Korkeakoulujen VIRTA-yhteyshenkilöiden kokous 1.2.2022 klo 9.30-11.00

Kokoushuone: https://cscfi.zoom.us/j/64329290257 

Tallenne: https://video.csc.fi/media/t/0_e96lj65y

Muistio

Virta-tiimin kokoonpano 2022  vuoden alusta

  • Aino-Kaisa Ellfolk aloittanut koordinaattorina Virta-tiimissä.
  • Muu Virta-tiimin kokoonpano pysyy entisellään.

Tiedonkeruu tietovarannosta

  • Tiedonkeruut tietovarannosta - vuoden 2022 aikataulut
    • sivustolla koottuna tämän vuoden kaikkien tiedonkeruiden aikataulut
  • Tilastokeskuksen tutkintotiedonkeruu: Tiedot poimitaan Virrasta 9.2.2022 
    • Tarkistustiedostot:
      • aineistot\tktutk2021_KK.csv
      • aineistot\tktutk2021_KK_tarkistus.csv
      • Jotta tiedonkeruuseen saadaan ajankohtaiset tiedot, pyydetään yhteyshenkilöitä tarkistamaan tiedot ennen tiedonkeruun ajankohtaa.
      • Keskusteltiin siitä, että korkeakouluilla olisi tarve tietää, mitkä heidän tietonsa menevät mukaan tiedonkeruuseen. Virran puolelta tätä ei pystytä etukäteen tarkasti ilmoittamaan. Tiedonkeruun yhteisenä tavoitteena on oikeanlainen tieto käyttäjille ja tilastointiin. Muuttujia on paljon ja aina voi tapahtua jotain yllättävää. Jos havaitaan tiedoissa puutteita ja virheitä, ne korjataan.
    • Jos erikoistumiskoulutus on merkitty tilaan 3, niin tarkoittaa, että koulutus on päättynyt tarkoitetulla tavalla eli on kokonaisuudessaan suoritettu. Viime vuonna jouduttiin poistamaan sellaisia, jotka oli virhellisesti merkitty tilaan 3.
      • Onko tällaisia nyt jollain korkeakouluilla?
        • Järjestelmien edellytykset kunnossa (Sisu, Peppi)
      • Keskusteltiin opiskeluoikeuden päättymisen merkitsemisestä
        • Päättynyt tilaa ei tule tuoda, jos opinto-oikeus ei ole varsinaisesti päättynyt.
        • TR/Jyu: Virtaan tulisi tehdä oma tila sille, että opinto-oikeus päättynyt muista syistä kuin valmistumiseen esim. päättynyt
        • KK/Arcada: tilakoodeista pitäisi käydä enemmän keskustelua
        • SP/TAU: Haasteena koski, kaikilla muilla kuin "päättynyt" tilaisilla lukee Koskessa "kesken" ja tästä tulee paljon kysymyksiä. Voisivatko koodit olla päättynyt ja valmistunut?
        • Majamäki/CSC: asia otetaan jatkoselvittelyyn ja tarkastellaan, onko tarvetta uudelle tilalle. Virtaan tuodaan enemmän ei-tutkintoon johtavaa koulutusta kuin aiemmin.
    • Lisätyt tiedot: oppijanumero (YO ja AMK) ja vaka-koodit 6 ja 7 (AMK) ja kk→ tunn muuttuja muuttunut (YO)
    • Poistettu duplikaatit valmistuneet erikoislääkärit
      • Sisu-yliopistoilla ollut ongelma. Tämä korjattu viime perjantaina.
  • OKM:n suorat tiedonkeruut: tiedot poimitaan Virrasta  2.3.2022
  • Tiedonkeruun käsikirja 2021 lukittu  https://wiki.eduuni.fi/x/uA9UD
    • VIRTA-poiminta 2.3.2022
  • Erillistoimitukset CSC:lle?
    • Opinnäytetyöt
    • Tutkinnon osat avoimessa ja erillisinä opintoina
    • Aiemmin jotkut korkeakoulut ovat lähettäneet tiedot CSC:lle erikseen. Jos tänä vuonna vastaavaa tarvetta, laittakaa tiedoksi virta@csc.fi-osoitteeseen hyvissä ajoin ennen tiedonkeruuta.
  • Opetushallituksen liikkuvuusjaksotiedonkeruu tiedot poimitaan Virrasta 9.3.2022
  • JP/Aalto: Aallossa pilotti, jossa opiskelijat tekee verkko-opintoja kvv-erkostokorkeakouluissa. Ovatko vaihto-opiskelijoita vai erillisopiskelijoita?
    • JK/ Jyu: Riippuu siitä, saavatko oikeuden korkeakoulun kautta vai ovatko omaehtoisesti hakeutuneet opintoihin?
    • JP/Aalto: korkeakoulun kautta
    • Voidaan käyttää vaihto-opiskelijan koodia, vaikka opiskelijat eivät liikkuisi toiseen maahan vaan tekevät opinnot verkossa.
    • MT/Lay: Laitettu vastaavat erilliseksi oikeudeksi. Toiveena parempi ohje Virran käyttöön tässä.
    • JK/Jyu: Ulkomaalaisista ja suomalaisista korkeakouluista tulevat opiskelijat menevät eri koodeilla.
    • Majamäki/CSC:  Jossain vaiheessa olisi hyvä pitää asiasta työpajaa ja tutkia eri tarkoituksia merkinnöille.

