Zoom-kokouskäytännöt

Vaihdathan Zoom-kokouksessa oman nimesi muotoon "etunimi sukunimi, organisaatio". Tämä helpottaa VIRTA-tiimiä kokouksen osallistujalistan ylläpidossa.

Ohje: Klikkaa Zoom-ikkunan alapalkissa olevaa Participants-painiketta. Oikealle ilmestyy kokouksen osallistujalista. Vie hiiri oman nimesi kohdalle, klikkaa More --> Rename ja kirjoita kenttään nimesi ja organisaatiosi.

Korkeakoulujen VIRTA-yhteyshenkilöiden kokous 11.2.2025 klo 9.30-11.00

Tallenne: https://video.csc.fi/media/t/0_a3ztv3kq 

Asialista 

  1. Tilannekatsaus tiedonkeruista, kevät 2025 (tallenteen kohta 1:35)
    1. Tiedonkeruut tietovarannosta - vuoden 2025 aikataulut

      1. Tiedonkeruiden käsikirja 2024: https://wiki.eduuni.fi/x/VKX0Gw

    2. Tilastokeskuksen tutkintotiedonkeruu, YO. Tiedot poimitaan VIRTA-opintotietopalvelusta 13.2.2025.
      1. Tilastokeskuksen tutkintotiedonkeruu yliopistot
      2. tktutkYO tiedoston tietuekuvaus
      3. Tarkistustiedostot:
        1. aineistot\tktutk2024_KK.csv
        2. aineistot\tktutk2024_KK_tarkistus.csv
    3. Tilastokeskuksen tutkintotiedonkeruun ennakkotieto OKM:lle, AMK & YO. Tiedot toimitetaan OKM:lle 13.2.2025. 
    4. OKM:n tiedonkeruut AMK & YO. Tiedot poimitaan VIRTA-opintotietopalvelusta 6.3.2025. 
      1. OKM:n tiedonkeruut
      2. OKM:n Opintopistetiedonkeruu, AMK & YO
        1. CSVExport.zip: Tarkistukset_Opintopiste.csv
        2. Tarkistukset_AvoimenOpintopisteet_Jarj.csv
        3. Tarkistukset_Opintosuoritus_2024.csv
      3. OKM:n tiedonkeruu Avoimen ammattikorkeakoulun opiskelijat, AMK
        1. aineistot\Tarkistus_AMK7_2024_summa_KK.csv
        2. aineistot\Tarkistus_AMK7_2024_KK.csv
      4. OKM:n tiedonkeruu Maahanmuuttajien valmentava koulutus, AMK
        1. aineistot\Tarkistus_AMK8_2024_summa_KK.csv
        2. aineistot\Tarkistus_AMK8_2024_KK.csv
      5. OKM:n tiedonkeruu Ammattikorkeakoulujen opinnäytetyöt, AMK
        1. aineistot\opinnaytetyot\OKM_opinnaytetyot_2024_KK.csv
        2. aineistot\opinnaytetyot\opinnaytetyot_2024_KK.csv
      6. OKM:n tiedonkeruu Tutkinnon osat avoimessa yliopisto-opetuksessa ja erillisinä opintoina, YO
        1. aineistot\OKM_KOTA_Tiedonkeruut\YO6_2024_summa_KK.csv
        2. aineistot\OKM_KOTA_Tiedonkeruut\YO6_2024_opiskelijat_tarkistus_KK.csv
      7. OKM:n Muun kuin tutkintokoulutuksen uudet opiskelijat, AMK & YO
    5. Opetushallituksen liikkuvuusjaksotiedonkeruu, AMK & YO. Tiedot poimintaan 6.3.2025. 

      1. OPH liikkuvuusjaksotiedonkeruu

      2. aineistot\cimo_lyhyt_lahteva_2024_KK.csv
      3. aineistot\cimo_lyhyt_saapuva_2024_KK.csv
      4. aineistot\cimo_pitka_lahteva_2024_KK.csv
      5. aineistot\cimo_pitka_saapuva_2024_KK.csv
    6. OKM:n tiedonkeruu Tavoiteajassa tutkinnon suorittaneet, AMK & YO. Tiedot poimitaan VIRTA-opintotietopalvelusta 20.3.2025. 
      1. Tavoiteajassa tutkinnon suorittaneet
      2. \aineistot\Muunkuintutkintokoulutuksenuudetosallistujat\tk_muun_kuin_tutkintokoulutuksen_uudet_osallistujat_2024_KK.csv
    7. Tilastokeskuksen Eurostat-tiedonkeruu vuonna 2024 tutkinnon suorittaneiden liikkuvuusjaksoista, AMK & YO. Tiedot poimitaan VIRTA-opintotietopalvelusta 24.4.2025. 
      1. Tilastokeskuksen liikkuvuusjaksotiedonkeruu (EuroSTAT)
      2. Tarkistustiedosto: aineistot\eurostat\eurostat_2024_KK.csv
    8. OKM:n Opettajien pätevyydet tiedonkeruu, AMK & YO. Tiedot poimitaan VIRTA-opintotietopalvelusta 22.5.2025. 

