2024-10-22 yhteyshenkilöiden kokous

Korkeakoulujen VIRTA-yhteyshenkilöiden kokous 22.10.2024 klo 9.30-11.00

Kokouksen tallenne: https://video.csc.fi/media/t/0_v54by1zg 

Asialista

1. Tilannekatsaus syksyn tiedonkeruista
   
   1. Tiedonkeruut tietovarannosta - vuoden 2024 aikataulut
      1. Sivustolla koottuna tämän vuoden kaikkien tiedonkeruiden aikataulut
   2. Työllisyysrahaston tietopoiminta, AMK & YO. Tiedot poimittu VIRTA-opintotietopalvelusta. 
      
      1. Työllisyysrahastolle on lakisääteinen peruste tietojen saamiseen. VIRTA-tietoja luovutetaan Oppijan tietovirtojen ja VIRTA-opintotietopalvelun ohjausryhmän toimeksiannosta. Korkeakoulu voi omalta osaltaan kieltää VIRTA-tietojen luovutuksen ilmoittamalla asiasta CSC:lle palveluosoitteeseen virta(at)csc.fi
   3. OKM:n tiedonkeruu lukuvuosimaksuvelvolliset, AMK & YO. Tiedot poimitaan VIRTA-opintotietopalvelusta 23.10.2024
      
      1. Muodostetaan Tilastokeskuksen opiskelijatiedonkeruun aineistosta data vipunen.fi -raportille
   4. OKM:n tiedonkeruu Opiskelijoiden opintopistekertymät (55op), AMK & YO. Tiedot poimitaan VIRTA-opintotietopalvelusta 24.10.2024.
   5. OKM:n tiedonkeruu Erikoistumiskoulutuksen aloittaneet, AMK & YO. Tiedot poimitaan VIRTA-opintotietopalvelusta 27.11.2024. 
   6. Alustava aikataulu vuoden 2025 tiedonkeruista
2. Opiskeluoikeuden tilakoodin 6 käytön periaatteet 
   
   1. Helena Majamäki/CSC alusti aiheesta. Päivitystyössä aikanaan työstetty koodeja 3 ja 6.  
      1. Koodi 6 on ns. uusi, jota käytettäisiin muun muassa määräaikaisille tutkintoon johtamattomile opiskeluoikeuksille, jotka ovat päättyneet. Näistä mainittakoon esimerkkinä avoimen korkeakoulutuksen opiskeluoikeudet.
      2. Nyt kun koodia on otettu käyttöön, dataa on Virta-tiimissä tutkailtu ja on herännyt ajatus, onko esim. avoimen oikeuksia laitettu koodille 6 ilman tarkastelua, onko opintoja saanut tehtyä. 
      3. Finnberg/CSC esitteli excelistä dataa ja miltä määrät näyttävät 3 ja 6 koodeilla. Volyymit ja erot suuria, opiskeluoikeuden tilakoodeja on käytetty väärin. Tilan 6 mukaan päättyneitä on monin kertaisesti koodiin 3 verrattuna, vaikka koodia 3 tulisi olla huomattavasti enemmän. Epäillään, että jotain väärintulkintaa ohjeissa.
   2. KA/Arcada: Otettiinko koodi 6 käyttöön, jotta ko. opiskelijat eivät sekaantuisi koodin 3 mukaisiin? Ja myös siksi, ettei kukaan oikeastaan seuraa, valmistuuko nämä avoimen korkeakouluopiskelijat ikinä. 
      1. Koodi 6 tulisi viedä, kun määräaikainen opiskeluoikeus on päättynyt. Oletan, että tämä vaatisi ns. manuaalista työtä, jotta ko. opiskeluoikeuden saisi merkittyä, koska Sisu antaa automaattisesti tilakoodin 3. Arcadan osalta ei ole vielä katsottu, miten voidaan tuoda 3 koodit Sisun kautta, koska Sisu generoi 6 koodit automaattisesti. 
      2. Finnberg/CSC: Haluttiin ottaa keskusteluun, koska on järjestelmäpuolella tehty linjaus, että suoraan käytetään tila 6:sta samalla tavalla kuin tila 3 on aiemmin ollut. Nyt hieman sekavaa. Painopiste volyymeissa pitäisi olla päin vastoin.
