynnettyjä ratkaisuja ovat esim. ELM, ESCO ja EMREX, joita suositellaan käytettäväksi.
  • Kansainvälisessä (liikkuvuus)yhteistyössä hyödynnettyjä ratkaisuja ovat lisäksi esim. eurooppalaisen opiskelijakorttialoitteen ratkaisut liittyen paperittomaan Erasmus+ -ohjelmaan (EWP) ja opiskelijoiden tunnistamiseen (ESI)
• Standardien käyttöönotto voi vaatia muutoksia nykyisiin tietojärjestelmiin tai tietojen muunnosjärjestelmien toteuttamista.
• Allianssin jäsenten erilaisista resursseista johtuen on suositeltavaa käyttää avoimia tietostandardeja.
• Suositellaan hyödynnettäväksi yhteisiä viitearkkitehtuureja ja yhteentoimivuusviitekehyksiä, jotka tarjoavat yhteisen kielen ja rakenteen allianssien sisäisille keskusteluille.
  • Tällaisia ovat esimerkiksi eurooppalainen yhteentoimivuusviitekehys EIF ja korkeakoulutuksen yhteentoimivuusviitekehys HEIF.
• On tärkeää varmistaa teknisten suunnitelmien ja prosessien dokumentointi sekä riittävä viestintä.

• EDEH (European Digital Education Hub) on tunnistanut erilaisia laajoja datan hallinnan strategioita, joista hajauttaminen on ainoa tunnistettu strategia, joka tukee skaalautuvuutta allianssitason yli. Tällä hetkellä keskittäminen esim. erilaisiin yhteisiin tietovarantoihin ja rekistereihin on kuitenkin yleisin käytössä oleva strategia EDEH:n raportin mukaan. 
  • Hajautetussa mallissa data säilytetään eri toimijoiden omissa järjestelmissä ja tietovarannoissa, joista se on saatavilla rajapintojen kautta esitettäväksi keskitetyissä tai esim. muiden korkeakoulujen palveluissa.
  • Keskitetyssä mallissa dataa kerätään yhteisiin rekistereihin ja tietovarantoihin, joista se on esitettävissä ja mahdollisesti eteenpäin siirrettävissä muihin palveluihin.
• Myös hybridiratkaisuja voidaan kehittää yhdistelemällä tai räätälöimällä niitä tarpeen mukaan.
• Eri strategiat edustavat erilaisia tapoja vastata samoihin resurssien jakamisen tarpeisiin.
• Lyhyellä aikavälillä eri datojen osalta (esim. opiskelijan tiedot, opintojaksojen tiedot, kurssimateriaalit) voi olla erilaisia strategioita.

• Tiedonhallinnan ja teknisen toteutuksen näkökulmasta hajautettu strategia tulisi asettaa pidemmän aikavälin tavoitteeksi.