Zoom-kokouskäytännöt

Vaihdathan Zoom-kokouksessa oman nimesi muotoon "etunimi sukunimi, organisaatio". Tämä helpottaa VIRTA-tiimiä kokouksen osallistujalistan ylläpidossa.

Ohje: Klikkaa Zoom-ikkunan alapalkissa olevaa Participants-painiketta. Oikealle ilmestyy kokouksen osallistujalista. Vie hiiri oman nimesi kohdalle, klikkaa More --> Rename ja kirjoita kenttään nimesi ja organisaatiosi.

Korkeakoulujen VIRTA-yhteyshenkilöiden kokous 4.3.2025 klo 9.30-11.00

Tallenne: https://video.csc.fi/media/t/0_uszot73h 

Asialista

  1. Virta-tiedot ja YTHS, vieraana Taija Haapala (YTHS) (Tallenteen kohta 1:30)
    1. Kysymykset ja vastaukset + keskustelu
      1. Kun opiskelijalle on lisätty hetu oppilaitoksen opiskelijarekisteriin ja hetu siirtyy Virtaan normaalisti seuraavan yön Virta-siirrossa, niin miksi hetu ei päivity YTHS:n järjestelmään seuraavassa tiedonsiirrossa YTHS:lle vaan kestää mahdollisesti viikkoja? 
        1. Haapala/YTHS: Hetut ei päivity automaattisesti, vaan manuaalisesti. Saamme hetuexcelin Virtasta. Robotti päivittää automaattisesti vain osan opiskelijoiden hetuista. Muiden osalta pääkäyttäjät käyvät Virta-tiimin tuottaman excelin läpi ja päivittävät ne hetut, joita robotti ei päivittänyt. Olisi hyvä tähdentää opiskelijoille, että hakisivat virallisen hetunsa ja kertoisivat sen oppilaitoksille. 
      2. Johtuuko hetun päivittyminen viiveellä siitä, että YTHS:n järjestelmissä käytetään ns. keinohetuja. Kun kv-opiskelija saa oikean hetun, on sen saaminen YTHS:n järjestelmiin ongelmallista koska oppilaitoksen tiedoissa on oikea hetu ja YTHS:n järjestelmissä on keinohetu ja tämä ei korvaudu oikealla itsekseen, vaan opiskelija huomaa jossain välissä, että ei pääsekään enää käyttämään YTHS:n sähköisiä palveluita ja ottaa sitten yhteyttä. Ainakaan meillä keinohetuja ei laiteta ollenkaan opiskelijarekisteriin. Olisiko keinohetujen käytölle jotain vaihtoehtoista tapaa?
        1. Haapala/YTHS: Ei ole merkitystä. Opiskelijalla tulee olla joku yksilöivä tunniste, oppijanumero vähintään on pakollinen. Oppijanumero on erityisen tärkeä, jos henkilöllä ei ole henkilötunnusta.
      3. MH/Lay: Voiko johonkin osoitteeseen laittaa sähköpostia, jos henkilö on saanut hetun?
        1. Haapala/YTHS: Ainakin sukupuolenvaihtajista kannattaa informoida YTHS:n tietohallintoa osoitteessa tietohallinto(a)yths.fi. Ylipäänsä osoitteeseen voi olla yhteydessä ns. matalalla kynnyksellä, jos korkeakoulut kokevat, että YTHS:n tietojen kanssa on (toistuvia) ongelmia.
      4. AT/HAMK: Meillä on tapaus, jossa hetu tallennettu syksyllä, eikä henkilö silti pääse varaamaan aikaa. Voiko opiskelija ilmoitaa hetun olemassaolosta?
        1. Haapala/YTHS: Lomakkeen kautta voi. Tsekkaamme sen perusteella läsnäolotiedon ja Virta-aineiston. Jos opiskelija soittaa YTHS:lle, niin virkalija tekee tietopyynnön tietohallintoon, joka muuttaa hetutiedon järjestelmään. Korkeakoulun ei siis tarvitse tehdä enää toimenpiteitä, kun tieto on YTHS:n prosessissa ja hetu on meillä ja läsnäolotieto kunnossa.
