Zoom-kokouskäytännöt

Vaihdathan Zoom-kokouksessa oman nimesi muotoon "etunimi sukunimi, organisaatio". Tämä helpottaa VIRTA-tiimiä kokouksen osallistujalistan ylläpidossa.

Ohje: Klikkaa Zoom-ikkunan alapalkissa olevaa Participants-painiketta. Oikealle ilmestyy kokouksen osallistujalista. Vie hiiri oman nimesi kohdalle, klikkaa More --> Rename ja kirjoita kenttään nimesi ja organisaatiosi.

Korkeakoulujen VIRTA-yhteyshenkilöiden kokous 21.1.2025 klo 9.30-11.00

Tallenne: https://video.csc.fi/media/t/0_4azqj5h3

Asialista

  1. Tilannekatsaus tiedonkeruista, kevät 2025
    1. Tiedonkeruut tietovarannosta - vuoden 2025 aikataulut

      1. Tiedonkeruiden käsikirja 2024: https://wiki.eduuni.fi/x/VKX0Gw

    2. Tilastokeskuksen tutkintotiedonkeruu, AMK. Tiedot poimitaan VIRTA-opintotietopalvelusta 6.2.2025.

      1. Tilastokeskuksen tutkintotiedonkeruu ammattikorkeakoulut
      1. tktutkAMK tiedoston tietuekuvaus
      2. Tarkistustiedostot: 
        1. aineistot\tktutk2024_KK.csv
        2. aineistot\tktutk2024_KK_tarkistus.csv
    3. Tilastokeskuksen tutkintotiedonkeruu, YO. Tiedot poimitaan VIRTA-opintotietopalvelusta 13.2.2025.
      1. Tilastokeskuksen tutkintotiedonkeruu yliopistot
      2. tktutkYO tiedoston tietuekuvaus
      3. Tarkistustiedostot:
        1. aineistot\tktutk2024_KK.csv
        2. aineistot\tktutk2024_KK_tarkistus.csv
    4. Tilastokeskuksen tutkintotiedonkeruun ennakkotieto OKM:lle, AMK & YO. Tiedot toimitetaan OKM:lle 13.2.2025. 
    5. OKM:n tiedonkeruut AMK & YO. Tiedot poimitaan VIRTA-opintotietopalvelusta 6.3.2025. 
      1. OKM:n tiedonkeruut
      2. OKM:n Opintopistetiedonkeruu, AMK & YO
      3. OKM:n tiedonkeruu Avoimen ammattikorkeakoulun opiskelijat, AMK
      4. OKM:n tiedonkeruu Maahanmuuttajien valmentava koulutus, AMK
      5. OKM:n tiedonkeruu Ammattikorkeakoulujen opinnäytetyöt, AMK
      6. OKM:n tiedonkeruu Tutkinnon osat avoimessa yliopisto-opetuksessa ja erillisinä opintoina, YO
      7. OKM:n Muun kuin tutkintokoulutuksen uudet opiskelijat, AMK & YO
    6. Opetushallituksen liikkuvuusjaksotiedonkeruu, AMK & YO. Tiedot poimintaan 6.3.2025. 

      1. OPH liikkuvuusjaksotiedonkeruu

    7. OKM:n tiedonkeruu Tavoiteajassa tutkinnon suorittaneet, AMK & YO. Tiedot poimitaan VIRTA-opintotietopalvelusta 20.3.2025. 
    8. Tilastokeskuksen Eurostat-tiedonkeruu vuonna 2024 tutkinnon suorittaneiden liikkuvuusjaksoista, AMK & YO. Tiedot poimitaan VIRTA-opintotietopalvelusta 24.4.2025. 
    9. OKM:n Opettajien pätevyydet tiedonkeruu, AMK & YO. Tiedot poimitaan VIRTA-opintotietopalvelusta 22.5.2025. 

