KELAn korkeakoulujen kuukausiseurannan tiedot kerätään huhtikuusta 2017 lähtien VIRTA-opintotietopalvelusta. CSC vastaa aineiston toimittamisesta KELAn ilmoittaman aikataulun mukaisesti. VIRTA-aineisto sisältää opiskelijoiden keskeyttämis-, valmistumis- ja läsnäolotiedot.
Korkeakoulujen tulee tarkistaa tiedot ajoissa ennen lähetyspäivää.
Tietojen tarkistamiseen voi joko tutkia viimeisintä KELA-peräkkäistiedostoa (L01234.txt) tai vastaava tiedosto csv-muodossa jonka voi avata esim. Excelissä ja järjestää tiedot
esim. päivämäärän ja tapahtumakoodien avulla. Tiedostot löytyy korkeakoulun Kela-hakemistosta Virtasftp-palvelimella.
Tiedostojen tietuekuvaukset löytyy Tiedosto- ja tietuekuvaus sivulta.
Huom! Valmistumis- ja keskeyttämistiedot (W ja K-tapahtumat) poimitaan 1.3.2017 alkaen, mutta läsnäolot (L-tapahtumat) lukuvuoden alusta, oli opiskelija valmistunut tai opinnot päättyneet myöhemmin lukuvuoden aikana. Myöhemmin Toukokuussa 2017 on erillinen koko lukuvuoden osalta tarkistusajo myöhään kirjattujen 2016-17 lukuvuonna valmistuneiden ja keskeytystietojen osalta.
Tarkista erityisesti nämä yksityiskohdat
- W-tapahtumat: Valmistuneet, tutkinnon suorittaneet, myös että ei tutkintoon johtavat (P ja E-opiskelijat) ovat mukana. Esim. Päivämäärät, tutkinnon laajuus.
- W-tapahtumat: Alemman korkeakoulututkinnon (A) suorittamisen jälkeen Jatkamistieto (K/E) (Yliopistot).
- W-tapahtumat:Siirtoopiskelijan aloittamispäivämäärä (alkuperäisen opiskeluoikeuden aloituspäivämäärä korkeakoulussa josta on siirtynyt )
- K-tapahtumat: Keskeyttämispäivämäärä (Ammattikorkeakoulut) ja keskeytyksen ilmoittaja (Opiskelija itse K-koodi, Hallinnollinen E-koodi). Esim. Päivämäärät, onko mahdollisesti useampi opiskeluoikeus.
- L-tapahtumat: Erityisesti 20.9 ja 20.1 kaikki aktiiviset opiskeluoikeudet on läsnä-poissaolotieto syys -ja/tai kevätlukukaudelle.
Läsnäolotiedot tulee olla rekisteröity viimeistään edellisenä arkipäivänä ennen kuin CSC lähettää tiedot Kelalle
Mikäli huomatte virheitä, esim. jokin tieto puuttuu tai on väärin, tarkistakaa ensin onko tieto lähetetty VIRTAan (tiedot viimeisimpään KELA-tiedostoon on ajettu yöllä edellisen päivällä tehdyn VIRTA-tiedonsiirron jälkeen, poimintapäivämäärä)
Jos tiedot ovat lähetetty VIRTAan ja ovat kunnossa, lähettäkää viestiä asiasta VIRTA-tiimille osoitteeseen virta@csc.fi ÄLÄ LÄHETÄ HETUJA sähköpostitse, käyttäkää VIRTAn OpiskelijaAvain tunnisteita ym.
Opintotukeen liittyvissä sisällöllisissä kysymyksissä tulee olla yhteydessä suoraan KELAan. VIRTA-tiimi palvelee tiedonsiirtoon ja tiedostojen sisältöön liittyvissä kysymyksissä.
Kysymykset ja vastaukset sivulle kerätään tavallisimmat kuukausiseurannan tietoihin liittyvät kysymykset ja niiden vastaukset.