2024-12-10 yhteyshenkilöiden kokous

Korkeakoulujen VIRTA-yhteyshenkilöiden kokous 10.12.2024 klo 9.30-11.00

Tallenne: https://video.csc.fi/media/t/0_1f9jmema

Vieraana: Juhani Saari ja Sara Koivuranta (Tilastokeskus)

Muistio

1. Tilannekatsaus tiedonkeruista
   
   1. Tiedonkeruut tietovarannosta - vuoden 2025 aikataulut
      1. Sivustolla koottuna ensi vuoden kaikkien tiedonkeruiden aikataulut
2. Tilastokeskuksen Eurostudent-kysely 
   1. Saatekirje lähetetty korkeakouluille 9.12.
   2. Eurostudent-sivu (täydentyy vielä)
   3. Eurostudent-kysely toteutetaan OKM:n toimeksiannosta nyt viidettä kertaa helmikuun lopussa.
      
      1. Tätä varten tarvitaan korkeakouluilta yhteystiedot opiskelijoista.
      2. Samassa muodossa kuin edellisetkin toimitettu.
      3. TI/TuAMK: Milloin tiedosto on saatavilla?
         1. Merikanto ja Finnberg/CSC: Vuodenvaihteen jälkeen, ulkomuistista sanottuna, helmikuussa.
         2. SP/TAU chatista: Vuonna 2022 tiedosto näkyy tulleen 31.1. ja palautuspäivä on ollut 14.2.
      4. EO/Centria: Riittääkö, että on vain koulun sähköpostiosoite?
         
         1. Saari: Mikäli toissijainen sähköposti on saatavilla, otamme vastaan. Jos ensisijainen ei toimi, olisi varalle toinen. 
      5. MT/LaY Kirjeessä luki, että 20.9. läsnäolevat perustutkinto-opiskelijat otetaan. Ne, jotka on valmistuneet tai keskeyttäneitä, poistetaan. Toinen asia, jos tammikuun lopussa tulee pyyntö, on tiukka aikataulu. 
         
         1. Saari/TK: Tutkimuksenperusjoukko 20.9. läsnäolevat opiskelijat. Sen jälkeen valmistuneet tai opintonsa keskeyttäneet pudotetaan pois aineistosta. Jos poiminta tehdään samoilla kriteereillä kun lokakuussa, siitä joukosta pois valmistuneet ja keskeyttäneet. Ei tarvitse siihen lisätä uusia. Haluamme olla aikataulun suhteen joustavia. Jos joulukuussa halutaan tiedot toimitaa, se sopii. Tutkimuksen kannalta keskeistä, että tiedot olisivat kattavia. Olisi parempi, mitä lähempänä länsäolotieto olisi tutkimuksen ajankohtaa (maaliskuu). 
            
