Zoom-kokouskäytännöt

Vaihdathan Zoom-kokouksessa oman nimesi muotoon "etunimi sukunimi, organisaatio". Tämä helpottaa VIRTA-tiimiä kokouksen osallistujalistan ylläpidossa.

Ohje: Klikkaa Zoom-ikkunan alapalkissa olevaa Participants-painiketta. Oikealle ilmestyy kokouksen osallistujalista. Vie hiiri oman nimesi kohdalle, klikkaa More --> Rename ja kirjoita kenttään nimesi ja organisaatiosi.

Korkeakoulujen VIRTA-yhteyshenkilöiden kokous 20.8.2024 klo 9.30-11.00

Tallenne: https://video.csc.fi/media/t/0_lutt7v89

  1. Tilannekatsaus syksyn tiedonkeruista
    1. Tiedonkeruut tietovarannosta - vuoden 2024 aikataulut
      1. Sivustolla koottuna tämän vuoden kaikkien tiedonkeruiden aikataulut
    2. Edistymisen seurannan aineiston toimitus Kelalle 19.9.2024
    3. Tilastokeskuksen opiskelijatiedonkeruu, AMK & YO. Tiedot poimitaan VIRTA-opintotietopalvelusta 2.10.2024
      1. Poiminta leikkausajankohdan (20.9.) mukaisista tiedoista suoritetaan 2.10. ja toimitetaan Tilastokeskukselle.
      2. Poimintakuvaus AMK
      3. Poimintakuvaus YO
      4. Tarkistustiedostot:
        \aineistot\tkopisk2024_KK.csv
        \aineistot\tkopisk2024_KK_tarkistus.csv
    4. Tilastokeskuksen opiskelijatiedonkeruun ennakkotiedot OKM:lle, AMK & YO, 3.10.2024,
    5. OKM:n tiedonkeruu lukuvuosimaksuvelvolliset, AMK & YO. Tiedot poimitaan VIRTA-opintotietopalvelusta 23.10.2024
      1. Muodostetaan Tilastokeskuksen opiskelijatiedonkeruun aineistosta data vipunen.fi -raportille
    6. OKM:n tiedonkeruu Opiskelijoiden opintopistekertymät (55op), AMK & YO. Tiedot poimitaan VIRTA-opintotietopalvelusta lokakuun loppupuolella. Päivä tarkentuu.
    7. Työllisyysrahaston tietopoiminta, AMK & YO. Tiedot poimitaan VIRTA-opintotietopalvelusta lokakuussa. Päivä tarkentuu.
      1. Työllisyysrahastolle on lakisääteinen peruste tietojen saamiseen. VIRTA-tietoja luovutetaan Oppijan tietovirtojen ja VIRTA-opintotietopalvelun ohjausryhmän toimeksiannosta. Korkeakoulu voi omalta osaltaan kieltää VIRTA-tietojen luovutuksen ilmoittamalla asiasta CSC:lle palveluosoitteeseen virta(at)csc.fi
    8. OKM:n tiedonkeruu Erikoistumiskoulutuksen aloittaneet, AMK & YO. Tiedot poimitaan VIRTA-opintotietopalvelusta 27.11.2024. 
  2. VIRTA-tietotarpeet OKM:n rahoittamista tohtorikoulutuksen piloteista - keskustelua toteutuksesta
    1. Majamäki/CSC: OKM lähestynyt VIRTA-tiimiä tohtoripilotteihin ja näiden erityisrahoitukseen liittyviin jatko-opintojen edistymiseen. Puhutaan n. 1000 yliopisto-opiskelijasta. Tulossa tutkimushanke, jossa seurataan tohtoripilotti-opiskelijoiden opintoja. Tarkoitus olisi, että opintojen edistymistä voisi seurata VIRTA-tietojen avulla. Kesän aikana yliopistoilta kyselty Sisu- ja Peppi-näkökulmasta, miten käytännössä olisi paras tapa hoitaa. 
