2021_4_6 yhteyshenkiloiden kokous

Ajankohta: 6.4.2021 klo 9.30 - 11.00

Paikka: https://cscfi.zoom.us/j/67624923333?pwd=YVNsOTkvYlNraWJrekp5NWlLdWxZdz09

Äänite: https://video.csc.fi/media/t/0_v87h8hu6

Muistio

Ajankohtaiset

• Synergian etäkokous ma 19.4. klo 10–12

Tiedonkeruu ja raportointi

Vuosikello: Tiedonkeruut VIRTA-opintotietopalvelusta

• TK:n kv-liikkuvuusjaksotiedonkeruu (EuroStat)
  • ke 28.4.
  • tarkistustiedosto: \aineistot\eurostat\eurostat_KK.csv
• OKM:n opettajatiedonkeruu
  • ke 2.6.
  • Opettajatiedonkeruun työpaja huhti-toukokuussa, vastaa Doodleen 12.4. mennessä
• TK:n erillinen opettajanpätevyyksien tiedonkeruu
  • ke 2.6.

Nostot viranomaistiedonkeruiden asiantuntijaryhmästä (16.3. muistio)

• Erikoistumiskoulutukset ja päättynyt -tilan käyttö

  • Saadaan kuntoon Sisu-järjestelmässä, seuraavassa tiedonkeruussa tilanne parempi
  • STM kysellyt sosiaali- ja terveydenhuollon erikoistumiskoulutusten VIRTA-tiedoista ja tutustuneet Vipusen tietoihin. Jollain aikataululla heille lienee tarve saada tietoa erikoistumiskoulutusten suorittamisesta eikä vain osallistumisesta

• Yhteistyössä järjestettyjen erikoistumiskoulutusten kirjaaminen

  • Mietittiin periaatteita miten kirjaamiset tulisi VIRTAan tuoda
  • Useampi AMK tuo kirjauksia organisaatiorooli 3 opiskeluoikeudessa ja sitä kautta tuodaan tieto että toinen korkeakoulu 'omistaa' opiskelijat. Yliopistoissa vain TY:lla tätä kirjausta
  • VIRTAn päässä ei tietoa kuinka yleisiä nämä ovat käytännössä. Sopimukset olemassa mutta ei tietoa onko faktisesti tehty useamman korkeakoulun toimesta.
  • Palataan keskustelemaan kun omassa korkeakoulussa ennätetty tutkia kirjausten tekemistä
• OPHn erikoistumiskoulutusten koodit
  • Sovittu että tulisi tuoda VIRTAan, tuotu hyvin
  • Olisi hyvä että lisättäisiin puutetarkastus VIRTAn päästä, jotta voi tarkistella
• Erillisten opettajaopintojen tiedonkeruu
  • Käsikirjassa puhutaan opiskeluoikeustiedosta, niin että opiskeluoikeustyyppiä 18 eli erilliset opinnot
  • Käytännössä itse tiedonkeruu kuitenkin tehdään pelkän opintosuoritusten luokittelun perusteella
  • Sovittiin että tätä sekä opintosuoritusten tuplaluokitteluja käydään läpi työryhmässä
• Päätettiin perustaa työryhmän selvittämään tuplaluokitteluja ja mahdollisia poimintamäärityksen muutoksia
  • Mukana Jenni Kokko, Hannele Husa, Krister Karlström sekä Heli Rautioaho. OKM:n edustajana Jukka Haapamäki
  • Työryhmä kokoaa listan kombinaatioista, joita ei tule käyttää ja käy läpi luokittelujen priorisoinnin tiedonkeruiden näkökulmasta
  • Aikataulu: alkukesään mennessä, esittely KOTA-seminaarissa
  • Rahkonen: Onko olemassa jonkinlainen mappaustaulu priorisointia varten?
  • Majamäki: Kyllä, löydettiin. Jollain tavalla myös johdettavissa tiedonkeruukäsikirjastakin, jos osaa lukea käsikirjaa oikein. Tarkoitus käydä myös tätä läpi työryhmässä.
  • Rahkonen: Helpottaisi että saataisiin myös julkiseksi saataviksi. Onko Oodi-konsortiolla mahdollisuus näitä oikoa Oodiin, sikälikin olisi hyvä että mappaustaulu olisi saatavilla. Peppi-aikana korjautunee itsestään.
• Opiskelijoiden yhteystietojen saatavuus ja Virta
  • Useita näkökulmia, viedään VIRTA-ohjausryhmään keskusteltavaksi.