      6. PH/Humak chatista: Jätetäänkö hetu tyhjäksi, mikäli se puuttuu?
         1. Saari/TK: Hetu puuttuu vain henkilöiltä, jotka eivät ole vielä hetua saaneet. Nämä käytännössä pudotetaan lopullisesta aineistosta pois, näiden tietoja ei siis tarvita.
      7. TI/TuAMK chatista: Tuleeko jokin ilmoitus, kun tiedot on saatavilla?
         1. Merikanto/CSC: Voimme laittaa ilmoituksen, kun tiedostot ovat saatavilla VIRTAn SFTP:llä.
      8. PH/Humak chatista: Puhelinnro-formaattina on mainittu 050-tyyppinen? Varmistaisin vain, että ette halua +358-alkuista formaattia? Ulkomaalaisilla lienee usein jokin muu alku numerossa.
         1. Saari/TK: Meille käy kumpi vain mainituista puhelinnumeroformateista.
         2. Finnberg/CSC: Aiemmin on ollut että siinä muodossa kuin ovat korkeakoulujen rekistereistä saatavissa, ei siis ole tarvinnut muokata tiettyyn muotoon. Tärkeintä että on tunnistettavissa puhelinnumerona. Jos on data Excelin kautta käytetty, etteivät puhelinnumerot sen jälkeen ole eksponentiaalisessa  muodossa kuten 1,23E+10 josta ei millään saa selville alkuperäistä puhelinnumeroa. Näitä tapauksia oli viimeksi joidenkin korkeakoulujen vastaustiedostoissa, jotka sitten piti pyytää uudestaan korjatut tiedot.
      9. JP/AYO: Onko opiskelijalle tarjottava tietosuojailmoitus tarjolla?
         1. Saari/TK: Asia on OKM:n ja meidän lakimiesten käsittelyssä joulu-tammikuussa, ja se tulee korkeakoulujen vilkaistavaksi ennen kun tutkimus käynnistyy. Voinemme sen korkeakouluille toimittaa. 
3. Virtan elinkaari ja Virtan toimintakyvyn varmistaminen
   1. Korkeakoulujen tiedonsiirtojen ajankohdat
   2. Rautio/CSC: Aihe linkittyy myös 3.12.2024 olleeseen OPTIETORin kokoukseen. Käytännössä VIRTAn elinkaari on päättymässä, sillä palvelu on ollut 10 vuotta tuotannossa, ja tänä aikana palvelusta on muodostunut todella suuri, koska VIRTAn datamassa kasvaa oletusarvoisesti joka päivä. 
      1. Nyky-VIRTA tulee turvata niin kauan kun uudet ratkaisut käytettävissä. Tähän liittyen OPTIETOR puolsi ehdottamiamme toimenpiteitä VIRTAn toimintakyvyn turvaamiseksi. 
   3. Rautio/CSC: Merkittävänä toimenpiteenä olisi ns. ruuhkahuippujen karsiminen. Aamuyön ja aamun aikana ruuhkaa tiedonsiirroissa ja isoja korkeakouluja siirtää dataa samaan aikaan. 
      1. Iltaisin klo 18-24 välissä olisi paljon vapaita ajankohtia tiedonsiirroille. 
      2. OPTIETORissa keskusteltiin myös, että mitä tiedonsiirtoajan muuttaminen (iltaan) käytännössä tarkoittaisi.
         1. VIRTAn uusi datamassa olisi saatavilla muutama tunti myöhemmin rajapinnasta.
      3. OPTIETORissa puollettiin, että tehdään tiedonsiirtoaikatauluihin muutoksia, jottei koko VIRTA sakkaa. 
   4. Finnberg/CSC: Olisi hyvä, jos aamusta saisi osan isoista korkeakouluista klo 17 jälkeiseen aikaan. Tämä auttaisi tasaamaan palvelimen kuormitusta. 
      1. Tietojen siirtyminen rajapintaan myöhästyy joka tapauksessa jos tapahtuu jotakin, häiriötilanne joka katkaisee käsittelyprosessit, juuri kun moni korkeakoulu siirtää tietojaan samaan aikaan. Viime aikoina on usein ollut häiriöitä aamupäivällä. 
      2. Tärkeää olisi tehdä korjaukset ennen kuin näkyvät esim. rajapinnassa tiedon hyödyntäjille. 
   5. HR/Taiyo: Mitä toimenpiteitä tarkoittaisi meidän päässä? 
      1. Finnberg/CSC: Haluttaisiin siirtää osa korkeakoulujen tiedonsiirroista iltaan. Tasaisempi virta, pois ruuhkahuiput jossa 3-5 samaan aikaan, että olisi korkeintaan 2 yhtäaikaista. Siirto jolla merkitystä kuormitukseen koskisi ensisijaisesti isoja korkeakouluja.
   6. PA/Laurea: Ei suurta merkitystä korkeakouluille, milloin tiedot siirtyy. Voin todeta, että Laurea voi siirtyä. Voisiko CSC:n VIRTA-tiimi tehdä ehdotuksen korkeakouluille siirtoajoista? 
      1. Finnberg/CSC: Voidaan tehdä aikatauluehdotus ja lähettää niille, joita koskisi ja sitten tarvittaessa neuvotellaan. Isoimmat korkeakoulut olisi hyvä saada siirrettyä etteivät ole samaan aikaan. 
         