      1. Opinnot tulisi ns. korvamerkitä osaksi VIRTAn suoritustietoja. Lähtökohtaisesti kuulostaisi määritelmällisesti kohtuullisen selkeältä ja yksiselitteiseltä, keitä henkilöt ovat ja mitä opiskeluoikeudet ovat, joiden kohdalla lisäluokittelua tarvitaan.
      2. Ehdotus olisi, että näitä varten VIRTAan luotaisiin uusi opiskeluoikeuden luokittelu. Toinen vaihtoehto olisi hyödyntää ns. rahoituslähdekoodistoa, mutta tämä olisi alustavan arvion mukaan työläämpi ratkaisu.
      3. OKM:n Haapamäki toivoo, että jo ensi viikolla saataisiin asiaan selvyyttä. Tiukan aikataulun vuoksi myös uusi opiskeluoikeuden luokittelu voisi olla selkeämpi ratkaisu.
    2. SP/TAU: Ymmärrän, että helppo ratkaisu (uusi opiskeluoikeuden luokittelu) mutta en tykkää, että yhdessä luokituksessa on kovin erilaisia asioita. Nyt opiskeluoikeuden luokituksessa on kaikenlaista ja on ns. roskakoodisto ja asiat ei ole keskenään missään suhteessa. Sieltä häviää opiskeluoikeuden luokittelu, koska sitähän se ei enää ole. Myöskin, miten usein ministeriö aikoo katsoa Virtasta tietoja, tapauksia vain tuhat.
    3. Majamäki/CSC: Ei tietoa, tutkimushanke vasta käynnistymässä eikä Haapamäellä käsitystä, millaista analyysia OKM:ssä aiotaan tehdä tai tuleeko kenties jotain vuosittaista raportointia. 
    4. SP/TAU: Millainen remontti kannattaa tehdä Sisuun ja Peppiin näiden tuhannen opiskelijan takia vai tehdäänkö kerran vuodessa toimintaan muutokset. Riippuu myös haluaako ministeriö kerran kuussa tietää mitä opiskelijoille kuuluu, sitten kannattaa tehdä Virtaan, mutta jos poimitaan nyt kerran ja viiden vuoden päästä niin kallis remontti tulee.
    5. PR/TY: Pepissä opiskeluoikeuden luokittelu menisi nopeasti eikä vaatisi suurempaa koodaamista. Olimme varautuneet, että toimittaisimme yhteenvedot suoraan yliopistosta kerran vuodessa. Olisi kiinnostavaa kuulla, että miten opintojen edistymistä seurataan ja miten paljon työtä pistetään mahdollisiin muutoksiin? Toki jos muita vastaavia tulossa, niin voidaan muita koodistoja, esim. rahoituslähdettä hyödyntää, mutta se vaatii enemmän työtä. Meillä Pepissä oli ajateltu, että opiskeluoikeuden tarkenteekseen ja tohtoripuoli oli jo tätä käyttänyt ja opiskelijat jo tiedossa. 
      1. Käytännössä opiskeluoikeuden tarkenteeseen tulisi Pepissä uusi lisäys. Olisi helppo toteuttaa.
    6. Majamäki/CSC: Kun tutkimushankkeesta kyse, usein näissä kun Virta-tietoja hyödynnetään, niin otetaan taustatietojakin ja muita muuttujia. Jos tiedot ei olisi Virtassa, pitäisi ne jollain tavalla yhdistää. Näistä joka tapauksessa opiskeluoikeus tulee Virtaan. Onko yhteistä näkemystä, vaatiiko tuhannen henkilön osalta liikaa työtä? Jos olisi tämä opiskeluoikeuden luokittelu, vaikkei "tyylikäs" tapa olekaan. 
    7. SP/TAU: Sisussa ei ole paikkaa tälle tiedolle, pitäisi järjestää paikka luokittelutiedolle, ja vaatisi koodausta.
    8. Majamäki/CSC: Jos päädytään tähän ratkaisuun, minkälaisella aikataululla pystyttäisiin Sisussa ottamaan työn alle?
      1. SP/TAU: Ei tietoa, en uskalla sanoa onnistuuko ensi viikolla, täytyy selvittää.
      2. TR/JY chatissa: Sari: JY:ssa olemme käyttäneet opiskeluoikeuden luokittelua ns. hätäratkaisuna. VIRTA-xml:iin se vaatii koodausta.