Tiedonkeruiden laajentaminen

• Suomi tai ruotsi toisena kielenä -tiedonkeruu ja valmistelutyöpaja pe 16.4.
  • Työpajan Eduuni-wikisivu: https://wiki.eduuni.fi/x/XTrICw
  • Linkitetty myös yhteyshenkilöiden kokouksiin

Kela

• Kysymys (Turun amk):

  Olemme Turun AMK:ssa pohtineet Kelan terveysmaksun poimintaa. Ihmettelemme miksi poiminnassa ei oteta huomioon opiskeluoikeusajan alkamista, vaikka Kelalla on pääsy siihenkin tietoon.

  Meillä Peppiin läsnäolorivi laitetaan alkamaan lukukauden alusta, jotta opiskelijat pääsevät aktivoimaan tunnuksensa ennen kuin itse opiskeluoikeusaika (opetuksen alkamispäivä) alkaa. Kela näkee, että Pepin läsnäolorivi olisi ilmoittautumisaika, mutta meillä tämä ei pidä paikkaansa. Esimerkiksi yhteishaussa valitut ilmoittautuvat opintopolussa jo edellisen lukukauden aikana, mutta se ei tietenkään näy Pepissä.

  Olisi mielenkiintoista kuulla miten muualla toimitaan tämän kanssa ja onko korkeakoulut joutuneet muuttamaan toimintatapojaan Kelan takia. Mielestämme Kelan käytänteet eivät pitäisi pakottaa korkeakouluja muutamaan omia toimintatapojaan.