      3. MT/LY chatista: Tila 6 tutkintoonjohtamaton opiskeluoikeus, jossa määräaikaisen opiskeluoikeuden voimassaolo on päättynyt.
      4. TR/JUY chatista: SISUssakaan "valmistumislogiikkaa" ei ole kaiken tyyppisille koulutuksille toteutettu. Erikoistumiskoulutukset taisi olla se tärkein juttu, minkä vuoksi se toteutettiin.
   3. TP/UEF: Silloin kun keskustelua käytiin kun 6 koodi tuli, ymmärsin, että koodi 6 haluttiin nimenomaan siksi, että ei-tutkintoon johtavat erotettaisiin tutkintoon johtavista. Tiettyjä poikkeamia voisi olla, joilla voisi laittaa 3 = valmistunut, joka on lähinnä tutkinto-oikeuksia, ja siihen rinnastettavia vahvempia erillisoikeuksia, esim. erikoistumiskoulutukset. Siihen voisi halutessaan 3:seen laittaa niitä päättymisiä, mutta että 6 olisi ei-tutkintoon johtavia, nimenomaan avoimen oikeuksille, oli suoritettu loppuun tai ei. Jotakin on väärin ymmärretty. Toki voi korjata, pitää sitten selkeästi sanoa, mitä pitää muutta. Meillä avoimen volyymit niin suuria, että on joko 3 tai 6. Ei yksittäin voida kattoa, ketkä on suorittanut opinnot ja ketkä jättänyt tekemättä. Sitten pitää laittaa avoimille päättymiskoodi 3 eikä pysty erittelemään onko suorittanut opintonsa vai ei.
      1. Finnberg/CSC: Tila 6 pitäisi jäädä niille, ketkä jättää syystä tai toisesta opinnot suorittamatta loppuun. Pääsääntöisesti 0-suoritukset jäisi tila 6:seen, jos joku sääntö pitää laittaa, mielummin niin että kaikki avoimen suorittaneet ovat tila 3 ja ketkä ei suorittaneet mitään olisi 6. 
      2. JP/VY chatista: Ei meillä ole mahdollisuuksia seurata opiskeluoikeuskohtaisesti, kuka on suorittanut avoimen opintonsa ja kuka ei, kaikki avoimen opiskeluoikeudet sekä erillisoikeudet päätetään samalla päättymiskoodilla, jonka virta-opiskeluoikeudentila on 6.
      3. PR-E/TY chatista: Pätevyyden tuottavissa opinnoissa käytämme koodia 3, muissa tutkintoon johtamattomissa 6 (pyynnöstä laitettu koodi 3, koska on manuaalista työtä)
      4. TR/JYU chatista: 6 on minunkin mielestä kaatoluokka. 3 perustettiin nimenomaan niille, jotka vastaavat suunnilleen tutkinto-opiskelijan valmistumista, esim. erikoistumiskoulutukset, jotka saavat siitä ihan todistuksen. Avoimen yksittäisestä opinnosta ei saa, eikä nykyisellään opiskeluoikeus pääty opinnon suorittamiseen, vaan määräajan päättymiseen.
      5. AT/HAMK chatista: Päättymistieto tulee automaattisesti eikä se katso onko opiskelijalla suorituksia
      6. EA/HY chatista: Mihin käytetään tietoa, onko avoimen oikeuden päättymiskoodi 3 vai 6?
   4. Majamäki/CSC: Hyvää keskustelua ja selvästi ollut erilaista tulkintaa asiasta. On ollut tiedossa, ettei välttämättä ole mahdollista tunnistaa avoimen opinnoista että miten ovat päättyneet. Näkisin, että on syytä viilata näitä käyttöesimerkkejä. Jotkin kohdista melko suoraviivaisia (viittaa tilakooditaulukkoon), mutta rivien välissä viimeisessä kohdassa on esimerkiksi epäselvyyttä. Selvästi paljon herättää ajatuksia.