   7. SP/TAU chatista: CSC:llä on paras asiantuntemus aiheeseen liittyen, päättäkää te.
   8. PT/Lapin AMK: Palataan alkuperäiseen systeemiin, jossa jokaisella korkeakoululla oli oma siirtoikkuna. Miten ollaan ajauduttu nykytilanteeseen: ensinnäkin, kun aineisto tuotetaan, se kuormittaa opintohallinnon järjestelmiä. Siellä pyritään löytämään hiljainen aika. Toiseksi, kun VIRTAn päässä käsitelty aineisto, niin missä kohtaa työpäivää tarkistusaineistojen vertailuja pystytään tekemään. Jos CSC pystyy kuormitusdatan pohjalta tekemään esityksen yhteiseksi hyväksi, niin tämä on varmasti helpoin tapa saada kuormitusta jaettua. 
   9. Finnberg/CSC: Tehdään ehdotus, ja toivotaan, että päästää hyvään lopputulokseen jolla pärjätään pari vuotta vielä. 
4. KOOTuen ja Optietorin yhteiskokouksen 3.12. terveiset
   1. Agenda
   2. Rautio/CSC: KOOTuki-OPTIETOR-yhteiskokouksessa keskusteltiin Virtan korvaavasta ratkaisusta.
      1. Uutisena kerrottakoon, että jatkoselvityksessä tunnistettu ratkaisuvaihtoehto 1b on valittu toteutustavaksi. Käytännössä rakennetaan jäädytetyn datan palvelu, jolla vastataan erityisesti erillisiin tietopoimintoihin. 
      2. Erityisesti viranomaisten operatiivinen käyttö tapahtuisi OPH:n Koski-luovutuspalvelun kautta.
      3. Uuden toteutuksen aikataulusta ei ole vielä tietoa, sillä asia linkittyy myös muun muassa Digivision tietoalustan rakentamiseen ja OPH:n Koski-palveluun.
   3. Rautio/CSC: VIRTAn seuraavan ratkaisun jälkeen yhteiskokouksessa oli vuorossa paneelikeskustelu toimialan ICT-ohjauksesta, jossa puhuivat muun muassa OKM:n ja OPH:n johtajat. Keskustelu pysyi hyvin ylätasolla. 
   4. Rautio/CSC: Yhteiskokouksen jälkeen oli OPTIETORin oma kokous, jossa Virtan elinkaari ja mainitut korkeakoulujen tiedonsiirrot keskustelussa.
      1. Tiedoksi yhteyshenkilöille, että nyky-OPTIETORin kausi päättyy vuoden lopussa. Ministeriö on näillä näkymin nimittämässä uuden ryhmän "Virta 1.0" varten. Kausi jäänee lyhyemmäksi, kuin nykyisen ohjausryhmän, mutta kesto on auki.
      2. "Virta 2.0:n" ohjausryhmä todennäköisesti nimitettäneen aikanaan, mutta tämäkin on vielä auki. Uusi ohjausryhmä nyky-VIRTAn osalta aloittaisi arviolta maaliskuussa 2025. Nimeämispyynnöt lähdössä todennäköisesti vuodenvaihteen jälkeen. 
5. Kevään 2025 yhteyshenkilökokoukset klo 9.30-11.00. Kalenterikutsut joulunkuun aikana Virta-yhteyshenkilöiden listalle.
   
   1. 21.1. 
   2. 11.2. 
   3. 4.3. 
   4. 25.3. 
   5. 15.4. 
   6. 6.5. 
   7. 3.6.
6. Tiedoksi
   1. Tiedonsiirtojen testiorganisaatiot ovat väliaikaisia. Pyydettäessä VIRTA-tiimi voi luoda väliaikaisen testiorganisaation uudestaan, jos ehditty poistaa aiempi. 
   2. Hetuttomien huomioiminen jatkuvan oppimisen opintopisteissä tilastovuodesta 2024 alkaen, ei koske aiempia
      
      1. https://wiki.eduuni.fi/display/CSCVIRTA/Opintopistetiedonkeruu+AMK
         https://wiki.eduuni.fi/display/CSCVIRTA/Opintopistetiedonkeruu+YO
         Lisätty teksti: "+ Suorittajalla pitää olla suomalainen henkilötunnus"
      2. Muun kuin korkeakouluyhteistyössä suoritetut pisteet rinnastetaan avoimen opetuksen pisteisiin, eli pitää olla hetu.
         