• Sjöblom: Meillä opiskelijoita joiden opiskeluoikeusaika ei ala heti tammikuussa vaan voi olla myöhemminkin. Käyttäjätunnukset saadaan aktivoitua kun läsnäolorivi on olemassa. Kelalta tullut kyselyitä kun läsnäolorivi ei täsmää opiskeluoikeuden alkamisen kanssa. Onko muilla ollut tällaisia ongelmia Kelan kanssa, haluavat tapauskohtaisesti että muokataan Pepissä läsnäolorivi vastaaamaan opiskeluoikeuden alkamispäivää. Kelan vaatimus vaikuttaa korkeakoulun käytänteisiin ja pitänyt manuaalisesti muokata tietoja. Läsnöolorivi on mahdollistanut opiskelijalle käyttäjätunnusten aktivoimisen. Muualla keksitty miten tämän kanssa voi toimia?
• Husa: Eihän läsnäoloilmoittautumispäivämäärän pitänyt vaikuttaa opiskeluoikeusaikaan, ilmoittautuminen on aina periaatteessa ennen opiskeluoikeuden alkamista, jos uusia opiskelijoita. Ei pitänyt olla ongelma.
• Sjöblom: Kelan päässä tämä ongelma maksueräpäivien vuoksi.
• Husa: Pepissä tulee automaattisesti lukukauden alkupäivämäärä, jos on esim. 1.1. tai 1.8. Silloin sopivat hyvin eräpäivään.
• Sjöblom: Meillä opiselijoita joilla 1.3. tai 1.4. niin silloin läsnäolorivi on silti 1.1. Näissä pitäisi muuttaa.
• Husa: Eri asia koska he aloittavat määräpäivän jälkeen.
• Sjöblom: Kyllä, koskee meillä ylempiä ja tutkimusryhmäopintoja, pienempi ryhmä. Yhteishaussa opinnot alkavat aina ennen ensimmäistä eräpäivää mutta näissä muissa eri.
• Husa: Tällä hetkellä ei Pepin näkökulmasta varmaan muuta ratkaisua, kuin laittaa alkamaan ensimmäinen läsnäolo 1.2. eli ensimmäisen eräpäivän jälkeen. Ei tarvitse olla 1.3. kunhan tammikuun viimeisen päivän jälkeen.
• Sjöblom: Kyllä, lisäksi ollaan pohdittu miksi katsotaan läsnäolorivin perusteella. Kela katsoo että silloin opiskelija ilmoittautunut läsnäolevaksi, mikä ei pidä paikkaansa. Yhteishaussa opiskelupaikan vastaanotto jo edellisen lukukauden aikana eikä myöskään näy Pepissä.
• Husa: Sama tilanne silti, ei pitäisi vaikuttaa mikä päivämäärä. Tuossa tilanteessa että koulutus alkaa eräpäivän jälkeen, onglemallinen tilanne jos ei halua kiertää 1.2. kautta. Onko Kelalla käsitys että kaikki koulutukset alkavat ennen ensimmäistä eräpäivää?
• Sjöblom: Kelalla pääsy myös opiskeluoikeuden alkamispäivään eli näkevät molemmat. Haluavat katsoa läsnöolorivin ilmoittautumispäivää.
• Majamäki: Tämä tulee ilmeisesti lakitekstistä. Vaatisi muutosta lain sanamuotoon.
• Karlström: Onko kyse vain väärä eräpäivä? Onko mahdollisuus että Kela voisi periä yhden lukukauden lisää maksua.
• Sjöblom: Kelalta tulee maksumuistutus opiskelijalle.
• Husa: Opiskelija kuitenkin maksaa keväältä, vaikuttaa maksun eräpäivään. Opiskelija kuvittelee että 1.3. alkavissa opinnoissa eräpäivä olisi myöhemmin keväällä.
• Sjöblom: Juuri näin. Kela haluaa korjata ilmoittautumispäivämäärää
• Husa: Jos korjaatte ilmouttautumispäivämäärän eräpäivän jälkeen, muuttamalla esim. 1.2. niin menee myös Kelan sääntöjen mukaan.
• Karlström: Kela tarkistaa maksuja vain kaksi kertaa lukukaudessa? Kehoittaa opiskelijat maksamaan maksun heti kun ovat ottaneet paikan vastaan.
• Finnberg: VIRTAn osalta nuo poimitaan kaksi kertaa lukukaudessa kaksi viikkoa eräpäivän jälkeen eli siinä opiskelijan on pitänyt se jo maksaa. Ketkä eivät ole maksaneet niin saavat maksumuistutuksen. Kela ei mene yksittäisen opiskelijan tietoja katsomaan ellei ole selvittämisasia. Muuten menee massa-ajona. Ei ole merkitystä milloin on aloittanut opiskelut, ainoastaan läsnäolo seurantajaksolla kiinnostaa. He jotka aloittavat myöhemmin, ei pitäisi olla alkulukukauden ajossa mukana.
• Sjöblom: Kyse yksittäisistä opiskelijoista, lienevät jääneen seulaan. Jos muilla korkeakouluilla ei tätä tullut ilmi, niin tapauskohtaisesti.
• Husa: Miksi nämä mukana poiminnassa?
• Sjöblom: Varmaan ne jotka aloittaneet 1.2. on laskettu mukaan.
• Finnberg: Jos ovat aloittaneet eräpäivän jälkeen ja juuri ennen ajoa 15.2. niin ovat varmaankin näitä yksittäisiä. Ei ole voitu ennakoida että tällaisia tulee, pitää Kelan kanssa käydä läpi. Suurin osa menee kaavan mukaan oikein, mutta jos yksittäiset aiheuttavat paljon selvittelytyötä ym. Riittääkö 2 kertaa lukukaudessa vai pitäisikö olla säännöllisesti väliinputoajien suhteen hanskata Kelan puolelta. Kelalla on pääsy kaikkiin opiskelijoiden tietoihin mitä korkeakoulu on tuonut VIRTAan. Näkevät omasta virkailijanäkymästään. Toinen asia mitä VIRTAsta poimitaan eräajoina, menevät massana Kelalle. Eivät tarkista kaikkia opiskelijoita yksityiskohtaisesti virkailijanäkymästä. Joitain erikoistapauksia aina tulee mukaan.
• Majamäki: Kevään lopulla käydään Kelan kanssa VIRTA-tietojen käyttöön liittyviä asioita, niin Kelan suunnalta voi tulla myös havaintoja ja voimme tarvittaessa jatkaa keskustelua.