      1. Suoritetut opettajien pätevyydet

    10. Tilastokeskuksen Erilliset opettajan pätevyydet -tiedonkeruu vuodelta 2024, AMK & YO. Tiedot poimitaan VIRTA-opintotietopalvelusta 22.5.2025. 
    11. Pohja-aineisto uraseurantaa varten, AMK ja YO. Tietojen tarkastus 28.4.-26.5. 

      1. Uraseuranta tarkistustiedostot

  2. Tiedonsiirron aikatauluehdotus (tallenteen kohta 4.05)
    1. Majamäki/CSC alusti aiheesta.
      1. Asiasta keskusteltu ensimmäisen kerran joulukuun yhteyshenkilökokouksessa.
      2. Jokaisessa VIRTA-tiedonsiirrossa tulee oletusarvoisesti enemmän dataa kuin aiemmassa. Virta ollut käytössä reilut 10 vuotta ja datamäärä on kasvanut merkittävästi.
        1. Suurempien korkeakoulujen osalta puhutaan mittavasta datamäärästä. Riski VIRTAn toimintavarmuuden kannalta on tiedostettu. 
      3. VIRTAa korvaavan ratkaisun rakentamisesta on keskustelut menossa, ja VIRTAn elinkaaren loppuvaihe käsillä. Syksystä alkaen riskit ja uhkakuvat osin alkaneet realisoitumaan. 
        1. Ollut useita incidenttejä, ja rajapintaan on päätynyt vajavainen datasetti. Tästä johtuen kaikkien opiskelijoiden kaikkia tietoja ei ole välttämättä löytynyt. Tästä syntyy tietosuojailmoitusvelvollisuus rekisterinpitäjän suuntaan.
        2. Joulukuun OPTIETORissa laajasti käsittelyssä elinkaaren loppupuolen asiat ja varautuminen
          1. Keskustelua käytiin myös nyky-VIRTAn kehittämistyöstä ja tiedonlaadusta.
          2. Tärkein asia on, että VIRTAn toimintavarmuus saataisiin varmistettua, ja tähän on laitettu paukkuja myös VIRTAn ylläpidossa.
            1. Toteutettu ennaltaehkäisevää työtä, muun muassa automaattitarkistuksia lisäämällä. Niistä lisää seuraavassa yhteyshenkilökokouksessa. 
      4. Aiemmin on sovittu tietyt VIRTA-tiedonsiirtojen aikaikkunat, mutta niihin on ajan myötä tullut korkeakoulujen suunnasta muutoksia ja datamäärän kasvun vuoksi ruuhka-aikojen kuormitus on kasvanut merkittävästi. . Nyt näitä aikoja on tarpeen osin järjestellä uudestaan,  jotta VIRTAn kokonaiskuormaa saadaan tasattua.
        1. Tilanteesta keskusteltiin myös joulukuun VIRTA-ohjausryhmässä ja sieltä saatiin evästys tiedonsiirtoaikataulujen tarvittavaan uudellenjärjestelyyn yhteistyössä korkeakoulujen kanssa.
    2. Finnberg/CSC esitteli aikatauluehdotuksen
      1. Esityksessä 9 korkeakoulun tiedonsiirtoaikoihin tulisi muutoksia.
        1. Siirto koskisi esityksen mukaisesti seuraavia korkeakouluja: LUT, KAMK, Laurea, TAU, LapinAMK, XAMK, AYO, ÅA, OY
      2. Muun muassa klo 17-23 välille on ehdotuksessa siirretty muutamien korkeakoulujen tiedonsiirtoaikoja, jotta vuorokauden kaikki tunnit (24) tulisivat käytettyä ja kuormitus olisi tasaisempaa vuorokauden aikana. Nykyään valtaosa tiedonsiirroista on tapahtunut aamulla ja päivällä.