      5. UT-S/JAMK chatissa: Jos tulee uusi tutkintokoodi, niin päivittyykö se tieto myös YTHS:lle? Meille tuli uusi koodi syksyllä (752101 Rakennusmestari (ylempi AMK)) ja nyt oli tullut YTHS:ltä viestiä että heiltä puuttuu ohjauksen ala? Meiltä lähtevässä Virta-aineistossa kyseinen ohjauksen ala on mukana.
        1. Haapala/YTHS: Potilas voi löytyä tietojärjestelmästä, mutta ohjauksen alan tai paikkakuntatiedon puuttuessa tulee olla yhteydessä YTHS:ään, jotta läsnäolotiedot päivittyvät. Tämä vaatii työtä YTHS:n päässä.
      6. Saadaanko asiakaspalvelu/palvelupisteiden hoitohenkilökunta kysymään opiskelijan puutteellisista tiedoista ensin YTHS:n tietohallinnolta ennen kuin käännytetään olemaan yhteydessä omaan oppilaitokseen? Tai voisivatko asiakaspalvelussa neuvoa YTHS:n ”Ilmoita kirjautumisongelmasta Self-palveluun”-sivulle? Opiskelija voi itse tarkistaa oppilaitoksensa opiskelijarekisteristä onko hänellä siellä esimerkiksi hetu tai läsnäolo, ja jos on, niin oppilaitos ei paljon muuta voi. Yleensä ongelma ei siis ole oppilaitoksen puutteellisissa tiedoissa vaan tiedon siirtymisessä YTHS:lle ja nimenomaan YTHS:n päässä, ei oppilaitoksen (Virta-siirto lähtee ihan normaalisti).
        1. Haapala/YTHS: Kyllä. Teemme tätä toistuvasti. Olemme tiedottaneet omia toimipisteitämme, jotta he olisivat yhteydessä tietohallintoon.
        2. https://www.yths.fi/asiointi/self-verkkopalvelu/ilmoita-ythslle-kirjautumisongelmasta-self-palveluun/
      7. Ongelmia on ollut myös ihan suomalaisten opiskelijoiden tietojen siirtymisessä, esimerkiksi paljon ollut ongelmaa sellaisten kanssa, jotka ovat ilmoittautuneet keväälle 2025 marraskuussa 2024 läsnäoleviksi. Self on toiminut vuoden vaihteeseen saakka, mutta sitten yllättäen vuoden alusta 2025 läsnäolo keväälle 2025 ei ole näkynytkään YTHS:n järjestelmissä. Monissa näissä tapauksissa opiskelijan opiskeluoikeus on ollut alun perin päättymässä 31.12.2024 ja on saanut syksyn 2024 aikana lisäaikaa, mutta myös tapauksia, joiden opiskeluoikeus ei ole ollut ns. katkolla. Onko tästä tietoa mistä johtuu ja voisiko tähän saada jonkinlaista korjausta?
        1. Haapala/YTHS: Joidenkin korkeakoulujen kanssa on ollut teknisiä ongelmia opiskelijoiden läsnäolojen päivittymisen kanssa. Valitettavasti meillä ei ollut tästä tietoa ennakoivasti, vaan havaitsimme ongelman vasta asiakaspalvelun ruuhkautumisen vuoksi. Virheraportteja ollaan kuitenkin kehittämässä läsnäolojen päivittymis -ongelmien osalta, yhteistyössä ohjelmistotoimittajamme kanssa.
      8. Joskus hetuttomat saavat YTHS:ltä jonkin CallSign pin-koodin tunnistautumista varten, miten se toimii?
        1. Haapala/YTHS: Kaikki opiskelijat pääsevät Selfiin, jos he menevät YTHS:n palvelupisteeseen virallisen henkilötodistuksen kanssa, ja tällöin he saavat ko. CallSign-koodin. Puhelinnumeron ja CallSign-koodin lisäämisen jälkeen henkilön pitäisi päästä kirjautumaan Selfiin.
      9. Korkeakoulun näkökulmasta on hyvä, kun on tuo ”Ilmoita kirjautumisongelmasta Self-palveluun”-sivu, monesti oppilaitoksista ei voida muuta kuin ohjata opiskelija sinne. 
      10. Tietohallinto sanoo, että ”Huomioittehan, että ajan voi varata myös soittamalla palvelunumeroihimme.", mutta YTHS:n asiakaspalvelu/hoitohenkilökunta vaan penää sähköisen ajanvarauksen toimimisen perään ja saattaa jopa kieltäytyä ajan antamisesta puhelimitse. 