Eurostudent VIII

  • Tiedostot löytyvät Virran SFTP-palvelimelta aineistot\Eurostudent\tk_eurostudent_KK.csv
  • Korkeakouluja pyydetty toimittamaan täydennetyt tiedostot 14.2. mennessä
    • Tiedostot tallennetaan samannimisenä, samaan paikkaan ja samassa formaatissa kuin aineistot ovat palvelimella.
  • Ohjeistukset löytyvät: https://wiki.eduuni.fi/x/Re1PDw
  • Jos kysymyksiä ilmenee, niitä voi laittaa virta@csc.fi-osoitteeseen.
  • KK/Arcada: Miksi käytäntö muuttunut?
    • Tilastokeskuksen puolelta tullut selkeitä rajauksia, joten poiminta tehty Virta-tiimin toimesta.
    • Toiveena, että jatkossa opiskeluoikeusnumero mukana silloin, kun Virran päästä tehdään poiminta.
  • TK/HY: Mikä on muiden kanta toissijaiseen sähköpostiin? Voiko sitä luovuttaa?
    • KK/Arcada: On tulkittu, että tutkimustarkoituksiin oikeus luovuttaa
    • Aaltonen/ Tilastokeskus: Tutkimusvastaukset laskeneet vuosien varrella, joten opiskelijoita kontaktoidaan myös toisen sähköpostin kautta.
  • Opiskelijoiden puhelinumerotietoja ei tarvitse yhdenmukaistaa. Voi olla maakoodin kanssa tai ilman.

Muu viranomaiskäyttö

  • Kela
    • OTH-aineistot
      • ti 15.02.2022 KELA OTH kevätlukukaudella 2022 läsnä joilla ollut eräpäivä 31.01.2022
  • Valvira
    • OY, UEF ja TY osalta VIRTA-aineiston muodostuminen opiskelunaikaisista pätevyyksistä + YEK -tauolla
    • Tehty korjaus auttoi UEFissa, mutta TY:ssa ei toiminut. TY:ssa tutkitaan asiaa.
  • YTHS
    • Viime aikoina tullut korkeakouluilta melko paljon viestejä, että opiskelijat eivät ole päässeet asioimaan YTHS:llä
    • YTHS:ltä tullut seuraava tilannekatsaus
      • opiskelija ilman henkilötunnuksen loppuosaa
        • opiskelija saa henkilötunnuksen myöhemmin ja se toimitetaan virta-tiedoissa

        • YTHS on tehnyt prosessin jossa integraatiopalvelu muodostaa listan opiskelijoista, joiden henkilötunnus poikkeaa YTHS:lle aiemmin ilmoitetusta kansallisesta oppijanumerosta.YTHS vertaa saapuvia uusia tietoja potilastietojärjestelmään ja niiden ollessa yhteneväiset (nimi, oppilaitos, syntymäaika, kansallinen oppijanumero) tekee manuaalien ”yhdistämisen”

      • Opiskelupaikkatietona 999 eli tuntematon (koulutuskuntatieto)
        • Näitä enemmän kuin aiemmin
          • ainakin uusilla Peppi-yliopistoilla
        • Koulutuskuntatieto  tulee opiskeluoikeusjaksosta.
        • YHTS ylläpitää mäppäystaulukkoa, johon tieto tarvitaan.
        • On tällä hetkellä kriittinen tieto YTHS:llä ja vaikuttaa opiskelijan asiointiprosessiin
        • Onko asia tiedossa Peppi-yliopistoilla?
          • HH/Tamk: asia korjauksessa. Ei tiedetty, että Pepissä opetuspisteellä on merkitystä.
          • MT/Lay: Korjauksessa menee vielä hetki.
      • Opiskelijalta puuttuu ohjauksen ala
        • Tieto YTHS:ltä: "YTHS ylläpitää mäppäystaulukkoa oppilaitoksen + opiskelupaikkakunnan mukaan, jos ohjauksen ala puuttuu ei tiedetä mihin laitetaan."
        • Määritellään koulutusluokittelun perusteella. 00-loppuisilla ei ole koulutusalakoodia.