      3. JP/AYO chatissa: Aallon Sisussa pilottitiedot on op.oikeuden "luokttelutekijöissä". Kirjataan sinne. VIRTA-APIin vaatii toki koodausta. Meillä 13 pilottiopiskelijaa
      4. TP/UEF: Ymmärsinkö oikein, että olisi uusi luokitteluarvo? 
        1. Majamäki/CSC: Kyllä.
    9. TP/UEF: Meillä on jo opiskeluoikeuden tarkenteet tehty omaan käyttöön. Luokittelut saa Peppiin helposti, kuten jo yllä mainittu. Jos ei Sisussa toimi, voidaan miettiä muita ratkaisuja. 
    10. Majamäki/CSC: Miten Finnberg näet asian, kun heitettiin sitä, jos tavallaan nyt tällaiseen raportointiin tai tulee jokin tutkimushanke, niin jos Virtassa on vain opiskeluoikeus ilman tunnistetta, että tämä on tohtorikoulutuspilottia. Niin miten näet raportointipuolella ja tutkimuskäytössä, sittenhän ne tosiaan pitäisi yhdistää, korkeakouluilta saada lista että nämä hetut tai oppijanumerot on pilottilaisia ja ne yhdistettäisiin Virta-tietoihin meilläja  ns. raportointipuolella? 
      1. Finnberg/CSC: Tulisi pitää mahdollisimman yksinkertaisena. Vaikka opiskeluoikeuden luokittelu on sekava, se on tarkoitettu tähän. Siellä on yksi koodi, jonka perusteella pystytään hakemaan tietyt opiskeluoikeudet, se on työkalupakki tällä hetkellä. Kaikista yksinkertaisin on opiskeluoikeuden luokittelu, ei esimerkiksi koulutusmoduulitunniste ettei vapaasta tekstistä joudu keräämään tietoa. 
    11. Majamäki/CSC: Synteesinä keskustelusta, että pidän hyvänä, jotta tiedot saadaan VIRTAan. Ei vielä tietoa miten tulevina vuosina käytetään, ei jouduta tekemään tietojen yhdistelyä. Ehdotan, että mennään opiskeluoikeuden luokittelukoodiston laajennuksella eteenpäin.
      1. Jos Sisussa voitaisiin katsoa, miten on toteutettavissa. 
    12. JP/AYO: Pitääkö ottaa meidän yhteyttä Funidataan?
      1.  Majamäki/CSC: Korkeakoulujen kautta tulisi tehdä Funidataan toimeksiannot, ei CSC:llä tehdä. Osaisiko joku Sisu-korkeakoulujen edustaja kommentoida prosessista?
      2. SP/TAU: Korkeakoulut tekevät kehitystiketin asiaan liittyen.
      3. TR/JYU chatista: Funidatan integraatiokyselytunnin listalle voi myös laittaa.
    13. Tiihonen/CGI: Olin katsonut, että opiskeluoikeuden luokittelu on opiskeluoikeusjakso-kohtainen tieto. Onko ongelmaa, kun henkilö aloittaa pilottivaiheessa ja mahdollisesti jossain kohtaa lopettaa, pitääkö tällöin luoda uusi opiskeluoikeusjakso sille ajalle?
      1. Finnberg/CSC: Yksi ainoa opiskeluoikeusjakso, jossa ko. oikeus alkaa ja päättyy aikanaan, kun henkilö valmistuu.
    14. Majamäki/CSC: Ymmärsin, että pilottirahoitus ei kata koko opiskeluoikeutta, mutta kun kerran mahdollista tuoda jaksolle niin tehdään oma pilottijakso. Millä nimellä luokittelu menee? Olisiko tohtoripilotti 24-27 vai mikä? Milloin tämä tieto tarvitaan? Milloin tieto tarvitaan? 