      3. Pyrkimyksenä, että muun muussa näillä muutoksilla aikatauluihin voidaan, yhtenä keinona, ilman suurempia prosessien muutoksia edesauttaa nyky-VIRTAn toimintakykyä palvelun loppuun saakka, pari vuotta.
    3. Keskustelu
      1. JP/VY chatista: Listauksessa on mainittuna kahteen kertaan Vaasan ammattikorkeakoulu, mutta Vaasan yliopisto puuttuu. Onko jompikumpi aikaikkuna varattu VY:lle?
        1. Finnberg/CSC: Kyllä. Aikaisempi ajankohta on Vaasan yliopisto.  Tuossa on tullut copy-paste virhe esitykseen.
      2. SP/TAU: Huoltotauko alkaa klo 19 jälkeen. Ehtiikö Tampereen yliopiston tiedonsiirto valmistua siihen mennessä?
        1. Finnberg/CSC: Tuolloin illalla tehtävät huoltotoimet (n. klo 20 alkaen) eivät suoraan vaikuta, mutta siinä tehtävät toimet voivat mahdollisesti hidastaa latausten valmistumista jos ovat kesken. Huoltotoimia voidaan siirtää, muokata ajastusta sitä mukaan, jos huomataan että on vaikutuksia tiedonkäsittelyprosesseihin. Huoltotoimet kuten varmuuskopioinnit ja indeksoinnit on porrastettu ja ositettu myös muihin vuorokauden aikoihin.
      3. Finnberg/CSC: Oikeastaan vasta sen jälkeen kun nämä ehdotetut uudet aikataulu muutokset on tehty, pystytään näkemään, että riittääkö tämä oleellisesti VIRTAn toimintakyvyn varmistamiseksi, vähentämään samanaikaista suurta kuormitusta ja siitä johtuvien virheiden määrää. Asiaa ei ole oikein voitu testata etukäteen. Muutosehdotus perustuu havaintoihin että iltaisin ei tule kuormituksesta johtuvia hälytyksiä, virheitä koska silloin ei ole suurta kuormaa, siirtämällä aamusta iltaan osa korkeakouluista saadaan tasattua kuormitusta koko vuorokaudelle ja kaikkien korkeakoulujen lataukset pitäisi sujua ketterämmin ja tulla vähemmän häiriöitä.
      4. SP/TAU: VIRTA-tiimi ei palvele 24h vuorokaudessa, ja jos tulisi puutteellista tietoa, niin nämä blokkaantuisivat?
        1. Finnberg/CSC: On 24h automaattivalvontaa ja siihen perustavia mm hätäjarruja tehty ja kehitetään vielä lisää, kontrolleja jotka mm. estää tiedon siirtymisen rajapintaan, jottei tapahtuisi vakavia incidenttejä (=tietoja puuttuu). Yritetään näiden avulla välttää tietojen katoamista rajapinnasta. Tiedot jotka korkeakoulujen tiedonsiirroissa tulevat kulkevat kahta reittiä, eri käyttöön, ensimmäinen reitti operatiiviseen 24/7 käyttöön rajapintaan, sen palvelimille, sekä tiedonkeruita varten, toista reittiä, tiedonkeruupalvelimelle. Tiedonkeruut ovat esim. tilastoja varten päivittäisiä räätälöityjä tiedonkeruita ja nämä pystytään hanskaamaan palvelussa kontrolloidusti, tarvittaessa ajamalla  uudestaan tai korjaamaan tiedot muilla keinoin, tiedonkeruut eivät