Migri

• Migrin edustaja tai edustajia mukana seuraavassa yhteyshenkilöiden kokoukseen 27.4.
• Kysymyksiä voi lähettää myös ennakkoon
• Luultavasti esittelevät omaa prosessiaan ja miten VIRTA-tietoja on tarkoitus käyttää. Mahdollisimman laajasti käydään keskustelua.
• Viime kokouksessa oli puhetta Migri-Koski-integraation etenemisestä ja elokuussa olisi tarkoitus olla tuotantotestausta. Olisi hyvä että saataisin VIRTAan oikeaa dataa esim. kesään mennessä.
• Linja: Savoniasta pitäisi tulla uuden vaatimuksen mukaisia lisätietoja rahoituksesta.
• Finnberg: Loman vuoksi ei ehditty vielä tarkistaa. Hyvä että tuodaan dataa, jota Migri ja Koski voivat hyödyntää, heillä ilmeisesti työjonossa lukuvuosimaksujen tietojen huomiominen VIRTAsta.
• Parviainen (chat): Onko Migri-asia heti kokouksen alussa?
• Majamäki: Näin alustavasti puhuttu, jos ei muita toiveita laajemmin.
• Parviainen (chat): Tämä hyvä!

Koski-palvelu: Opiskeluoikeusjakson nimen mallintaminen

• Nimipäättely tehdään jatkossa niin, että jos jaksolle/tutkinnolle löytyy korkeakoulun syöttämä nimi käytetään sitä ensisijaisesti ja sitten perästä vasta meidän muita päättelyitä.
• Nimi-kenttä kannattaa ottaa käyttöön ainakin niissä tutkinnoissa jossa tilastokeskuksen tutkintokoodi ei anna tarpeeksi tarkkaa/paikaansapitävää nimeä.
• Majamäki: Tämä mukana samassa tietomallimuutoksessa kuin lukuvuosimaksutietoja niin myös opiskeluoikeusjakson nimi. Kukaan ei taida käytännössä vielä VIRTAan tuoda, mutta Koski-palvelu valmistautunut yo. mukaisesti. Koski-palvleusta toivotaan että korkeakoulut alkaisivat tuoda nimitietoa ja ainakin niissä tutkinnoissa, joissa Tilastokeskuksen tutkintokoodin kautta ei tai nimitieto hyvin yleisellä tasolla. Onko kenelläkään lähiaikojen suunnitelmissa alkaa tuoda nimitietoa?
• Husa: Peppiin on tilattu toiminnallisuuden muutos tätä varten, mutta aikataulusta ei vielä osata sanoa.

Muut asiat

• Karvin poikkeustilan vaikutusten seuranta VIRTA-tietojen pohjalta
  
  • Uusi VIRTA-poiminta syksyn 2020 (opintopisteet ja suoritetut tutkinnot) tilastoista jatkona aiemmin tehtyyn
  • Aineisto viedään myös Extra-Vipuseen
  • Majamäki: Karvi on aiemmin saanut tietoja suoraan korkeakouluilta, viime syksynä toteutettiin keskitetysti VIRTAn kautta. OKM toimeksiannosta poimittiin syksyllä ja mukana oli kevätlukukauden tiedot. Nyt Karvin tietotarve asian tiimoilta jatkuu ja nyt tehtiin uusinta, jossa mukana syksyn 2020 opintopisteet ja suoritetut tutkinnot. Tarkoitus on että tämän kevään osalta syksyllä vielä tehtäisiin jatkopoiminta. Viime syksynä aineisto vietiin Extra-Vipuseen myös korkeakoulujen käyttöön ja nyt toimitaan samalla tavalla.
  • Karppinen: Ei vielä Extrassa, tarkistettavana Karvilla. Poiminta tehtiin Karvin toiveesta hieman erilaisella pohjalla kuin viime syksynä laitettiin Extra-Vipuseen. Katsotaan vielä että se heille ok, luultavasti sen jälkeen voidaan julkaista myös Extra-Vipuseen.
• Tutkimuslupapyyntö Valtiontalouden tarkastusvirastolta (Opintotuen uudistukset 2010-luvulla)
  • Korkeakouluja pyydetään lähettämään päätös 27.4.2021 mennessä
  • Kyse Tilastokeskuksen Fiona-palvelussa olevien VIRTA-tietojen käytöstä ja VTV hyödyntää vain VIRTA-tietoja