      1. Ei kommentteja. Mietitään tätä ja palataan asiaan.
    15. Tiihonen/CGI: Ohjelmoinnin toteutuksessa taitaa tärkeämpi olla koodiarvo. Kahdeksan (8) taitaa olla seuraava vapaa opiskeluoikeuden luokittelu -koodi? 
      1. Kaikki VIRTAn opiskeluoikeuden luokittelukoodit: Tietovarannon koodistot#Opiskeluoikeudenluokittelu,Klassificeringavstudier%C3%A4tt
    16. Majamäki/CSC: Hyvä keskustelu, viestitään Haapamäen suuntaan näillä spekseillä. 
  3. VIRTA-yhteyshenkilölistan katselmointi
    1. Mäkelä/CSC: Käythän tarkistamassa listan ja tarvittaessa päivittämässä oman korkeakoulusi VIRTA-yhteyshenkilöt.
      1.  Pitää olla kirjautunut Eduuniin sisään, jotta voi muokata. Jos oikeudet puuttuu niin virta(a)csc.fi voi olla yhteyksissä.

  4. Palvelutilaukset Virta-opintotietopalvelun henkilötietojen käsittelystä

    1. Kuittaukset puuttuvat: DIAK, Haaga-Helia, LAB, LUT, MPKK, POLAMK

    2. Mäkelä/CSC: Kuittauksia toivotaan yllä mainituilta korkeakouluilta mahdollisimman pian. Jos tarvitsette lisätietoja, olettehan yhteydessa virta(a)csc.fi.
  5. Tiedoksi
    1. OPn Pivo-palvelu poistuu käytöstä 4.9.2024.
      1. Mäkelä/CSC: Ei vaadi toimenpiteitä korkeakoulujen osalta.
      2. PA/Laurea: Tästä johtuen opiskelijat ovat hankkineet Frank-opiskelijakortteja. On tullut kyselyitä aktivoidessa sovellusta, ettei tietoja saa Koski-palvelusta. Selvitin asiaa, Frank-sovellukselle ei ole annettu lupaa hakea tietoja Virta-palvelusta. Prosessi toimii tällä hetkellä niin, että opiskelija maksaa korkeakoulun opiskelijajärjestön jäsenyyden ja opiskelijajärjestö välittää tiedon maksusta Frankille. Noin viikon kuluessa maksusta opiskelija pystyy aktivoimaan kortin. 
      3. Majamäki/CSC: Frank ei ole ikinä integroitunut Virtaan. Muutama vuosi sitten oli aiheesta paljon keskustelua, mutta lopputulema on ollut se, ettei missään vaiheessa Frank ole hakenut Virtasta tietoja, vaan Koskesta.
      4. LG/Hanken(chat): Hankenilla on oma tietosiirto Frankiin.
      5. TR/JY (chat): Jollaan csv-siirto meillä ainakin Frankin taustalla.
    2. Majamäki/CSC: Muista asioista, tiedoksi että Minna Pylkkönen, palvelun omistaja on vuorotteluvapaalla ja Minnan työt jaettu Kohtasen Jukan ja minun välillä. Virta-palvelun omistajuus Helenalla. 
  6. Muut aiheet
    1. Opintopolusta korkeakouluille tulevat kysymykset liittyen opintosuoritus- ja opiskeluoikeustietoihin
      1. Päivi Aho alusti Laureassa kootun seurannan pohjalta 
      3. Aho/Laurea: Ajattelin, että pidän kesän aikana listaa opiskelijoiden kysymyksistä opintopolusta ja tiedoista sieltä. Otin viimeiset 100 tapausta, mitä opiskelijat kyselleet. Eniten kysymyksiä liittyen suorituksen keskeneräisyyteen (42%). 16% kysymyksistä liittyen miksi on opiskeluoikeus ko. korkeakoulussa ja 12% kysymyksistä siitä, miksei suoritustietoja näy Opintopolussa. Loput 30% sekalaisia kyselyitä. 