välttämättä ole päivän päälle, mutta rajapintatiedot on eri asia, jossa tiedonhyödyntäjät käyttävät Virta tietoja reaaliajassa omissa toteututuksissaan johon meillä ei ole mahdollista vaikuttaa. Osa latausten virhekorjauksista tapahtuu automaattisesti, mutta osa vaatii ylläpidolta toimenpiteitä. Toimenpiteitä jotka usein manuaalisia ja aikaa vieviä, koska dataa on paljon ja ne pitää hoitaa kontrolloidusti jotta saadaan korjattua tilanne ennalleen ja pitää kaikki tiedot hallinnassa.
        2. Majamäki/CSC: Optimaalista olisi, jos puutteellisten tietojen lataaminen estettäisiin jo korkeakoulun päässä, esimerkiksi omia automaattitarkistuksia hyödyntäen.
      5. PT/Lapin AMK: Onko aikataulumuutokset tarpeen tehdä koordinoidusti, vai voivatko korkeakoulut toimia omatoimisesti?
        1. Pepin uuden version 5.2 osalta todettu suuria parannuksia VIRTA-latauksen suorituskyvyssä. AMKin osalta päästy tunnin kokoluokkaan ja yliopiston osalta kahden tunnin luokkaan. Aiemmin ollut huomattavasti pidemmät latausajat. Latausraportin perusteella tiedot näyttäisivät olevan ok. 
        2. Finnberg/CSC: Korkeakoulut voivat kyllä nyt jo heti panna toimeen ne muutokset jotka koskevat tiedonsiirto aikautaulujen siirtämistä iltaan jos ajastukset ovat omissä käsissä. Tai jos ajastuksen säätäminen on operaattorin kautta sopia että he tekevät muutokset tiedonsiirtojen ajastukseen ehdotuksen mukaisesti.
          1. Testiorganisaatioita en ole esityksessä huomannut mainita, tai ne eivät kuulu normaali päivittäiseen ajastuksiin. VIRTAssa ei ole varsinaista erillistä testiä, eli kun testataan niin myös ne vievät kaistaa muilta ja täten testauksia ei kannata tehdä useasti, joka päivä tai että montaa kertaa päivässä.
          2. Tietysti jos tuotantoon tarkoitettuja tietoja ei pysty lähettämään normaaliin aikataulun mukaisesti, esim. häiriö tai virhetilanteesta johtuen, korkeakoulun päässä, näissä tapauksissa voitte tietysti lähettää poikkeusaikaan jotta saadaan kaikki uudet tiedot toimitettua myös korkeakoulun normaalin aikaikkunan ulkopuolella. Varsinkin isojen korkeakoulujen kohdalla  (kuten HY, TAU, TY, JYU, Metropolia..) voisivat näissä tapauksissa olla yhteydessä VIRTA-tiimiin etukäteen jos heidän tiedonsiirto tapahtuu sovitusta poikkeavaan aikaan.  
        3. AT/Hamk chatista: Hamk Peppi päivitetty 5.2.0 versioon ja Virta-tiedot eivät siirry automaattisesti. Asia selvittelyssä.
    4. Mäkelä/CSC: Lopputulemana todettakoon, että korkeakoulut alkavat muuttaa tiedonsiirtoaikojaan esitetyn mukaisesti.
      1. VIRTA-tiimi tulee palaamaan asiasta sähköpostitse niiden korkeakoulujen suuntaan, joita muutos koskee. 
  3.  Opettajatiedonkeruuasiat (tallenteen kohta 37.00)