   5. PA/Laurea: Asia oli selkeä ja ymmärretty, kun tila 6 tuli. Meillä on avoimen korkeakoulutuken opiskelijalla oletusarvoisesti tila 6. Kun mietitään, onko opinnot päättyneet tarkoitetulla tavalla, niin mikä tarkoitettu tapa on - me ei voida sitä tietää. Voidaan tietää sitä sillä tavalla, että sieltä on esim. 1 op tai jokin suoritus tullut. Avoimen opiskelijat, kuten ristiinopiskelijat, läpäisevyys on heikkoa (50-60%). Miten tämä voitaisiin tehdä, niin vasta kun opiskelijoiden opiskeluoikeudet ovat päättyneet ja sitten katsotaan, kuka on suorittanut pisteitä ja kuka ei, ja sen mukaan laitettaisiin päättymiskoodi. Sen voi tehdä vasta, kun tilanne selvillä. Avoimien opintojen kohdalla, opiskelija kenen opiskeluoikeus päättynyt (pisteillä tai ilman), hän tuleekin uudelleen, ja voi tulla pisteitä. Paljon käsitöitä. Minkä vuoksi meidän tulee toimittaa Virtaan opiskelijoiden tietoja, jotka eivät suorita mitään? Tästä sitten aiheutuu haasteita Koskessa, kun näkyy että henkilö on opiskellut Laureassa. Näkisin, että tätä pitäisi pohtia.
      1. Majamäki/CSC: Avoimen korkeakouluopetuksen osalta on varmasti kiinnostavaa, miten paljon on näitä 0-suorittajia. Eli ei mielestäni turhaa tietoa.
   6. SP/TAU: Tämä koodin 6 käyttöönotto on meitä helpottanut, koska Opintopolussa tai Koskessa ei näy keskeneräisiä ei-tutkintoon johtavien osalta.
      1. KS/TAU chatista: Palautteet Koskessa olevista Kesken -tilaisista opiskeluoikeuksista on tyystin loppuneet, kun "saatiin" tuo päättynyt -tila näihin tutkintoon johtamattomiin opintoihin. Tästä opiskelijoillekin päin näkyvästä informaation näkökulmasta tuo muutos ollut ehdottoman tervetullut. 
      2. Mitä haasteita tästä on syntynyt? Kun päättymistilat on ns. väärinpäin. 
         1. Majamäki/CSC: Ei vielä mitään konkreettista haittaa, mutta Virta-tiedot olisi tärkeää olla oikeat, koska joku tiedonhyödyntäjä em. tietoja oletusarvoisesti kaipaa.
      3. Näkisin, että jos valmistumisesta seuraa esim. pätevyys, niin nämä tulee olla kunnossa, mutta muuten näkisin, että tästä tulee lisää turhaa työtä. 
   7. LG/Hanken: Eikö ongelma ole siinä, että avoimen opiskeluoikeudet olisi opintojaksokohtaisia eikä henkilökohtaisia? Sisussa voimassaolo määrittyy opintojakson mukaan, ja kun tulee seuraavan kerran käyttää samaa oikeutta, tila vain muuttuu. Ja jos kolmesta suorituksesta jää yksi suorittamatta, kai se olisi 6 eikä 3? Sitten nämä tiedot meillä on varmasti oikein, tätä tapahtuu kokoajan, että ostetaan liikaa opintojaksoja.
      1. Majamäki/CSC: En muista keskusteltiinko tästä avoimen opiskeluoikeuksista. Summa summarum, kuulostaa että on harvinaista ja jopa mahdotonta, että avoimen opinnoissa 3:sta käytettäisiin. Jos taulukkoon muotoiltaisiin määritelmä uusiksi.
      2. PH/Humak chatista: Ehkä ainoa miten tuon saisi jotenkin järkeväksi esim. Avoimen puolella olisi se että opintohallintojärjestelmä tutkisi että onko päättyneessä opiskeluoikeudessa suorittamattomia opintoja... jos yksikin löytyy, niin virtaan lähtisi koodi 6 ja jos ei ole niin lähtisi koodi 3 tms
      3. AT/Hamk chatista: opiskeluoikeuden tila 3 kuvauksessa sanotaan, ettei se voi muuttua takaisin muuhun tilaan eli sitä ei voi enää uudelleen aktivoida. Avoimen opiskelijat aktivoituvat "kokoajan" uudelleen
      4. RK/Xamk chatista: Ei mitään mahdollisuutta avoimen opiskelijoiden osalta seurailla, kuka on suorittanut opinnot ja kuka ei. Ihan älyttömän työllistävää, tulee kuormittamaan tekijöitä huomattavasti.