      3. Finnberg/CSC: Suorittajalla pitää olla suomalainen henkilötunnus näissä jatkuvan oppimisen opintopisteissä jotta lasketaan mukaan OKM pisteiden keruussa. 
         
      4. AT/Hamk: Sain Jotpa-rahoitetusta koulutuksesta kysymyksen. Koulutuksen tiedot ovat siirtyneet Virtaan, vaikka ei saisi viedä Virtaan, vaan pelkästään Koskeen. 
         1. Rautio/CSC: Riippuu millainen koulutus kyseessä. Koskessa on olemassa ns. Jotpa-Koski. On koulutuksia, ei-säännellyt, jotka eivät saa mennä Virtaan. Esimerkiksi rahalla hankittavat räätälöidyt kurssit, jotka on Jotpan hankinnan mukaisesti toteutettu. 
         2. PN/Metropolia chatista: Varmaan kyse on ei säännellystä koulutuksesta, jota ei saa viedä Virtaan. Meillä ainakin on juuri alkamassa ko. tyyppisiä koulutuksia.
         3. PN/Metropolia: Laita Ei-virta-ryhmä Pepissä. 
      5. RK/Xamk chatista: Koskeeko hetuttomien poisjääminen raportteja mistä alkaen? Vuoden 2024 tietoja?
         1. Kyllä, vuodesta 2024 alkaen. 
      6. PH/Humak chatista: Esimerkiksi näin oli kirjoitettu "Verkko-opintoina ulkomailta suoritetut avoimen korkeakoulutuksen opinnot ovat yksilön osaamisen vahvistamisen näkökulmasta tärkeitä, mutta tässäkin tapauksessa lähtökohtana tulisi olla erityisesti suomalaisen työelämän muuttuviin tarpeisiin vastaaminen. Rahoituslaskennan opintosuoritteissa vain suomalaisen henkilötunnuksen omaavien huomioon ottaminen tarkoittaa todennäköisempää kiinnittymistä Suomeen ja osaamishyödyn kohdentumista suomalaisen työelämän kehittämiseen." työryhmämuistiossa aiemmin.
      7. MT/LAY: Miksi hetuttomat jätetään pois? Avoimessa korkeakoulutuksessa paljon hetuttomia, joten tämä vaikuttaa rahoitukseen.
         1. Finnberg/CSC: Asiaa pitää kysyä ministeriöstä. Rahoitukseen liittyvät kysymykset kuuluvat sinne. 

   3. Ensi keväänä Vipusen 55op -raportille lisätään pari uutta muuttujaa: kansalaisuus, kieli ja kunta. Raportille lisätty myös tietosuojaukset. https://extra.vipunen.fi/opintotiedot/Sivut/55-op.aspx

      1. HY: Vipusen ohjeessa koulutuksen kielen mukaan rajaus, mistä voisi selvittää? 
         
         1. Finnberg/CSC: palaute@vipunen.fi 
   4. Extra-Vipusesta https://extra.vipunen.fi/opintotiedot/Sivut/Tutkinnot.aspx löytyy nyt luonnosversio ensikertaisten aloittajien raportista: https://extra.vipunen.fi/_layouts/15/xlviewer.aspx?id=/Raportit/Opiskelijat%20ja%20tutkinnot%20-%20Ensikertaiset%20aloittajat.xlsb
      1. SP/TAU: Aloittajat huono termi. Ei kerrota raporttiselitteellä, mistä raportti peräisin. 
         
