Korkeakoulujen VIRTA-yhteyshenkilöiden kokous 13.6.2023 klo 9.30-11.00

Tallenne: https://video.csc.fi/media/t/0_9cd0kk5f

  1. Tilannekatsaus tiedonkeruista (tallenteen kohta 0:58)
    1. Tiedonkeruut tietovarannosta - vuoden 2023 aikataulut
    2. Tilastokeskuksen opiskelijatiedonkeruu, AMK & YO. Tiedot poimitaan VIRTA-opintotietopalvelusta 27.9.2023.

      1. Tilastokeskuksen opiskelijatiedonkeruu ammattikorkeakoulut

      2. Tilastokeskuksen opiskelijatiedonkeruu yliopistot

    3. Tilastokeskuksen opiskelijatiedonkeruun ennakkotiedot OKM:lle, AMK & YO. Tiedot poimitaan VIRTA-opintotietopalvelusta 28.9.2023.
  2. Kelan edistymisen seurannan aikataulu syksy 2023: https://wiki.eduuni.fi/x/XTKpC (tallenteen kohta 2:50)
    1. Opintojen edistymisen seurannan kannalta on erittäin tärkeää, että opiskelijoiden 31.7.2023 mennessä suorittamat opintopisteet on rekisteröity korkeakoulun järjestelmään siten, että ne ovat siirtyneet VIRTA-opintotietopalveluun ja tiedot ovat toimitettavissa Kelaan perjantaina 22.9.2023. Korkeakoulujen on hyvä ottaa aikataulun osata huomiooon mahdolliset tiedonsiirron viiveet ja varmistaa, että omat tiedot ovat Virrassa kunnossa hyvissä ajoin ennen aineiston toimituspäivää. Ajantasaiset tiedot varmistavat, että opiskelijat eivät saa aiheettomia selvityspyyntöjä.
  3. Opiskeluoikeuden tilakoodiston päivitys (tallenteen kohta 4:09)
    1. Muutokset tehty koodistoon ja VIRTA-wikiä päivitetty (punaisella muutosehdotukset) https://wiki.eduuni.fi/x/5DCpC
    2. Uusi tilakoodi 6  ja vanhan koodin 3 selitteen muutos hyväksyttiin OPTIETORin kokouksessa 24.5.
      1. Muutosta pidettiin hyvänä ja asia herätti paljon keskustelua
    3. Uutta koodia 6 voi alkaa tuoda, tilaa 3 käytetään tutkintotiedonkeruussa
      1. Muutos voi vaikuttaa Kelan tietojen käyttöön, tätä seurataan yhdessä Kelan kanssa
    4. Miten uudet koodit näytetään KOSKESSA?
      1. Asiaa valmistellaan parhaillaan OPH:n KOSKI-tiimin kanssa
    5. Jatketaan keskustelua tästä asiakohdasta elokuun yhteyshenkilökokouksessa.
      1. Milloin korkeakoulut voivat alkaa tuoda tietoa?
      2. Pystytäänkö tietoja tuomaan takautuvasti korkeakouluista?
    6. HH/TAMK: Tein muutokset että meiltä tulee ensi yönä, jos VIRTA-validointi suo, uutta koodia jo ja tulee myös historiatietoa takautuvasti. Onko tämä nyt OK?
      1. Finnberg/CSC: On OK. KOSKESSA näkyy koodilla 3 tila valmistunut. Olisi hyvä että koodilla 6 tulisi nopeasti tietoja. KOSKESSA näytetään sellaisenaan.
      2. TI/Turun AMK chatissa: Tuotteko koodilla 6 jatkossa kaikki?
      3. HH/TAMK: Tuodaan koodilla 3 ainoastaan tutkintoon valmistuneet, ammatillisesta opettajankoulutuksesta valmistuneet ja erikoistumiskoulutuksesta valmistuneet. Muut koodilla 6 tässä vaiheessa.
      4. AT/HAMK chatissa: korjasitko myös takautuvasti?
      5. HH/TAMK: Kyllä, meillä on tietyt koodit käytössä ja erikoistumiskoulutuksella meillä oli sellainen koodi käytössä, jota jatkossa ei tulla käyttämään ollenkaan ja korjasimme samalle koodille kuin tutkinnosta ja opettajankoulutuksesta valmistuneet. Näin saimme ne kätevästi hoidettua.
      6. Ellfolk/CSC: Keskustelua jatketaan elokuun kokouksessa. Ei hätää, jos tietoa ei ole vielä tuotu.
      7. PA/Laurea: Meillä on ei-tutkintoon johtavan koulutuksen opintojen päättymisen koodi kp. Sillä on nyt alias 3. Vaihdan aliakseksi 6, niin silloin kaikki tulevat takautuvasti vuodesta 1992 alkaen tällä uudella koodilla, eikö se mene näin? Ei tuoda vielä, menee meillä syksyyn.