    1. Tilastokeskuksen opettajatiedonkeruu (uusi)

      1. Tilastokeskuksella on tarve saada VIRTAsta opettajapätevyystietoja täydentämään Tilastokeskuksen tutkintorekisterin tietoja. 
      2. Tulevaisuudessa Tilastokeskuksen Erilliset opettajan pätevyydet -tiedonkeruu tullaan näillä näkymin korvaamaan laajemmalla opettajatiedonkeruulla, jossa TK saisi käyttöönsä myös pätevyystiedot. 
      3. Mika Witting/Tilastokeskus alusti aiheesta.
        1. Tilastokeskuksen tutkintorekisterissä ollut vain erilliset opettajan pedagogiset opinnot ja AMK:ssa suoritetut kapeat pätevyystiedot. Kv-kyselyihin vastaaminen on ollut mahdotonta näitä tietoja käyttämällä. Aiemmin opettajatietoja kerätty yhdistelemällä Tilastokeskuksessa eri aineistoja.
        2. Uudella tiedonkeruulla voitaisiin vastata kv-raportointeihin, ja samalla saataiisiin kansallisiin tarkoituksiin tutkintorekisteriin lisää tietoa. 
        3. Työ alkaisi VIRTAn testiaineistolla, minkä jälkeen aletaan ryhmittelemään pätevyyksiä.
    2. Ainepätevyys -työryhmän kokous 10.1.
      1. Mäkelä/CSC: Tarkoituksena oli yhtenäistää korkeakoulujen käytänteitä ainepätevyystietojen kirjausten osalta.
        1. Kokouksessa linjattiin OKM:n johdolla, että korkeakoulut tuovat ainepätevyystiedot vuodesta 2016 alkaen VIRTAan vuoden 2025 aikana, mikäli niitä ei ole tuotu esimerkiksi vastaavuustodistuksien myöntämisen yhteydessä
        2. CSC:n VIRTA-tiimi kokoaa yhteen opettajapätevyyksien VIRTA-tietoihin liittyviä ohjeistuksia ja linjauksia.
  4. Eurostudent-kyselyyn tarvittavat opiskelijoiden yhteystiedot - Korkeakoulun yhteyshenkilöä pyydetään toimittamaan ohjeen mukaisesti nimetty CSV-tiedosto VirtaSFTP-palvelimelle 12.2.2025 mennessä (tallenteen kohta 47.45)
    1. Merikanto/CSC Alusti aiheesta. Huomoitava, että esimerkiksi "etunollat" eivät jää pois puhelinnumeroista, tai etteivät puhelinnumerot muunnu kymmenpotenssi (E)-muotoon. Tarkempia ohjeita löytyy wikisivulta.
      1. Saatekirje lähetetty korkeakouluille 9.12.
      2. Eurostudent-sivu
      3. Tiedostot muodostettu tänään 21.1.2025 Virta-SFTP:lle. Tiedosto löytyy: aineistot\Eurostudent\tk_eurostudent_kk.csv
  5. Tiedoksi (tallenteen kohta 50.50)
    1. Asiantuntijaryhmän kokous 16.12.2024
      1. Majamäki/CSC alusti aiheesta.
        1. Jotpa-asiointinumeroon liittyvää tietomallilaajennusta ei ole vielä viety VIRTAssa tuotantoon.
        2. Kokonaan verkossa suoritettavien (tutkinto)opintojen opiskeluoikeuksien ja suoritusten luokittelu -työn tarpeena tunnistaa VIRTAssa opiskeluoikeuksien ja suoritusten tasolla. Paras asiantuntemus korkeakoulujen yhteyshenkilöiltä.
          1. Jos yhteyshenkilöt tunnistavat omasta korkeakoulusta tutkintokoulutuksia, joita markkinoidaan hakuvaiheessa kokonaan verkossa suoritettavaksi, tulisivat ko. yhteyshenkilöt työhön mukaan.
          2. Työryhmään voi ilmoittautua mukaan lähettämällä sähköpostia virta(a)csc.fi osoitteeseen. Alkukevään aikana työtä tullaan käynnistämään.
          3. CSC:llä ja AVOP-verkostossa on jo tehty valmistelua aiheeseen liittyen. 
        3. Tohtorikoulutuspilottien osalta todettiin, että VIRTAn osalta ko. tietotarpeisiin ei vastata. Tiedot kerätään yliopistoista Excelillä.
    2. Tutkinnon osat täydennyskoulutuksena -ryhmän kokous 13.1. 
      1. Majamäki/CSC alusti aiheesta.
        1. Työryhmä on aloittanut työskentelynsä, ja seuraava kokous on ensi viikolla.
    3. Uudet lääkärikoodit lisätty VIRTAn koodistoihin 
      1. 672102 Lääketieteen kandidaatti (2025-)
      2. 672202 Hammaslääketieteen kandidaatti (2025-)
      3.  772102 Lääketieteen lisensiaatti (2025-) 
      4. 772202 Hammaslääketieteen lisensiaatti (2025-)
  6. Muut asiat
    1. Ei ollut muita asioita.


  • No labels