      1. Suoritetut opettajien pätevyydet

      2. Opettajakelpoisuus tarkistustiedostot
    9. Tilastokeskuksen Erilliset opettajan pätevyydet -tiedonkeruu vuodelta 2024, AMK & YO. Tiedot poimitaan VIRTA-opintotietopalvelusta 22.5.2025. 
      1. Erilliset opettajan opinnot -tiedonkeruu
    10. Pohja-aineisto uraseurantaa varten, AMK ja YO. Tietojen tarkastus 28.4.-26.5. 

      1. Uraseuranta tarkistustiedostot

  2. Toimenpiteet VIRTAn toiminnan turvaamiseksi (tallenteen kohta 6:00)
    1. Tiedonsiirron aikatauluehdotus - tilanne
      1. Finnberg/CSC: Osa ehdotetuista korkeakouluista on siirtynyt uuteen tiedonsiirto-ajankohtaan. Tällä on ollut jo merkittävää vaikutusta VIRTAn toimintavarmuuteen, ja palvelun kuormitus on tasaantunut aiempaan verrattuna.
    2. Muut toimenpiteet
      1. Finnberg/CSC: Olemme lisänneet valvontaa. Metatietojen seurantaa, jossa tiedon lukumääriä rivitasolla verrataan aiempiin sekä tiedostojen kokoja. Jos huomataan että raja-arvot ylittyvät, on ns. hätäjarruja, jotka estävät vajaan tiedon siirtymisen rajapintaan. 
        1. Rajapintasiirto on kriittisin prosesseista, kun tiedot operatiiviseen 24/7 käyttöön, 6 kertaa vuorokaudessa VIRTA WS-rajapintaan. Virheita voi tulla eri syistä kuten esim. VIRTA eri prosesseissa latauksien yhteydessä tai korkeakoulusta voinut tulla vajaa datasetti. 
        2. Olisi hyvä, että korkeakoulun päässä olisi myös kontrollia. Esim.  jos XML-tiedosto on paljon pienempi kuin aiemmin lähetty, ei lainkaan lähtisi vajaata datasettiä Virtaan, eli tietoja puuttuu mitä aiemmin lähetetty. 
        3. Aina, kun paljon tietoja puuttuu - tutkintoja, läsnäoloilmoittautumisia jne, kaikkia sellaisia tietoja joita aiemmin ollut, esim. eilen mutta ei tänään, on tietosuojakysymys. CSC (käytännössä VIRTA-tiimi) tiedonkäsittelijänä ilmoittaa tietosuojavaltuutetulle, joka informoi rekisterinpitäjää (korkeakoulua). Eli näistä incidentti tapauksista syntyy hallinnollista tehtävää joka työllistää useampia jos pääsee tapahtumaan vahinko. Hätäjarrujen avulla pyritään estämään ettei vajaata tietoa pääse rajapintaan asti, niin että VIRTAn rajapinnasta näkyy viimeisin ehjä tieto. Raja-arvoissa on vielä säädettävää koska nykyiset arvot ovat hieman herkät. Toistaiseksi vikailmoitukset menevät vain Virta ylläpitäjien tietoon.
        4. Muista keinoista turvata toiminta mainittakoon jo aiemmin todetut uudet tiedonsiirtojen aikaikkunat jossa siirretty osa tiedonsiirroista iltaan, jonka vuoksi aamulla ja päivällä on lyhyemmät jonot tiedonsiirroissa. Lisäksi säädetty että yhdessä käsittelyjonossa voi olla korkeintaan 4-5 korkeakoulua kerralla, kun aikasemmin voinut kasvaa rajattomasti (kaikki korkeakoulut pituiseksi). 
      2. Majamäki/CSC: Kuten todettua, VIRTAn päässä tehdyt kehitystoimet ja uudet tiedonsiirtoajat ovat parantaneet palvelun toimintaa merkittävästi. Painotan kuitenkin korkeakoulujen omaa vastuuta, ja toivoisin, että korkeakouluissa olisi omavalvontaa, ettei esimerkiksi vajaita datasettejä lähtisi VIRTAan, vaikka nämä voidaan mahdollisesti VIRTAssa estää. 
        1. VIRTAn vaatima ylläpito vie suuren osan tiimin työajasta, jonka vuoksi kehittämistyöhön on rajallisesti resursseja. Yhteistyöllä voimme toivottavasti pitää palvelun pystyssä niin kauan kuin on tarpeen.