      5. PN/Metropolia chatista: Esim. maksullisen järjestelmän kautta tulleelle avoimen opiskelijalle järjestelmä (Peppi) laittaa automaattisesti koodin 6 ilmoittautumisen kohteen päättymispäivän perusteella.
   8.  EO/Centria: Kyllä tuntuu mahdottomalta tämä käsityö, varsinkin kun oikeutta saatetaan jatkaa. Vielä sitä kysyisin, mikä merkitys tällä on? Mitä ongelmia seuraisi siitä, että 6 on näin laajasti käytössä. Siihen haluaisin vielä asian avaamista.
      1. Majamäki/CSC: Kelallehan tätä koodia menee. 
      2. Finnberg/CSC: Kelalle menee näistä tila 6:sta käännetty tieto opintojen päättymisestä keskeytys K-koodilla. Kela haluaa tiedot joidenkin  ei tutkintoon johtavien opiskeluoikeuksien päättymisestä ja kun uusi tila 6 perustettiin sovittiin että toimitetaan nämä päättyneet K-koodilla, mutta tätä K tietoa ei kuitenkaan käytetä automaattisiin opintotuen lakkautuksiin.
   9. Majamäki/CSC: Koska isoja volyymeja, haluttiin varmistaa että miten tämä menee. Kyllä erillispoimintoja tehdään. Ei suoraan kommentoitu, tarvitseeko käyttötapaukset vielä viilausta, niin jäädään tätä pohtimaan ja vaikka seuraavassa kokouksessa esiteltäisiin käyttötapauslistaa ja periaatteita, miten tilakoodia 6 käytettäisiin.
      1. TP/UEF: Aikaisemmin avoimessa laitettiin 3, kun tuli 6 käyttöön niin käytettiin sitä. Muutosta ei vaikea tehdä takaisinpäin, mutta yksittäin hankala katsoa ja pitäisi jälkikäteen seurata eikä tähän ole työkalua. Halutaanko sellainen tilanne. että kaikilla on 3 ja oikeat valmistuneet tutkinto-opiskelijat ja kelpoisuudet. haluttaisiin 3 ja muut 6. Jos halutaan 3 lisää niin ei sitten 6 tulisi paljoa, kun ei voida yksittäin seulomaan. Ota tai jätä -tilanne nykytilanteessa.
      2. Majamäki/CSC: Ei ole CSC:n tai Virta-tiimin tahdosta kyse, vaan haluttiin varmistaa miten käytetään ja mitkä mahdollisuudet korkeakouluissa tunnistaa, tarkoitus ei ole massana lykätä tietoja. Valaisevaa keskustelua.
      3. Finnberg/CSC: Uusi tilakoodi 6 näyttää toimineen nyt hyvin ainakin erikoistumiskoulutusten kannalta nyt parantanut ei-valmistuneiden todellisen tilan määrittelyä. Tila koodilla 3 tulevat ne jotka suorittaneet erikoistumiskoulutuksen opinnot  loppuun, muut kesken jättneet tila 6.
         1. Kela halusi näitä tarkkailla keskeyttäneiden osalta, sillä tällä voi olla vaikutusta opintotukeen ei-aktiivisten opintojen näkökulmasta. Ei ole vielä kysytty Kelalta miten isot volyymit näkyneet Kelan päässä. Avoimessa opiskelevat eivät kuulu Kelan seurattaviin. Näiden avoimen tila 6 ei siis Kelalle mene.
         2. TR/JY chatista: Ei KELAlla ole päättynyt. On vain W = valmistunut, K = keskeyttänyt ja L = läsnäolo. Mutta kuinka moni avoimen opiskelija saa opintotukea? Tuo KELAn tiedonsiirto on jostain vuodelta 198? 
