Viesti korkeakouluille 2.7.2021

Jakelu: Korkeakoulut, joilla on käynnissä uuden opintohallinnon tietojärjestelmän käyttöönotto - OHA-johto, IT-johto, VIRTA-yhteyshenkilöt

CSC - Tieteen tietotekniikan keskus oy sai Oppijan tietovirtojen ja VIRTA-opintotietopalvelun ohjausryhmältä 18.6.2021 toimeksiannon kontaktoida korkeakouluja, jotka ovat vielä tämän vuoden aikana ja ensi vuoden alussa ottamassa käyttöön uuden opintohallinnon tietojärjestelmän. Tietojärjestelmävaihdoksella on tähänastisten kokemusten perusteella merkittäviä vaikutuksia korkeakoulun VIRTA-tietojen saatavuuteen ja käytettävyyteen viranomaispalveluissa, muussa VIRTA-tietojen operatiivisessa käytössä sekä erilaisissa tietopoiminnoissa, ja tästä syystä prosessin sujuvuuteen ja ongelmatilanteiden välttämiseen tulisi kohdistaa erityistä huomiota. CSC:n VIRTA-tiimi pyrkii omalta osaltaan tukemaan korkeakouluja muutosprosessin läpiviennissä mahdollistamalla uudesta järjestelmästä tapahtuvan tiedonsiirron testaamisen ja auttamalla tietoihin liittyvien virhe- ja puutetilanteiden selvittelyssä. Oikea-aikaisen  ja riittävän tuen tarjoaminen korkeakouluille edellyttää kuitenkin sitä, että korkeakoulut tiedottavat  CSC:lle mahdollisimman pian ja mieluusti 6 kuukautta aikaisemmin tulossa olevasta vaihdoksesta ja sen suunnitellusta aikataulusta, jotta tukiresurssin tarpeeseen voidaan varautua. Mikäli yhteydenottoa ei ole vielä tehty, sen voi tehdä VIRTA-tiimin palveluosoitteeseen virta@csc.fi.

Alla tueksenne koonti ja muistilista toimenpiteistä, jotka liittyvät VIRTA-siirtoon ja VIRTA-tietoihin opintohallinnon tietojärjestelmän vaihdosprosessissa

VIRTA-tietojen hyödyntämisen aikataulujen (esim. opiskelijavalinta, opiskelijaksi- ja lukuvuosi-ilmoittautuminen, KELA, Valvira, viranomaistiedonkeruut) huomioiminen prosessissa
 -Korkeakoulun on tärkeää tiedottaa VIRTA-tietoja hyödyntäville viranomaisille ja muille palveluille uuden järjestelmän käyttöönotosta ja tiedonsiirron käyttökatkosta hyvissä ajoin
 -Koonti viranomaiskäytöstä https://wiki.eduuni.fi/x/CC6pC
 -Vuosittaiset tiedonkeruiden aikataulut (sivu päivittyy KOTA-seminaarin jälkeen) https://wiki.eduuni.fi/x/4DCpC
 -VIRTAan integroituneet palvelut https://wiki.eduuni.fi/x/CzOpC

Uudesta opintohallinnon tietojärjestelmästä tapahtuva VIRTA-siirto tulee testata ennen tuotantokäytön aloitusta
 -CSC perustaa korkeakoulun pyynnöstä VIRTAan testiorganisaation tiedonsiirron testausta varten
 -Ks. toimintaohjeet https://wiki.eduuni.fi/x/FTGpC

Työkaluja tietosisältöjen tarkistamiseksi
 -VIRTAan siirrettävät tiedot tulee aina validoida korkeakoulun päässä ennen lähettämistä
 -Testiorganisaatioon siirretyn datan osalta on myös mahdollista ajaa tiedonkeruiden tarkistustiedostoja, esim. Tilastokeskuksen opiskelija- ja tutkintotiedonkeruu sekä KELAn opiskelijatiedot. Näitä tiedostoja voidaan käyttää vertailtaessa vanhasta ja uudesta opiskelijarekisteristä siirrettyjä tietoja.
 -Tarvittaessa voidaan KELAn pyynnöstä sopia korkeakoulun kanssa, että myös KELAlle toimitetaan opiskelija-aineisto testiorganisaatioon siirretystä datasta

Aikaisempien tietojärjestelmämuutosten aikana on huomattu, että virheellinen tai puutteellinen data VIRTA-opintotietopalvelussa saattaa aiheuttaa merkittäviä ongelmia tietoja hyödyntävien tahojen toiminnassa. Esim. KELAn edistymisen seuranta -tiedonkeruun viivästymisellä saattaa olla vaikutuksia tuhansiin opiskelijoihin ja toisaalta ongelmat tietojen toimittamisessa opiskelijakorttitoimijoille estää siihen liittyvien opiskelijaetuuksien saamisen. Tästä syystä on erittäin tärkeää huomioida muutosprosessissa myös VIRTA-tiedot.

CSC:n VIRTA-opintotietopalvelu auttaa mielellään korkeakouluja prosessin aikana ja tästä syystä pyydämmekin teitä olemaan yhteydessä meihin mahdollisimman varhaisessa vaiheessa.

Terveisin

Jukka Kohtanen
VIRTA-opintotietopalvelun palveluomistaja
CSC - Tieteen tietotekniikan keskus oy

  • No labels