        1. Haapala/YTHS: Olen selvitellyt asiaa sisäisesti, ja ei-kiireisissä asioissa eli ehkäisyyn ja rokotuksiin liittyvissä asioissa, hoidetaan nämä lomakkeen kautta. Kaikissa akuuttiasioissa asiointi pitäisi onnistua myös puhelimitse.
      11. MT/Lay: Onko YTHS:llä käytössä kaikki kolme sukupuolta?
        1. Haapala/YTHS: Meillä on potilastietojärjestelmässä määriteltyinä mies, nainen, tuntematon ja määrittelemätön.
        2. Haapala/YTHS: Sukupuolenvaihtajien uuden henkilötunnuksen voi ilmoittaa esimerkiksi Selfien sähköisen lomakkeen kautta.
      12. TK/HY chatissa: Teillä ei ole mahdollista katsoa uutta hetua DVV:stä (väestötietojärjestelmästä)?
        1. Haapala/YTHS: Ei ole, luotamme Virta-aineistoon.
      13. Mäkelä/CSC: Miten kokonaisprosessi tapahtuu YTHS:n päässä esim. hetu-tiedon päivittymisen osalta?
        1. Haapala/YTHS: Tieto päivittyy automaattisesti potilastietojärjestelmään, kun data löytyy YTHS:n Virta-aineistosta. Potilastietojärjestelmän päivittyminen vie Virta-aineiston saamisesta kokoluokkaa pari päivää.
      14. KK/Arcada: Meillä ollut tapauksia, joissa opiskelija on aloittanut opinnot syksyllä, hetukin ollut jo syksyllä.. Viime viikolla ko. henkilö oli yhteydessä YTHS:ään ensimmäistä kertaa, eikä hetua vieläkään löytynyt potilastietojärjestelmästä. Mistä tämä voi johtua?
        1. Haapala/YTHS: Ehkä jäänyt ns. hetuexcel pääkäyttäjällä katsomatta, jos robotti ei päivittänyt tietoa, jos siis hetu-tieto löytyy excelistä. Virta siis erikseen generoi meille hetuexcelin.
          1. Finnberg/CSC: Huomioitava, että Hetu-Exceli on eri asia, kuin itse korkeakoulujen YTHS-aineisto. Virtassa muodostetaan YTHS:lle erikseen muuttuneelle aiemmin hetuttomille Exceltiedostot. Korkeakouluille ei ole muodostettu erillistä tarkistustiedostoa muuttuneista hetuista.
          2. Haapala/YTHS: Virtan erikseen YHTS:lle generoima hetu-excel tärkeä. Meillä ei muuten mahdollisuutta katsoa oppilaitosten aineistoja. 
      15. SP/TAU: Monen päivän viive korkeakoulujen datojen päivittymisessä on? Teettekö öisin sisäänluvun?
        1. Haapala/YTHS: Automaattisesti lähtee klo 18 Digialle päivitykset läsnäolotietojen osalta. Hetut eivät päivity automaattisesti. Syksyllä saamme hyvissä ajoin läsnäolotiedot. Käytännössä menee 2-3 vuorokautta, että läsnäolotiedot saadaan potilastietojärjestelmään.
        2. SP/TAU: Jos maananataina Tampereella tallennetaan hetun opintorekisteriin, niin tiistaina aamuyöstä muodostuu tiedosto, mikä siirtyy Virtaan ti  klo 17.30. Keskiviikkona iltapäivällä muodostetaan Virtan YTHS-tiedosto, jonka ke-to välisenä yönä Digia muodostaa. Torstaina opiskelija pääsee siis Self-palveluun?
        3. Haapala/YTHS: Opiskelijoille infottu, että tietojen päivittymisessä voi mennä parikin viikkoa.
      16. MT/Lay chatista: Eikö asiakas voi asioida millä tahansa YTHS:n paikkakunnalla?
        1. Haapala/YTHS: Käsitykseni mukaan pääsääntöisesti kyllä, ellei toimipaikkaa ole varauksessa erikseen määritelty. 
  2. Tiedonkeruut tietovarannosta - vuoden 2025 aikataulut (Tallenteen kohta 45:35)