      8. HH/TAMK: Kunhan koodia 6 ei ole käytetty millekään sellaiselle, millä pitäisi olla koodi 3.
  4. VIRTA-Migri-asiat (tallenteen kohta 12:46)
    1. OPH:lta saatu tieto, että Migri ei ole vielä aktiivisesti testannut uutta rajapintaa. Tulossa syksyllä OPH-Migri-CSC kokous, jossa VIRTA tietoihin liittyviä kysymyksiä käydään läpi.
    2. CSC ja OPH valmistelevat KOSKI-VIRTA -mäppäystaulukkoa, jonka on tarkoitus kuvata Migrin rajapinnasta saamat tiedot ja niiden määrittelyt.
  5. Jotpa-asiat (tallenteen kohta 14:10)
    1. Jos Jotpa-rahoitettuja opiskeluoikeuksia ja suoritustietoja ei ole tuotu VIRTAaan, Jotpa tarvitsee siirtotiedostot 1.8. mennessä
      1. Jotpa-tietuekuvaus (opiskeluoikeudet): https://wiki.eduuni.fi/x/Q2b1F 
      2. Milloin Sisu-korkeakoulut voivat tuoda VIRTAan Jotpa-rahoituslähdekoodeja ja koulutuskielitietoja?
        1. Rahoituslähde Jotpa rahoitetut opiskeluoikeudet aineistoa varten
        2. Koulutuskieli tutkintoennustetta varten (kaikki tutkintoon johtavat)
        3. Jotpan tietoalusta otetaan käyttöön loka-marraskuussa 2023
    2. Finnberg/CSC: Poimitaan ne mitkä VIRTAsta saadaan, muut joudutaan lisäämään toimitettavaan aineistoon kuten tehtiin kevään osalta. Ei odoteta että 2023 menisi seuraavana keväänä, tämän hetken tilanteen mukaan mitä löytyy VIRTAsta katsotaan. Työllistää niitä, jotka eivät ole pystyneet tuomaan tietoja. Jos tietoja ei ole pystynyt tuomaan tiedetään informoida Jotpaa, että sataprosenttisesti tietoja ei ole saatu VIRTAsta. Aikajaksosta ei uskalla sanoa varmaksi.
    3. SP/TAU: 1.8. tulee äkkiä lomat huomioiden. Mitä tapahtuu jos ei ole toimitettu 1.8. mennessä?
    4. Finnberg/CSC: Tiedetään että siellä ei ole kaikki mitä voisi olla. 1.8. tuli äskettäin, ei tietoa mikä aiheuttaa kiireen.
    5. SP/TAU: Funidata- ja Sisu-korkeakoulujen kesken palaveri VIRTA-asioista ensi keskiviikkona, sitten tiedetään enemmän. Koulutuskieli on hankala asia, veikkaisin että ei tule tapahtumaan loka-marraskuuhun mennessä, tähän palataan ensi viikolla.
    6. Ellfolk/CSC: Jotpalta saatu tieto, että tarvitaan elokuun alussa. Pahoittelut, että tulee nopealla aikataululla.
    7. PH/Humak chatissa: Meillä kai ehdittiin korjailla Pepissä jotpaksi toukokuulla vain ne kiireisimmät tapaukset... tarkoitus olisi vielä korjailla useita kymmeniä jotpalaisia.. eli siis muuttaa heidän opiskeluoikeustietojaan tai luoda tarvittaessa uusia opiskeluoikeuksia jotta tulevat jotpina virtaan.
    8. Finnberg/CSC: Voisin kysyä jotpalaisilta aikataulusta ja infota yhteyshenkilöitä erikseen. Nyt ei paikalla jotpalaisia.
    9. Ellfolk/CSC: Palataan asiaan sähköpostitse. Yritetään saada selkeyttä ensi viikolla, mutta viimeistään juhannuksen jälkeisellä viikolla. Kirjataan asiasta myös kokouksen muistioon.
    10. SP/TAU: Tiedosto saadaan aikaiseksi, mutta eri asia mitä siinä on jos meidän jotlaisia ei ole töissä eikä koulutuksen palveluissa ole ketään töissä, tarvitaan useampia ihmisiä nyt, kun pitää käsin kaivaa.
    11. Päivitys 21.6.:  Tarkistimme aikataulun Jotpalta, ja heille riittää, että tiedot toimitetään elokuun loppupuolella. Näin ollen uusi määräpäivä Sisu-korkeakoulujen toimittamille siirtotiedostoille on 24.8. VIRTA-opintotietopalveluun toimitettujen tietojen osalta poimita tehdään 24.8. Asiasta lähetetty viesti yhteyshenkilöille.
  6. Syksyn yhteyshenkilökokoukset (tallenteen kohta 24:27)

    • Ehdotettu aikataulu: 22.8., 12.9., 3.10., 24.10., 14.11.,5.12.