      3. SP/TAU chatista: Rajapintaan menee tiedot 6 kertaa vuorokaudessa. Mitkä ne ajankohdat olikaan?
        1. Merikanto/CSC chatista: 02.20, 06.20,10.20,14.20,18.20 ja 22.20
  3. VIRTA-tiedon laatu, alustajana Päivi Aho (Laurea) LIITE (tallenteen kohta 19:50)
    1. Majamäki/CSC: Tiedonlaatuun liittyen tehdään jatkuvasti työtä, ja muun muassa tammikuussa 2025 on ollut työpaja opettajatietoihin liittyen.
      1. Viime vuonna oli erillinen ns. puutetarkistustyöryhmä korkeakoulujen kanssa, jossa käytiin läpi VIRTAn tarkistustiedostoja ja näiden sisältöä sekä tarpeellisuutta.
      2. Työtä ollut tarkoitus jatkaa syksyllä 2024, mutta priorisointien vuoksi VIRTA-tiimin tuli keskittää resurssinsa tällöin muihin tehtäviin. Peppi-vetoinen tiimi kuitenkin työskenteli viime syksynä. 
      3. Työllä on vaikutusta myös tulevaan Digivision HEDS-HEDI-työhön.
    2. Tilannekatsaus puutetarkistuksiin liittyvästä työskentelystä vuoden 2024 aikana (koontisivu wikissä)
      1. Aho alusti aihetta. 
        1. Työryhmän ehdotus: Rajataan virheiden tarkastelua niin, että tarkastellaan ainoastaan aktiiviset opiskelijat + puoli vuotta valmistumisen (opiskeluoikeuden päättymisen) jälkeen. 
        2. Merkittävä määrä virheitä selittyy historialla (esimerkiksi migraatioilla vanhoista järjestelmistä nykyiseen) tai ylipäätään vanhoilla käytänteillä.
        3. Virheiden korjaaminen on pitkälti manuaalista työtä ja yksilöllistä, eli (lähes) jokaisen opiskelijan tiedot tulisi korjata erikseen.
    3. Keskustelu jatkoaskeleista
      1. Majamäki/CSC: Esityksestä noussee asioita myös VIRTAn ohjausryhmään pohdittavaksi. CSC:n Virta-tiimissä pohdimme mainitsemaasi rajausta. Onko puoli vuotta riittävä aika valmistumisen jälkeen?
        1. Finnberg/CSC: Tilastot ja tietoseurannat tehdään yleensä edellisen kalenterivuoden tai lukuvuoden osalta, esimerkiksi Kelan edistymisen seurannassa edellisen lukuvuoden. Vuosi valmistumisen jälkeen voisi olla parempi rajaus puutetarkistuksille. 
        2. Aho/Laurea: Lähtökohtana on, että virheet korjataan heti. Haasteena suuri virhemassa, ja opiskeluoikeus voi olla lyhyt, esimerkiksi vain yhden opintojakson mittainen. Jos näiden päälle tulee lisävuosi, on kyseessä suuri määrä, etenkin ei-tutkintoon johtavien koulutusten osalta.
        3. Finnberg/CSC: Tärkein tietysti tällä hetkellä aktiiviset. Kaikki tarkastukset mitä tehty perustuvat sellaiseen mitä tullut esille eri tiedon hyödyntämisen ja poimintojen yhteydessä. 
          Yhtenä esim yksityiskohtana joita kaikilla on, puuttuva hetu-oppijanumero-tarkistus liittyy siihen, että tiedot VIRTAn rajapinnasta voidaan hakea vain ko. tiedoilla. 
          Ylipäänsä missä tahansa puutteesta kyse olisi tärkeä, etteivät pääsisi lähdejärjestelmän puolella edes syntymään. 
      2. Majamäki/CSC: Mitä ajatuksia Päivin esityksestä nousee henkilöille, jotka eivät olleet työryhmässä mukana? Voi olla, että Peppi-näkökulma painottui tässä työssä. Olisiko järkeä pitää pohdintakokous, jossa keskusteltaisiin jatkoaskelista ja tunnistetaan toimijat, jotka vievät asioita eteenpäin? Sisu-puoltakin mukaan palaveriin.
        1. Aho/Laurea: Tämä olisi hyvä toimintatapa jatkoon. Täydennetään olemassaolevaa ryhmää. 