Tiedon laatu

  • Seurantataulukko Lähdejärjestemäkohtaisista puutteista ja virheistä siirretty VIRTA-otp työskentelyalueelle https://wiki.eduuni.fi/x/IwCiDw
    • Korkeakoulujen yhteyshenkilöt pääsevät myös itse muokkaamaan taulukkoa.
    • Ylempänä olevasta taulukosta siirretään valmiit alas olevaan taulukkoon.
    • Erityisesti toivotaan, että yhteyshenkilöt täydentävät lisätietokenttää.
    • Jos et pysty muokaamaan taulukkoa, laita viestiä virta@csc.fi
  • Viranomaistietojen yhteyshenkilöt -taulukko löytyy myös työskentelyalueelta: https://wiki.eduuni.fi/x/WxPPCg
    • Yhteyshenkilöitä pyydetään tarkistamaan tietojen ajantasaisuus ja tarvittaessa muokkaamaan tietoja.
  • Korkeakoulujen lähdejärjestelmät-taulukko löytyy myös työskentelyalueelta: https://wiki.eduuni.fi/x/AVlACg
    • Yhteyshenkilöitä pyydetään tarkistamaan tietojen ajantasaisuus ja tarvittaessa muokkaamaan tietoja.

Muut asiat

  • VIRTA-tietojen näyttäminen KOSKI-palvelussa aiheena yhteyshenkilökokouksessa 22.2.2022
    • Mukana Kristiina Laitinen OPH:n KOSKI-tiimistä
    • Kysymyksiä aiheeseen liittyen pyydetään lähettämään 14.2. mennessä osoitteeseen virta@csc.fi
  • Opettajatiedonkeruun työpaja 2022 - OKM ehdottanut ajankohdaksi 22.3. klo 10-11.30.
    • Kenelle suunnattu vain virta-yhteyshenkilöille vai kutsutaanko mukaan substanssiasiantuntijoita?
      • Majamäki/CSC: Tästä viestitään, kun tilaisuuden sisältöä suunniteltu OKMn kanssa.
  • VIRTA-yhteyshenkilökokousten vanhat tallenteet
    • Adobe Connect Pro verkkokokousympäristö on poistettu CSC:llä käytöstä, ja tästä syystä vanhojen VIRTA kokousten (2012-syksy 2019) tallenteet eivät enää ole saatavilla
  • Kysymyksiä
    • Miten kirjataan rekisteriin AMKn ja toisen asteen yhteistyön yhteydessä suoritetut opinnot?

      • Tämäntyyppisille opinnoille on lisätty loppusyksyllä 2021 Virtaan uusi opiskeluoikeustyyppi ja opintosuorituksen luokittelu:

        • Opiskeluoikeus perustuu muun organisaation kuin korkeakoulun kanssa tehtyyn yhteistyösopimukseen. (20)

        • Suoritus on muun kuin korkeakoulun kanssa tehtyyn yhteistyösopimukseen perustuvan opiskeluoikeuden perusteella suoritettu (17)

        • Opinnot ovat opiskelijalle maksuttomia.

        • Näitä suorituksia ei siis enää tule kirjata avoimen suorituksiksi.

        • Asia huomioitu myös korkeakoulujen rahoitusmallissa. Ks. OKMn tiedonkeruukirjeet 2021: https://wiki.eduuni.fi/x/Wx9iAg

    • JK/Jyu: Virran tiedonsiirtomääritykset ovat monitulkintaisia. Mitä kautta voitaisiin edistää määrityksien yksiselitteisyyttä? Ohjeiden ei tulisi olla tulkinnanvaraisia.
      • Tilanne muuttunut todella paljon siitä kuin Virta otettiin käyttöön. Työ olisi varmasti hyödyllistä. Virta-tiimi pohtii asiaa ja asiaa otetaan keväällä agendalle.
      • Kohtanen/CSC: Virta-tiedoissa on tehty kk-kohtaisia joustoja. Voisi tehdä listaa siitä, jos kk poikkeaa yleisesti sovituista käytännöistä. Olisi raskasta määritellä optimitilanne kaikkien osalta.

Tiedoksi

Seurattavat / kehityksessä olevat asiat

Koski-VIRTA (lista päivittyy)

  • No labels