        1. Aho/Laurea: Paljon kyselyitä, miksi suoritus näkyy olevan kesken, pyydetään korjaamaan tai poistamaan tietoa, ollaan hätääntyneitä. Saatetaan pyytää korjaamaan laajuus tai suorituksen nimi. Termi "Suoritus kesken" hämmentää.
          1. Opintopolun termi: "Suoritus kesken" johtuu opiskeluoikeuden voimassaoloajasta, vaikka suoritus itsessään olisikin jo tehty.
          2. TR/JY (chat): Ei liity päivämääriin, vaan VIRTAn opiskeluoikeuden tilaan. Eli vaikka päivämäärä olisi menneisyydessä, se voi olla kesken
        2. Aho/Laurea: Nämä kyselyt työllistää paljon. Toivomus, että CSC:n kautta ja OPH:n kanssa yhteistyössä saataisiin Opintopolkuun selkeämpi ilmaus, esim. opiskeluoikeus voimassa tai opiskeluoikeus päättynyt. 
        3. Aho/Laurea: Miksi minulla on teillä opiskeluoikeus -kysymyksiä 16%. Kysyjät eivät välttämättä ole koskaan hakenut ko. korkeakouluun opiskelemaan tai koskaan opiskellut siellä. Kysymys on opiskeluoikeudesta ja opiskelijasta, jolla ei ole suorituksia. Kun opiskelija on ilmoittautunut esim. avoimeen korkeakouluun tai muuhun ei-tutkintoon johtavaan koulutuksen opintoihin, niin hänelle on muodostunut opiskeluoikeus. Siten tieto menee Virtaan ja täten Koski-palveluun ja opiskelija näkee tiedon. Tähän liittyen kysymys Virta-tiimille, että onko tarpeellista toimittaa Virtaan joka vuorokausi näiden opiskelijoiden opiskeluoikeus-tietoja, jos heillä ei ole suorituksia? Pystyisikö siirtämään ns. ei-virta-ryhmään?
        4. SP/TAU (chat): Vaikka oikeus on passivoitu, suoritus voi olla kesken. Johtuukohan siitä, että oikeudella ei ole loppupäivää?
        5. Aho/Laurea: Miksi suoritustiedot ei näy opintopoluissa-kysymyksiin liittyen, voi johtua mm. koska arvosanat on ennen v. 1994 tai koska ei ole opiskellut ko. korkeakoulussa. Vaikka suoritus olisi tehty ja arviointikin esim. sähkopostilla välitetty, niin voi olla ettei sitä ole kirjattu vielä. Tai vaikka olisi kirjattu, niin tieto ei näy reaaliajassa Opintopolussa.
          1. Opintopolussa voisi olla tieto, ettei tiedot reaaliajassa ja kestää jonkin aikaa, ennen kuin tieto näkyy siellä.
        6. TR/JY (chat): Ei. vaan siitä, ettei se ole "sovitulla tavalla" päättynyt eli valmistunut. (Opiskeluoikeuden tilakoodit 3 tai 6) Sekin herättää kysymyksiä, että suoritus on valmis, vaikkei olekaan. Eli kyse samasta ongelmasta, että tieto ei kerro suorituksesta, vaan opiskeluoikeudesta.
        7. SP/TAU (chat): Totta! Voisin jatkaa opintoja, joita en ole ikinä aloittanutkaan.
        8. PR/TY: Meillä lähestulkoon loppuivat kyselyt, kun saatiin opiskeluoikeuden tilakoodi 6, jota käytetään tutkintoon johtamattomissa koulutuksissa.
        9. TP/UEF: Meillä sama juttu kuin Turussa, koska jos opiskeluoikeuden tila on 6, ei tule selitettä ollenkaan Koskessa.
        10. Majamäki/CSC: Meillä huomenna OPH:n Koski-tiimin kanssa palaveri, voisimme käydä asiaa läpi heille. "Suoritus kesken" aiheuttaa väärinkäsityksiä. Hämärä mielikuva, että tästä olisi aiemminkin puhuttu. Mistä tieto tulee tai mistä Virtan kentistä tieto katsotaan, en ole täysin selvillä miten Opintopolun päässä menee.