        2. SP/TAU: Täytyy keskustella Sisu-korkeakoulujen kanssa, miltä kulmalta lähtisimme mukaan työryhmään. Olisi hyvä, jos virheitä ei pystyisi tekemään lisää jatkuvasti.
        3. Majamäki/CSC: Maaliskuun loppupuolelle kokous pienemmällä porukalla, kun Sisu-puolella on ehditty keskustella aiheesta. CSC voi kutsua ryhmän kokoon.
        4. TP/UEF: Aiemmin oli Peppi-painotteinen ryhmä, ja Sisu-näkökulma kiinnostaisi muun muassa Pepin jatkokehityksen näkökulmasta. 
      3. Tiihonen/CGI chatista: Onko tutkintotodistuksista olemassa virallinen dokumentti - mihin ei vaikuta tietokantaan tehtävät muutokset, eikä tulevat mahdolliset opintotietojärjestelmät tai niiden muutokset?
        1. Aho/Laurea: On virallinen dokumentti, annettu opiskelijalle. On paperisena arkistossa. Nykyisin tutkintotodistukset sähköisiä, ja ne ovat sähköisessä arkistossa. Jos korjataan jotain, ei vaikuta arkistoituihin dokumentteihin. Vaikuttaa kuitenkin esimerkiksi KOSKEEN, opintosuoritusrekisteriin. Valmistuneet voivat sitä kautta saada tutkintosuorituksensa. Jos muutetaan, KOSKEsta löytyvä todistus ei silloin vastaisi sitä, että mikä on virallisessa dokumentissa. 
        2. Tiihonen/CGI: Voisiko lisätä yleisselityksen, miksi saattaisi olla poikkeuksia. 
        3. Aho/Laurea: Käsitykseni on ettei virallista dokumenttia ei oikein voi mennä muuttamaan. En osaa arvioida vaikutuksia. Liittyy esimerkiksi opintosuoritusten päivämääriin, jos esim. 4012 ja 4014 haluaisi korjata, pitäisi muuttaa suorituspäivämääriä. On myös virheitä opiskeluoikeusajoissa ja läsnäolokausitiedoissa, mutta näitä on vähemmän. On raportoitu suoritustiedot aikoinaan Virtaan, muuttaa tietoa ja tulee takautuvia suorituksia. 
        4. Tiihonen/CGI: Onko muutokset silloin oikeaan päin? Pystyisikö olemaan kaksi suorituspäivämäärää, alkuperäinen ja korjattu, jota voisi käyttää tilastoinnissa?
        5. Finnberg/CSC: Tiedot päivittyvät koko ajan takautuvasti myös edellisille vuosille. Sen vuoksi tilastoja varten tehdään ns jäädytyttyjä kopioita tiedonkeruu päivän mukaan, jotta tilastotietoihin meneet pysyvät muuttumattomina, sen hetkiset tiedot. Nämä eivät muutu tilastoaineistoihin jollei ne korjata erikseen. 
        6. Majamäki/CSC: On ns. aste-eroja siinä, missä määrin tietoja korjataan -  ja on järkevää korjata. Kyseessä olisi isot prosessit, jos virallisia dokumentteja lähdettäisiin korjaamaan. 
      4. TP/UEF: Jatkotyöskentelystä: Sisu-kulma kiinnostaisi myös sen kannalta, miten Pepissä pystytään asioita korjaamaan. Esim. Sisussa ei ole tiettyjä virheitä. Olisi hedelmällistä olla myös Sisulaisia mukana. 
      5. Majamäki/CSC: Asiat ovat aika eri tasoisia, ja osa näistä on VIRTA-yhteyshenkilöiden työstettävissä, osa taas vaatii pidempää kehitystä muun muassa järjestelmätasolta tai korkeakouluissa sisäisesti.
  4. Muut asiat (tallenteen kohta 1:08:30)
    1. Verkkototeutus -työryhmän kokoonpano
      1. Majamäki/CSC: VIRTAssa pyritään tunnistamaan kokonaan (100%:sti) verkossa suoritettavat tutkintokoulutukset. AVOP-verkostosta tullut tietotarve ja OKM kiinnostunut myös aiheesta muun muassa opiskelijahyvinvointikulmalta. 
      2. Tällä hetkelä vain yksi henkilö ilmoittanut kiinnostuksensa osallistua työryhmään. Erityisesti AMK-puolelta toivotaan osallistujia, koska ilmiö ei ole niin yleinen yliopistopuolella, mutta sieltäkin olisi hyvä saada osallistujia. 