    1. Tiedonkeruiden käsikirja 2024: https://wiki.eduuni.fi/x/VKX0Gw

    2. OKM:n tiedonkeruut AMK & YO. Tiedot poimitaan VIRTA-opintotietopalvelusta 6.3.2025. 
      1. OKM:n tiedonkeruut
      2. OKM:n Opintopistetiedonkeruu, AMK & YO
        1. CSVExport.zip: Tarkistukset_Opintopiste.csv
        2. Tarkistukset_AvoimenOpintopisteet_Jarj.csv
        3. Tarkistukset_Opintosuoritus_2024.csv
      3. OKM:n tiedonkeruu Avoimen ammattikorkeakoulun opiskelijat, AMK
        1. aineistot\Tarkistus_AMK7_2024_summa_KK.csv
        2. aineistot\Tarkistus_AMK7_2024_KK.csv
      4. OKM:n tiedonkeruu Maahanmuuttajien valmentava koulutus, AMK
        1. aineistot\Tarkistus_AMK8_2024_summa_KK.csv
        2. aineistot\Tarkistus_AMK8_2024_KK.csv
      5. OKM:n tiedonkeruu Ammattikorkeakoulujen opinnäytetyöt, AMK
        1. aineistot\opinnaytetyot\OKM_opinnaytetyot_2024_KK.csv
        2. aineistot\opinnaytetyot\opinnaytetyot_2024_KK.csv
      6. OKM:n tiedonkeruu Tutkinnon osat avoimessa yliopisto-opetuksessa ja erillisinä opintoina, YO
        1. aineistot\OKM_KOTA_Tiedonkeruut\YO6_2024_summa_KK.csv
        2. aineistot\OKM_KOTA_Tiedonkeruut\YO6_2024_opiskelijat_tarkistus_KK.csv
      7. OKM:n Muun kuin tutkintokoulutuksen uudet opiskelijat, AMK & YO
        1. aineistot\Muunkuintutkintokoulutuksenuudetosallistujat\tk_muun_kuin_tutkintokoulutuksen_uudet_osallistujat_2024_KK.csv
      8. PH/Humak chatista: Jos tietoja muuttuu vielä huomenna keskiviikkona opintohallintojärjestelmässä ja Virta-siirto on keskiviikon ja torstain välisenä yönä, niin näiden pitäisi vielä ehtiä 6.3. poimintaan?
        1. Finnberg/CSC: Tässä aikataulussa muuttuneet tiedot eivät ehdi mukaan. Tiedot tulee olla Virtassa aiemmin.
    3. Opetushallituksen liikkuvuusjaksotiedonkeruu, AMK & YO. Tiedot poimintaan 6.3.2025. 

      1. OPH liikkuvuusjaksotiedonkeruu

      2. aineistot\cimo_lyhyt_lahteva_2024_KK.csv
      3. aineistot\cimo_lyhyt_saapuva_2024_KK.csv
      4. aineistot\cimo_pitka_lahteva_2024_KK.csv
      5. aineistot\cimo_pitka_saapuva_2024_KK.csv
      6. extravipunen raportti
      7. JB/ÅA: Miten merkitään henkilöt, jotka ovat saaneet kandin tutkinnon valmiiksi vaihtojakson aikana, merkitäänkö kandi vai maisteriopintojaksoon?
        1. Finnberg/CSC: Liikkuvuustiedonkeruussa poimitaan tiedot liikkuvuusjaksojen tietojen mukaan, liikkuvuusjakson alkamispäivämäärän mukaan. 
        2. JB/ÅA: Ok, tässä tapauksessa liittyvät siis kandin tutkintoon.
    4. OKM:n tiedonkeruu Tavoiteajassa tutkinnon suorittaneet, AMK & YO. Tiedot poimitaan VIRTA-opintotietopalvelusta 20.3.2025. 
      1. Tavoiteajassa tutkinnon suorittaneet
      2. \aineistot\tavoiteajantutkinnot\tavoiteaika_tutkinnot_aineisto2024_KK.csv 
      3. extravipunen raportti
    5. Tilastokeskuksen Eurostat-tiedonkeruu vuonna 2024 tutkinnon suorittaneiden liikkuvuusjaksoista, AMK & YO. Tiedot poimitaan VIRTA-opintotietopalvelusta 24.4.2025. 
      1. Tilastokeskuksen liikkuvuusjaksotiedonkeruu (EuroSTAT)
      2. Tarkistustiedosto: aineistot\eurostat\eurostat_2024_KK.csv
    6. OKM:n Opettajien pätevyydet tiedonkeruu, AMK & YO. Tiedot poimitaan VIRTA-opintotietopalvelusta 22.5.2025. 

      1. Suoritetut opettajien pätevyydet

      2. Opettajakelpoisuus tarkistustiedostot
    7. Tilastokeskuksen Erilliset opettajan pätevyydet -tiedonkeruu vuodelta 2024, AMK & YO. Tiedot poimitaan VIRTA-opintotietopalvelusta 22.5.2025. 
      1. Erilliset opettajan opinnot -tiedonkeruu
    8. Pohja-aineisto uraseurantaa varten, AMK ja YO. Tietojen tarkastus 28.4.-26.5. 