          1. Avoimen opiskeluoikeudet, jossa ei suoriteta mitään. Paljon mielenkiintoa asiaan. Jokin aika sitten VIRTAsta tehtiin erillispoiminta, jossa kiinnittyi huomio avoimen "nollasuorittajiin". Tieto tarvitaan, mutta kysymys siitä, että missä vaiheessa tieto tuodaan VIRTAan. VIRTA-tiimi ei ota kantaa, vaan tiedonhyödyntäjät. Jos ei suoriteta mitään, sillekin tiedolle tarve.
        11. TP/UEF: Jos opiskeluoikeuden tila on 6, ei tullut ollenkaan "suoritus kesken" -kyselyitä. Paransi paljon tilannetta. Suosittelen ottamaan käyttöön
        12. PR/TY chatissa: Meillä halutaan näyttää Koskessa myös ne opiskeluoikeudet, joissa ei ole opintoja. Vaikka joillakin on kyllä mittava lista.
        13. Majamäki/CSC: Oletteko Laureassa ottanut tilan 6 käyttöön?
          1. Aho/Laurea: Mikä on tila 6? Mikä sen selite on?
          2. Majamäki/CSC: Päättynyt, mikäli muut tilat (1-5) eivät sovellu käytettäväksi.
        14. Aho/Laurea: Se ei ole päättynyt. Emme voi tietää, jos opiskelijalle annetaan opiskeluoikeus esim. 1.8.-31.12. ja sitten hän suorittaa opinnon lokakuussa, niin hänellä on opiskeluoikeutta vuoden loppuun asti voimassa. Jos opiskeluoikeus on vielä voimassa, eli jos päättymispäivämäärä ei ole tullut, niin se näyttää sen, että on kesken.  Tutkintoon johtavan koulutuksen opiskelijoillakin suorituksen tila kesken, siihen asti kunnes opiskelija valmistuu. Olisi hyvä antaa se aika mikä menee opintojen suorittamiseen, mutta ei ole mahdollista tietää. Näkyy, jos on aktivoitu ja passivoitu opiskeluoikeus. Avoimen opiskelijat saattavat olla voimassa, ei tehdä aina uutta roolia. 
        15. Majamäki/CSC: Puhutaan suorituksesta vaikka kyse opiskeluoikeuteen liittyvästä tiedosta, niin siinä on väärinymmärryksen kohta. Voidaan tätä suoritus kesken -problematiikkaa viedä OPH:lle. 
          1. Finnberg/CSC: Hämäävästi kirjoitettu. Nollasuorittajista - VIRTAsta kerätään tutkinnot, jotka eivät vielä ole suorittaneet mitään. On myös opiskelijoita, jotka ovat osallistuneet, mutta eivät suorita mitään. 
          2. Aho/Laurea: Tulee varmaan vielä lisääntymään kun tulee Opin.fi-palvelu, missä suorittaa opintoja.
        16. TP/UEF chat: Tarvitseeko niitä selitteitä edes olla Opintopolussa, siis suoritus kesken, suoritus valmis...?
          1. Finnberg/CSC: Pitää kysyä OPH:lta. 
        17. Majamäki/CSC: Käydään keskusteluja OPH:n kanssa, ja palataan asiaan seuraavassa VIRTA-yhteyshenkilökokouksessa.
    2. Toiveita syksyn yhteyshenkilökokouksiin
      1. Rautio/CSC: Virta-Digivisio jatkoselvitystyöstä käytiin jo VIRTA-tiimissä keskustelua, ja siitä pidetään esitys kunhan syyskuun OPTIETORin kokous on ollut, ja siellä (toivottavasti) hyväksytty loppuraportti. Käytännössä esitys olisi siis syys-lokakuussa.
    3. Kokous päättyi 10:44.
  • No labels