         1. Finnberg/CSC: Virta-dataa. Muodostetaan syksyn 20.9.202x Tilastokeskuksen opiskelija-aineiston OKM ennakkoaineistosta. Lopullinen aineisto saadaan myöhemmin, kun ensin TK:lla rikastetaan ja lopullinen aineisto saadaan yleensä noin puolen vuoden päästä Vipuseen. Sitä ennen käytetään ennakkoa, VIRTA-tiedoista muodostettuja alkuperäisiä tietoja.  Tässä raportissa käytetty edellisen vuoden 2023 ja viime syksyn 2024 ennakkoaineistoja, eli näinä vuosina 20.9 kirjoilla olleiden tietojen perusteella ensikertaistiedot.
      2. MO/Lapin AMK chatista: Voiko vielä tarkentaa mitä Tilastokeskuksen ennakkoaineistoa käytetään ensikertaisten aloittajat tilastossa?
         1. Finnberg/CSC: Kyseessä on aineisto, mikä on muodostettu korkeakouluille 20.9. Kyseessä on ennakkoaineisto. 
         2. MO/Lapin AMK: Silloin tarkoittaa, että jos otetaan opintopolusta ensikertalaiset ja toisaalta 20.9. tilanteesta. Jos opiskelija ottanut paikan vastaan, mutta samantien eronnut, ei ole ensikertalainen. 
         3. Finnberg/CSC: Jää pois, jos ei ole ollut Virtassa 20.9. kirjoilla.
         4. SP/TAU: Tilastokeskuksen ensikertalaisuus on eri kuin Opintopolun ensikertalaisuus, Tilastokeskuksella katsovat omista datoistaan. Opiskelijavalintojen ensikertalaisuuden huomioidaan vain vuoden 2014 tai sen jälkeen vastaanotetut opiskelupaikat.
   5. Kv-Virta-sähköpostilista: https://postit.csc.fi/sympa/subscribe/kv-virta
      1. Mäkelä/CSC: Listalle voi liittyä kyseisen linkin kautta.
7. Muut asiat
   1. YTHS:n palveluihin oikeutetut opiskelijat
      1. https://www.finlex.fi/fi/laki/alkup/2019/20190695#Pidm46263582653936
      2. Rautio: Tilaus- ja täydennyskoulutusopiskelijoilla ei ole oikeutta käyttää YTHS:n palveluita. Vain laissa määritellyillä opiskelijoilla on oikeus käyttää ko. palveluita.
         VIRTA-tiimi ja YTHS toivovat, että korkeakoulut muistuttavat mm. tilaus- ja täydennyskoulutusopiskelijoita, jotta heillä ei ole oikeutta käyttää kyseisiä terveydenhoitopalveluita. 
   2. MT/LAY: Montako kertaa YTHS hakee tiedot?
      1. Finnberg/CSC: Joka päivä, iltapäivisin n. klo 14:50 - 15 muodostuvat, haetaan pari tuntia sen jälkeen yleensä. Tiedot näkyvät potilasrekisterissä pääsääntöisessti seuraavana päivänä.  Erikseen toimitetaan myös ns. hetu-exceli uusista hetullisista.
      2. MT/LAY Ihmetellään, kun läsnäolotiedot eivät siirry useaan päivään. 
      3. JP/AYO: YTHS.fi vastannut hyvin. Käsin poimivat mahdollisesti hetu-excelistä, mikä vie aikansa. 
      4. Finnberg/CSC: Kyllä. Hetujen korjaaminen tapahtuu varmaan käsin, en osaa sanoa kuinka nopeasti. Tieto ajetaan joka tapauksessa heti varsinaisen YTHS-aineiston jälkeen, keille aiemmin hetuttomille on ilmestynyt hetu muodostetaan listat YTHS:lle.
   3. NE/Novia: Kysymys Jotpaa koskien. Mistä löydän tietoa mitkä koulutukset kuuluvat Virtaan ja mitkä Koskeen. 
      1. Rautio/CSC: Määritelty Jotpa-laissa. https://finlex.fi/fi/laki/alkup/2021/20210682
      2. NE/Novia: Manuaalityötä. Mistä Koskeen syötettävien tietojen ohjeet. 
      3. Rautio/CSC: Kosken teknisessä dokumentaatiossa. 
      4. Finnberg/CSC: Jotpalta voi kysyä tarkemmat tiedot näistä.