        1. Aikatauluna, että loppukeväästä olisi tämän työstöä ja määrittelyä. 
      3. Kiinnostuneet voivat olla yhtedessä virta(a)csc.fi-palveluosoitteeseen.
    2. Eurostudent-kysely, deadline huomenna 12.2. 
      1. Eurostudent-sivu
      2. Puuttuu seuraavilta korkeakouluilta (tilanne 11.2 aamulla.): Åbo Akademi, Aalto-yliopisto, Diakonia-ammattikorkeakoulu, Haaga-Helia ammattikorkeakoulu, Hämeen ammattikorkeakoulu, Itä-Suomen yliopisto, Oulun yliopisto, Satakunnan ammattikorkeakoulu, Svenska handelshögskolan, Tampereen ammattikorkeakoulu, Tampereen yliopisto, Turun ammattikorkeakoulu
        1. Chatissa mainittu että lähes kaikilta korkeakouluilta on tulossa tiedostot joko tänään tai huomenna.
    3. KOOTuen kokous 5.2.
      1. Aiheena muun muassa Digivision tietoalusta ja VIRTA-skenaario 1b
        1. Aihe herättänyt paljon keskustelua. Kokousmuistio valmistuu lähempänä agendasivun alle.
    4. Opintopisteet kuukausittainen -raportin historiatiedot https://extra.vipunen.fi/opintotiedot/Sivut/Opintosuoritukset.aspx - Onko korkeakouluilla käyttöä historiatiedoille vai voidaanko poistaa vanhat tiedot (lukuunottamatta kuluvaa ja edellistä vuotta)?
      1. PR-E/TY: Meillä on käytössä 5 vuotta vanhat tiedot.
    5. VIRTA-tietojen hyödyntäjiä vieraaksi yhteyshenkilökokouksiin?
      1. TP/UEF: YTHS ja VIRTA-tietojen siirtyminen korkeakoulujen ja YTHS:n välillä.
        1. Majamäki/CSC: Tästä ollut keskustelua YTHS-VIRTA kesken. Todettu, että tietojen siirtymisessä on viivettä prosessin eri vaiheissa. Voidaan kutsua YTHS vieraaksi.
        2. MT/LaY: Ongelmana on, että meillä ei ole tietoa, kuinka usein YTHS "hakee/ottaa" VIRTA-tiedot.
          1. Finnberg/CSC chatissa: YTHS hakee tiedot Virrasta päivittäin. Niin kutsutun hetu-excelin käsittely voi YTHS puolella viedä päiviä koska korjaavat kyseisiä tietoja ymmärtäkseni, tapauskohtaisesti käsin.
          2. TP/UEF chatissa: Hetu-excelin käsittelyssä lienee se viivästymisen syy.
          3. MS/TuAMK chatissa: Tietääpähän jatkossa, että miten ohjeistaa opiskelijaa.
        3. KV/HY Chatista: Olisi hienoa että nämä siirtymisaikatiedot olisivat wiki-taulukkona kaikkien luettavissa.
      2. PA/Laurea: VIRTAsta menee tietoja KOSKEEN ja KOSKESTA Eläketurvakeskukseen. Olisi kiinnostavaa kuulla, että mitä tietoja ko. viranomaiselle menee?
        1. Majamäki/CSC: Työllisyysrahasto saa tiedot KOSKESTA, eli tässä ei ole toimeksiantoprosessia korkeakulujen osalta.
        2. Eläketurvakeskus tarvitsee tiedon korkeakoulututkinnoista, ja sellaista tietoa ei tällä hertellä KOSKI hae VIRTAn ws-rajapinnasta.
        3. OPTIETORissa sovittu aikanaan, että tiedot voi luovuttaa ko. viranomaisen lakisääteiseen tehtävään. Suorituksia koskeva poiminta tehdään VIRTA-tiimissä viranomaiselta saadun hetulistan perusteella.
        4. Rautio/CSC: Aikuiskoulutustukea voi aikanaan saada korkeintaan pari vuotta, ja koska tuki päättyi 31.7.2024, niin poimintoja tehdään lukuvuoden 2026 loppuun asti.  
      3. SP/TAU: Ylipäätään ei olisi ollenkaan huono, että tiedonhyödyntäjät kävisivät yhteyshenkilökokouksissa ja kertoisivat VIRTA-tietojen käytöstä edustamassaan tahossa. 
  • No labels