      4. PA/Laurea: Tehtävissä mielestäni, mutta jälkikäteen.
         1. AT/Hamk chatista: Maksullisen kautta tulleita päättymiskoodeja ei pääse muokkaamaan!
         2. KK/Arcada chatista: Sisun kanssa ei ole yhtä helppoa korjata tämä jälkikäteen, kuten ehkä Pepissä näyttää olla...
         3. HR/Taideyliopisto chatista: Suorituksia voidaan kirjata opiskelijalle opiskeluoikeuden päättymisen jälkeenkin (suorituspäivä opiskeluoikeuden sisällä toki)
   10. Mäkelä/CSC: Näyttäisi, että koodien käyttö on tunnistettu korkeakouluissa yhteneväisellä tavalla, mutta käyttöä tulisi vielä tarkastella.
       1. Finnberg/CSC: Loppuun vielä totean, ettei tässä haluta lisätöitä kenellekään tuottaa.  
       2. MT/LY: Juurikin tästä, että jos lähdetään muuttamaan koodien käyttöä, niin tämä tuottaa korkeakouluille paljon lisätyötä. Me ei korkeakouluissa ymmärretä mitä merkitystä tällä. 
   11. Virta-tiimi miettii vielä asiaa ja palaavat  mahdollisesti tarvittaessa asiaan seuraavissa kokouksissa. 
3. Työn alla olevat tietomallimuutokset - tilannetietoa
   1. Jotpan tietotarpeet
      1. Majamäki/CSC alusti aiheesta. Asiaa käsitelty Jotpan asiantuntijakokouksessa. Asiaa edistetään omalla tahdillaan, ei priorisoitu kiireelliseksi. Viimeistään alkuvuoteen mennessä saadaan Virtan puolelta tehtyä. 
      2. MT/LY: Missä tässä asianumerossa kyse, voiko tarkentaa? Tuleeko perusrekistereistä vai muualta?
      3. Rautio/CSC: Jotpa-asianumero tulee viimeistään siinä vaiheessa, kun korkeakoulu saa rahoituspäätöksen. Asianumero tulee aikanaan Opintopolun koodistoon, ja koodin avulla Jotpa voi aikanaan tarkastella ja arvioida lakisääteistä tehtäväänsä eli koulutuksen vaikuttavuutta. Asianumeroita tulee koko ajan lisää, nyt yli 400 kappaletta.
      4. Finnberg/CSC: Pepin tai Sisun puolella voi jo valmistelua tehdä niin että, ko. koodisto perustetaan ja koodit haetaan koodistopalvelusta. Nyt siellä on yli 400 kaikkien rahoituspäätösten mukaiset. Koodisto kaikkien käytettävissä ja valmistelutyö käyttöönottoon voinee laittaa käyntiin.
      5. MT/LY: Toisin sanoen meidän pitää oman perusrekisteriin lisätä koodisto ja opiskeluoikeuksiin tietoja.
         1. Opiskeluoikeuteen liitettävä tieto, eli Jotpa-rahoitettuihin opiskeluoikeuksiin.
      6. PH/Humak: Jos opiskelija tekee monta Jotpaa, jokaiselle pitää tehdä uusi opiskeluoikeus?
         1. Rautio ja Finnberg/CSC: Käytännössä kyllä. Jokaisesessa Jotpa rahoitetulla opiskeluoikeudella oma asianumero, ja sillä koulutuksella on rahoituspäätös. Jotpa pystyy asianumerolla kohdistaa suoritukset oikein seurannassa. Nyt on ollut hankalaa ja työlästä Jotpan puolella kohdistaa oikein.
            Valintakysymys viekö vain omat Jotpaasianumerot oman rekisterin koodistoon vaiko kaikki.
         2. HR/Taideyliopisto chatista: Eikö ollutkin niin, että riittää, että koodistoon vie vain ne asianumerot, jotka koskee omaa korkeakoulua. Ei tarvita kaikkia 400 koodia kaikilile?
            1. Rautio ja Finnberg/CSC: Tämä on teillä päätettävissä. Voitte tuoda kaikki koodit tai vain oman korkeakoulunne Jotpa-asiointinumerot. Valintakysymys. Ehkä vähentää väärinkirjauksia jos käytössä on vain omat koodit.
               
         3. MT/LY: Onko Peppi porukka valmistellut tätä Jotpa-asiointinumero koodistoa ja opiskeluoikeus asiaa järjestelmään johonkin tulevaan versioon?