    • Edetään ehdotetulla aikataululla. Lähetetään kokouskutsut ja merkitään kokoukset yhteentoimivuuskalenteriin.
  7. Palaute lukuvuoden yhteyshenkilökokouksista (tallenteen kohta 26:25)
    1. Lyhyt palautekysely Mentissä. (linkki jaettiin kokouksen aikana ja se oli voimassa vain silloin.) Kiitos kaikille palautteen antajille! Palautteen avulla kehitetään yhteyshenkilökokouksia.
  8. Tiedoksi (tallenteen kohta 28:41)
    1. VIRTA-tietojen käsittelyohjeet korkeakouluilta ja tarvittavat suojatoimet
      1. Korkeakoulujen edustajista koottu työryhmä aloittanut toimintansa 2.6.2023 (HY, TAU, OY, OAMK ja Diak)
      2. Ryhmä pyrkii saamaan lokakuun loppuun mennessä valmiiksi luonnoksen korkeakoulujen ohjeistuksesta VIRTA-tietojen käsittelyyn
        1. OKM ohjeistaa edelleen omalta osaltaan, työryhmässä tunnistetaan korkeakoulujen vastuulla olevat VIRTA-tiedot ja niiden käyttö ja laaditaan ohjeistus tältä osin
    2. VIRTA-Opin.fi-toimeksiantojen tilannekatsaus
      1. 31 korkeakoulua antanut toimeksiannon CSC:lle VIRTA-tietojen luovuttamiseksi DV:n Tarjottimelle (opin.fi)
      2. Tilannekatsaus VIRTA-Opin.fi osalta lähetetty korkeakoulujen VIRTA-yhteyshenkilöille, DV:n operatiivisille yhteyshenkilöille ja kirjaamolle viime viikolla
        1. Digivision oikeushenkilöasema ja mm. henkilötietojen käsittelyyn liittyvät asiat ovat yhä selvittelyssä ja näitä jatkotyöstetään kesälomien jälkeen
    3. VIRTA-Digivisio-esiselvityksen loppuraportti valmistuu kesäkuun lopulla. Tiivistelmä toimitetaan sidosryhmille.
    4. Opettajapätevyyskoodien selitteitä korjattu viime yhteyshenkilökokouksen jälkeen: https://wiki.eduuni.fi/x/JFacEw
    5. Opettajaraportit julkaistu Vipusessa: https://vipunen.fi/fi-fi/kkyhteiset/Sivut/Opettajakelpoisuudet.aspx
      1. palaute: palaute@vipunen.fi
    6. KIRTU-muuttujan selite työn alla. Jatketaan syksyllä.

    7. Alaorganisaatiotietojen lisääminen VIRTA-tietomalliin yhä työn alla.

      1. Pyrkimyksenä, että kesän aikana asiaa saataisiin edistettyä VIRTAn osalta.

    8. VIRTA-tiimi viettää kesälomia 26.6.-7.8.2023. Loma-aikana palvelupyyntöihin ja kysymyksiin vastaamisessa on viivettä ja ei-kiireellisiä tehtäviä voidaan ottaa työlistalle vasta kesälomakauden jälkeen.

    9. Ellfolk/CSC: Kiitos kaikille kevään yhteyshenkilökokouksista ja hyvää kesää!

KOSKI-VIRTA

Kehitystilanne VIRTA-tietojen näyttämisessä

  • Useita KOSKI-tietoihin liittyviä yhteydenottoja tullut virta-osoitteeseen. Näistä keskustellaan VIRTA-tiimin ja KOSKI-tiimin palaverissa .

Status: Ei tietoa, Jonossa, Toteutuksessa, Tuotannossa (OPHlta saatujen tietojen pohjalta), Epäselvä (todettu, ettei tällä hetkellä toimi)

  • Organisaatioroolin fuusioitunut myöntäjä -näyttäminen EPÄSELVÄ
  • Hyväksilukujen näyttäminen JONOSSA
  • Kaikkien Virrassa olevien tietojen tulisi näkyä Oma opintopolussa (esim. pätevyystiedot, opinnäytetyötiedot) EI TIETOA
  • Opiskeluoikeuden nimitiedoissa ei näy viimeisintä opiskeluoikeusjaksoa TUOTANNOSSA
  • No labels