      1. Uraseuranta tarkistustiedostot

  3. Verkkototeutus -työryhmän kokoaminen ja tilannetietoa https://wiki.eduuni.fi/x/oJGLI (Tallenteen kohta 53:20)
    1. Majamäki/CSC: Muutama henkilö ammattikorkeakoulupuolelta ilmoittautunut mukaan, mutta olisi tarpeen saada edustajia myös yliopistosektorilta.
      1. Tämä viikon aikana tarkoitus saada ryhmä kasaan, ja maalis-huhtikuun vaiheilla kokoukset. Arviolta kolme (3) kokousta kevään aikana. 
    2. MT/Lay chatissa: Onko asiasta viestitty sähköpostitse, ja milloin?
      1. Majamäki/CSC: Tammikuussa viestittiin Virta-yhteyshenkilösähköpostilistan kautta. Lähetän vielä uuden viestin aiheeseen liittyen.
    3. Majamäki/CSC: Taustalla Avop-verkostosta tullut kiinnostus asiaa kohtaan.
      1. OKM myös kiinnostunut, ja muun muassa Eurostudent kyselyssä asiaa tiedustellaan.
      2. OPH:hon olemme olleet yhteydessä, miten verkkokoulutukset määritelty Opintopolussa. Sieltäkin tarve määritellä nykyistä tarkemmin. Määrittelyn taso ja laajuus pohdittava (työryhmässä). 
      3. MT/LaY: Paljon tehdään verkkokoulutuksia yliopistopuolella, etenkin maisteritasolla, eli tarve tälle työlle on olemassa. 
  4. Yhteyshenkilökokoukset syksyllä 2025 - harvennetaanko kokousväliä? (Tallenteen kohta 1:02:30)
    1. Mäkelä/CSC: Pohdittu CSC:llä, että kokousväliä voisi harventaa ensi syksystä lähtien, koska käsiteltäviä asioita ei ole tuntunut aina olevan kovinkaan paljon.
    2. KK/Arcada chatista: Kerran kuussa olisi varmasti ihan ok. "Uusi VIRTA"-hankeeseen sitten ihan omat kokoukset, tarpeen mukaan.
    3. Majamäki/CSC: Virtan jatkokehitys on auki, mutta on selvää, että nykyratkaisun elinkaari on loppusuoralla, eikä kovin suuria laajennuksia nykypalveluun tulla enää tekemään. Toki vuosikellon mukaiset asiat ja tarvittava kehitystyö tehdään.
    4. JP/AYO chatista: Pöytäkirjaan tehdyt litteroinnit on varmaan aikaa vieviä, mutta erittäin hyödyllisiä. Voi sitten palata eri asioihin ja nähdä mistä on keskusteltu, eikä tarvitse aloittaa kaikkea pohdintaa alusta. 
    5. Päätös: Ehdotus sai kannatusta, pidetään syksyllä yhteyshenkilökokoukset neljän (4) viikon välein nykyisen kolmen (3) sijaan.
  5. Tiedoksi (Tallenteen kohta 1:06:30)
    1. Virtan opettajapätevyystietojen näyttäminen Oma Opintopolussa käyttöliittymässä opiskeluoikeustietojen yhteydessä
      1. Virta-tiimin ehdotus:
        1. "Opettajan pedagogiset opinnot" 
        2. "Opetettavan aineen opinnot" 
        3. Lisätietokenttä, jossa kuvataan lyhyesti yleisellä tasolle, miten opettajankelpoisuudet koostuvat ja linkki asetukseen opetustoimen henkilöstön kelpoisuusvaatimuksista
      2. Majamäki/CSC: OKM:n toimeksiannosta tehdään. Virtan opettajatietojen näkyvyyttä ja hyödynnettävyyttä laajennetaan.
        1. Koski-tiimissä tuli käyttöliittymäsuunnitelma kommentoitavaksi.
        2. Kelpoisuus muodostuu usean tekijän kautta, pohdittiin ettei pätevyys-sanaa käytettäisi Oma Opintopolussa.
        3. Haapamäki (OKM) tarkistaa ehdotuksen myös OKM:n päässä. 
        4. Yleisenä huomiona, että sote-pätevyyksiä ei ole näillä näkymin ainakaan toistaiseksi tulossa näytettäväksi Oma Opintopolussa.
      3. SP/TAU: Omien suorituksien lähettäminen Oma Opintopolun eli ns. Koski-linkin kautta, miten pätevyystiedot näkyvät tämän kautta?
        1. Majamäki/CSC: Hyvä käydä läpi Koski-tiimin kanssa. 
        2. SP/TAU: Vastaanottajalle oltava selvää, ettei aineenopettajan opinnot vielä anna kelpoisuutta. 
    2. Kimmo Rautio (CSC) siirtyy muihin tehtäviin huhtikuun alussa, eikä ole jatkossa mukana Virta-tiimissä.
  6. Muut asiat
    1. Ei ollut muita asioita.
  • No labels