            1. Rautio/CSC: Tietääksemme työ tämän osalta on aloitettu niin Pepin kuin Sisun puolella. 
            2. TP/UEF chatista: Peppi-tiketti: https://jira.metropolia.fi/browse/PK-2576
            3. SP/TAU chatista: Sisu-tiketti on https://funidata.atlassian.net/browse/SISU-35094
   2. Tohtoripilotit
      1. Majamäki/CSC alusti aiheesta. OKM:n kanssa keskusteltu ja sieltä suunnasta tullut pyyntö, että tätä työstettäisiin ja Virtassa tunnistettaisiin tohtoripilotit, koska mukana myös seurantatutkimus. Tietoa tullut vajavaisesti, mitä tohtoripilotit ja tutkimushanke käytännössä tarkoittavat. Saatiin vihreää valoa sille, että riittäisi opiskeluoikeuden luokittelun koodiston laajennus, eli kaikki tunnistettaisiin samalla tohtoripilotti-tunnisteella. Vaikutti selkeältä, mutta tuli vielä lisätarvetta ja tämä tunniste ei riittäisi. Käytännössä puhutaan monesta tohtoripilotista ja korkeakoulujen yhteistyöstä, mitä hanke seuraa. Toivotaan, että saadaan lisätietoa tästä ja miten lähdetään edistämään. Katsotaan, käytetäänkö rahoituslähdettä vai vaatiiko oman koodistonsa (kuten Jotpa). Tarve vasta onneksi ensi vuoden puolella. 
      2. SP/TAU: Pohdintaa sanasta "pilotti", miten paljon kannattaa laittaa paukkuja tähän että lähdetään kehittämään Virtaa, Peppiä ja Sisua vs. että tehdään perinteisesti tiedon poiminta?
         1. Majamäki/CSC: Hyvä kysymys. Tutkimushankkeen väen ja Haapamäen kanssa keskusteltu. että voi olla tarpeen seurata asiaa enemmänkin ja tietoa mahdollisesti menisi Tilastokeskuksellekin. Ylipäätään jatkokoulutuksessa ei ole Virta-tietoja laajasti käytetty niin sitäkin tässä halutaan kehittää. Tutkimushankkeella olisi suosituksia miten ylipäätään korkeakoulut kirjaisi ajantasaisesti tohtorikoulutuksien etenemisestä. Puhe oli että tutkimushankkeen edustajat tulisi kokoukseen kertomaan. Paljon siis muitakin asioita tässä mietinnässä, kuin vain tämä pilotti.
         2. SP/TAU: Hyvä asia, että tohtorikoulutuksen tiedonkeruu kehittyy. Mutta kannattaako aloittaa järjestelmäkehityksellä vai miten, teillä paras ymmärrys.
         3. Majamäki/CSC: Hyviä nostoja ja näitä hyvä tuoda esille.  
            1. Palataan asiaan, kun saatu lisätietoja. 
4. Lääketieteen ja hammaslääketieteen koulutuksissa tulee käyttöön kaksiportainen opiskeluoikeus syksystä 2025 alkaen, Helena Aaltonen Tilastokeskukselta alustaa
   
   1. Käytänteet siirtymäaikana koulutuskoodeissa
   2. Aaltonen/TK: Lääkäreille tulee kaksivaiheinen tutkinto, kandidaatti 3v ja lisensiaatti 3v. Hammaslääkäreillä kandidaatti 3v ja lisensiaatti 2,5v. 
      1. Tätä varten olisi tärkeää ottaa käyttöön uudet tutkintokoodit, jotka tulee erottaa 1970-luvulla käytössä olleista ns. vanhan mallisista kandidaatin koodeista.
      2. Siirtymäajasta ei ole vielä tietoa.
   3. Mäkelä/CSC: Palataan tähän, kun asia etenee.
5. Tiedoksi
   1. 55 op laskentaan tulossa mukaan kolme uutta saraketta ensi vuonna: kunta, kieli ja kansalaisuus
      1. Mäkelä/CSC: Ei koske vielä tämän syksyn tiedonkeruuta.
6. Muut aiheet